TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem
E. Sistem Informasi Akuntansi
1. Definisi sistem informasi akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting yang sangat diperlukan oleh manajemen perusahaan terutama yang berhubungan dengan data keuangan perusahaan. Setiap perusahaan, baik perusahaan miliki Negara maupun milik swasta mempunyai tujuan dan sasaran yang hendak dicapai. Untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut, maka
12
pimpinan perusahaan harus dapat mengambil keputusan yang tepat diantara berbagai alternative yang ada. Didalam perusahaan sistem informasi akuntansi dapat berfungsi mendorong seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yang berguna bagi pihak intern perusahaan dan juga sangat penting untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan itu sendiri.
Menurut Susanto ( 2017 :80) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah “ sebagai kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan”
sistem informasi akuntansi terdiri dari :
a. Orang-orang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
b. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
c. Data tentang proses-proses bisnis organisasi
d. Instruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
2. Unsur-unsur sistem informasi akuntansi
Adapun unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Fungsi yang dilaksanakan oleh sebuah sistem informasi akuntansi.
b. Dokumen untuk merekam data transaksi.
c. Catatan akuntansi untuk catatan transaksi kedalam jurnal dan memposting data dari jurnal kedalam buku besar.
d. Prosedur merupakan tahapan yang dilakukan secara berurutan.
e. Laporan yang dihasilkan untuk memberikan informasi yang bermanfaat untuk pembuatan keputusan oleh manajemen.
Menurut (Romney dan Steinbar, 2015:3). Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu :
a. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
b. Prosedur-prosedur baik manual maupun otomatis, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
c. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
d. Software, yang dipakai untuk memproses data organisasi.
e. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
3. Tujuan sistem informasi akuntansi
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyajikan informasi akuntansi kepada berbagai pihak yang membutuhkan informasi tersebut, baik pihak internal maupun pihak eksternal. Untuk itu, suatu sistem informasi akuntansi dalam memenuhi fungsinya harus mempunyai tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman kepada manajemen dalam melakukan tugasnya sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi yang berguna, terutama dalam menunjang perencanaan dan pengendalian.
Tujuan sistem informasi akuntansi menurut ( Krismaji, 2015 : 186),
14
yaitu :
a. Kemanfaatan : informasi yang dihasilkan oleh sistem harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan.
b. Ekonomis : manfaat sistem harus melebihi pengorbanannya.
c. Daya andai : sistem harus memproses dapat mengakses data senyaman mungkin, kapan saja pemakai menginginkannya.
d. Ketepatan waktu : informasi penting harus dihasilkan lebih dahulu, kemudian baru informasi lainnya.
e. Servis pelanggan : servis yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan.
f. Kapasitas : kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan dimasa mendatang.
g. Praktis : sistem harus mudah digunakan.
h. Fleksibilitas : sistem harus mengakomodasi perubahan-perubahan yang terjadi dilingkungan sistem.
i. Daya telusur : sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai dan perancang dan memudahkan penyelesaian persoalan dan pengembangan sistem dimasa mendatang.
j. Daya audit : Daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal pembuatannya.
k. Keamanan : Hanya personil yang berhak saja yang dapat mengakses atau diijinkan mengubah data sistem.
Menurut Hall (2016 : 18) ada tiga tujuan utama bagi sistem informasi akuntansi, yaitu :
1) Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. Pengurusan
merujuk ketanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber yang dbutuhkan.
2) Untuk mengambil keputusan manajemen. Sistem informasi akuntansi ini akan memberikan informasi kepada para manajer yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab dalam mengambil keputusan tersebut.
3) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personil operasi untuk membantu mereka setiap hari secara efisien dan daya kepara pemakai informasi melalui laporan keuangan yang efektif.
