FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
TONI MANAHAN 102101109
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : TONI MANAHAN
NIM : 102101109
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI
PADA PROGRAM S1 MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal ... Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Sambas Ade Kesuma S.E, M.Si, Ak NIP. 1978 12282005 01 1002
Tanggal ... Plt. Ketua Prodi DIII Keuangan
Syafrizal Helmi, SE, M.Si. NIP.1976 02142005 01 1002
Tanggal ... Plt. Dekan Fakultas Ekonomi USU
i
Alhamdulillahi rabil’alamin. Puji syukur kehadirat Allah SWT. yang telah
memeberikan kesempatan sehingga penulisan tugas akhir ini dapat selesai tepat
waktu dengan judul “Peranan Sistem Informasi Pada Program S1 Manajemen
Reguler Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Tujuan penulisan ini guna untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada
Program Diploma III (DIII) Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara (FE USU).
Dalam penulisan Tugas Akhir (TA) ini tentu belum sempurna, karena
keterbatasan ilmu pengetahuan dan sarana yang dimiliki. Untuk itu kritik dan
saran yang bersifat membangun sangat diperlukan dalam penulisan karya tulis
selanjutnya.
Ada banyak pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir
ini terlebih masukan perbaikan mengenai isi. Untuk itu dalam kesempatan ini juga
penyampaian pengharagaan dan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak Plt. Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
2.
BapakSyafrizal Helmi, SE, M.Si., Ketua Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3.
Bapak Sambas Ade Kesuma, SE. M.Si. Ak selaku dosen pembimbingyang telah meluangkan waktu untuk memberikan arahan dan bimbingan
ii
4.
Ibanyak dalam perkuliahan.
5.
Bapak Ch. Purba (alm) dan Ibu Sumiyati selaku orang tua yang telahmendidik sejak dini dalam kehidupan sehari-hari.
Akhir kata terima kasih kepada seluruh pihak yang telah berpartisipasi
dalam proses penyelesaian tugas akhir ini. Jika ada kesalahan dalam penulisan
mohon dimaafkan dan semoga tugas akhir ini bermanfaat serta menambah ilmu
pengetahuan bagi pihak yang berkepentingan di dalamnya.
Medan, Januari 2013
iii
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 2
1.3. Tujuan Penelitian ... 3
1.4. Manfaat penelitian ... 3
1.5. Jadwal Penelitian 1.5.1. Jadwal Observasi/Survey ... 3
1.5.2. Rencana Isi ... 4
BAB II PROFIL INSTANSI 2.1 Sejarah Ringkas FE USU ... 6
2.1.1. Pendahuluan ... 6
2.1.2. Visi FE USU ... 8
2.1.3. Misi FE USU ... 8
2.1.4. Tujuan FE USU ... 8
2.2 Struktur Organisasi & Personalia ... 9
2.2.1. Unsur Pelaksanaan Akademik Pada FE US ... 14
2.2.2. Rincian Tugas Atas Pelaksanaan Akademik ... 14
2.2.3. Jaringan Usaha/Kegiatan FE USU ... 19
2.2.4. Kinerja Terkini FE USU ... 20
2.2.5. Rencana Kegiatan FE USU ... 21
BAB III TOPIK PENELITIAN 3.1. Pengertian Sistem Informasi Akademik ... 23
3.2. Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara ... 25
iv
3.3. Sistem Informasi Akademik (SIA) FE USU ... 27 3.4. Pembahasan
3.4.1. Sistem Informasi Akademik (SIA) S1 Manajemen FE
USU ... 29
BAB IV PENUTUP
v
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian ... 4
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Tabel Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 10
Gambar 3.1 Menu Utama ... 28
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Sistem informasi (SI) telah menjadi alat yang integral, online, dan
interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan
keputusan pada organisasi besar. Selama dekade terakhir, sistem SI secara
fundamental telah mengubah ekonomi organisasi dan meningkatkan kemungkinan
mengelola pekerjaan. Organisasi memiliki tujuan menekan orang yang ada di
dalamnya (misalnya sebagai penjara); lainnya memiliki tujuan manfaat (seperti
untuk bisnis). Dan yang lainnya lagi memiliki tujuan normatif (universitas,
kelompok religius). Setiap organisasi memiliki SI yang berbeda, tetapi pada
dasarnya SI semua sama. Hanya saja penerapan SI setiap organisasi itu berbeda
tergantung kebijakan dan sistem kepemimpinan yang digunakan. (Hall, 2006)
Fungsi-fungsi manajemen dalam suatu organisasi baik besar maupun
kecil masing-masing membutuhkan SI. Sama halnya dengan perguruan tinggi.
