BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
F. Sistem Informasi Manajemen pada PT Jamsostek cabang
1. Sumber Daya Manusia
a. Pemakai Akhir
Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Pada umumnya mereka tidak mengetahui secara detail bagaimana sistem infomasi itu bekerja. Secara praktis orang-orang selain yang berada pada struktur organisasi departemen sistem informasi pada perusahaan adalah pemakai akhir.
Pemakai akhir pada PT. Jamsostek cabang Belawan Medan berjumlah 27 orang. Agar dapat bekerja dengan baik, para pemakai akhir di berikan pelatihan standar penggunaan komputer dan perangkat lunak oleh PT. Jamsostek pusat di Jakarta sesuai dengan bidang dan pekerjaan nya masing-masing.
b. Pakar Sistem Informasi
Departemen SIM (sistem informasi manajemen), atau PDE (pengolahan data elektronik), atau lebih mudah menyebutnya sebagai departemen (bagian) komputer, dibentuk dalam sebuah organisasi dengan tugas utamanya sebagai penanggung jawab terhadap semua hal terkait dengan kebutuhan sistem informasi pada organisasi tersebut, agar dapat di manfaatkan secara berdayaguna dan berhasilguna oleh manajemen dalam menjalankan kepercayaan yang diembannya dalam menjalankan organisasi yang berorientasi bisnis (laba) ataupun bukan (niraba).
Departemen Sistem Informasi pada perusahaan PT. Jamsostek cabang Belawan Medan telah di sesuaikan untuk tingkatan kantor cabang berdasarkan banyaknya hardware dan tingkat kerumitan sistem informasi nya. Standar posisi jabatan dari PT. Jamsostek pusat yang terdiri dari 4 posisi yaitu : Kepala Bidang Teknologi Informasi, Data Administrator, Technical Support, dan Data Operator, di ringkas menjadi tiga posisi jabatan saja. Posisi Data Administrator dan Technical Support di gabung menjadi satu. Hal ini di karenakan pekerjaan bagian Technical Support yang lebih mengarah kepada pemeliharaan data dan perangkat sistem informasi pada kantor PT. Jamsostek cabang Belawan Medan terlalu sedikit melihat jumlah data dan perangkat yang ada tidak terlalu banyak ataupun rumit. Sehingga tugas untuk posisi Technical Support di alihkan ke dalam tugas Data Administrator. Untuk lebih jelasnya berikut adalah struktur organisasi departemen teknologi sistem informasi pada PT. Jamsostek cabang Belawan Medan.
Gambar 3.2 Struktur organisasi bidang Sistem Teknologi Informasi pada PT. Jamsostek cabang Belawan Medan
Sumber : Bagian Umum dan SDM PT. Jamsostek cabang Belawan Medan Verifikator Jaminan
Verifikator Jaminan JPK
2. Sumber Daya Hardware
Sumber daya hardware yang digunakan pada kantor PT. Jamsostek Cabang Belawan Medan terdiri dari:
a. Sistem Komputer
PT. Jamsostek Cabang Belawan Medan menyediakan 30 unit mikro komputer desktop dengan spesifikasi yang disesuaikan berdasarkan tingkat kegiatan. Untuk posisi/jabatan penting atau yang memiliki kapasitas kerja yang tinggi di berikan spesifikasi komputer yang lebih tinggi atau setingkat profesional. Dengan tipe unit pemrosesan inti (CPU – Central Proccesing
