TINJAUAN PUSTAKA
2.2 Sistem Informasi Akuntansi
Dalam suatu perusahaan, terutama perusahaan besar, informasi memegang peranan yang sangat penting sebagai alat pengawasan. Informasi tidak hanya diperlukan oleh pihak-pihak di luar perusahaan, pihak dalam perusahaan yang meliputi manajer dan karyawan juga memerlukan informasi. Seorang manajer suatu perusahaan memerlukan informasi untuk mengetahui kegiatan apa yang telah terjadi dalam perusahaannya kemudian melakukan evaluasi apakah kegiatan yang telah dilakukan telah sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.Para karyawan memerlukan informasi untuk melaksanakan kegiatan sehari-harinya. Informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan tersebut dihasilkan oleh suatu sistem informasi. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat disediakan pada waktu yang diperlukan dan dapat dipercaya serta menyangkut hal-hal yang relevan saja.
Menurut Hall (2001) sistem informasi adalah “sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai”. Sistem informasi menerima input berupa transaksi yang
kemudian dikonversikan melalui berbagai proses menjadi output berupa informasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000) istilah sistem infomasi “menganjurkan penggunaan teknologi komputer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai”. Sistem infomasi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat.
Sistem informasi berbasis komputer menurut Bodnar dan Hopwood (2000) terdiri atas :
a. Sistem Pengolahan Data Elektronik (EDP) b. Sistem Pengolahan Data (DP)
c. Sistem InformasiManajemen (MIS) d. Sistem Pendukung Keputusan (DSS) e. Sistem Pakar (ES)
f. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) g. Sistem Informasi Akuntansi (AIS)
Berdasarkan kutipan di atas diketahui bahwa Sistem Informasi Akuntansi maka harus dijelaskan pengertian dari sistem, informasi, dan akuntansi. Menurut Romney dan Steinbart (2004) sistem adalah “rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Sistem memerlukan sumber daya yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output. Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syarat. Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian
itu disebut subsistem, agar sistem dapat berfungsi secara efisien dan efektif subsistem-subsitem harus saling berinteraksi antara satu dengan lainnya. Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem. Syarat yang kedua adalah suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu input, proses dan output. Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti atau makna dalam pengambilan keputusan. Sedangkan akuntansi adalah “seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, dan penginterpretasian hasil proses tersebut”.
Penyajian informasi akuntansi merupakan salah satu bagian aktivitas akuntansi. Adapun aktivitas-aktivitas akuntansi sebagai alat informasi menurut Hadibroto (2002) terdiri dari :
a. Pencatatan data transaksi b. Penggolongan data tersebut c. Penganalisaan data
d. Penyusunan lapaoran tertentu
e. Pemakaian data akuntansi untuk pengawasan efisiensi
f. Pemakaiaan data akuntansi untuk pengambilan keputusan berbagai tujuan.
Berdasarkan kutipan di atas dijelaskan bahwa untuk menghasilkan berbagai informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi yang mana kegiatan ini merupakan suatu prosedur yang dirangkaikan ke dalama suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Adapun pengertian dari Sistem
Informasi Akuntansi itu adalah seperti yang dikemukakan oleh dua pakar berikut ini.
a. Menurut Hadibroto (2002) sistem informasi akuntansi adalah “Susunan berbagai formulir peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanya, dan laporan yang terkoordinaksikan secara merata yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”.
b. Menurut Hall (2001) sistem informasi akuntansi adalah “kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan”.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan bagian organisasi yang terdiri dari manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengelola data keuangan menjadi informasi yang dikelola baik secara manual maupun komputerisasi yang ditujukan kepada manajemen dan pihak luar perusahaan.Istilah Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Kejadian-kejadian ekonomi yang terjadi dalam suatu perusahaan menghasilkan transaksi-transaksi yang dapat dikelompokkan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum.
Sistem Informasi Akuntansi untuk perusahan dibentuk oleh berbagai siklus pemrosesan transaksi yang ada dalam suatu perusahaan. Siklus secara umum diartikan sebagai suatu tahapan atau prosedur yang teratur, yang terjadi secara berulang-ulang. Hubungan antara satu siklus dengan siklus yang lain tidak dapat
dipisahkan. Pada dasarnya menurut Bodnar dan Hapwood (2001) perusahaan memiliki empat siklus kegiatan pemrosesan transaksi yaitu siklus pengeluaran (expenditure cycle), siklus pendapatan (revenue cycle), siklus produksi (production cycle), dan siklus keuangan (financial cycle)
Empat siklus pemrosesan transaksi tersebut merupakan subsistem dari sistem informasi akuntansi yaitu :
a. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)
Siklus pengeluaran adalah siklus yang menggambarkan seluruh aktivitas yang berhubungan dengan usaha-usaha memperoleh sumber-sumber ekonomis dalam hal ini secara umum adalah barang dan jasa ke satuan-satuan lain dalam perusahaan dan usaha pembayaran atas perolehan sumber-sumber ekonomis tersebut. Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran terdiri dari :
1. Mengajukan order pembelian kepada pemasok (vendor) yang didasarkan atas dokumen kebutuhan akan permintaan bahan mentah.
