BAB III TOPIK PENELITIAN
3.2. Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara
3.2.1. Sistem Manajemen Akademik
Sistem ini bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang telah berjalan
menggunakan scanable form. Proses akademik berlangsung mulai dari
penerimaan mahasiswa baru hingga kelulusan mahasiswa.
Sistem Registrasi Ujian Masuk Online, digunakan untuk mengelola pendaftaran ujian masuk USU secara online. Sistem ini memiliki fitur berikut: registrasi online, generator ujian mandiri online, cash management system (CMS), verifikasi online, cetak formulir pendaftaran, monitoring dan statistik, dan administrasi sistem.
Sistem Registrasi/Herregistrasi, digunakan untuk mengelola kegiatan registrasi calon mahasiswa dan registrasi ulang mahasiswa lama, dengan fitur seperti berikut: pengelolaan data mahasiwa/calon mahasiswa, administrasi
pembiayaan, laporan-laporan, dan administrasi sistem.
Sistem informasi akademik
1.
digunakan untuk mengelola administrasi dan data akademik pada unit fakultas/program studi meliputi data kurikulum, matakuliah, rencana dan hasil studi, transkrip, penjadwalan, prasyarat dan sebagainya, dengan fitur seperti berikut:
Back office
2. Modul
, menangani pengelolaan data kurikulum, pengelolaan data kelas, pengelolaan data matakuliah, pengelolaan kesetaraan, pengelolaan jadwal, pengelolaan data rencana studi (KRS), pengelolaan data hasil studi (KHS), pengelolaan data transkrip, pengelolaan bimbingan akademik, konfigurasi jenis nilai, konfigurasi syarat predikat kelulusan, laporan dan statistik, serta administrasi sistem.
front office, menangani KRS Online, KHS dan Transkrip, Info
Akademik Online, mengelola bimbingan akademik (dosen), pengelolaan
nilai (dosen), messaging
3.3.Sistem Informasi Akademik (SIA) Fakultas Ekonomi USU
, dan forum diskusi. Modul ini diakses oleh mahasiswa dan dosen melalui Portal Akademik.
Penerapan SIA pada FE USU merupakan yang sudah dibuat oleh PSI. Hal ini diketahui melalui menu layayan pada informasi yang ada pada website USU. Hanya saja, FE USU megelola data informasi internal agar tidak terjadi publikasi yang sia-sia. Karena informasi ini dikhususkan untuk sivitas akdemika.
Untuk melihat informasi bagi setiap jurusan sebenarnya sudah disediakan oleh pihak PSI form yang bisa diambil dan di-edit untuk mengelola form isian
28
berikutnya berdasarkan informasi yang ada. Untuk itu bisa dilihat, gambar berikut:
Gambar 3.1 Menu Utama Bagian Pendidikan FE USU
Di setiap menu utama terdapat pilihan, antara lain mengenai Program Studi, Kurikulum, Jenis Nilai, Syarat Nilai SKS, Syarat Predikat Kelulusan, Manajemen Ruang, Jadwal, Dosen, Evaluasi, Pejabat, Kemahasiswaan, Data Pembayaran SPP, Regristrasi Mahasiswa, rencana Studi, Peserta Kelas, Absensi Kelas, Tugas Akhir, Kelulusan, Laporan, Laporan DIKTI, Layanan SMS, Portal Akademik dan User.
Masing-masing sub menu di Menu Utama bisa dibuka, setiap menu memiliki jendela kerja sendiri yang dapat diisi berdasarkan data yang dibutuhkan dan atau mencari informasi yang dibtuhkan.
Untuk mengelola SI yang ada pada data basis on-line setiap jurusan (departemen) memiliki privasi sendiri, seperti memiliki akun jurusan dan pasword
data basis on line (internet) ini. Meski sudah diberikan kebijakan untuk mengelola secara khusus.
3.4. Pembahasan
3.4.1. SIA S1 Manajemen FE USU
Penerapan SI pada Program S1 Manajemen FE USU dapat dilihat dari indikator informasi yang berguna. Hal ini berkaitan erat dengan pencapaian-pencapaian yang telah berhasil atau belum terlaksana dengan baik bagi sivitas akademik. Informasi yag telah disampaikan berupa pengumuman pengambilan Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), kelulusan, ujian komprehendif, seminar skripsi, dll. Indikator dikatakan informasi ini berhasil disampaikan kepada mahasiswa yang berkepentingan dengan standar akurat, relevan, tepat waktu, lengkap, dimengerti, verifiable dan accessible.