Unit) intel Core2Duo 2.0ghz - 2.6ghz, memory RAM (Random Acces Memory) 1GB - 2GB dan Hard Disk 80GB - 160GB. Untuk posisi/jabatan
yang memiliki kapasitas kerja yang tidak terlalu tinggi di berikan komputer dengan spesifikasi pemrosesan inti intel Pentium 4 2.2ghz – 2.6 ghz, memory ram 512MB – 1GB, hard disk 40GB - 80GB. Selain itu, juga di sediakan 5 unit laptop untuk mendukung aktivitas kerja di luar kantor yang dapat di pinjamkan oleh bagian TI kepada karyawan yang membutuhkannya. Keterangan lengkap mengenai spesifikasi dan pembagian komputer dapat dilihat pada tabel 3.1 s/d 3.7
b. Periferal Komputer
Periferal komputer terdiri dari teknologi input, teknologi output dan penyimpanan
1) Teknologi Input
a) Keyboard 30 unit b) Mouse 30 unit
c) Scanner 3 unit
d) CD/DVD Drive 30 unit 2) Teknologi Output
a) Monitor CRT 30 unit
b) Output Audio (speaker) 30 unit c) Printer 28 unit
(1) 6 Inkjet (1 Epson C43SX, 5 Canon IP 1880)
(2) 18 Dotmatrix (2 Epson LX300, 16 Epson LQ 2180)
(3) 2 inkjet SPC - Scanner Print Copy (1 Canon MP145, 1Canon MP160)
3) Penyimpanan
a) Disk Magnetis 30 unit (build in dari PC, 3 unit 40GB, 20 unit 80GB, 7 unit 160GB)
b) CD/DVD disk (optional – jika di butuhkan)
Berikut ini daftar pembagian perangkat keras pada setiap bidang pada kantor PT. Jamostek Cabang Belawan Medan.
Tabel 3.1 KOMPUTER PADA BIDANG KEUANGAN
N
o Nama Pegawai Type Merk Tahu n HardDisk Printer Keterangan Capa city Free Mem ory Merk & Tipe Tahun 1 Hasnawi Yusuf PC P4 HP 2006 80 60.7 1GB CANON
IP 1880 2007 2 Maya PC P4 HP 2007 80 70 1GB
3 Prastuti Julistiani PC P4 HP 2007 80 70 1GB LQ 2180 EPSON 2006 4 Hasilohan PC P4 HP 2007 80 70 1GB EPSON
Tabel 3.2 KOMPUTER PADA BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
N
o Nama Pegawai Type Merk Tahu n HardDisk Printer Keterangan Capa city Free Mem ory Merk & Tipe Tahun 1 Rahaswaldi PC 2 DUO CORE HP 2008 80 65 2BG HP 2466 2008 2 Santo Tulus Adji PC CORE 2 DUO HP 2008 80 70 2BG EPSON LQ2180 2003 CANNO N MP160 2007 3 Sunawar PC P4 HP 2007 80 65 1GB EPSON LQ2180 2003 4 Backup TI (Database Kantor Cabang) PC P4 2004 80 1GB 5 Laptop LAP TOP CORE 2 DUO SONY 2007 1GB Laptop LAP TOP CORE 2 DUO ACER 2008 4GB Laptop LAP TOP CORE 2 DUO HP 2009 250 2GB Laptop LAP TOP CORE 2 DUO HP 2009 250 2GB Laptop LAP TOP CORE 2 DUO MAC 2009 160 2GB
Tabel 3.3 KOMPUTER PADA BIDANG PROGRAM KHUSUS
N
o Nama Pegawai Type Merk Tahu n HardDisk Printer Keterangan Capa city Free Mem ory Merk & Tipe Tahun 1 Rusli MS PC P4 HP 2007 80 70 1GB EPSON LX300 2000
Tabel 3.4 KOMPUTER PADA BIDANG UMUM DAN SDM
N