2. Menerima dan melakukan pemeriksaan atas barang yang dipesan.
3. Mencatat hutang dagang atas jumlah pembelian yang dibeli secara kredit. b. Siklus Produksi (Production Cycle)
Siklus produksi adalah aktivitas yang berhubungan dengan pengubahan bahan mentah menjadi barang jadi sehingga memiliki nilai ekonomis yang lebih tinggi.Siklus produksi juga melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan kontrol atas produk-produk fisik melalui proses manufaktur. Dalam hal ini termasuk menetapkan kabutuhan bahan baku mentah, otorisasi kerja yang harus dilakukan dan pelepasan bahan baku ke produksi, serta mengarahkan
pergerakan barang dalam proses melalui berbagai tahap proses manufaktur. Siklus produksi dapat berjalan bila siklus pengeluaran telah dilakukan.
c. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)
Siklus pendapatan adalah siklus yang terdiri dari aktivitas yang timbul dalam rangka proses pertukaran barang jadi dan jasa kepada pelanggan. Pada siklus ini pertukaran barang jadi dan jasa yang telah memiliki nilai ekonomis yang lebih tinggi, akan diterima dalam bentuk kas. Siklus pendapatan dilakukan apabila siklus produksi telah selesai. Kegiatan yang ada dalam siklus pendapatan adalah penjualan, penerimaan kas, dan penyesuaian penjualan. Penyesuaian penjualan terdiri dari retur penjualan, pencadangan piutang tidak tertagih, dan penghapusan piutang tidak tertagih.
d. Siklus Keuangan (Financial Cycle)
Siklus keuangan terdiri dari aktivitas-aktivitas untuk memperoleh dana untuk menjalankan perusahaan dan pembayaran para kreditur dan pembagian keuntungan kepada para investor.
Dalam suatu perusahaan sangat memerlukan suatu informasi yang dibutuhkan oleh manajemen. Adapun kebutuhan-kebutuhan informasi tersebut antara lain :
1. Jumlah pendapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu periode tertentu.
2. Posisi keuangan perusahaan, yang meliputi aktiva, kewajiban, dan ekuitas pada suatu saat tertentu.
3. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi.
4. Informasi lainnya yang harus disajikan kapada para stakeholder atau berbagai pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.
Sistem informasi akuntansi mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Menurut Romney dan Steinbart (2000) sistem informasi akuntansi dalam perusahaan memberi manfaat dalam hal-hal berikut :
a. Dapat memberi informasi keuangan dengan data yang akurat dalam waktu yang singkat guna pengambilan keputusan.
b. Menjamin tingkat kecermatan yang tinggi terhadap catatan akuntansi yang lengkap dan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk melindungi harta perusahaan
c. Memperoleh informasi secara efisiensi yaitu dengan pengeluaran yang relatif rendah.
Sistem informasi akuntansi juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan perusahaan. Dengan adanya unsur-unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi, berbagai kecurangan, penyimpangan, dan kesalahan, dapat dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki. Karena bentuk perusahaan beragam, sasaran sistem informasi akuntansi juga beragam, meskipun intinya tetap sama yaitu menyajikan informasi.
Pada dasarnya semua sistem informasi memiliki karakteristik umum, yakni tumbuh atau berkembang sepanjang masa, mempunyai arus informasi, melaksanakan tugas-tugas yang perlu sehubungan data untuk berbagai tujuan dan menggunakan berbagai sumber daya. Dari keterangan di atas dapat kita simpulkan karakteristik sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
a. Merupakan suatu framework atau kerangka kerja yang terintegrasi dan terorganisasi di dalam suatu perusahaan
b. Informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasi dan manajemen perusahaan serta prestasi yang dicapai
c. Merupakan alat pengawasan
d. Sebagai alat penyimpan data dan laporan atau storage.
Sedangkan tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sama dengan tujuan penyusunan sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi adalah “organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Sistem akuntansi memusatkan perhatian pada transaksi yang berulang (repetitif) dan jumlahnya material. Transaksi-transaksi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat kelompok besar antara lain :
a. Pembayaran Kas b. Penerimaan Kas c. Pembelian d. Penjualan
Adapun tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001) adalah :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatn akuntansi.
Berdasarkan tujuan diatas dapat dijelaskan bahwa setiap perusahaan sangat memerlukan penyusunan sistem informasi akuntansi yang lengkap. Namun ada kalanya sistem informasi akuntansi yang sudah ada tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini umumnya terjadi pada perusahaan yang baru saja menerapkan sistem informasi akuntansi, dimana sistem informasi akuntansi pada perusahaan tersebut belum berfungsi secara baik. Penerapan sistem informasi akuntansi pada perusahaan dapat membantu perusahaan untuk memperbaiki pengawasan akuntansi sehingga pertanggungjawaban atas penggunaan kekayaan perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik.
