EVALUASI TUJUAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN PADA KANTOR KEARSIPAN PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI
KABUPATEN KARO
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam bidang studi
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
OLEH
TRIA FEBA SITEPU 110709061
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
ABSTRAK
Sitepu, Tria Feba. 2015. Evaluai Penerapan Tujuan Automasi Perpustakaan Pada Kantor Kearsipan Perpustakaan Dan Dokumentasi Kabupaten Karo Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan tujuan automasi perpusakaan pada sistem informasi Kantor Kearsipan Perpustakaan & Dokumentasi Kabupaten Karo. Penelitian ini melihat pencapaian tujuan dari automasi perpustakaan dalam menerapkan teknologi informasi di perpustakaan. Metode penelitian yang
digunakan adalah metode deskriptif. Populasi penilitian yaitu seluruh pegawai KKPD Kabupaten Karo berjumlah 17 orang, menggunakan total sampling yaitu 17 orang. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, angket, dan studi kepustakaan.Analisa deskriptif yang disajikan pada penelitian ini dalam bentuk tabel distribusi, frekuensi dan persentase.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa tujuan automasi perpustakaan di KKPD Kabupaten Karo belum tercapai secara maksimal. Dapat dilihat pencapain tujuan untuk mempercepat waktu yaitu hampir setengah (49 %), pencapaian tujuan untuk mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci pengarang yaitu hampir setengah (45%), pencapaian tujuan untuk mempercepat proses pengolahan, peminjaman, dan pengembalian yaitu hampir setengah (45%), pencapaian tujuan untuk meringankan pekerjaan yaitu sebagian besar (57%), pencapaian tujuan untuk meningkatkan layanan yaitu hampir setengah ( 47%), pencapaian tujuan untuk memudahkan dalam pembuatan laporan statistik yaitu (57%), pencapaian tujuan untuk menghemat biaya yaitu sebagian besar (51%), dan pencapaian tujuan tujuan untuk menumbuhkan rasa bangga yaitu hampir setengah (48%)
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi
: Evaluasi Tujuan Automasi Perpustakaan Pada Kantor
Kerasipan Perpustakaan Dan Dokumentasi
Kabupaten Karo
Oleh
: Tria Feba Sitepu
NIM
: 110709061
Pembimbing I : Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.P.
NIP :
Tanda Tangan :
___________________
Tanggal :
___________________
Pembimbing II : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom
NIP :
Tanda Tangan :
___________________
Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi
: Evaluasi Tujuan Automasi Perpustakaan pada Kantor
Kerasipan Perpustakaan dan Dokumentasi
Kabupaten Karo
Oleh
: Tria Feba Sitepu
NIM
: 110709061
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dr. Dra. Irawaty A. Kahar, M.Pd. NIP : 19511119 198601 2 001
Tanda Tangan :
___________________
Tanggal :
___________________
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Ketua : Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. NIP : 19511013 197603 1 001
Tanda Tangan :
___________________
Tanggal :
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai
suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat
pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan
penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis
dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Juli 2015 Penulis
KATA PENGANTAR
Segala puji, hormat dan syukur penulis panjatkan Kepada Allah Yang Maha Kuasa untuk segala kemurahan-Nya. Penulis menyadari ketidakmampuan yang dimiliki, namun karena kasih, anugerah, penyertaan dan izin Tuhan sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. Skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan guna mendapat gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Adapun judul skripsi ini adalah “Evaluai Pemanfaatan Automasi Perpustakaan
Pada Kantor Kearsipan Perpustakaan & Dokumentasi Kabupaten Karo”
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada kedua orangtua penulis Bapak Alm.Mulana Sitepu sangat singkat waktu yang diberikan Tuhan namun pengajaran dan didikan yang pernah bapak berikan akan selalu diingat. Kepada ibu penulis Dk. Aslina Br Ginting terima kasih untuk doa, dukungan, didikan, kasih, semangat dan biaya selama ini. Kepada kedua saudara penulis, kakak Pdt. Dian Krista Sitepu S.Th untuk doa, dukungan, kasih dan semangat, kepada abang Andre Oki Sitepu untuk setiap doa, dukungan, kasih dan semangat selama ini. terima kasih sudah menjadi penyemangat terbesar untuk penulis.
Skripsi ini tidak terlepas dari dukungan arahan dan nasehat dan bantuan dari berbagai pihak. maka dari itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara dan sebagai Penguji I yang telah banyak memberikan saran dan arahan kepada penulis.
3 Ibu Laila Hadri Nasution S.Sos., M.P selaku Pembimbing 1 yang telah memberikan banyak arahan, nasehat, terima kasih untuk tanggung jawab, dukungan, kesabaran dan waktu yang sudah diberikan kepada penulis
4 Ibu Hotlan Siahaan S.Sos, M.I.Kom selaku Pembimbing 2 yang sudah memberikan arahan kepada penulis.
5 Ibu Himma Dewiyana S.T, M.Hum selaku Pembimbing akademik yang telah banyak membantu dan memeberikan arahan kepada penulis. 6 Ibu Hj. Dra. Eva Rabita, M.Hum selaku penguji 2 yang sudah banyak
memberikan saran dan arahan kepada penulis
7 Kepala perpustakaan dan seluruh staf KKPD Kabupaten Karo untuk bantuan dan partisipasi untuk dapat diselesaikannya skripsi ini.
8 Seluruh dosen Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara yang sudah telah banyak memberikan pembelajaran kepada penulis selama perkuliahan
9 Staf Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan informasi bang,Yudi Purnomo AMd yang sudah banyak membantu penulis
11 Rekan penulis Ayu, Kiki, Qisty, Etha, Yohanna, Chindi, Winnie, Friska, Fanny, Mairil, Mulyanto, Fauzi dan seluruh teman-teman IMPUS 2011 terima kasih sudah menjadi rekan yang baik untuk penulis.
Penulis menyadari skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun skripsi ini di masa yang akan datang. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya untuk semua pihak dan semoga mendapatkan berkat dari Tuhan, dan kiranya skripsi ini bermnfaat bagi pembaca dan perkembangan dunia perpustakaan.