Pada perguruan tinggi baik negeri maupun swasta masing-masing memiliki
Sistem Informasi Akademik (SIA) yang digunakan untuk mempermudah
informasi untuk pelaksanaan pekerjaan atau kelancaran kerja sivitas akademik.
Perguruan tinggi atau universitas terbagi atas beberapa fakultas yang memiliki
jurusan sesuai spesifik program studi yang ada. Di Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi memiliki beberapa program studi yaitu Program Diploma III
(DIII) & Srata 1 (S1). Untuk Program DIII ada 3 (tiga) Program Studi (Prodi)
2
program diploma, Program S1 3 (tiga) jurusan yaitu S1 Akuntansi, Manajemen
dan Ekonomi Pembangunan.
SIA digunakan setiap program studi untuk mempermudah informasi yang
ada di fakultas. Dalam penerapannya setiap jurusan memiliki menu khusus agar
lebih mudah dalam pengelolaan database yang ada dari setiap jurusan.
Selama melaksanakan kegiatan magang banyak ditemukan pelaksanaan
SI yang terkadang cenderung kepada kesalahan dari mahasiswa yang tidak
mengerti atau kurang jelas memahami informasi yang ada. Hal ini, menimbulkan
kesalahan pengerjaan tugas dari pemberitahuan yang ada. Kesalahan yang terjadi
biasanya mengenai syarat yang harus dilengkapi, seperti jumlah lampiran, surat
yang harus dibuat, daftar tembusan ada atau tidak, tanggal regristrasi dan
sebagainya. Kesalahan tersebut tidak semata hanya kesalahan dari pihak pemberi
informasi, terkadang juga sering terjadi kesalahan teknis dalam pengetikan atau
redaksi kalimat yang tidak sesuai.
Berdasarkan keterangan dan uraian di atas, maka TA peranan SIA pada
program S1 Manajemen Reguler, yang selanjutnya menyusun tugas akhir yang
berjudul “Peranan Sistem Informasi Pada Program S1 Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya,
maka yang menjadi rumusan masalah dalam penyusunan tugas akhir ini adalah
Universitas Sumatera Utara sudah mampu memberikan informasi yang berguna?”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana SIA di
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatea Utara mampu menyajikan informasi yang
cepat dan tepat sesuai standar pembuatan informasi dengan standar yang berlaku
umum digunakan oleh pihak Akademik FE USU Program Studi S1 Manajemen
Reguler.
1.4. Manfaat Penelitian
a. Sebagai bahan pembelajaran untuk menambah wawasan dan pengetahuan
secara teoritis dan praktik mengenai Peranan SIA untuk kelancaran
penyajian informasi bagi mahasiswa Program S1 Manajemen Reguler
b. Sebagai bahan masukan dalam menyajikan data SIA yang akurat untuk
kelancaran penyajian informasi akdemik.
c. Sebagai bahan pembanding dan masukan untuk penelitian-penelitian yang
sejenis berikutnya.
1.5. Jadwal Penelitian
1.5.1. Jadwal Observasi/Survey
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dimulai tanggal 11 Desember
2012 dan direncanakan akan berakhir pada tanggal 28 Februari 2013, untuk
4
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
NO. KEGIATAN
BULAN
Desember ‘12 Januari ‘13 Februari ‘13
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan tugas akhir
2 Pelaksanaan tugas akhir
3 Pelaporan tugas akhir
1.5.2. Rencana Isi
Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling
berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir
yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis.
Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:
Bab I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini akan dibahas tentang sejarah singkat perusahaan, struktur
organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan
FE USU.
Bab III : TOPIK PENELITIAN
Dalam bab ini menguraikan tentang hasil penelitian sesuai dengan tema
yang dipilih berdasarkan bidang studi mahasiswa.
Dalam bab terakhir ini, penarikan kesimpulan terhadap hasil penelitian
dapat memberikan saran yang membangun kepada FE USU Medan.
6 BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1 Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2.1.1. Pendahuluan
masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan
mendirika
Menyusul kemudia
pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota
Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung FE USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi
bagian dari
Fakultas Ekonomi di
Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang
berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan
tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis
Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur
ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan
Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga
program studi, yakni DIII Keuangan, Akuntansi, dan Kesekretariatan.
(Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan
Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana FE USU
merupakan satu dari 10 Fakultas da
USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya
Fakultas Farmasi da
fakultas, dan di akhir tahun 2012 USU telah memiliki 14 fakultas denan
penambahan FASILKOM-TI.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, FE USU mengasuh dua
jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program
Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Dapartemen Manajemen
3. Departeman Akuntansi
Sedangkan Program DIII terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
8
2.1.2. Visi FE USU
Visi FE USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka
yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam
persaingan global.
2.1.3. Misi FE USU
Misi FE USU adalah sebagai Berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
2.1.4. Tujuan FE USU Tujuan FE USU adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/ perubahan.
2.2. Struktur Organisasi & Personalia
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan,maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal
melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi FE USU dapat dilihat pada
10
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha STRUKTUR ORGANISASI FE USU
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
Sumber: Buku Pedoman FE USU 2007-2008
Pembantu Rektor V
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua
Sekretaris
Anggota :
•
• Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.
•
• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
•
• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.
• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.
• Ami Dilham, SE, M.Si.
• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.
DEPARTEMEN
12
PROGRAM PROFESI AKUTANSI
Sekretaris : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM. Ak.
Sekretaris : Paidi, SE. M.Si.
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Sekretaris
Plt. Ketua : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua
Sekretaris
Kesekretariatan
Ketua
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH. CN
Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE.
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE.M.Si
Kasub. Akademik : Fepti Aniyar, SE.
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
2.2.1. Unsur Pelaksana Akademik Pada FE USU
Fakultas dipimpin oleh Dekan, berada dibawah dan bertanggung jawab
14
melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian pengabdian/pelayanan
masyarakat, dan pembinaan sivitas akademika serta melaksanakan urusan tata
usaha fakultas.
Urusan administrasi di Fakultas dikelola oleh bagian Tata Usaha yang terdiri atas:
a. Sub Bagian Akademik
b. Sub Bagian Umum Keuangan
c. Sub Bagian Kepegawaian
d. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
e. Sub Bagian Perlengkapan
2.2.2. Rincian Tugas Atas Pelaksana Akademik 2.2.2.1. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Tata Usaha
Adapun rincian tugas pada sub bagian tata usaha yaitu :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan,alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan, alumni,
kepegawaian, dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan., perlengkapan,
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan merpersiapkan penyunan laporan
Fakultas.
2.2.2.2. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Akademik
Adapun rincian tugas pada sub bagian akademik yaitu :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian,pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
16
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mepersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
2.2.2.3. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Umum dan Keuangan
Adapun rincian tugas pada sub bagian umum dan keuangan yaitu :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran,
dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorium,lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
2.2.2.4. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Tata Kepegawaian
Adapun rincian tugas pada sub bagian tata kepegawaian yaitu :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan, fungsional, usul
kenaikan jabatan/perangkat,surat keputusan mengajar, pengangkatan
Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin, dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Memproses asuransi pegawai.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
18
Adapun rincian tugas pada sub bagian kemahasiswaan dan alumni
yaitu :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan
kemahsiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Merpersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan
kesejahteraan dan layanan kesejahteraan mahasiswaan.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan SI kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan.
k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kemahasiswaan dan alumni.
l. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
2.2.2.6. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Perlengkapan
Adapun rincian tugas pada sub bagian perlengkapan yaitu :
a. Menusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan SI kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
2.2.3. Jaringan Usaha/Kegiatan FE USU
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. FE USU merupakan sebuah instansi yang
menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba),
seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan
laba bagi perusahaan.