Berdasarkan tiga tujuan sistem informasi akuntansi tersebut diatas dapat disimpulkan mengenai karakteristik dari suatu sistem informasi akuntansi, yaitu :
a. Sistem informasi akuntansi merupakan suatu frame work yang terintegrasi dan terorganisasi didalam suatu perusahaan.
b. Melakukan kegiatan mulai dari pengumpulan data, mencatat, mengklasifikasi, memproses, mnganalisa hingga menjadi informasi keuangan yang relevan dan mengkomunikasikan kepada pihak yang berkepentingan.
c. Informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasional dan manajemen perusahaan serta prestasi yang dicapai.
4. Elemen-elemen sistem informasi akuntansi
Dalam sistem informasi akuntansi terdiri atas elemen-elemen yang terintegrasi dan terorganisasi dimana ada hubungan saling ketergantungan antara elemen tersebut, oleh karena itu sistem informasi akuntansi akan
16
berjalan dengan baik apabila elemen-elemen bekerja sebagai mana mestinya. Elemen-elemen sistem informasi akuntansi terdiri atas :
a. Pemakaian akhir b. Sumber data c. Pengumpulan data d. Pemrosesan data e. Manajemen database f. Penghasil informasi g. Umpan balik
5. Sistem pengelolaan data elektronik
Sebagian besar perusahaan menggunakan computer atau sarana elektronik dalam pemrosesan data. Pemrosesan data elektronik adalah serangkaian kegiatan secara elektronik yang terdiri dari proses pemasukan data (inputting), proses penyimpanan data (storing), proses pengolahan data menjadi informasi ( processing), proses pengeluaran ( outputting), serta proses pengendalian atas keempat proses sebelumnya (controlling). Dalam penerapan sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer dibuthkan beberapa perangkat yang sangat berhubungan dalam rangka pengolahan data sehingga dapat menjadi suatu informasi dalam pengambilan keputusan.
Sistem komputer adalah sebuah kombinasi terintegritas dalam perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi dan prosedur pemrosesan.
Adapun perangkat-perangkat dalam komputer adalah : 1. Jaringan komunikasi
Jaringan komunikasi timbul jika suatu komputer berkomunikasi senga
komputer lain. Wide Area Network (WAN) biasanya mencakup lebih dari satu wilayah metropolitan. Local Area Network (LAN) mencakup wilayah kecil seperti sebuah gedung atau kelompok gedung yang berdekatan satu sama lain.
2. Hardware ( perangkat keras)
Hardware atau perangkat keras komputer adalah komponen dasar yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatannya memungkinkan komputer untuk melaksanakan tugasnya. Hardware dapat dikelompokkan kedalam lima komponen utama, yaitu :
a. Central processing unit (CPU)
CPU merupakan pusat dari komputer, mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan – kegiatan aritmatika dan logika mengawasi seluruh sistem electronic data processing (EDP). CPU terdiri dari tiga komponen yaitu : 1. Unit control, yang terdiri dari instruction interpreter (perintah menterjemah), location control (lokasi perhitungan) dan arithmetic register (salinan perintah yang sedang dijalankan) 2. Unit logika aritmatika (arithmetic logical unit), yang berfungsi untuk melakukan kegiatan perhitungan logika seperti penambahan, pengurangan, perkalian dan pembagian 3. Memory, unit yang berfungsi untuk menyimpan data yang akan diproses dan instruksi – instruksi untuk bagian lain dari CPU.
b. Input Equipmen
Adalah alat untuk membaca data input dari sumber data. Peralatan input pengubah data asal kebentuk yang dapat dipahami oleh komputer dan untuk diproses lebih lanjut. Input equipment dapat berupa keyboard dan
18
mouse.
c. Output equipment
Adalah alat – alat untuk menerima dari komputer (CPU) dan mengubahnya kedalam bentuk yang dapat dibaca. Output ini dapat dihasilkan dengan menggunakan printer dan visual display unit (monitor) d. Computer communication equipment
Perangkat ini merupakan alat yang menghubungkan secara langsung dengan CPU atau computer file secara online. Peralatan ini juga berfungsi untuk mengirimkan data dari suatu lokasi ke lokasi lain, yang biasanya digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan yang menggunakan sistem jaringan terbatas atau dikenal dengan nama Local Area Network (LAN).
e. Secondary Storage Devices
Merupakan kombinasi antara output atau disebut dengan secondary strorage divices adalah alat – alat yang digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer. Kemampuan dari CPU biasanya tidak mampu untuk menampung semua data yang diterima maupun yang sudah diolahnya, sehingga perlu disimpan pada secondary strorage, seperti magnetic disks, floopy disks.