Medan, juni 2015
DAFTAR ISI
KATA PENGANTARDAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian ... 4
1.5. Ruang Lingkup Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. Teknologi Informasi Pada Perpustakaan... 6
2.2. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan ... 8
2.2.1 Pengadaan (Acquisition) ... 8
2.2.2 Pengatalogan (Cataloguing) ... 11
2.2.3 Pengawasan Sirkulasi (Circulation Control) ... 12
2.2.4 Pengawasan Serial (Serials Control) ... 16
2.2.5 Katalog Online (OPAC) ... 16
2.3. Kebutuhan Sistem Automasi Perpustakaan ... 16
2.3.1 Pemilihan Sistem Automasi Perpustakaan ... 18
2.4. Automasi Perpustakaan ... 27
2.4.1 Tujuan Automasi Perpustakaan ... 28
2.5. Model Evaluasi Sistem Informasi ... 28
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Metode Penelitian ... 32
3.2. Lokasi Penelitian ... 32
3.3. Populasi ... 32
3.4 Sampel ... 33
3.5. Teknik Pengumpulan Data ... 33
3.6. Jenis dan sumber Data ... 33
3.7. Instrumen Penelitian ... 33
3.7.1 Angket ... 34
3.8. Kisi-Kisi Angket ... 34
3.9. Analisis Data ... 35
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Pengumpulan Data ... 35
4.2. Analisis Deskriptif ... 35
4.2.1. Mengatasi Keterbatasan Waktu ... 35
4.2.2. Mempermudah Akses Informasi Dari Berbagai Pendekatan Misalnya Dari judul, Kata Kunci,dan Pengarang ... 37
4.2.3. Mempercepat Proses Pengolahan, Peminjaman, dan Pengembalian ... 40
4.2.4. Meringankan Pekerjaan ... 43
4.2.5. Meningkatkan Layanan ... 45
4.2.7. Menghemat Biaya ... 50 4.2.8. Menumbuhkan Rasa Bangga ... 52 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Kisi-Kisi Variabel Penelitian 34Tabel 4.1 Kesulitan Dalam Menggunakan Sistem Automasi Perpustakaan 35 Tabel 4.2 Peningkatan Mutu Kinerja Dengan Adanya Sistem Automasi Perpustakaan 36
Tabel 4.3 Peningkatan Mutu Kinerja Dengan Tersedianya Fasilitas 37 Tabel 4.4 Menggunakan OPAC 38
Tabel 4.5 Kemudahan Akses Menemukan Koleksi 39
Tabel 4.6 Membantu Pengguna Menemukan Koleksi Melalui OPAC 39 Tabel 4.7 Menginventaris Buku 41
Tabel 4.8 Penggunaan Sistem Automasi Perpustakaan Untuk Meningkatkan Produkrivitas Layanan Sirkulasi 41
Tabel 4.9 Penggunaan Komputer 42
Tabel 4.10 Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan 43
Tabel 4.11 Melakukan Transaksi Peminjaman Dan Pengembaliani 44 Tabel 4.12 Peranan Teknologi Untuk Meningkatkan Kinerja 44
Tabel 4.13 Pembuatan Tagihan Keterlambatan Pengembalian Buku 45 Tabel 4.14 Pemanfaatan Waktu Layanan 46
Tabel 4.15 Pemanfaatan Internet Untuk Kepuasan Pengguna 47 Tabel 4.16 Pemenuhan Kebutuhan Sumber Informasi 48
Tabel 4.17 Penyajian Sumber Informasi Terbaru 48 Tabel 4.18 Pembuatan Statistik Pengunjung 49
Tabel 4.19 Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Untuk Menghemat Biaya50 Tabel 4.20 Pengehematan Biaya Operasional 51
Tabel 4.22 Kebanggaan terhadap Sistem Automasi Perpustakaan 53 Tabel 4.23 Meningkatkan Kepuasan Pengguna 53
ABSTRAK
Sitepu, Tria Feba. 2015. Evaluai Penerapan Tujuan Automasi Perpustakaan Pada Kantor Kearsipan Perpustakaan Dan Dokumentasi Kabupaten Karo Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan tujuan automasi perpusakaan pada sistem informasi Kantor Kearsipan Perpustakaan & Dokumentasi Kabupaten Karo. Penelitian ini melihat pencapaian tujuan dari automasi perpustakaan dalam menerapkan teknologi informasi di perpustakaan. Metode penelitian yang
digunakan adalah metode deskriptif. Populasi penilitian yaitu seluruh pegawai KKPD Kabupaten Karo berjumlah 17 orang, menggunakan total sampling yaitu 17 orang. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, angket, dan studi kepustakaan.Analisa deskriptif yang disajikan pada penelitian ini dalam bentuk tabel distribusi, frekuensi dan persentase.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa tujuan automasi perpustakaan di KKPD Kabupaten Karo belum tercapai secara maksimal. Dapat dilihat pencapain tujuan untuk mempercepat waktu yaitu hampir setengah (49 %), pencapaian tujuan untuk mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci pengarang yaitu hampir setengah (45%), pencapaian tujuan untuk mempercepat proses pengolahan, peminjaman, dan pengembalian yaitu hampir setengah (45%), pencapaian tujuan untuk meringankan pekerjaan yaitu sebagian besar (57%), pencapaian tujuan untuk meningkatkan layanan yaitu hampir setengah ( 47%), pencapaian tujuan untuk memudahkan dalam pembuatan laporan statistik yaitu (57%), pencapaian tujuan untuk menghemat biaya yaitu sebagian besar (51%), dan pencapaian tujuan tujuan untuk menumbuhkan rasa bangga yaitu hampir setengah (48%)
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi dan tuntutan akan kecepatan dan ketepatan informasi, menuntut perpustakaan sebagai unit informasi untuk meninggalkan perpustakaan yang bersifat konvensional. Tidak dapat kita pungkiri saat ini kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah menjadi bagian hidup masyarakat saat ini. Cara tradisional dalam mengerjakan kegiatan di perpustakaan dinilai tidak mampu lagi mengikuti perkembangan zaman. Penerapan TI menjadi alternatif dalam mengatasi masalah di perpustakaan. Penerapan TI di perpustakaan yaitu penggunaan komputer pada kegiatan di perpustakaan menawarkan banyak kemudahan dan kecepatan proses kerja.
bantuan teknologi informasi”. Komputer sebagai sentral dari teknologi informasi saat ini sangat berperan penting di dalam kegiatan perpustakaan. Automasi perpustakaan sebagai suatu kegiatan pengautomasian kegiatan sistem kerumahtanggaan perpustakaan.
Automasi perpustakaan pada awalnya banyak dikembangkan oleh perpustakaan besar dan menggunakan komputer jenis mainframe dan biaya pemeliharannya tergolong mahal. Namun dengan perkembangan komputer PC dan teknologi jaringan, serta tersedianya berbagai jenis perangkat lunak perpustakaan menjadikan automasi bukan lagi sesuatu yang mahal. Perpustakaan terautomasi menggunakan dokumen berbasis kertas dan menggunakan sistem elektronik. Perpustakaan terautomasi merupakan perpustakaan berbasis komputer. Sistem kerumahtanggaan perpustakaan terpadu (integrated library system) menyatukan semua sub-sistem ke dalam satu jaringan, sehingga semua modul dapat saling berinteraksi satu sama lain.