o Nama Pegawai Type Merk Tahu n HardDisk Printer Keterangan Capa city Free Mem ory Merk & Tipe Tahun 1 Pengarapen Sinulingga PC CORE 2 DUO HP 2009 160 1GB EPSON C43SX 2004 2 Fauziah PC P4 HP 2007 80 1GB EPSON LQ2180 2003 CANNO N IP1880 2007 3 Amir Hamzah PC P4 HP 2006 80 512 MB EPSON LQ2180 2000 HP LASER 1320N 2006 STAND ALONE
Tabel 3.5 KOMPUTER PADA BIDANG PEMASARAN
N
o Nama Pegawai Type Merk Tahu n HardDisk Printer Keterangan Capa city Free Mem ory Merk & Tipe Tahun 1 Rasidin PC CORE 2 DUO HP 2009 160 1GB CANON
IP1880 2007 2 Fitriani Hasibuan PC CORE 2 DUO HP 2009 160 1GB EPSON LQ2180 2006 3 Nova Adelina Pandia PC CORE 2 DUO HP 2009 160 1GB EPSON LQ2180 1999 CANON MP145 2008 4 Husaini PC CORE 2 DUO HP 2009 160 1GB EPSON
LQ2180 2003 5 Erwin Veri PC CORE 2 DUO HP 2009 160 1GB EPSON
6 Awalul Rizal PC CORE 2 DUO HP 2009 160 1GB EPSON
LQ2180 1999 Eka Angelina PC P4 DELL 2006 40 768
MB Sofyan Lubis PC P4 DELL 2006 40 768
MB Muhammad
Ihsan PC P4 DELL 2006 40
768 MB
Tabel 3.6 KOMPUTER PADA BIDANG PELAYANAN
N
o Nama Pegawai Type Merk Tahu n HardDisk Printer Keterangan Capa city Free Mem ory Merk & Tipe Tahun 1 Syamsuddin PC CORE 2 DUO HP 2008 80 25.3 1GB CANON
IP1880 2007 2 Sulaiman
Nasution PC P4 HP 2007 80 70 1GB EPSON
LQ2180 2003 3 Meutia PC CORE 2 DUO HP 2008 80 17.4 1GB EPSON
LQ2180 2002 4 Pesta Sinaga PC CORE 2 DUO HP 2008 80 16.5 1GB EPSON
LQ2180 2005 5 Novelin R D Siahaan PC P4 HP 2006 80 60.5 1GB 6 Emi Ance PC P4 HP 2006 80 70 512 MB EPSON LQ2180 2002 7 Hermanyah PC P4 HP 2006 80 70 512 MB HP LASER 2015 DN 2008 STAND ALONE
Tabel 3.7 KOMPUTER PADA BIDANG JPK
N
o Nama Pegawai Type Merk Tahu n HardDisk Printer Keterangan Capa city Free Mem ory Merk & Tipe Tahun 1 Rizna Irwani PC P4 HP 2006 80 65.5 1GB EPSON
LX300 2000 2 Nerdiena P
Panang PC P4 HP 2006 80 64.7 1GB EPSON
LQ2180 2007
Sumber tabel 3.1 s/d 3.7 : Bagian Teknologi Informasi PT. Jamsostek Cabang Belawan Medan
3. Sumber Daya Software
Ada dua jenis utama perangkat lunak. Yaitu perangkat lunak untuk sistem (OS-operating sytem) dan perangkat lunak aplikasi. Masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.
a. Perangkat Lunak Sistem (OS-operating sistem)
Perangkat lunak sistem yang digunakan untuk komputer pada kantor PT. Jamsostek cabang belawan medan adalah:
1) Microsoft Windows XP
Kebanyakan komputer pada PT. Jamsostek Cabang Belawan Medan menggunakan Sistem Operasi Windows XP karena program perangkat lunak SIPT online yang merupakan aplikasi utama pencatatan transaksi pada PT. Jamsostek, hanya dapat di jalankan pada Sistem Operasi Windows XP. Beberapa komputer build-in (satu paket) yang menggunakan Windows Vista di format dan di program ulang untuk menggunakan Sistem Operasi Windows Xp.
2) Microsoft Windows Vista (Laptop)
Beberapa Laptop masih di biarkan menggunakan Windows Vista di karenakan penggunaan laptop pada umumnya hanya untuk kegiatan- kegiatan di luar pencatatan transaksi yang menggunakan perangkat lunak aplikasi SIPT online.
