BAB II TINJAUAN LITERATUR
2.2. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan
Sebuah sistem automasi perpustakaan mencakup beberapa aspek bidang kerja pada perpustakaan. Dengan penerapan automasi perpustakaan, aspek bidang kerja perpustakaan tersebut dapat berjalan lebih efektif dan efisien dalam kaitannya dengan pelayanan terhadap pengguna (user). Sistem automasi pada perpustakaan mencakup diantaranya:
2.2.1. Pengadaan (Acquisition)
Pengadaan (acquisition) merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran maupun berupa hadiah. Pengadaan bahan pustaka bertujuan untuk menambah koleksi perpustakaan yang uptodate dan sesuai dengan kebutuhan pengguna
Menurut Sutarno (2006: 174) “Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”.
Menurut Shah (2014) Acquisition system is reliable and support library staff managing the processes involved with collection development, freeing staff repetitive data entry tasks by linking related acquisition data together. Library acquisition is interactive with the Serial Control, Cataloguing and Public access catalogue modules to process orders and to view serial copy information.
Menurut Siregar (2004) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku.
2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata.
3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus dimana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengadaan merupakan suatu kegiatan pengisian perpustakaan dengan sumber-sumber informasi yang dilakukan oleh staff perpustakaan baik melalui pembelian,hadiah ataupun penukaran koleksi, dengan
melakukan pengecekan bibliografi melakukan verivikasi dan dicocokkan ke daftar pesanan
2.2.2. Pengatalogan (Cataloguing)
Pengatalogan (cataloguing) adalah semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana temu balik informasi.
Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar 1996).
Pengatalogan (cataloguing) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Aktivitas yang terjadi dalam proses pengatalogan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan katalog dan pembuatan label bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dipinjam.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustaka agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor DDC atau kombinasinya. Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
2.2.3. Pengawasan Sirkulasi (Circulation Control)
Pengawasan sirkulasi (circulation control), yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
Menurut Lasa (1995_ Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “ circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman,
namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan
Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih yang dikutip oleh Cintia (2012) sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi. Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi.
Berdasarkan uraian para pakar di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan yang ada di perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna bukan hanya peminjaman,pengembalian, dan perpanjangan buku tetapi suatu kegiatan yang menyeluruh untuk pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi,dan juga untuk mengetahui peredaran koleksi.
Menurut Siregar (2004) sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda. 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman. 3. Sistem dapat memproses pengembalian.
4. Sistem dapat memproses perpanjangan. 5. Sistem dapat memproses denda.
6. Sistem dapat memproses reservasi.
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam.
Kegiatan pada bagian sirkulasi meliputi: 1. Pendaftaran anggota perpustakaan. 2. Peminjaman koleksi.
3. Pengembalian atau perpanjangan. 4. Penagihan.
5. Pemberian sanksi. 6. Waktu layanan. 7. Sistem peminjaman.
Menurut Qalyubi, (2007) sistem layanan sirkulasi di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem sebagai berikut :
1. Sistem terbuka (Open Access)
Sistem terbuka membebaskan pengunjung ketempat koleksi perpustakaan dijajakan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka-buka, melihat-lihat buku, dan mengambil sendiri. Ketika tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.
Pemakai dapat melakukan browsing dan memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.
Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak. b) Kelemahan sistem terbuka:
Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula, sehingga koleksi bercampur aduk.
Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak, dan
Kehilangan koleksi relatif besar.
2. Sistem tertutup (Close Access)
Sistem tertutup tidak memperkenankan pengunjung masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.
a) Kelebihan sistem tertutup:
Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya, dan Koleksi yang hilang dapat diminimalkan. b) Kelemahan sistem tertutup:
Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang merngembalikan bahan pustaka, dan
Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.