Perpustakaan umum merupakan suatu unit layanan informasi untuk masyarakat umum tanpa memandang usia dan SARA. Perpustakaan umum membantu pengguna agar menjadi masyarakat melek informasi. Kantor kearsipan, perpustakaan, dan dokumentasi (KKPD) Kabupaten Karo tergolong ke dalam perpustakaan umum. Jumlah koleksi sebanyak 15.619 eksemplar. Jumlah pengguna yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan hanya 136 orang dengan jumlah pengunjung rata-rata 30 orang per hari. Hal ini terjadi karena kurangnya promosi di daerah Kabupaten Karo mengenai keberadaan perpustakaan di tanah Karo.
terautomasi, menggunakan software SLiMS (Senayan Library Management System) dan akan menggunakan INLIS Lite sesuai dengan peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. KKPD Kabupaten Karo tidak memiliki staf khusus bidang TI KKPD Kabupaten Karo memiliki 17 staf dan hanya 2 orang yang berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan. SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI. KKPD Kabupaten Karo memiliki staf yang kurang kompeten dibidang TI. Menggunakan LAN (local area network) sangat membantu dalam proses kerja. Penyediaan layanan internet saat ini juga sudah menjadi kebutuhan pengguna untuk melakukan penelusuran informasi dan melakukan kerjasama. KKPD Kabupaten Karo menggunakan metode automasi perpustakaan yaitu Sistem Turnkey dan menggunakan
software Senayan Library Management System (SliMS) yang disarankan oleh pustakawan KKPD Kabupaten Karo namun hanya sirkulasi saja yang terautomasi.
Proses inventaris buku tidak dapat dilakukan di komputer lain, karena belum terintegrasi. OPAC (Online Public Access Catalogue) sering tidak aktif, pengguna tidak mengetahui mengenai OPAC. Apabila pengguna ingin mencari buku pengguna langsung datang ke rak melihat satu per satu, bila tidak menemukan pengguna menghubungi pustakawan, dan pustakawan yang melihat di OPAC Pengguna juga belum pernah mendapatkan pelatihan penggunaan perpustakaan khususnya penggunaan OPAC sebagai alat untuk menelusuri koleksi yang dimiliki perpustakaan dan tidak update untuk buku baru.
paham dan menerapkan teknologi di dalam kehidupannya. Pengguna sangat mengharapkan kemajuan perpustakaan khususnya di bidang TI. Di era globalisasi ini seharusnya pengguna dilayani dengan fasilitas yang lengkap dan dibantu dengan teknologi saat ini karena tujuan utama perpustakaaan merupakan kepuasan pengguna. Perpustakaan KKPD Kabupaten Karo tetap bertahan dengan keadaan perpustakaan yang belum layak baik dari segi sarana dan prasarana perpustakaan, dan juga SDM yang kurang kompeten.
Sesuai dengan Undang-undang Republik Indonesia tahun 2007 Tentang Perpustakaan pasal 22 ayat 3 menyatakan bahwa perpustakaan umum yang diselenggarakan oleh pemerintah, pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota, kecamatan, dan desa/kelurahan mengembangkan sistem layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Evaluasi dilakukan untuk menilai implementasi sistem informasi dengan pendekatan tujuan pemanfaatan automasi di perpustakaan.. Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis ingin melakukan penelitian mengenai “Evaluasi pemanfaatan Automasi
Perpustakaan Pada Kantor Kearsipan Perpustakaan dan Dokumentasi Kabupaten Karo.” 1.2. Rumusan Masalah
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui tujuan penerapan automasi perpustakaan pada sistem informasi Kantor Kearsipan, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kabupaten Karo.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Kantor Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi Kabupaten Karo, hasil
penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk kemajuan perpustakaan dan pustakawan untuk meningkatkan kemampuan pustakawan dalam menerapkan teknologi informasi pada Kantor Kearsipan, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kabupaten Karo.
2. Peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi dalam melakukan penelitian pada topik yang sama.
3. Penulis, untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan penulis mengenai evaluasi penerapan TI pada sistem kerumahtanggaan di perpustakaaan.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1. Teknologi Informasi Pada Perpustakaan
Teknologi merupakan hasil dari kreasi, ketrampilan ataupun ide manusia dengan memanfaatkan peralatan, dengan proses, dan sumber daya.
Teknologi merupakan sebuah konsep yang berkaitan dengan jenis penggunaan dan pengetahuan tentang alat dan keahlian, serta bagaimana ia dapat memberi pengaruh pada kemampuan manusia untuk mengendalikan dan mengubah sesuatu yang ada disekitarnya (Anshari 2010).
Teknologi adalah aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaiki kondisi manusia, atau paling tidak memperbaiki efisiensi manusia pada berbagai aspek. Secara luas teknologi merupakan semua manifestasi dalam arti materiil yang lahir dari daya cipta manusia untuk membuat segala sesuatu yang bermanfaat guna mempertahankan kehidupannya. (Febrian 2010).
Menurut Turban (2006), “informasi adalah sebuah kumpulan dari data yang
terorganisir dari berbagai cara yang bermanfaat bagi penerima informasinya”. Sedangkan, menurut Menurut Krismiaji (2005) ”informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”.Menurut Turban, (2006), “information technology relates
to any computer-based to that people use to work with information and to support the
berkaitan dengan segala sesuatu yang berbasis komputer yang digunakan orang untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan informasi untuk mendukung dan mengolah informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan). Menurut Ishak (2008) “TI adalah
hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya.”
Menurut Hariyadi yang dikutip oleh Rushendi (2007) teknologi informasi adalah: Teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi.
Seperti yang dijelaskan Supsiloani (2006) penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi dipergunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik, dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi perpustakaan.
Menurut Mahmudin (2008), ada beberapa alasan mengapa teknologi informasi saat ini sangat dibutuhkan di perpustakaan.
1. Sistematika informasi: terjadinya ledakan informasi yang membanjiri dunia saat ini membutuhkan pengelolaan yang lebih sistematis. Hampir semua perguruan tinggi di Indonesia menggunakan ICT dalam pengelolaan database perpustakaan.
2. Tingginya akses informasi: kebutuhan pengguna untuk mencari dan menemukan kembali informasi lebih mudah jika difasilitasi dengan sarana ICT. Katalog online memungkinkan pustakawan dan pengguna untuk mendapatkan informasi dari berbagai sumber. Sudah menjadi hal yang lumrah untuk menyusun pengajuan daftar pustaka baru dengan mengunjungi dan menggunakan data-data di toko buku Amazon.
3. Efisiensi pekerjaan: komputer di perpustakaan membantu pekerjaan menjadi lebih cepat. Pencatatan buku-buku baru serta pengolahan akan lebih mudah jika disimpan dalam file komputer. Pengkatalogan tidak hanya dengan sistem Anglo American Cataloguing Rules (AACR), begitupun penentuan subjeknya dengan Dewey Decimal Clasifications (DDC). Tetapi secara praktis penggunaan katalog online memudahkan proses pengatalogan.