FE USU lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan
berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu
20
masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan
pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari FE USU adalah
lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan
pekerjaan nantinya.
Setiap aktivitas yang dilakukan di dalam organisasi akan merujuk kepada
sistem dan prosedur baku yang telah ditetapkan. Pada dasarnya Perpustakaan
Ekonomi USU adalah ruang baca yang digunakan oleh setiap mahasiswa atau
tamu. Mahasiswa dibantu untuk memperoleh setiap kebutuhan yang diperlukan
baik dalam pencarian buku, skripsi ataupun hal lain yang berhubungan dengan
perpustakaan.
2.2.4. Kinerja Terkini FE USU
Perwujudan visi misi FE USU meghasilkan kinerja yang dapat dinilai dari
pencapaian apa saja yang telah dihasilkan. Pencapain-pencapaian dari visi misi
tersebut berupa kualitas mahasiswa yang menigkat yang dinilai dari karakter dan
kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntasni yang
berorientasi pasar. Berdasarkan data yang ada pada FE USU samapai saat ini
sudah memiliki 22.936 alumni. Untuk tahun ajaran baru mampu menampung
1.746 mahasiswa baru. Jumlah ini setara dengan rata-rata jumlah mahasiswa baru
sebuah perguruan tinggi swasta (PTS).
Peningkatan kualitas mahasiswa dilihat juga dari kelulusan program S1
baik Akuntansi, Manajemen maupun Ekonomi Pembangunan rata-rata masa studi
dengan umur di bawah 23 tahun. Sedangkan untuk Prodi Diploma (DIII)
Akuntansi dan Sekretaris, masa studi rata-rata 2,5 tahun dengan IPK 3 dan usia di
bawah 22 tahun. Hanya DIII Keuangan yang masa studinya di atas tiga tahun.
Berdasarkan keterangan yang didapat dari bagian pendidikan FE UU disebabkan
karena sempat ingin "keluar dari sistem yang dijalankan".
2.2.5. Rencana Kegiatan FE USU
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja FE USU ada beberapa
langkah kegiatan yang terstruktur dalam program pendidikan FE USU, yaitu
sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat
ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen serta Departemen, ruang
baca.
5. Meningkatnya kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti, Applied Approach,
22
7. Mata kuliah yang diberikan kepada Mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik di dalam maupun di luar Negeri.
11.Meningkatnya jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatnya kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
14.Departemen menyiapkan barang, laporan evaluasi dari per semester untuk
meningkatkan nilai Akreditasi masing-masing departemen yang lebih baik.
15.Dengan adanya kerjasama pihak fakultas dengan instansi luar maka beasiwa
23
TOPIK PENELITIAN
3.1.Pengertian Sistem Informasi Akademik
Dalam kehidupan sehari-hari sering dijumapai kata-kata atau kalimat yang
menyatakan sitem. Kenyataan ini membuat kata sistem menjadi tidak asing lagi
didengar. Tapi berapa banyak dari setiap kalangan yang faham akan kata sistem.
Untuk itu perlu dibahas mengenai pengertian dari masing-masing kata yaitu
sistem, informasi dan akademik.
Sistem berasal darisystēma) dasustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri
bersama untuk memudahkan alira
suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set
entitas yang berinteraksi, di mana suat
(http://id.wikipedia.org, 2012)
Sistem memiliki bagian-bagian yang disebut juga sebagai subsystem.