3) Sun Solaris
Sistem operasi Sun Solaris ini di gunakan untuk komputer database offline dan pembagi koneksi internet.
b. Perangkat Lunak Aplikasi
PT. Jamsostek cabang belawan medan, menggunakan perangkat lunak yang di buat oleh bagian TI pusat yaitu SIPT (Sistem Informasi Pelayanan Terpadu) online, SIPA (Sistem Informasi Perencanaan Anggaran) dan paket perangkat lunak aplikasi terintegrasi Microsoft Office.
1) SIPT (Sistem Informasi Pelayanan Terpadu) online
Merupakan perangkat lunak aplikasi online berbasis Oracle yang di kembangkan khusus oleh departemen TI pusat. Aplikasi ini mengakses
database server pusat melalui media komunikasi jaringan VSAT untuk di tampilkan kepada komputer pengguna di kantor cabang PT. Jamsostek seluruh Indonesia. Sehingga semua data transaksi dapat langsung di masukkan kedalam satu database pusat.
2) SIPA (Sistem Informasi Perencanaan Anggaran)
Merupakan perangkat lunak yang berhubungan dengan SIPT online, berfungsi untuk mengambil data-data keuangan dari database melalui SIPT online untuk kemudian melakukan analisa statistik dan grafik di dalam mengambil keputusan perencanaan anggaran. Aplikasi ini dipakai oleh Kepala Cabang, Kepada Bidang Keuangan, dan Kepala Bidang Pemasaran.
3) Microsoft Office
Merupakan paket perangkat lunak aplikasi komersil buatan Microsoft yang di desain untuk di jalankan pada sistem operasi Windows. Perangkat lunak aplikasi ini berfungsi untuk membantu proses kegiatan perkantoran seperti, pembuatan surat, tabel, grafik, dan lain- lain. Beberapa aplikasi di dalam Microsoft Office yang sering di gunakan adalah Excel, Word dan Powerpoint.
4) Oracle
Merupakan program aplikasi manajemen database relasional (RDBMS – Relational DataBase Management System). Perangkat lunak ini di gunakan untuk komputer server database offline pada PT. Jamsostek cabang Belawan Medan.
5) AVG
Merupakan program keamanan dari perusahaan Grisoft yang melindungi dan mendeteksi virus komputer yang dapat merusak kinerja sistem operasi.
6) Yahoo Messenger
Program chatting dari perusahaan penyedia layanan surat elektronik atau e-mail Yahoo. Pengguna dapat melakukan komunikasi chatting dengan menggunakan login e-mail yahoo nya. selain menggunakan fitur e-mail itu sendiri, karyawan PT. Jamsostek Cabang Belawan Medan sering menggunakan aplikasi chatting Yahoo Messenger sebagai media komunikasi dengan karyawan kantor cabang PT. Jamsostek lain.
4. Sumber Daya Data
Pengelolaan sumber daya data di lakukan dengan membentuk suatu pusat data yang sering di sebut sebagai database. Pada PT. Jamsostek di gunakan dua jenis database. Pertama database offline (kantor cabang), kedua database pusat (kantor pusat). Database offline pada kantor PT. Jamsostek cabang Belawan Medan sudah tidak digunakan secara maksimal lagi sejak tahun 2008. Karena pada tahun 2008, PT. Jamsostek pusat mulai menggunakan On-line Sistem (sistem
on-line) sekaligus sentralisasi (pemusatan) database. Dengan sistem ini semua
data transaksi perusahaan dan data nasabah langsung di masukkan dan di simpan dalam satu database yang berada pada PT. Jamsostek pusat di Jakarta melalui
koneksi VSAT dan perangkat lunak SIPT online. Jenis Sistem Manajemen Database yang di gunakan adalah jenis database relasional.