Akuratnya informasi jika tidak ada kesalahan dan membuat mahasiswa mengerti akan informasi yang diberikan. Dengan demikian mahasiswa dapat dengan mudah melaksanakan apa yang ada dalam pengumuman yang diberikan. Agar informasi lebih akurat, informasi yang sudah diterima lebih baik ditanyakan lengsung kepada pihak akademik yang bertugas pada program S1 Manajemen FE USU. Contoh, ketika melengkapi data diri dengan melampirkan pas poto, foto copy (FC) KTM, FC kartu keluarga (KK) dan sebagainya. Kecocokan dari KRS yang ada di portal dengan hasil print out yang ada di bagian pendidikan. Biasanya sering terjadi kesalahan input data dari mahasiswa seperti kesalahan mengambil mata kuliah wajib tidak diambil. Lalu akan diakana Perbaikan KRS (PKRS) selama rentang waktu 1 minggu. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan lagi
30
dalam pengisian KRS. Berdasarkan kasus yang sering terjadi tentang kesalahan pengisian KRS dapat disimpulkan bahwa informasi yang diberikan belum akurat atau kurang baik.
Informasi yang relevan yang diterima harus mempermudah penerima informasi. Hal ini bisa menambah kepastian informasi dan mengurangi ketidakpastian informasi. Mahasiswa atau staf yang menerima informasi relevan akan dengan mudah melaksanakan tugasnya. Misal, pada saat seminar skripsi mahasiwa harus membawa syarat-syarat yang sudah ditentukan. Jika syarat yang telah diberikan tidak relevan maka akan menghambat proses seminar skripsi. Berbeda halnya jika informasi yang diberikan relevan, ini tentu lebih mempermudah mahasiswa dalam melaksanakan seminar. Contoh, informasi dapat berupa tata cara pelaksanaan pengisian KRS pada portal akademik. Informasi mengenai pengisian KRS dimulai dari kode mata kuliah yang akan diambil. Sebelum mengisi KRS pada portal akademik mahasiswa harus sudah membayar SPP semester ganjil atau genap yang akan dilaksanakan. Informasi yang diberikan sudah relevan atau baik.
Dikatakan informasi tepat waktu jika, informasi yang disampaikan dan diterima sesuai jadwal yang telah ditentukan dandapat terlaksana sesuai pada waktu yang telah ditetapkan. Contoh, pembayaran uang semester atau SPP dilakukan pada tanggal 21 Januari 2013 sampai 15 Februari 2013. Agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran SPP informasi harus sudah disampaikan minimal 1 minggu sebelum pembayaran dilakukan. Mengenai ketepatan waktu informasi yang diberikan sudah tepat waktu. Ini untuk menjaga proses pelakasanaan kegiatan kampus agar sesuai jadwal perkuliahan yang sudah
yang diberikan sudah tepat waktu atau baik.
Informasi yang lengkap mencakup didalamnya data yang relevan. Hal ini berkaitan dengan informasi yang memperlancar pengambilan keputusan. Contoh, informasi ini berupa kelengkapan data informasi yang mendukung keakuratan informasi yang didalamnya terdapat unsur-unsur yang relevan. Dimulai dari tanggal terbit informasi, data informasi, sampai pada hal yang akan dikerjakan dari informasi yang disampaikan. Dalam prakteknya informasi ini biasanya mengenai kelengkapan akademik di FE USU. Berdasarkan praktek yang sudah dilakukan di FE USU informasi yang diberikan sudah lengkap atau baik.
Informasi dapat dimengerti jika pengambil keputusan dapat dengan mudah mengambil keputusan dari informasi yang disediakan. Untuk itu perlu kejelasan yang akurat agar staf dapat dengan cepat mengambil keputusan yang benar. Contoh, ada suatu perusahaan mitra FE USU ingin merekrut tenaga kerja bagian akuntansi. Kemudian perusahaan memeberikan surat atau lembar pemberitahuan tentang apa saja syarat yang digunakan untuk bisa mendaftar sebagai calon karyawan. Dan pihak dari FE USU menyampaikan dengan benar apa yang telah disampaikan oleh perusahaan mitra kepada mahasiswa melalui data yang sudah diberikan.
Verifiable-nya informasi jika informasi tidak bias atau tidak memiliki
pemahaman yang berbeda jika diterima oleh penerima informasi yang berbeda. Informasi yang diberikan harus memiliki satu pemahaman oleh penerima informasi yang berbeda.
