TINJAUAN PUSTAKA
D. Sistem Informsi Akuntansi Persediaan
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan atau Pengeluaran Barang
Aktivitas penjualan atau pengeluaran barang terkait dengan siklus pendapatan. Aktivitas penjualan diselenggarakan untuk pengeluaran bahan baku, persediaan maupun aktiva tetap yang tersedia untuk dijual.
Dalam transaksi penjualan tunai, barang diserahan oleh fungsi pengiriman kepada customer atau jasa baru diserahkan jika fungsi penerimaan kas telah menerima uang dari customer.
a. Sistem Pengendalian Intern Penjualan
Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang terkait dengan sistem pengeluaran barang adalah:
1) Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari customer dan yang merupakan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer.
2) Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh customer serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
3) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
Fungsi ini bertanggung jawab terhadap penerimaan uang dari customer atas barang yang telah dibeli.
Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran barang adalah
1) Bukti permintaan dan pengeluaran barang
Berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang. 2) Bukti pengembalian barang ke gudang
Digunakan untuk mengembalikan barang ke gudang apabila barang tidak jadi dibeli.
3) Kartu gudang
Kartu ini digunakan untuk mencatat kuantitas bahan baku yang dikeluarkan dari gudang.
4) Kartu persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas barang. Laporan yang digunakan adalah laporan pengeluaran barang, laporan ini dibuat oleh fungsi gudang untuk menunjukkan bahwa barang yang dikeluarkan dari gudang telah memenuhi jenis, spesifikasi mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam bukti permintaan pengeluaran barang.
b. Kesalahan yang Mungkin Terjadi dalam Aktivitas Penjualan
1) Barang diserahkan ke pembeli sebelum pembeli membayar harga barang.
2) Kas yang diterima oleh fungsi penerimaan kas digunakan untuk kepentingan pribadi.
3) Barang yang diserahkan ke pembeli tidak sama dengan barang yang dipesan.
4) Harga barang dicantumkan salah pada faktur penjualan tunai. 5) Penyerahan barang tidak diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 6) Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjuanlan fiktif.
c. Aktivitas pengendalian yang sebaiknya dilakukan 1) Organisasi
a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas. b) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c) Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi. d) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi
gudang.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai.
c) Penempelan pita register pada kas pada faktur penjualan tunai setelah faktur tersebut dicap “lunas”.
d) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan pada dokumen sumber yang dilampiri dokumen pendukung yang lengkap.
3) Praktik yang sehat
a) Jumlah kas dari transaksi penjualan tunai segera disetor ke bagian pencatatan.
b) Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi penerimaan kas dilakukan secara periodik dan secara mendadak sewaktu-waktu oleh fungsi audit intern.
c) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
Pembelian Faktur dari pemasok Surat Permintaan Penawaran Harga Permintaan
pembelian barang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada. Dilakukan oleh Bagian Gudang.
Surat Permintaan Pembelian
Otorisasi umum dan khusus untuk setiap barang yang akan dibeli.
Barang dapat diminta untuk tujuan dan kuantitas yang tidak semestinya.
Pembuatan surat order pembelian
Fungsi pembelin bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian. Dilakukan oleh Bagian Pembelian.
Surat Order Pembelian Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi.
Pembelian dapat terjadi dengan tujuan yang tidak semestinya.
Penerimaan barang Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Dilakukan oleh Bagian Penerimaan Barang.
Laporan Penerimaan Barang
Setiap penerimaan barang harus terdapat surat order pembelian yang telah diotorisasi.
Fungsi penerimaan barang menghitung dan membandingkan barang yang diterima dengan surat order pembelian.
Barang yang diterima kemungkinan tidak dipesan sebelumnya.
Perusahaan kemungkinan menerima barang yang rusak, kuantitas dan jenis barang salah.
Penyimpanan barang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Dilakukan oleh Bagian Gudang.
Setiap kali terjadi penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi gudang harus
didokumentasikan dalam “tanda terima barang”.
Fungsi gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang.
Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern Kerugian/Kecurangan yang
Mungkin Timbul
Pencatatan utang Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dakumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai
Kartu Utang Bukti Kas Keluar
Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber bukti kas keluar dan dokumen pendukung yang lengkap.
pembantu utang. Dilakukan oleh Bagian Utang.
Persediaan
Penghitungan fisik Fungsi penghitungan fisik bertanggung jawab menghitung, mengukur dan mengecek mutu barang. Dilakukan oleh Bagian Tim Penghitungan Fisik Sediaan Fungsi akuntansi umum bertanggung jawab untuk mencatat jurnal adjustmen sebagai hasil penghitungan fisik persediaan ke dalam jurnal umum. Dilakukan oleh Bagian Akuntansi.
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustmen data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
Kartu Penghitungan Fisik
Bukti Memorial Jurnal Umum
Pemisahan penghitungan dengan pengecekan.
Penggunaan peralatan dan penghitungan yang andal. Pemisahan antara fungsi
penghitung dan fungsi pengecek. Penggunaan kartu penghitungan fisik sediaan bernomor urut.
Sediaan salah dihitung.
Sediaan dihitung lebih dari satu kali.
Laporan yang dihasilkan kurang akurat.
Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern Kerugian/Kecurangan yang
Mungkin Timbul Penjualan
Penerimaan order dari customer
Fungsi penjualan berfungsi menerima order dari customer, membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari dari customer dan yang merupakan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer. Dilakukan oleh Bagian Order Penjualan.
Faktur Penjualan Tunai Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
Faktur prnjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
Penjualan dilakukan kepada orang yang tidak sah.
faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya dengan segera ke bank.
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Kas yang diterima oleh fungsi penerimaan kas digunakan untuk kepentingan pribadi.
Terjadi kecurangan dan salah saji.
Pengambilan barang
Fungsi gudang bertanggung jawab menyiapkan barang/obat sesuai dengan pesanan, serta menyerahkan ke fungsi pengiriman. Dilakukan oleh Bagian Gudang.
Kartu Gudang Memisahkan antara fungsi gudang dan fungsi pengiriman.
Terjadi kecurangan dan salah saji.
Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern Kerugian/Kecurangan yang
Mungkin Timbul Pengiriman barang Fungsi pengiriman barang bertanggung
jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar. Dilakukan oleh Bagian Pengiriman
Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
Barang yang diserahkan kepada pembeli tidak sama dengan barang yang dipesan.
Penyerahan barang yang tidak diotorisasi oleh yang berwenag.
Pencatatan Transaksi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas, dan pembuat laporan penjualan. Dilakukan oleh Bagian Jurnal
Jurnal Penjualan Juranal Penerimaan Kas
Jurnal Umum
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan uang dan barang. Pencatatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
Faktur penjualan dicatat dalam akun yang salah.
karyawan yang diberi wewenang untuk itu.