4. Memudahkan tukar-menukar informasi dalam bentuk data.
5. Komunikasi dua arah atau searah, sudah hal yang lazim digunakan dengan tersedianya fasilitas yahoo messenger atau dengan fasilitas e-mail. Mailing list
yang sama, setiap orang bisa berpartisipasi, kita dapat membaca email orang lain dan kemudian mengirimkan balasannya. Mailing list sebagai sarana yang ampuh untuk mendapatkan sumbangan buku, perbaikan fasilitas perpustakaan 6. Menjadi trend bila pustakawan saat ini menyimpan data pada pada web dari
e-mail pribadi.
7. Keseragaman: salinan data atau informasi yang dibuat dapat diseragamkan sehingga memudahkan pengguna (user friendly). Konsep Machinery Readable Catalogue (MARC) yang populer tahun 90an masih digunakan dalam rangka penyeragamkan penentuan tag (ruas) data bibliografi pustaka.
Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat diketahui bahwa teknologi informasi adalah teknologi pendukung sistem informasi yang berasal dari ide, kreasi, maupun keterampilan manusia untuk mengubah data menjadi sebuah informasi dan dipergunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan, untuk mengintegrasikan semua bidang pekerjaan di perpustakaan dapat diteruskan kepada pengguna.
2.2. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan
2.2.1. Pengadaan (Acquisition)
Pengadaan (acquisition) merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran maupun berupa hadiah. Pengadaan bahan pustaka bertujuan untuk menambah koleksi perpustakaan yang uptodate dan sesuai dengan kebutuhan pengguna
Menurut Sutarno (2006: 174) “Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”.
Menurut Shah (2014) Acquisition system is reliable and support library staff managing the processes involved with collection development, freeing staff
repetitive data entry tasks by linking related acquisition data together. Library
acquisition is interactive with the Serial Control, Cataloguing and Public access
catalogue modules to process orders and to view serial copy information.
Menurut Siregar (2004) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku.
3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus dimana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengadaan merupakan suatu kegiatan pengisian perpustakaan dengan sumber-sumber informasi yang dilakukan oleh staff perpustakaan baik melalui pembelian,hadiah ataupun penukaran koleksi, dengan
melakukan pengecekan bibliografi melakukan verivikasi dan dicocokkan ke daftar pesanan
2.2.2. Pengatalogan (Cataloguing)
Pengatalogan (cataloguing) adalah semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana temu balik informasi.
Pengatalogan (cataloguing) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Aktivitas yang terjadi dalam proses pengatalogan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan katalog dan pembuatan label bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dipinjam.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustaka agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor DDC atau kombinasinya. Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
2.2.3. Pengawasan Sirkulasi (Circulation Control)
Pengawasan sirkulasi (circulation control), yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
Menurut Lasa (1995_ Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “ circulation” yang
berarti perputaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara” sirkulasi uang dan
namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan
Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih yang dikutip oleh Cintia (2012) sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi. Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi.
Berdasarkan uraian para pakar di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan yang ada di perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna bukan hanya peminjaman,pengembalian, dan perpanjangan buku tetapi suatu kegiatan yang menyeluruh untuk pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi,dan juga untuk mengetahui peredaran koleksi.
Menurut Siregar (2004) sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
4. Sistem dapat memproses perpanjangan. 5. Sistem dapat memproses denda.
6. Sistem dapat memproses reservasi.
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam.
Kegiatan pada bagian sirkulasi meliputi: 1. Pendaftaran anggota perpustakaan. 2. Peminjaman koleksi.
3. Pengembalian atau perpanjangan. 4. Penagihan.
5. Pemberian sanksi. 6. Waktu layanan. 7. Sistem peminjaman.
Menurut Qalyubi, (2007) sistem layanan sirkulasi di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem sebagai berikut :
1. Sistem terbuka (Open Access)
Sistem terbuka membebaskan pengunjung ketempat koleksi perpustakaan dijajakan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka-buka, melihat-lihat buku, dan mengambil sendiri. Ketika tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.
Pemakai dapat melakukan browsing dan memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.
Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak. b) Kelemahan sistem terbuka:
Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula, sehingga koleksi bercampur aduk.
Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak, dan
Kehilangan koleksi relatif besar.
2. Sistem tertutup (Close Access)
Sistem tertutup tidak memperkenankan pengunjung masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.
a) Kelebihan sistem tertutup:
Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang merngembalikan bahan pustaka, dan
Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.
Sistem sirkulasi yang terautomasi sesuai dengan jenis layanan perpustakaan yang secara terbuka. Layanan yang mencakup semua administrasi peminjaman dan pengembalian buku, reservasi (pesanan buku yang akan dipinjam), perhitungan denda dan peringatan kepada peminjam tentang keterlambatan pinjaman, statistik, dan sebagainya dapat dikerjakan dengan cepat dan akurat. Satu terminal komputer dapat menggantikan setumpuk kartu peminjaman dan dapat mempercepat proses layanan.
Tujuan utama dari sistem sirkulasi berbasis komputer adalah pencatatan secara sistematis item-item yang dipinjam serta data rinci peminjamannya. Lebih spesifik automasi sirkulasi seharusnya menyediakan data sebagai berikut:
1. Daftar koleksi yang tersedia
Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi perpustakaan, maka proses pencarian bahan pustaka berjalan dengan lancar dan akurat.
2. Buku yang dipinjam
Basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi juga dapat memudahkan pustakawan dalam melacak apakah seorang pengguna/pemustaka telah mengembalikan atau bahkan masih memperpanjang buku yang telah dipinjamnya yakni hanya dengan melakukan scan pada kartu anggota pemustaka.
4. Tanggal jatuh tempo peminjaman
Tanggal jatuh tempo peminjaman dapat terdeteksi pula melalui scan kartu keanggotaan pemustaka saat melakukan transaksi.
5. Apakah peminjam dimungkinkan untuk meminjam lagi atau tidak dengan melakukan scan kartu anggota, maka di layar monitor akan muncul apakah seorang pemustaka masih boleh memperpanjang peminjamannya atau sudah tidak boleh karena melampaui batas waktu peminjaman.
6. Jika peminjam mencoba meminjam lebih dari yang seharusnya Secara otomatis sistem akan menolak, apabila ada pemustaka yang ingin meminjam koleksi lebih dari yang seharusnya.
7. Mendeteksi persoalan peminjam pada saat transaksi
Sistem automasi dapat mendeteksi apabila seseorang masih memiliki tunggakan baik itu berupa koleksi ataupun tunggakan denda, tidak akan dapat dilanjutkan transaksinya apabila belum menyelesaikan sangkutan tersebut.
8. Pemesanan koleksi
9. Denda
Dengan sistem automasi berupa scan kartu anggota dapat diketahui berapa jumlah denda yang harus dibayar oleh seorang pengguna/pemustaka.
10.Data Koleksi yang dipinjam
Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi perpustakaan maka pustakawan dapat mengetahui berapa jumlah koleksi yang terpinjam.