Sistem sirkulasi yang terautomasi sesuai dengan jenis layanan perpustakaan yang secara terbuka. Layanan yang mencakup semua administrasi peminjaman dan pengembalian buku, reservasi (pesanan buku yang akan dipinjam), perhitungan denda dan peringatan kepada peminjam tentang keterlambatan pinjaman, statistik, dan sebagainya dapat dikerjakan dengan cepat dan akurat. Satu terminal komputer dapat menggantikan setumpuk kartu peminjaman dan dapat mempercepat proses layanan.
Tujuan utama dari sistem sirkulasi berbasis komputer adalah pencatatan secara sistematis item-item yang dipinjam serta data rinci peminjamannya. Lebih spesifik automasi sirkulasi seharusnya menyediakan data sebagai berikut:
1. Daftar koleksi yang tersedia
Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi perpustakaan, maka proses pencarian bahan pustaka berjalan dengan lancar dan akurat.
2. Buku yang dipinjam
Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi perpustakaan, maka dengan mudah terdeteksi koleksi yang terpinjam oleh pemakai. 3. Buku yang dikembalikan dan atau diperpanjang
Basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi juga dapat memudahkan pustakawan dalam melacak apakah seorang pengguna/pemustaka telah mengembalikan atau bahkan masih memperpanjang buku yang telah dipinjamnya yakni hanya dengan melakukan scan pada kartu anggota pemustaka.
4. Tanggal jatuh tempo peminjaman
Tanggal jatuh tempo peminjaman dapat terdeteksi pula melalui scan kartu keanggotaan pemustaka saat melakukan transaksi.
5. Apakah peminjam dimungkinkan untuk meminjam lagi atau tidak dengan melakukan scan kartu anggota, maka di layar monitor akan muncul apakah seorang pemustaka masih boleh memperpanjang peminjamannya atau sudah tidak boleh karena melampaui batas waktu peminjaman.
6. Jika peminjam mencoba meminjam lebih dari yang seharusnya Secara otomatis sistem akan menolak, apabila ada pemustaka yang ingin meminjam koleksi lebih dari yang seharusnya.
7. Mendeteksi persoalan peminjam pada saat transaksi
Sistem automasi dapat mendeteksi apabila seseorang masih memiliki tunggakan baik itu berupa koleksi ataupun tunggakan denda, tidak akan dapat dilanjutkan transaksinya apabila belum menyelesaikan sangkutan tersebut.
8. Pemesanan koleksi
Pustakawan dapat melakukan pemesanan koleksi sesuai kebutuhan pengguna/pemustaka dengan cepat.
9. Denda
Dengan sistem automasi berupa scan kartu anggota dapat diketahui berapa jumlah denda yang harus dibayar oleh seorang pengguna/pemustaka.
10.Data Koleksi yang dipinjam
Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi perpustakaan maka pustakawan dapat mengetahui berapa jumlah koleksi yang terpinjam.
11.Statistik peminjaman
Secara keseluruhan sistem automasi memudahkan pustakawan dalam membuat data statistik peminjaman baik dalam jumlah harian, bulanan bahkan tahun dengan tepat dan akurat.
Pengelolaan keanggotaan, yaitu sebuah kegiatan administratif pengelolaan perpustakaan, yang meliputi kegiatan penerimaan layanan keanggotaan, pembuatan kartu tanda anggota, layanan surat keterangan bebas tagihan, dan lain-lain.
Dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang satu menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.
2.2.4. Pengawasan Serial (Serials Control)
Pengawasan serial (serials control) yaitu kegiatan pengawasan koleksi terbitan berkala seperti majalah, jurnal, dan buletin. Menurut Hasugian (2003) pengawasan serial merupakan
Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial
2.2.5. Katalog Online (OPAC)
Katalog online (OPAC), yaitu penyediaan fasilitas temu balik koleksi perpusakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. Menurut Siregar (1997) “katalog talian atau OPAC adalah penyediaan fasilitas akses koleksi di perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan”. Seperti yang dikutip Hasugian (2003, 4) menyatakan bahwa “OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya manggambarkan koleksi perpustakaan tertentu di mana pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi melalui komputer untuk memudahkan pengguna dalam melakukan penelusuran hanya dengan menggunakan keyword.