Seperti juga bentuk sistem yang lain, sistem informasi akuntansi terdiri dari berbagai komponen. Menurut Winarno (2002) komponen-komponen yang pokok dalam sistem informasi akuntansi terdiri dari :
1. Manusia
2. Komputer dan mesin otomatis 3. Program komputer
4. Database
6. Dokumen 7. Laporan
Kutipan di atas diapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Manusia. Di dalam sistem informasi akuntansi pihak yang terlibat dalam suatu sistem informasi adalah operator, pustakawan, Manajer dan Administrator. Seandainya pihak-pihak yang terlibat tersebut tidak ada maka suatu sistem informasi tidak akan bisa berjalan dan perusahaan tidak akan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.
2. Komputer dan Mesin Otomatis. Komputer merupakan perangkat keras yang digunakan untuk menginput dan memroses data sehingga menjadi informasi. Sesuai dengan fungsinya komputer terdiri dari lima komponen utama diantaranya:
a. Perangkat masukan, perangkat yang digunakan untuk menerima masukan atau input disebut dengan perangkat masukan. Berbagai jenis perangkat masukan komputer adalah keyboard, mouse, joystick, bar code reader dan scener.
b. Perangkat penyimpanan, perangkat komputer yang berguna untuk menyimpan data dan program. Perangkat ini menggunakan berbagai teknologi yaitu ; Teknologi mekanik(misalnya kartu plong), teknologi magnetik (misalnya magnetik tape, harddisk, disket), Teknologi optik (misalnya CD ROM, optical disk dan floptical disk).
c. Prosesor, merupakan perangkat inti yang bertugas melakukan pengolahan, prosesor merupakan otak komputer. Sebenarnya prosesor sama dengan CPU (Central Processing Unit). Di dalam CPU terdapat
enam komponen utama yaitu; ALU, Register, Clock, Program Counter, Adress Decoder, dan Inatruction Decoder.
d. Perangkat Keluaran, perangkat yang digunakan untuk mengeluarkan hasil olahan atau keluaran. Ada tiga perangkat keluaran yaitu speaker yang berfungsi mengeluarkan bunyi, monitor yang bertugas menampilkan hasil di layar, dan printer yang bertugas mencetak hasil di kertas atau plastik yang berupa tulisan atau gambar, hasil cetakan di printer sering dikatan dengan print out atau hardcopy.
e. Perangkat tambahan, perangkat yang berguna untuk menambah kegunaan komputer. Perangkat ini biasanya ditambahkan ke dalam rangkaian komputer melalui motherboard, terutama di bagian yang bertugas menerima tambahan peralatan.
3. Program Komputer. Program komputer merupakan perangkat lunak yang diperlukan untuk menggunakan komputer. Tanpa program komputer, komputer tidak akan berfungsi. Berdasarkan kegunaannya, program komputer dapat digolongkan ke dalam tiga jenis, yaitu sistem opersi berisikan perintah-perintah dasar untuk menjalankan komputer dan mengolah file, bahasa komputer digunakan untuk membuat program aplikasi, dan program aplikasi digunakan untuk mengolah data menjadi informasi.
4. Database. Merupakan kumpulan berbagai data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi. Data yang sejenis akan disimpan di satu file tersendiri. Semua file yang ada di dalam sistem database akan saling berhubungan, sehingga dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Database merupakan inti setiap sistem informasi, karena tanpa database tidak dapat dihasilkan laporan atau informasi.
5. Sistem Pengkodean. Kode sangat penting artinya dalam penyelenggaraan sistem informasi. Dengan kode, data yang panjang dan bersifat berulang dapat disingkat menjadi beberap digit atau karakter saja. Penyingkatan ini akan menghemat tempat penyimpanan dan waktu pemrosesan. Dengan demikian pengkodean adalah merupakan salah satu faktor yang harus dipertimbangkan pada saat menyusun database.
6. Dokumen. Sistem informasi yang baik sering kali ditandai dengan dokumentasi yang baik pula. Dokumentasi meliputi daftar, skema, uraian dalam bentuk kata-kata, bagan alir, cetakan program, contoh fomulir dan tabel berkolom.Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis dokumentasi, yaitu dokumentasi untuk sistem informasi manual, dokumentasi untuk informasi komputerisasi dan dokumentasi yang berlaku di kedua jenis sistem informasi.
7. Laporan. Laporan merupakan keluaran suatu sistem informasi yang terdapat pada akhir dari pekerjaan komputer tersebut.
2.3. Teori Dasar Pemanfaatan Teknologi Informasi