11.Statistik peminjaman
Secara keseluruhan sistem automasi memudahkan pustakawan dalam membuat data statistik peminjaman baik dalam jumlah harian, bulanan bahkan tahun dengan tepat dan akurat.
Pengelolaan keanggotaan, yaitu sebuah kegiatan administratif pengelolaan perpustakaan, yang meliputi kegiatan penerimaan layanan keanggotaan, pembuatan kartu tanda anggota, layanan surat keterangan bebas tagihan, dan lain-lain.
2.2.4. Pengawasan Serial (Serials Control)
Pengawasan serial (serials control) yaitu kegiatan pengawasan koleksi terbitan berkala seperti majalah, jurnal, dan buletin. Menurut Hasugian (2003) pengawasan serial merupakan
Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial
2.2.5. Katalog Online (OPAC)
Katalog online (OPAC), yaitu penyediaan fasilitas temu balik koleksi perpusakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. Menurut Siregar (1997) “katalog talian atau OPAC adalah penyediaan fasilitas akses koleksi di perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan”. Seperti yang
dikutip Hasugian (2003, 4) menyatakan bahwa “OPAC adalah suatu pangkalan data
cantuman bibliografi yang biasanya manggambarkan koleksi perpustakaan tertentu di mana pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi melalui komputer untuk memudahkan pengguna dalam melakukan penelusuran hanya dengan menggunakan keyword.
2.3. Kebutuhan Sistem Automasi Perpustakaan
rinci tentang pengolahan data, spesifikasi ini digunakan untuk membuat kesepakatan dalam pengembangan sistem. Menurut Pressman (2010), “analisis kebutuhan merupakan bagian dari proses kebutuhan perangkat lunak yang berperan menjembatani jurang yang sering terjadi antara level rekayasa kebutuhan dan perancangan perangkat lunak”. Menurut
Wiegers (2003), “analisis kebutuhan bertujuan menyempurnakan kebutuhan-kebutuhan yang ada untuk memastikan pemangku kepentingan memahaminya dan menemukan kesalahan-kesalahan, kelalaian, dan kekurangan lainya jika ada”.
Berdasarkan definisi di atas dapat diketahui bahwa analisis kebutuhan adalah proses untuk menemukan permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan dan menyempurnakan sistem yang akan dibuat selanjutnya.
modul sistem tertentu (modular systems). Ada kalanya perpustakaan berkeinginan untuk mengautomasikan seluruh kerumahtangaannya. Pengelola perpustakaan merinci kebutuhan sistem untuk semua bagian atau unit kegiatan yang ada. Untuk itu diperlukan sistem automasi yang mampu mengakomodir seluruh kegiatan yang ada pada kerumahtanggaan perpustakaan (total systems).
Sistem yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu modul dengan modul yang lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut, masing-masing bagian atau unit pada kerumahtanggan perpustakaan akan dapat saling memanfaatkan data bibliografis (sharing), yang tentunya akan menghasilkan efisiensi yang tinggi. Menurut Hasugian (2003) “duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada kegiatan tertentu”. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih
cepat, dan kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindaklanjuti dengan cara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing perpustakaan.
2.3.1. Pemilihan Sistem Automasi Perpustakaan
2.3.1.1. Metode Automasi Perpustakaan
Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa penggunaan komputer atau automasi perpustakaan pada hakekatnya bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan perpustakaan kepada para penggunanya. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat menggunakan beberapa metode atau cara. Berdasarkan cara pengembangannya, Menurut Corbin yang dikutip oleh Rasiman (2008) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu membeli sistem turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems).
1. Membeli Sistem Turnkey; Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang sudah dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor
biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian; dan staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer. Pada sisi lain, sistem turnkey
juga mempunyai kelemahan antara lain, beberapa ciri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan, karena sistem tersebut dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum. Kelemahan lainnya, disamping harganya mahal, beberapa sistem turnkey
tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat dirubah setelah dipasang. 2. Mengadaptasi Sistem; perpustakaan dapat juga membangun dan
pengelola pusat jaringan. Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa kebutuhan perpustakaan sebagai pengguna sistem dan anggota jaringan dapat berbeda, sehingga sistem sulit mengakomodasi semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama. 3. Mengembangkan Sistem Lokal; perpustakaan dapat juga membangun sistem
automasinya dengan mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut “ in-house developed system”. Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang,
diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Keuntungan dari sitem lokal, bahwa sistem dirancang dan diprogram sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan. Kelemahannya, pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer. Kelemahan lainnya, membutuhkan waktu yang lama agar dapat beroperasi, karena pembuatannya biasanyan dimulai dari desain, pemrograman, pengujian sampai kepada penginstalan sistem.
dilakukan oleh perpustakaan di Indonesia. Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut. Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya.
2.3.1.2. Pemilihan Perangkat Komputer
Dewasa ini ada keinginan dari berbagai perpustakaan tertentu dalam rangkaian membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara membeli sistem turnkey, karena disamping lebih praktis, sejumlah perangkat lunak (software) khusus untuk kerumahtanggaan perpustakaan sudah semakin mudah ditemukan di pasar komersial seperti VTLS, Dynix, Ilmu dan sebagainya. Akan tetapi sebelum membeli sistem turnkey, perlu dilakukan analisis terhadap sistem tersebut dengan melihat berbagai faktor atau kriteria yang menjadi bahan pertimbangan, agar dikemudian hari tidak terjadi kegagalan dalam pengoperasiannya. Disamping itu, saat ini perangkat lunak gratisan yang dapat digunakan untuk sistem automasi perpustakaan sudah relatif banyak, seperti Athenaeum Light, Iglo, X-Igloo, OpenBiblio, PhpMyLibrary, Greenstone, Senayan, dan sebagainya, yang kesemuanya itu mudah didapatkan di internet. Berkaitan dengan penggunaan sistem
2.3.1.2.1. Kriteria Pemilihan Software
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Menurut Supriyanto dan Muhsin yang dikutip oleh Azwar (2013) beberapa kriteria untuk menilai software adalah sebagai berikut:
1. Kegunaan; fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan
2. Ekonomis; biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software
sesuai dengan hasil yang didapatkan.