Subsystem adalah bagian-bagian yang saling melengkapi sehingga membentuk
sebuah sistem yang sinergis yang memiliki tujuan sama yaitu membuat sistem
mencapai tujuan akhir. Tujuan akhir akan dapat dinilai sukses apabila sudah
tercapai standar dari penilaian pembuatan informasi yang layak, yaitu akurat,
relevan, tepat waktu, , lengkap, dimengerti, verifiable dan accessible. (Hall, 2006,
24
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan,
masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta
lingkungan. (Eriyatno, 1999)
Informasi sangat berguna bagi pihak manajemen dalam proses
pengambilan keputusan, maka dari informasi yang berguna harus memiliki
indikator, indikator-indikator tersebut adalah sebagai berikut: (Hall, 2006)
1. Akurat, Informasi harus terbebas dari adanya kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan para penggunanya.
2. Relevan, Informasi yang relevan harus memberikan arti dan mempunyai manfaat dengan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian atau mengurangi
ketidakpastian.
3. Tepat Waktu ( Timely ), Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat karena
dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan .
4. Lengkap ( Complete ), Informasi yang disajikan harus lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan.
5. Dimengerti ( Understandable ), Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.
6. Verifiable, Informasi yang dihasilkan tidak bias, menyebabkan perbedaan
dalam memahaminya.
7. Accessible, Informasi dikatakan accessible bila tersedia pada saat diperlukan
dalam format yang sesuai dengan kepentingannya.
dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai
Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari
(Wikipedia - Informasi, 2012)
Dapat disimpulkan bahwa SIA adalah seluruh rangkaian subsistem yang
membentuk suatu informasi mengenai pendidikan tinggi yang mencakup
pengembangan dan pengusaan disiplin ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau seni
tertentu dengan jenjang pendidikan sarjana, magister dan doktor.
3.2.Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara
Dalam pelayanan terhadap masyarakat USU memberikan sumber
informasi yang cepat mengenai informasi tentang USU terutama tentang
perkuliahan yang ada serta jurusan yang ada di setiap fakultas yang ada di USU.
Dalam penyajian data informasi ini dapat diakses melalui jaringan internet melalui
web:
informasi yang beragam sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
Penyediaan layanan teknologi informasi (TI) diselenggarakan ole
teknologi informasi dan lingkungannya baik di dalam maupun dari luar kampus.
Penyediaan layanan TI dimaksudkan terutama untuk memudahkan sivitas
akademika (mahasiswa dan dosen) mengakses seluruh spektrum sumber daya
informasi dan pengetahuan berbasis elektronik baik yang disediakan oleh
26
pembelajaran dan penelitian sebagai program utama Universitas. Selain itu,
infrastruktur TI juga digunakan untuk me
Universitas. (Administrator, 2010)
Salah satu fungsi PSI adalah memfasilitasi perangkat lunak yang
mencakup seluruh aspek manajemen untuk mendukung pemberdayaan semua unit
manajemen Universitas sehingga mampu secara profesional memberikan
pelayanan yang efisien bagi sivitas akademika. Sasaran yang ingin dicapai adalah
terbentuknya suatu SI terintegrasi yang didukung oleh perangkat lunak SIM yang
handal untuk mendukung keseluruhan fungsi Universitas dalam hal pelayanan
informasi manajemen termasuk pemrosesan transaksi, pengambilan keputusan,
proses pembelajaran, dan penyediaan informasi bagi para pemangku kepentingan
Universitas.
3.2.1. Sistem Manajemen Akademik
Sistem ini bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang telah berjalan
menggunakan scanable form. Proses akademik berlangsung mulai dari
penerimaan mahasiswa baru hingga kelulusan mahasiswa.
Sistem Registrasi Ujian Masuk Online, digunakan untuk mengelola pendaftaran ujian masuk USU secara online. Sistem ini memiliki fitur berikut:
registrasi online, generator ujian mandiri online, cash management system (CMS),
verifikasi online, cetak formulir pendaftaran, monitoring dan statistik, dan
administrasi sistem.
Sistem Registrasi/Herregistrasi, digunakan untuk mengelola kegiatan registrasi calon mahasiswa dan registrasi ulang mahasiswa lama, dengan fitur
pembiayaan, laporan-laporan, dan administrasi sistem.
