BAB II KAJIAN TEORITIS
2.4 Layanan Perpustakaan
2.4.1 Sistem Layanan
Perpustakaan memiiki suatu system layanan yang akan diberkan kepada pengguna pepustakaan agar perpustakaa dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
Menurut Lasa (1995, 4) “sistem sirkulasi yang dikenal ada 2 yakni sistem pinjam tertutup (closes access) dan sistem pinjam terbuka (open access)”. Sedangkan menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000, 101), “Sistem pelayanan pemakai pada perpustakaan umumnya dapat dilaksanakan melalui dua cara diantaranya, pelayanan dengan sistem terbuka (opened access) dan pelayanan dengan sistem tertutup (closed access)”.
1. Sistem Layanan Terbuka ( Open Acces )
Sistem layanan terbuka merupakan bagian dari sistem layanan perpustakaan yang banyak di terapkan oleh perpustakaan. Menurut Darmono (2001, 139) “sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan.”
Selanjutnya Darmono menyatakan sistem layanan terbuka juga memiliki kelebihan dan kekurangan antara lain :
Kelebihan :
1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi.
2. Pemakai di latih untuk dapat di percaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
3. Pemakai akan lebih merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberi tanggung jawab kepada yang lain.
Kekurangan :
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas/mobilitas pemakai lebih leluasa.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka.
Sedangkan Lasa (1995, 5) mengemukakan beberapa keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka, yaitu:
1) Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri.
2) Menghemat tenaga, sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambil bahan pustaka. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu.
3) Judul-judul buku yang diketahui akan dibaca lebih banyak
4) Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat peminjam.
5) Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan.
6) Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.
Sistem layanan terbuka memberikan keuntungan kepada pengguna perpustakaan untuk dapat bebas memilih buku yang diinginkannya sendiri, sehingga dengan adanya kebebasan ini akan menumbuhkan minat membaca bagi si pengujung.
Adapun kelemahan sistem ini menurut Lasa (1995, 5-6) adalah:
1) Frekuensi kerusakan lebih besar
2) Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak yang satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.
3) Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.
4) Pengunjung pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering bingung.
Kelemahan dari sistem layanan terbuka ini terletak pada susunan buku dalam rak yang menjadi kurang teratur, sehingga pustakawan harus sering menyusun ulang buku-buku tersebut kembali..
2. Sistem Layanan Tertutup ( Closed Acces )
Selain sistem pelayanan terbuka, ada juga sistem pelayanan tertutup dimana pengunjung tidak diperkenankan masuk ke ruangan koleksi, tetapi koleksi yang dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas. Penelusuran/pencarian koleksi harus melalui katalog. Petugas selain mencatat peminjaman dan pengembalian, juga mengambil dan mengembalikan koleksi ke rak.
Selain itu, Lasa (1995, 4) meyatakan bahwa keuntungan lain sistem layanan tertutup, yaitu:
1) Daya tampung koleksi lebih banyak karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.
2) Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
3) Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem terbuka.
4) Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi.
Sistem layanan tertutup selain mengurangi resiko kehilangan buku yang dipinjam, susunan dan letak buku akan lebih terpelihara. Namun dalam menggunakan sistem layanan tertutup selain memiliki keuntungan juga memiliki kerugian. Beberapa kerugian sistem yang dinyatakan Lasa (1995, 4-5) adalah:
1) Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi
2) Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar atau dipinjam 3) Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan misalnya salah
pengertian antara petugas dan peminjam
4) Antrian meminjam maupun mengembalikan buku dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu.
Dari uraian diatas dapat dinyatakan bahwa dengan menggunakan sistem layanan tertutup akan mengurangi kebebasan pengguna untuk melihat buku, jika buku yang diinginkan tidak ada, pengguna harus melihat kembali alternatif buku lain yang mungkin disediakan perpustakaan pada katalog.
Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 33) dinyatakan bahwa,
Sistem layanan tertutup merupakan : Suatu sistem perpustakaan yang mengharuskan pengguna menggunakan katalog yang tersedia untuk memilih pustaka yang diperlukannya. Pengguna tidak dapat mengambil sendiri bahan pustaka dari ruang koleksi, akan tetapi akan dibantu oleh petugas bagian sirkulasi.
Seperti pada sistem pelayanan terbuka, sistem pelayanan tertutup ini juga mempunyai kelebihan dan kekurangan anatara lain sebagai berikut :
Kelebihan :
1. Susunan dan letak buku lebih teratur dan terpelihara. Hal ini karena hanya petugas (yang tentunya sudah terampil dalam menyusun buku) yang menyimpan dan mengambil buku ke rak. Pemakai yang biasanya mengambil dan (kadang-kadang) menyimpan sendiri ke rak koleksi secara sembarangan tidak terjadi. Bahkan, saking terpeliharanya letak
dan susunann buku ini, beberapa perpustakaan susunan koleksinya menggunakan sistem penempatan tetap (fixed location).
2. Tidak perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna. Seperti sudah dijelaskan, pengguna yang berada di dalam perpustakaan dibatasi dengan tegas dengan lokasi koleksi. Dengan demikian keamanan koleksi dapat terjaga dengan sendirinya. Namun demikian, jika perpustakaan menempatkan rak display untuk buku atau majalah baru, maka penempatannya perlu dirancang agar rak tersebut berada dalam pengawasan petugas. Jika tidak maka rak tersebut dibuat tertutup kaca agar pemakai tidak dapat mengambil sendiri koleksi yang sedang dipamerkan.
Kekurangan :
1. Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat melakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan (reliable). Karena itu pula perpustakaan harus secara teratur melakukan stock opname, sehingga katalog betul-betul mencerminkan keadaan koleksi yang sebenarnya.
2. Melihat dari katalog kadang kadang mengesalkan, karena dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang. Mungkin penggunaan katalog komputer (OPAC atau Online Public Access Catalogue) akan menghindari hal ini, karena melalui OPAC dapat diketahui apakah buku yang ada di katalog sedang tersedia di rak atau atau sedang dipinjam oleh pemakai lain (availability).
3. Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku. Inilah resiko penerapan sistem pelayanan tertutup. Karena itu diperlukan petugas yang cukup banyak di bagian pelayanan. Kadang-kadang faktor manusia yaitu kelelahan perlu diperhitungkan dalam melayani pemakai. Kadang-kadang, jika petugas lelah dalam melayani, petugas cenderung kurang teliti dalam mencari koleksi yang dibutuhkan pengguna sehingga buku yang seharusnya ditemukan di rak dikatakan tidak ada kepada pengguna. Untuk menghindari hal ini pada perpustakaan yang jumlah pemakainya besar, perlu dilakukan pergiliran petugas (shift). Dengan demikian petugas bisa secara bergiliran beristirahat.
4. Katalog harus lengkap. Seperti sudah dijelaskan, karena pemakai perpustakaan sepenuhnya tergantung kepada katalog perpustakaan untuk mencari kebutuhan informasinya, maka katalog tersebut harus lengkap dan dapat diandalkan. Buku yang sudah dikeluarkan dari koleksi misalnya, harus diikuti dengan pencabutan katalog (pada katalog kartu) atau penghapusan data (pada katalog OPAC). Jadi katalog perpustakaan harus betul-betul mencerminkan kondisi koleksi
Berdasarkan uraian di atas, dapat dipahami bahwa sistem layanan tertutup (closed Access) merupakan suatu sistem perpustakaan yang mengharuskan
pengguna untuk menggunakan katalog yang tersedia untuk memilih pustaka yang diperlukannya karena pengguna tidak dapat mengambil sendiri bahan pustaka dari ruang koleksi akan tetapi dibantu oleh petugas layanan sirkulasi. Sistem layanan ini juga mempunyai kelebihan dan kekurangan.