3. Keandalan; mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
4. Kapasitas; mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
5. Sederhana; menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
6. Fleksibel; dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
2.3.1.2.1.1. Menentukan Software
sistem perpustakaan yang terintegrasi. Saat ini banyak software perpustakaan yang tersedia di perpustakaan dimana perpustakaan dapat memilih beberapa software yang akan memenuhi tujuan ataupun keobjektifan dari automasi perpustakaan.
a. Membangun sendiri. b. Mengontrakkan keluar.
c. Membeli software jadi yang ada di pasaran. Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus:
a. Sesuai dengan keperluan. b. Memiliki izin pemakaian.
c. Ada dukungan teknis, pelatihan, dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan. d. Menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi software. Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus dipertimbangkan oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut bisa diidentifikasi melalui berbagai acuan tertentu. Tedd yang dikutip oleh Hasugian (2003) mengemukakan, “sejumlah pokok pikiran
yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan”. Pokok pikiran tersebut dikelompokkan atas 5 (lima) kategori atau faktor
sebagai berikut:
1. Faktor Umum
Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih
software antara lain pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan
telah menggunakannya kemudian melakukan diskusi dan studi mendalam tentang cara kerja dan peralatan sistem tersebut. Jika ini tidak dapat dilakukan kerena lokasi yang berjauhan, maka dapat dilakukan melalui komunikasi lain seperti surat-menyurat untuk mengetahui keberadaan software tersebut. Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari padapengalaman yang dikemukakan oleh
vendor atau supplier, sebab apa yang dikemukakan vendor atau supplier
biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitu promosi terhadap produknya. Faktor umum lainnya yang perlu diketahui ialah reputasi dari badan atau organisasi yang menulis atau memproduksi software tersebut. Sistem
turnkey atau paket jadi biasanya ditulis atau diproduksi oleh bermacam-macam organisasi seperti perpustakaan, perusahaan komputer, lembaga penelitian dan sebagainya. Faktor ini perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan, karena menyangkut reputasi dalam memproduksi software tersebut, karena hal ini menyangkut kepada kualitas produk.
2. Faktor Teknis
records dan sebagainya, (5) bagaimana kemudahan menggunakan software
tersebut, dan (6) faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software. Kemampuan sistem untuk melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan pada waktu yang tepat, perlu dievaluasi. Untuk mengetahui sejumlah fungsi yang bisa dijalankan oleh suatu sistem, dan untuk mengetahui kemampuan fungsional dan kelengkapan antarmukanya (interface), maka setiap modul yang ada pada sistem dapat dievaluasi dengan menggunakan checklist yang dianggap standar untuk tipe perpustakaan tertentu. Hasil evaluasi tersebut dapat dijadikan sebagai acuan untuk memilih apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan.
3. Faktor Pendukung
Selanjutnya, beberapa faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi dalam memilih software, antara lain menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi, petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya. Selain itu perlu diketahui, apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrades) sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari software tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada organisasi pengguna (user group) untuk software tersebut. Biasanya software yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya. Biasanya user group ini menerbitkan
4. Faktor Biaya
Faktor penting yang menjadi pertimbangan ialah harga dari software yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapuncenderung semakin mahal. Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuaidengan kemampuan anggaran perpustakaan.
5. Faktor Hukum
Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli
software ialah faktor hukum. Hal penting yang perlu diketahui dalam faktor hukum ini ialah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software
tersebut. Biasanya jaminan dalam membeli software selalu ada, akan tetapi tenggang waktu jaminan tersebut dapat berbeda antara satu dengan yang lain. Berkenan dengan jaminan ini,hal lain yang perlu diperhatikan ialah pengesahan kontrak, baik kontrak pembeliansistem dan kontrak pemeliharaan sistem.
2.3.1.2.1.1.1. SLiMS (Senayan Library Management System)
perpustakaan. Dengan menggunakan SLiMS, pemustaka dapat mengakses layanan informasi perpustakaan jauh lebih cepat dibandingkan saat masih manual. Di samping itu,
software SLiMS juga bisa diakses melalui akses internet, sehingga pemustaka dapat menelusuri katalog perpustakaan dari mana saja dan kapan saja melalui website atau portal yang disediakan perpustakaan. Jika melihat sistem informasi atau berbagai perangkat lunak yang digunakan saat ini, perpustakaan lebih cenderung menggunakan perangkat lunak berbasis web disebabkan fleksibilitasnya yang dapat diakses melalui jaringan lokal dan internet dengan menggunakan berbagai sistem operating komputer (multi platform).
SLiMS dikembangkan menggunakan kolaborasi beberapa perangkat lunak berbasis
Open Source. Berbagai perangkat lunak yang digunakan untuk membangun SLiMS, antara lain Apache sebagai web server; HTML (Hypertext Markup Language) adalah bahasa standar yang digunakan oleh browser untuk menampilkan informasi dalam halaman-halaman web; PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa script yang disisipkan dalam HTML yang digunakan sebagai bahasa pemrograman web; dan MySQL adalah sistem manajemen database yang digunakan untuk menyimpan semua data. Semua perangkat lunak ini dibangun dengan kode sumber (source code) yang bersifat terbuka (open source). Kode sumber yang bersifat terbuka inilah yang memberikan peluang bagi para pengguna untuk mengembangkan SLiMS lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.
Selain aplikasi Apache, HTML, PHP, dan MySQL, SLiMS juga menggunakan beberapa aplikasi open source lainnya yang digunakan untuk mendukung pengelolaan manajemen perpustakaan, seperti Simbio2 sebagai framework atau kumpulan script coding
(generate) barcode; TinyMCE untuk penyuntingan teks berbasis web; PHPThumb untuk menampilkan gambar dalam bentuk thumbnail; Flowplayer untuk menampilkan video secara streaming dalam halaman web; ZViewer untuk menampilkan dokumen pdf; PHPLot untuk menampilkan informasi berupa laporan dalam bentuk grafik; PHPMailer untuk pengiriman email dalam aplikasi web; JQuery untuk memanipulasi komponen di dalam dokumen HTML, menangani berbagai event, animasi, efek dan memproses interaksi AJAX; teknologi AJAX (Asynchronous JavaScript and XML) untuk memudahkan interaktif pengguna dalam menggunakan aplikasi web; Index dan Sphinx untuk sistem pencarian (temu balik) informasi dengan metode yang sangat cepat; dan aplikasi Open Source lain sebagainya.
2.3.1.2.1.1.2. INLIS Lite (Integrated Library System)
INLIS Lite merupakan perangkat lunak (software) aplikasi automasi perpustakaan yang dibangun dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) sejak tahun 2011. Penamaan INLIS diambil dari kata Integrated Library System, nama dari perangkat lunak manajemen informasi perpustakaan terintegrasi yang dibangun sejak tahun 2003 untuk keperluan kegiatan rutin pengelolaan informasi perpustakaan di internal Perpusnas. Seiring dengan perkembangan dunia perpustakaan, khususnya di Indonesia, Perpusnas memandang perlu untuk memfasilitasi semangat pengelola perpustakaan di seluruh daerah untuk memulai menerapkan automasi perpustakaan menuju terwujudnya perpustakaan digital, maka Perpusnas berinisiatif untuk mendistribusikan perangkat lunak ini dalam versi yang lebih ringan dengan nama INLIS Lite. INLIS Lite merupakan inisiatif Perpusnas dalam rangka penyediaan sarana pendukung untuk:
1. Membantu pengembangan automasi perpustakaan di seluruh Indonesia.
2. Membantu dalam pembentukan katalog elektronis berbasis MARC untuk Indonesia (INDOMARC).
3. Melaksanakan program nasional yang diamanatkan kepada Perpusnas untuk menghimpun data koleksi nasional dalam sebuah Katalog Induk Nasional (KIN) dan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI) dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.
kerjanya di tingkat kabupaten dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.
