1.5. Kerangka Teori
1.5.1. Sistem Komputerisasi
Untuk mempelancar kegiatan komputerisasi, diperlukan penerapan komputerisasi yang baik untuk mengolah data dengan cepat, lengkap dan akurat.
Hal ini akan terlaksana apabila organisasi melakukan penerapan sistem komputerisasi secara tepat. Untuk mengenal lebih jauh mengenai pengertian
sistem komputerisasi maka terlebih dahulu akan dijelaskan mengenai pengertian sistem.
a. Pengertian Sistem
Menurut S. Prajudi Atmosudirdjo (2005 : 15) mengemukakan pendapatnya sebagai berikut : “Suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan terhubung satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemprosesan atau pengolahan yang tertentu.”
Menurut Davis (Gordon, 2002 : 6) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Pengertian lain yang dikemukakan oleh Kumorotomo (1998 : 8) secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Sistem dapat didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta, 2003 : 4). Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Paulus, 2005 : 23).
Jadi, kesimpulan yang dapat ditarik dari beberapa pengertian sistem di atas adalah sistem merupakan sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
b. Komputerisasi
Perkataan komputer/computer berasal dari perkataan asing to Compute artinya hitung. Dengan demikian, maka komputer dapat diartikan sebagai alat hitung atau mesin hitung. Akan tetapi, apabila istilah komputer itu diartikan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi mesin hitung, maka imajinasi kita akan lain dengan makna dan tujuannya, artinya seolah-olah komputer itu disamakan dengan kalkulator.
Menurut Jhon J. Longkutoy (1996 : 24), komputer adalah alat yang memegang peranan penting di dalam sistem pengolahan data elektronis, maka komputer juga disebut alat pengolah data.
Menurut buku Computer Annual (Blissmer, 1985 : 34) komputer adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas sebagai berikut :
1. Menerima input.
2. Memproses input tadi sesuai dengan programnya
3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan.
4. Menyediakan output dalam bentuk informasi.
Menurut buku Computer Today (Sanders, 1985 : 29) komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang
dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah, instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
Menurut buku Introduction to The Computers, The Tool of Business (Fourie, 1973 : 23) komputer adalah suatu pemproses data (data processor) yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat, termasuk perhitungan aritmatika yang besar atau operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia mengoperasikan selama pemprosesan.
Menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya Manajemen Sistem Informasi (2003 : 117) komputerisasi adalah alat pengolah data elektronik tidak bersifat mekanis (mesin) dan dapat merekam dan mengolah data dari yang sederhana sampai yang paling rumit menjadi informasi. Menurut Sedarmayanti (2001 : 68) komputerisasi adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Dari beberapa defenisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa komputer adalah alat elektronik yang dapat menerima input data, mengolah data, memberikan informasi, menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer, menyimpan program dan hasil pengolahan, dan bekerja secara otomatis.
c. Sistem Komputerisasi
Setelah diuraikan pengertian sistem dan komputerisasi diketahui,
komputerisasi bagian dari pekerjaan yang sangat penting dalam mengolah dan menyimpan data untuk mempermudah kerja pegawai/karyawan.
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2003 : 106) sistem komputerisasi adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
d. Komponen Sistem Komputerisasi
Penggunaan komputer dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Berikut ini akan dijelaskan mengenai bagian atau komponen dari sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 163) dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen, yaitu :
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras atau Hardware adalah peralatan dalam bentuk fisik yang menjalankan sistem komputer. Hardware digunakan sebagai media untuk menjalankan software dan peralatan ini berfungsi untuk menjalankan instruksi-instruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam bentuk informasi yang digunakan oleh manusia untuk laporan. Perangkat keras terdiri dari :
a) Input device
Merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data atau isntruksi ke dalam komputer. Input device sesuai dengan namanya hanya
digunakan untuk memasukkan data atau instruksi ke dalam CPU (process device). Contoh : keyboard, mouse, lightpen, dan joystick.
b) Process device
Merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan kumpulan instruksi yang akan ditujukan untuk menghasilkan suatu hasil tertentu yang dikehendaki. Process device dapat melakukan tugasnya jika ada masukan dari input device baik berupa data atau instruksi. Alat ini disebut Central Processing Unit (CPU).
c) Output device
Merupakan alat yang digunakan untk menampilkan laporan atau informasi hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan pada layar monitor maupun dicetak pada media lain. Contoh : monitor, printer, dan plotter.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau Software adalah rangkaian prosedur dan dokumentasi program yang berfungsi untuk menyelesaikan berbagai masalah yang dikehendaki. Perangkat lunak ini dijalankan pada processing device jika mendapatkan respon masukan dari input device dan hasil proses yang dilakukan oleh perangkat lunak dikeluarkan dengan output device. Contoh : DOS, Microsoft Windows, Unix, dan Linux.
3. Database
Data yang berisi program dan data yang dibutuhkan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk, magnetic tape, dan
sebagainya. Data juga meliputi pengeluaran dan catatan lain di atas kertas, micro film dan sebagainya.
4. Prosedur
Merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu :
a) Instruksi untuk pemakai
b) Instruksi untuk penyiapan masukan
c) Instruksi pengoperasian karyawan pusat komputer 5. Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan komputer.
Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat memasukkan data dan mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat menentukan berhasil atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process device, karena komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari :
a) Operator Komputer
Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media untuk perekaman data dan pencetakan dokumen.
b) Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada suatu organisasi/organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang baik bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c) Programmer
Merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang menangani pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau package program yang dikuasainya.
d) Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer (Secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e) Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang maupun janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk keperluan pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan lain-lain.
e. Tujuan dan Keuntungan Penerapan Sistem Komputerisasi
Adapun tujuan dari penerapan sistem komputerisasi menurut Sedarmayanti (2001 : 69) sebagai berikut :
1. Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi.
2. Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu.
3. Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkan sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 130), antara lain adalah sebagai berikut :
1. Efektivitas dan efesiensi lebih tinggi.
2. Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib.
3. Biaya lebih rendah.
4. Kesalahan lebih sedikit.
5. Meningkatkan pelayanan pelanggan.
6. Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional dan distribusi.
7. Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat.
8. Mengurangi pemakaian ketatausahaan.