Secara sederhana, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.23 Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.24 Adapun prosedur adalah suatu urut – urutan operasi tulis – menulis dan biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi bisnis yang terjadi.25
Sistem juga merupakan kumpulan elemen – elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.26 Secara definitif, sistem adalah suatu gugus dari elemen yang saling berhubungan dan terorganisasi untuk mencapai suatu tujuan atau suatu gugus dari tujuan – tujuan.27 Secara umum sistem dapat didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara – cara
23
Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, (Yogyakarta : Andi Offset, 2005), 2. 24
Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, (Yogyakarta : Gava Media, 2003), 1.
25Ibid.
26Ibid.,
2. 27
tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.28
Berdasarkan defenisi diatas maka dapat disimpulkan, sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerja menuju pencapaian tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
b. Pengertian Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir didalam tubuhmanusia, seperti halnya informasi didalam sebuah perusahaan atau organisasi yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alas an bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan atau organisasi.29Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting dalam mendesain sebuah system informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain system baru.
Dari uraian diatas maka informasi dapat diartikan mengenai kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.30Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat
28
Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, (Graha Ilmu, 2003), 4. 29
Andri Kristanto, Op. Cit., 6 30
mendatang.31Defenisi lain mengatakan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya.32
c. PengertianSistemInformasi
Sebuah system informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak computer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.33Selain itu data juga memegang peranan yang penting dalam system informasi. Data yang akan dimasukkan kedalam sebuah system informasi dapat berupa formulir – formulir, prosedur – prosedur dan bentuk data lainnya.
Selain itu system informasi dapat didefenisikan sebagai berikut :34 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen –
komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuanya itu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
31
Edhy Sutanta, Op. Cit., 10 32
Jogianto HM, Sistem Teknologi Informasi, (Yogyakarta, Andi, 2003), 36. 33
Selain itu system informasi dapat juga dikatakan sebagai system konseptual yang memakai sumber daya konseptual, data, dan informasi.35 Berdasarkan defenisi yang telah diuraian, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kesatuan elemen – elemen yang saing berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membuat aliran informasi yang cukup mendukung dalam pembuatan keputusan dan kontrol organisasi. Sistem informasi yang baik harus memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana mulai dari tahap pemasukan data, pengolahan dengan prosedur yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan distribusinya.
Oleh karena itu, agar sistem informasi dapat beroperasi secara optimal, maka dibutuhkan teknologi informasi yang terbukti memiliki kinerja yang sangat unggul. Digunakan teknologi informasi sebagai basis pembangunan sistem informasi akan memberi jaminan lancarnya aliran data dan informasi serta akuratnya hasil pengolahann data. Sebuah sistem informasi yang baik harus memiliki keunggulan kompetitif, seperti singkatnya prosedur, kecepatan respons, kemudahan transaksi, dan kemudahan untuk diperbaharui baik prosedur maupun model penyajiannya.
Agar bisa memiliki keunggulan diatas, maka teknologi berperan didalam sebuah sistem informasi. Teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputer dengan jaluran komunikasi berkecapatan tinggi yang membawa data, suara, video. Teknologi informasi yang dapat mendukung sebuah sistem informasi melibatkan sebagai salah satu perangkat pentingnya.
35
Eko Nugraho, Sistem Informasi Manajemen :Konsep , Aplikasi, dan Perkembangannya, (Yogyakarta, Andi, 2008), 18.
Konfigurasi komputer dikelompokkan menjadi empat komponen, yaitu :36 A.Hardware atau perangkat keras adalah komponen fisik dalam rangkaian
komputer yang terdiri dari :
a. Central Processing Unit (CPU), terdiri dari :
1. Control Unit (CU) yang berfungsi untuk menerima dan menganalisis instruksi pengolahan data.
2. Arimathic and Logical Unit (ALU) yaitu berfungsi untuk menjalankan proses arimathic operation dan logical operation. 3. Storange Unit (SU) yang berfungsi sebagai tempat menyimpan
data dan program instruksi selama komputer bekerja.
b. Output Device atau Peralatan Output yaitu peralatan untuk mengeluarkan data, contohnya monitor dan printer.
c. Input Device atau Peralatan Input yaitu peralatan untuk memasukkan data seperti keyboard, disket, harddisk, tape dan lain sebagainya. d. Memory and Storage
1. Memory and Storange berfungsi sebagai tempat penyimpanan data, program dan sistem software.
2. Main Storange berhubungan langsung dengan CPU.
3. Auxiliary Storange tidak berhubungan langsung dengan CPU misalnya disket.
B. Software atau perangkat lunak yaitu sistem prosedur dalam bentuk program yang dibuat oleh software – house untuk memperlancar jalannya komputer, yang terdiri dari system program dan user program.
a. Sistem Program yaitu program yang dibuat oleh perusahaan komputer terdiri dari :
1. Operating System yaitu program yang berfungsi untuk mengontrol dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan sistem komputer dalam pengolahan data.
2. Paket program antara lain paket word – star atau world – perfect, lotus 123 yaitu paket program yang dibuat untuk memecahkan masalah tertentu.
b. User Program yaitu program yang dibuat sendiri oleh users dengan menggunakan bahasa program yang dimengerti oleh komputer. C.Brainware adalah faktor manusia yang memiliki latar belakang
pendidikan teknis komputer yang dapat dibedakan menurut keahliannya, system analyst, programmer dan operator.
D.Programming yaitu kumpulan instruksi yang tersusun secara berurutan menurut logic program dan tertulis dalam bahasa serta rumus – rumus yang dimengerti oleh komputer.
Sistem informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Ada sepuluh sifat yang dapat menentukan nilai suatu sistem informasi, antara lain :
1. Kemudahan dalam memperoleh
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis data
dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah.
2. Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi yang tidak lengkap akan menjadi informasi yang tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. Sifat luas dan lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang cukup lengkap dan terstruktur dengan baik.
3. Ketelitian (accuracy)
Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. Informasi yang akurat dapat diperoleh jika basis data yang tersedia sebagai sumber informasi memuat data yang valid, baik tipe, bentuk, maupun format datanya.
4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)
Informasi mempunyai nilai yang sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan. 5. Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh penggunanya pada saat yang tepat. Dan informasi tepat waktu dapat diperoleh jika ada dukungan sistem informasi yang mampu mengolah data secara cepat.
6. Kejelasan (clarity)
Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi, informasi dalam bentuk tabel atau grafik banyak menjadi pilihan karena dapat dibaca dan dipahami dengan lebih mudah.
7. Fleksibilitas/keluwesannya
Fleksibilitas informasi berhubungan dengan bentuk dan format tampilan informasi. Perubahan bentuk dan format tampilaninformasi dapat dilakukan dengan mudah dengan memanfaatkan komputer. 8. Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung validitas data yang diolah.
9. Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. 10. Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna. Pengukuran informasi umumnya dimaksudkan untuk mengukur dan melacak kembali validitas data yang digunakan.
4. Administrasi Kependudukan