5.
Karakteristik INLIS Lite, sebagai berikut:
1. Perangkat lunak berbasis web (web application software). Dalam pengoperasiannya menggunakan aplikasi browser internet yang umum digunakan untuk menjelajahi informasi di internet.
2. Instalasi perangkat lunak INLIS Lite cukup dilakukan pada satu komputer yang difungsikan sebagai pangkalan data. Komputer operator cukup mengkoneksikan dirinya melalui perangkat jaringan, baik secara lokal (LAN), WAN, maupun Internet.
3. Dapat dioperasikan secara bersamaan dalam satu waktu secara simultan (multi user ready).
4. Menggunakan metadata MARC (Machine Readable Cataloguing) dalam pembentukan katalog digitalnya.
5. Bebas pakai/gratis (freeware). 2.3.1.2.2. Perangkat Keras (Hardware)
pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar. Adakalanya suatu software
memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi processor, RAM, topologi jaringan dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih
hardware, selain kualitas barang, juga faktor ketersediaan suku cadang. 2.4. Automasi Perpustakaan
Penerapan automasi perpustakaan saat ini sudah menjadi kebutuhan utama di dalam perpustakaan. automasi sangat membantu di dalam setiap kegiatan di perpustakaan. Automasi perpustakaan merupakan komputerisasi setiap kegiatan di perpustakaan. Penerapan automasi di perpustakaan sebenarnya bertujuan untuk mempermudah, mempercepat, dan memaksimalkan kerja di perpustakaan. Menurut Nur yang dikutip oleh Doni menyatakan, “automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan
dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI)”. Menurut Siregar (2004, 24) “automasi perpustakaan adalah suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi
untuk penggunaan sebahagian atau seluruh kegiatan rutinnya”. Menurut Duval dan Main
yang dikutip oleh Hasugian (2003, 1), “automasi perpustakaan adalah pemanfaatan komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, serial kontrol, pangkalan data/manajemen katalog, sirkulasi, katalog online, laporan statistik dan penyebaran informasi”. Menurut
Cohn, Kelsey dan Fiels yang dikutip oleh Azwar (2013), automasi perpustakaan merupakan:
terbitan berseri. Semua kegiatan tersebut dilakukan dengan menggunakan pangkalan data (database) perpustakaan sebagai pondasinya.
Menurut Hendarsyah (2008) “Sistem automasi perpustakaan merupakan suatu manajemen sistem yang dapat mempermudah akses baik bagi pengelola maupun pengguna perpustakaan”.
Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat diketahui bahwa automasi perpustakaan adalah pemanfaatan teknologi berupa komputer pada kegiatan rutin di perpustakaan agar lebih efisien untuk meringankan pekerjaan manusia.
2.4.1. Tujuan Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kualitas perpustakaan mampu menghadapi perkembangan saat ini dan juga membantu dalam kegiatan di perpustakaan. Tujuan automasi perpustakaan menurut Hermawan (2009), yakni:
1. Mengatasi keterbatasan waktu. ma
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci, pengarang dan sebagainya.
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama.
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian. 5. Meringankan pekerjaan.
6. Meningkatkan layanan.
9. Menumbuhkan rasa bangga.
10.Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Menurut Azwar (2013) beberapa tujuan dan manfaat dari adanya sistem automasi perpustakaan, yakni:
1. Meringankan beban pekerjaan, khususnya yang rutin dan berulang-ulang.
2. Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam bekerja.
3. Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual. 4. Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten dan akurat.
5. Memberikan kualitas layanan kepada pengguna.
6. Meningkatkan pencitraan yang positif terhadap perpustakaan. 7. Meningkatkan daya saing.
8. Meningkatkan kerja sama antar perpustakaan.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa tujuan dari automasi perpustakaan adalah untuk membantu meringankan pekerjaan di perpustakaan, meningkatkan layanan, efisiensi dari segi waktu dan biaya, dan juga sebagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan.
2.4.2. Unsur-Unsur Automasi Perpustakaan
dipercepat dan diefisienkan, contoh katalog manual dengan komputer. Sebuah Sistem Automasi Perpustakaan pada umumnya terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu:
2.4.2.1. Pangkalan Data
Setiap perpustakaan umum atau khusus pasti tidak akan terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat susah ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses pengindeksan. Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Menurut Connolly (2002, 65) “database adalah suatu kumpulan data yang saling
berhubungan secara logis dan penjelasan tentang data yang berhubungan tersebut dirancang sedemikian rupa sehingga dapat memberikan informasi yang diperlukan oleh organisasi”.
Menurut Whitten (2007, 548), “basis data adalah kumpulan file yang saling terkait, database tidak hanya kumpulan file. Record pada setiap file harus memperbolehkan hubungan-hubungan untuk menyimpan filelain”.
2.4.2.2. User atau Pengguna
Sebuah sistem automasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya. 2.6 Model Evaluasi Sistem informasi
Ada beberapa model yang biasa digunakan dalam evaluasi sistem informasi. Penerimaan terhadap sistem informasi dapat diukur dengan beberapa model evaluasi yang
sudah dikembangkan saat ini. Banyak model evaluasi yang digunakan untuk mengukur
penerimaan sebuah sistem informasi.
2.6.1 Technology Acceptance Model (TAM)
Technology Acceptance Model (TAM). Model (TAM) dikembangkan oleh Davis (1989) yang mengadaptasi model TRA (Theory of Reasoned Action). Perbedaan mendasar antara TRA dan TAM adalah penempatan sikap-sikap dari TRA, dimana TAM memperkenalkan dua variabel kunci, yaitu perceived ease of use (kemudahan) dan
teknologi/sistem tertentu akan meningkatkan kinerja. Sementara kemudahan diartikan sebagai tingkat dimana seseorang meyakini bahwa penggunaan sistem informasi adalah mudah dan tidak memerlukan usaha keras dari pemakainya untuk bisa menggunakannya. Oleh karena itu, berdasarkan studi yang sudah dilakukan oleh Davis dapat dikatakan bahwa dalam mengembangkan sebuah sistem informasi (termasuk sistem informasi perpustakaan) perlu dipertimbangkan faktor kebermanfaatan dan kemudahan dari pengguna sistem informasi
(Surachman, 2008:10).