32
Informasi yang bisa di akses dengan mudah oleh setiap mahasiswa dan dapat di akses kapan saja serta memiliki format baku yang dapat dimengerti oleh berbagai pihak. Untuk lebih jelas lihat gamabar 3.2 menu pada web usu
Gambar 3.2 menu web usu
dapat diakses melalui
informasi yang dibutuhkan, seperti Program Akademik, Direktori, Penerimaan Mahasiswa, Kemahasiswaan, Perpustakaan, Kehidupan Kampus, Layanan TI, Arsip, e-Learning, Tautan dan Rumah Sakit USU. Pengkususan tentang informasi mahasiswa dapat dibuka melaluo link Program Akademik, Penerimaan Mahasiswa dan Kemahasiswaan.
Untuk mempermudah memahami indikator informasi yang berguna yang telah dijelaskan di atas, dapat dilihat di teble 3.1 indikator informasi yang berguna berikut:
No . Ukuran Penjelasan Keputusan Baik Kurang Baik Tidak Baik
1 Akurat Informasi harus terbebas dari adanya
kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan para penggunanya.
- -
2 Relevan Informasi yang relevan harus memberikan
arti dan mempunyai manfaat dengan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian atau mengurangi ketidakpastian.
- -
3 Tepat Waktu
(Timely)
Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan
- -
4 Lengkap
(Complete)
Informasi yang disajikan harus lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan.
- -
5 Dimengerti
(Understandable)
Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.
- -
6 Verifiable Informasi yang dihasilkan tidak bias,
menyebabkan perbedaan dalam memahaminya.
- -
7 Accessible Informasi dikatakan accessible bila
tersedia pada saat diperlukan dalam format yang sesuai dengan kepentingannya.
- -
34
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas tujuan penelitian telah diketahui sejauh mana SIA FE USU mampu menyajikan informasi dengan cepat dan tepat sesuai standar pembuatan informasi dengan standar yang berlaku umum digunakan oleh pihak Akdemik FE USU Program S1 Manajemen.. Adapun kesimpulan dari pembahasan tersebut adalah sebagai berikut:
1. SIA yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
pada setiap jurusan atau departemen memiliki kesamaan.
2. Dari pembahasan, SIA pada FE USU rata-rata sudah cukup baik. Ini
dilihat dari perbandingan baik dengan kurang baik serta tidak baik yaitu 4 : 3 : 0.
3. Informasi yang diberikan Departemen S1 Manjemen Reguler berupa:
pesan lisan, hard copy yang ditempel di mading dan papan pengumuman, peberitahuan melalui sms, pemberitahuan melalui surat dan pemberitahuan melalui email juga web-site.
4. Penerapan SI telah memperlancar kerja sivitas akademik. B. Saran
Berdasarkan analisis dan kesimpulan yang didapat, maka dapat diberikan saran yang dapat bermanfaat bagi Program S1 Manajemen dalam meningkatkan kinerja. Adapun saran-saran tersebut berupa:
sudah ada. Jika melakukan perubahan sistem hendaknya memberikan pengumuman dan penjelasan agar informasi dapat diterima dengan benar.
2. Untuk mempermudah penyampaian informasi mengadakan
pengumuman digital berupa slide yang ditampilkan pada layar LCD yang diletakkan di depan kantor jurusan.
3. Memasang CCTV agar keamanan terjaga dengan baik dan dapat
melihat aktivitas seluruh ruangan kantor jurusan melalui kamera pengawas.
4. Berperan secara aktif dalam pengelolaan data Informasi Jurusan pada bagian SIA terlebih pada Program Studi S1 Manajemen Reguler.
DAFTAR PUSTAKA
Eryatno. (1999). Ilmu Sistem: Meningkatakan Mutu dan Efeltivitas Manajemen.
Jilid satu. Bogor: IPB Press.
Floridi, L. Information – A Very Short Introduction. Oxford University Press.
Hall, James A. (2006). Salemba empat, Siste, Informasi Akuntansi (pp. 19-20). Jakarta: Salemba Empat.
USU. 2008. Home. Fakultas/Sekolah. http://www.usu.ac.id ( 12 Des. 2012)
Wikipedia. 2011. Halaman Ensiklopedia Bebas. http: // id.wikipedia.org / wiki / Sistem_informasi_manajemen. (12 Des. 2012)