Database jenis Hypermedia berupa situs Web yang ber alamat www.jamsostek.co.id di gunakan sebagai media sosialisasi dan komunikasi dengan nasabah. Di dalam situs terdapat informasi mengenai gambaran umum perusahaan,visi, misi, program yang di sediakan, peraturan, dan laporan tahunan. Untuk ke depannya sedang di kembangkan fitur dimana nasabah dapat melakukan login untuk melihat data saldo, jumlah klaim, dan pencarian data-data umum yang berhubungan dengan nasabah tersebut.
5. Sumber Daya Jaringan
a. Perangkat Jaringan
Sebuah jaringan membutuhkan perangkat-perangkat jaringan yang tepat dan tersusun dengan rapi. Pada PT. Jamsostek cabang belawan di gunakan perangkat jaringan yang terdiri dari:
1) Parabola VSAT 2) Modem ADSL 1 unit 3) Modem VSAT 1 unit
4) Kabel Coaxial dan Kabel Unshielded Twisted Pair (UTP) 5) Wifi router 2 unit
6) Hub 2 unit 7) Faks
b. Internet
Internet yang di gunakan pada PT. Jamsostek cabang Belawan Medan adalah internet kabel Telkom Speedy paket Office. Internet ini berguna sebagai media komunikasi antara kantor pusat, kantor wilayah, dan kantor cabang.
c. Intranet
Hubungan Intranet pada PT. Jamsostek menggunakan media komunikasi VSAT (Very Small Aperture Terminal), adalah stasiun penerima sinyal dari satelit dengan antena penerima berbentuk piringan dengan diameter kurang dari tiga meter. Fungsi utama dari VSAT adalah untuk menerima dan mengirim data ke satelit. Satelit berfungsi sebagai penerus sinyal untuk dikirimkan ke titik lainnya di atas bumi. Jaringan ini digunakan sebagai media penghubung dengan database pusat melalui perangkat lunak SIPT online. Alasan PT. Jamsostek pusat menggunakan media VSAT sebagai penghubung database adalah karena memiliki tingkat keamanan yang lebih baik (menggunakan protokol khusus) dan dapat menjangkau seluruh wilayah di Indonesia.. Database pusat hanya dapat di akses dengan melalui tiga otorisasi, yaitu otorisasi protokol khusus dari VSAT, otorisasi kode kantor cabang, dan otorisasi indentitas pengguna (login dan password). Biaya telekomunikasi jaringan ini di tanggung oleh kantor pusat melalui sistem kontrak dengan provider jaringan VSAT.
d. Ekstranet
Hubungan jaringan ekstranet pada saat ini masih dalam tahap pengembangan. Situs www.jamsostek.co.id akan di olah menjadi situs intranet yang dapat mengakses database pusat PT. Jamsostek dengan enkripsi login dan
password. Sehingga nasabah ataupun perusahaan mitra Jamsostek dapat melihat data-data histori transaksi, saldo, data karyawan atau data nasabah melalui koneksi internet biasa.
e. Jaringan komputer LAN (Local Area Network) dan Topologi Jaringan
Ruangan kantor PT. Jamsostek cabang Belawan Medan terbagi atas dua. Ruangan pertama terdiri dari bidang pemasaran, bidang TI, dan bidang umum dan SDM. Ruangan kedua terdiri dari bidang pelayanan, bidang keuangan, dan bidang JPK. Topologi jaringan yang di gunakan adalah topologi jaringan bintang yang terhubung dengan topologi jaringan bintang lainnya melalui media kabel LAN. Beberapa komputer atau bagi yang menggunakan LAPTOP terkoneksi melalui media tanpa kabel WI-FI. Untuk lebih jelasnya mengenai topologi jaringan dan pembagian koneksi internet dapat di lihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 Topologi Jaringan pada PT. Jamsostek Cabang Belawan Medan
Sumber : Bagian Teknologi Iinformasi pada PT. Jamsostek Cabang Belawan Medan, 2009
P Kabel Telkom Data Operator Kasir Data O Hub PC pada Kepa Data Administrato r & Account Officer Khusus Customer Service Officer Hub PC pada PC PC Petugas Adm Pemasaran PC
BAB IV