2.6.2 End-User Computing (EUC) Satisfaction Merupakan satu metode yang menggunakan pengukuran kepuasan sebagai satu bentuk evaluasi sistem informasi. Model evaluasi ini dikembangkan oleh Doll & Torkzadeh dimana menekankan pada kepuasan (satisfaction) pengguna akhir terhadap aspek teknologi. Penilaian kepuasan tersebut dilihat dari 5 buah perspektif yakni, isi (content), keakuratan (accuracy), format, kemudahan pengunaan (ease of use), dan waktu (timeliness). Model ini telah banyak diujicobakan oleh peneliti lain untuk menguji reliabilitasnya dan hasilnya menunjukkan tidak ada perbedaan bermakna meskipun instrumen ini diterjemahkan dalam berbagai bahasa yang berbeda (Eris L. 2006:1).
2.6.3 Task Technology Fit (TTF) Analysis. Dikembangkan oleh Goodhue dan Thompson pada tahun 1995. Inti dari model Task Technology Fit adalah sebuah konstruk formal yang dikenal sebagai Task-Technology Fit (TTF), yang merupakan kesesuaian dari kapabilitas teknologi untuk kebutuhan tugas dalam pekerjaan yaitu kemampuan teknologi informasi untuk memberikan dukungan terhadap pekerjaan (Dishaw
Characteristics, yang bersama-sama mempengaruhi konstruk ketiga TTF yang balik mempengaruhi variabel outcome yaitu Performance atau Utilization. Model TTF menempatkan bahwa teknologi informasi hanya akan digunakan jika fungsi dan manfaatnya tersedia untuk mendukung aktivitas pengguna (Eris L. 2006:1).
2.6.4 Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model
Yusof et al. (2006) memberikan suatu kerangka baru yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut Human-Organization-Technology
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa model Technology Acceptance Model (TAM), End-User Computing (EUC) Satisfaction, Task Technology Fit (TTF)
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Seperti yang dijelaskan Notoatmodjo (2010) metode penelitian deskriptif adalah:
Suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskriptif tentang suatu keadaan secara objektif. Metode ini digunakan untuk memecahkan atau menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada situasi sekarang. Penelitian ini dilakukan dengan menempuh langkah-langkah pengumpulan data, klasifikasi, pengolahan/analisis data, membuat kesimpulan dan laporan.
Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti menggunakan metode deskriptif dalam mengumpulkan data, mengolah, dan menemukan pemecahan masalah dari penelitian ini. 3.2. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Kantor Kearsipan, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kabupaten Karo yang beralamat di Jalan Pahlawan No.1 Komplek Gedung Serba Guna Kabanjahe.
3.3. Populasi
objek/subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya
Populasi pada penelitian ini adalah seluruh pegawai Perpustakaan Kantor Kearsipan, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kabupaten Karo dengan jumlah 17 orang.
3.4 Sampel
Sampel adalah sebagian atau wakil dari populasi yang di teliti atau sebagian jumlah dari karakteristik yang dimiliki oleh populasi (Arikunto 2006). Mengingat jumlah populasi yang tidak banyak, maka penulis menetapkan seluruh populasi menjadi sampel penelitian atau total sampling, yaitu teknik penentuan sampel dengan mengambil seluruh anggota populasi sebagai responden atau sampel (Sugiyono 2010). Dengan demikian, sampel dari penelitian ini adalah seluruh staf Kantor Kearsipan, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kabupaten Karo yaitu sebanyak 17 orang.
3.5. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data adalah cara yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam suatu penelitian. Untuk mengumpulkan data tersebut peneliti menggunakan beberapa teknik pengumpulan data, sebagai berikut:
2. Studi Kepustakaan, yaitu mengumpulkan data melalui berbagai bahan pustaka yang berkaitan dengan masalah penelitian. Data dapat diperoleh dari buku, jurnal, artikel lepas atau dari internet.
3.6. Jenis dan Sumber Data
Adapun jenis dan sumber data yang diperlukan dalam penelitian ini, sebagai berikut:
1. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari responden melalui angket.
2. Data sekunder, yaitu data yang mendukung data primer yang diperoleh melalui buku, jurnal, artikel lepas, laporan penelitian, internet ataupun dari dokumen lainnya yang berkaitan dengan penelitian.
3.7. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian terdiri dari beberapa hal yang berhubungan dengan penelitian. Menurut Sugiyono (2010) “instrumen penelitian adalah suatu alat yang digunakan untuk
mengukur fenomena alam maupun sosial yang diamati, secara spesifik fenomena ini disebut variabel penelitian”. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan angket sebagai instrumen penelitian. Setiap angket berisi pertanyaan yang memuat berbagai indikator variabel penelitian.
3.7.1. Angket
3.8. Kisi-kisi Angket
Untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna Perpustakaan Kantor Kearsipan, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kabupaten Karo terhadap penerapan teknologi informasi pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan, maka ditentukan beberapa pertanyaan dari 9 indikator. Adapun kisi-kisi angket penelitian dapat dilihat pada Tabel 3.1. berikut ini:
Tabel 3.1. Kisi-kisi Variabel Penelitian
4. Meringankan pekerjaan 10,11,12 3 5. Meningkatkan layanan 13,14,15 3
pembuatan layanan statistik
7. Menghemat biaya 19,20,21 3
8. Menambahkan rasa bangga 22,13,24 3
Jumlah 24
3.9. Analisis Data
Semua data yang berasal dari kuesioner diolah sehingga menghasilkan deskripsi jawaban yang akan dipersentasekan. Data yang terkumpul dari penyebaran kuesioner dianalisis menggunakan metode deskriptif. Data tersebut disusun ke dalam tabel kemudian dihitung persentasenya. Penghitungan persentase menggunakan tafsiran data dengan menggunakan rumus. Setelah data dipersentasekan, kemudian dikelompokkan atau ditabulasikan.
Untuk menghitung persentase jawaban yang diberikan responden, peneliti menggunakan rumus persentase sebagai berikut :
F
P = ____ x 100%
n
Keterangan :
P = Persentase
Untuk menafsirkan besarnya persentase yang dibuat dari tabel tabulasi data, maka peneliti menggunakan penafsiran sebagai berikut:
Jika memiliki persentase 1-25 % : Sebagian kecil Jika memiliki persentase 26-49% : Hampir setengah Jika memiliki persentase 50 % : Setengah
Jika memiliki persentase 51-75 % : Sebagian besar Jika memiliki persentase 76-99% : Pada umumnya
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini berdasarkan pengamatan, angket dan studi kepustakaan. Pada bab ini, yang menjadi pembahasan adalah pengumpulan data berdasarkan angket, dengan cara memberi daftar pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawab. Angket diberikan kepada pegawai yang bekerja pada Kantor Kearsipan, Perpustakaan,dan Dokumentasi kabupaten Karo sebagai responden, jumlah sampel penelitian yaitu 17 orang responden
4.2. Analisis Deskriptif
4.2.1. Mengatasi Keterbatasan Waktu
Pada bagian ini diharapkan bahwa dengan memanfaatkan automasi perpustakaan dapat meningkatkan kinerja lebih efektif dan efisien sehingga mampu mengatasi keterbatasan waktu dalam pelayanan.
Tabel 4.1
