PROVINSI SUMATERA UTARA
D. Sistem Informasi Akuntansi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
Dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan, manajemen membutuhkan informasi untuk melakukan perencanaan, menyusun target yang akan dicapai dan menyusun anggaran. Sistem informasi akuntansi sangat erat kaitanya dengan sistem komputer, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara memiliki sistem informasi yang disusun dan diproses dengan cara semi komputerisasi yaitu dengan bantuan komputer yang lebih dikenal
37
dengan Electronic Data Processing (EDP) yang mengelolah data akuntansi untuk menjelaskan semua data kegiatan yang ada di perusahaan dan secara manual.
Data yang diperolah perusahaan berasal dari transaksi yang terjadi selama kegiatan perusahaan berjalan, dan kemudian diolah dan dikirim kebagian accounting untuk kemudian diproses menjadi sebuah informasi, dengan adanya sistem informasi akuntansi perusahaan yang menggunakan EPD memungkinka manajemen perusahaan memantau dan mengontrol operasional perusahaan. Electronic Data Processing merupakan “Pengolahan data dengan peralatan dan program yang digabung menjadi suatu instalasi komputer yang lengkap ata satu kesimpulan program data prosedur yang berhubungan untuk melaksanakan tugas tertentu yang berkaitan denngan suatu computer”.
Dalam aktivitas proses atau aktiivitas manipulatif data yang telah terkumpul sebagai aktivitas input, selanjutnya adalah dengan operasi sebagai berikut:
- Pengklasifikasian data yaitu pengelompokkan transaksi dan data yang memiliki karakteristik.
- Pemilihan data yaitu proses pemilihan data sesuai arutan untuk mempermudah pengelolaan,
- Perhitungan yaitu kegiatan yang mencakup proses matematis yang dilakukan terhadap data yang sudah diklasifikasikan.
- Pengikhtisaran yaitu proses penyajian pengelolahan data kedalam bentuk laporan-laporan yang bermakna ringkas dan efektif.
Jika data telah diubah menjadi informasi, berarti proses pengolahan data telah mengajak aktivitas output. Dalam aktivitas output tercakup beberapa perasi sebagai beriku:
- Komunikasi yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak yang lain dan bisa bersifat timbal balik.
- Penarikan informasi yaitu operasi penempatan data ke dalam file-file untuk referensi apabila suatu saat diperlukan.
- Reproduksi yaitu kegiatan menggandakan atau menyalin data untuk keperluan lain
Karena Badan Perencanaan Pembangunan Dearah Provinsi Sumatera Utara memliki sistem informasi Semikomputerisasi yang terdiri dari sistem informasi yang manual dan sistem informasi komputer. Unsur-unsur sistem informaasi manual terdiri dari:
1. Source Document
Document sumber memliki fungsi-fugsi sebagai berikut :
a. Penyimpanan fakta transaksi secara referensi dimasa yang akan datang b. Otorisasi transaksi
c. Dokumen kegiatan dan arus yang mencerminkan akuntabilitas dari orang 2. Journal and Register
Journal adalah satu catatan akuntansi yang pertama kali dibuat untuk mengikhtisarkan transaksi dalam terminology keuangan serta menunjukan jumlah debit dan kredit pada perkiraan yang terpengaruh.
3. Ledger
Buku besar merupakan catatan akuntansi yang mengikhtisarkan status akun perkiraan-perkiraan ke dalam terminology keuangan dijurnalkan kedalam transaksi kemudian diperiksa kedalam perusahaan yaitu Ledgen dan buku pembantu.
4. Documents
39
Dokumen yaitu penyimpanan data atau merupakan kelompok dari catatan yang berhubungan secara logis dalam keseluruhan data perusahaan.
5. Reports and Other Output
Laporan lain yang dihasilkan dari suatu sistem informasi akuntansi 6. Non Computerized and Processing Devices Methods
Peralatan yang memproseskan non komputer misalnya kalkulator, duplicator, time-clock dan lain-lain.
7. Control
Control yang diperlukan selama proses akuntansi berlangsung.
Sedangkan macam-macam dari sistem komputer sebagai berikut : 1. Brainware
Walaupun demikian terkadang ada juga kesulitan yang timbul pada saat pengeoperasikan komputer, ini disebabkan belum adanya prosedur rotasi penugasan untuk tenaga kerja atau operator komputer. Ketiadaan prosedur tenaga kerja ini disebabkan terbatasnya tenaga kerja yang memiliki oleh perusahaan tetapi walaupun demikian hanya pihak manajemen perusahaan tetap berusaha agar terus dapat meningkatkan kualitas dan kualitas perusahaan.
Begitu juga Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara memiliki 110 orang tenaga kerja hampir semua yang bertugas untuk pengeoperasikan mengelolahan daya yang secara komputerisasi, mereka selalu diberikan buku pemandu serta latihan dan pengeoperasian prosedur komputer yang memiliki instansi untuk mengelolah semua data yang diberikan.
2. Software
Software atau sering disebut orang perangkat lunak atau program komputer digunakan untuk melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu, sedangkan program ialah kumpulan instruksi yang disusunkan dalam perhitungan komputer hanya berkerja sesuai dengan instruksi ataupun perintah yang dimasukkan dalam komputer
3. Hardware
Hardware sering disebut perangkat keras alat ini selalu menandai dalam mengelolah data perusahaan. Perangkat keras ini terbagi menjadi lima komponen yaitu :
a. Central Processing Unit
Merupakan pusat dari komputer untuk melakukan kegiatan-kegiatan aritmatika dan logika serta mengawasi kegiatan seluruh sistem EDP
b. Input Device
Data dimasukkan dalam komputer dan diproses dengan menggunakan berbagai macam alat (device), sebagai alat ini disebut Pure Input Equipment atau sering disebut dengan Input Device sama seperti mesin kertas plong dan Direct Device.
c. Combination Communication Equipment
Merupakan alat-alat yang menghubungkan seseorang secara langsung dengan CPU atau dengan komputer file yang online.
d. Kombinasi Input Output
Suatu gabungan dari dua komponen fasilitas komputer ialah input equipment dan output equipment.
e. Input Equipment
41
Merupakan alat-alat yang diinformasikan dari komputer (CPU) dan merubahnya kedalam bentuk yang dapat dibaca, dalam output ini dapat dihasilkan dengan menggunakan mesin plong seperti: printer terminal, mesin pita kertas dan alat-alat lainnya.
Banyak sudah dipelajari bahwa penulis menjelaskan bagaimana saran dan kesimpulan yang sudah dibahas di bab diatas tetang menerapkan sistem informasi akuntansi pada Bappeda Penulis dapat menyimpulkan dan memberikan saran sebagai berikut:
A. Kesimpuan
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa menerapkan Sistem Informasi Akuntansi pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu sudah berjalan dengan kurang baik dengan prosedur yang ditetapkan.
B. Saran
Bahwa melalui kesimpulan yang ada diatas penulis memberikan solusi untuk meningkatkan sistem komputer yang ada dalam perusahaan dan mengkoordinasi selalu program kegiatan sumber daya manusia dan sosial budaya.
43