3. Software (perangkat lunak)
Software ini biasanya terdiri dari program yang berfungsi untuk memberikan instruksi pada komputer untuk melaksanakan kegiatan yang ada dalam program itu sendiri dan dokumentasi yang merupakan catatan serta penjelasan atas program yang sudah dibua, agar program tersebut dipahami oleh pengguna dan pembaca program. Perangkat lunak mempunyai tiga
kategori besar yaitu : a. sistem operasional dan peluasan, b. program aplikasi pemakai, c. bahasa computer (penrjemah)
4. Brainware ( perangkat pelaksana)
Perananan manusia pemakai sistem komputerisasi sangat diperlukan karena komputer adalah suatu alat yang dapat menghasilkan sebuah informasi. Individu sebagai pengolah data akuntansi menjadi informasi memiliki peranan sebagai analisis dan perancang sistem, programmer, operator komputer dan pustaka serta informasi.
Secara umum tipe pengolahan data pada sistem informasi akuntansi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
a. Batch processing system
Pada sistem ini semua transaksi atau pertimbangan – pertimbangan lainnya. Dengan pengolahan data secara program batch ini efisien dapat ditingkatkan terutama dalam hal berkaitan dengan penyiapan data dan pengolahan data transaksi, terutama apabila pengolahan data yang menggunakan model pengorganisasian sequential file, selain itu pengawasan terhadap pengolahan data lebih terjamin. Dalam pengoperasian data pada sistem batch dapat dilakuakan dengan dua cara, yaitu Local batch processing dan Remote batchprocessing
b. Real time processing
Transaksi atau data yang tersedia langsung diproses oleh komputer.
Transaksi yang merupakan alat masukan (input unit), dengan demikian data yang diproses akan selalu up to date. Sebelum data diproses biasanya terlebih dahulu diadakan pengecekan validitas, hal ini dilakukan untuk menghindari adanya kesalahan- kesalahan. Apabila transaksi tidak
20
sah (invalid) maka pesan terhadap kesalahan akan muncul dilayar dan kesalahan akan dipakai langsung user. Seperti halnya pada sistem manual, siklus pengolahan data akuntansi dengan sistem komputerisasi dapat dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu :
1. Data collection
Pada tahap ini melakukan pengumpulan dan pencatatan data dengan menggunakan sumber – sumber yang ada seperti faktur penjualan, kwitansi dan dokumen – dokumen lainnya. Selain itu jiga dapat dicatat langsung dan dimasukkan ke dalam program komputer pada saat transaksi terjadi berdasarkan dokumen yang ada.
2. Data classification
Transaksi yang timbul dalam suatu waktu tertentu mungkin bervariasi menurut kegiatan perusahaan, dimana transaksi tersebut dapat terjadi berulang kali dan karenanya data tersebut perlu diklasifikasikan dengan baik agar kesalahan yang timbul dapat dihindari guna mempersiapkan data untuk diproses lebih lanjut.
3. Data maintenance and summarizatio
Setelah data selesai di klasifikasi dengan tepat dan benar, maka data tersebut telah siap untuk dimasukkan kedalam sistem komputer untuk diproses lebih lanjut.
4. Report generation
Report generation ini merupakan hasil transformasi data yang sudah diproses kedalam bentuk yang mudah digunakan dan dapat memberikan informasi abgi pemakainnya. Bentuk media yang sering digunakan dalam report generation seperti laporan menurut langganan dan laporan
selesman yang merupakan dokumen perusahaan serta laporan laba rugi yang dipakai untuk menganalisa dan sebagai dasar bagi manajemen untuk membuat keputusan.