Sistem informasi akademik
1.
digunakan untuk mengelola administrasi dan
data akademik pada unit fakultas/program studi meliputi data kurikulum,
matakuliah, rencana dan hasil studi, transkrip, penjadwalan, prasyarat dan
sebagainya, dengan fitur seperti berikut:
Back office
2. Modul
, menangani pengelolaan data kurikulum, pengelolaan data
kelas, pengelolaan data matakuliah, pengelolaan kesetaraan, pengelolaan
jadwal, pengelolaan data rencana studi (KRS), pengelolaan data hasil studi
(KHS), pengelolaan data transkrip, pengelolaan bimbingan akademik,
konfigurasi jenis nilai, konfigurasi syarat predikat kelulusan, laporan dan
statistik, serta administrasi sistem.
front office, menangani KRS Online, KHS dan Transkrip, Info
Akademik Online, mengelola bimbingan akademik (dosen), pengelolaan
nilai (dosen), messaging
3.3.Sistem Informasi Akademik (SIA) Fakultas Ekonomi USU
, dan forum diskusi. Modul ini diakses oleh
mahasiswa dan dosen melalui Portal Akademik.
Penerapan SIA pada FE USU merupakan yang sudah dibuat oleh PSI.
Hal ini diketahui melalui menu layayan pada informasi yang ada pada website
USU. Hanya saja, FE USU megelola data informasi internal agar tidak terjadi
publikasi yang sia-sia. Karena informasi ini dikhususkan untuk sivitas akdemika.
Untuk melihat informasi bagi setiap jurusan sebenarnya sudah disediakan
28
berikutnya berdasarkan informasi yang ada. Untuk itu bisa dilihat, gambar
berikut:
Gambar 3.1 Menu Utama Bagian Pendidikan FE USU
Di setiap menu utama terdapat pilihan, antara lain mengenai Program
Studi, Kurikulum, Jenis Nilai, Syarat Nilai SKS, Syarat Predikat Kelulusan,
Manajemen Ruang, Jadwal, Dosen, Evaluasi, Pejabat, Kemahasiswaan, Data
Pembayaran SPP, Regristrasi Mahasiswa, rencana Studi, Peserta Kelas, Absensi
Kelas, Tugas Akhir, Kelulusan, Laporan, Laporan DIKTI, Layanan SMS, Portal
Akademik dan User.
Masing-masing sub menu di Menu Utama bisa dibuka, setiap menu
memiliki jendela kerja sendiri yang dapat diisi berdasarkan data yang dibutuhkan
dan atau mencari informasi yang dibtuhkan.
Untuk mengelola SI yang ada pada data basis on-line setiap jurusan
(departemen) memiliki privasi sendiri, seperti memiliki akun jurusan dan pasword
data basis on line (internet) ini. Meski sudah diberikan kebijakan untuk mengelola
secara khusus.
3.4. Pembahasan
3.4.1. SIA S1 Manajemen FE USU
Penerapan SI pada Program S1 Manajemen FE USU dapat dilihat dari
indikator informasi yang berguna. Hal ini berkaitan erat dengan
pencapaian-pencapaian yang telah berhasil atau belum terlaksana dengan baik bagi sivitas
akademik. Informasi yag telah disampaikan berupa pengumuman pengambilan
Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), kelulusan, ujian
komprehendif, seminar skripsi, dll. Indikator dikatakan informasi ini berhasil
disampaikan kepada mahasiswa yang berkepentingan dengan standar akurat,
relevan, tepat waktu, lengkap, dimengerti, verifiable dan accessible.
Akuratnya informasi jika tidak ada kesalahan dan membuat mahasiswa
mengerti akan informasi yang diberikan. Dengan demikian mahasiswa dapat
dengan mudah melaksanakan apa yang ada dalam pengumuman yang diberikan.
Agar informasi lebih akurat, informasi yang sudah diterima lebih baik ditanyakan
lengsung kepada pihak akademik yang bertugas pada program S1 Manajemen FE
USU. Contoh, ketika melengkapi data diri dengan melampirkan pas poto, foto
copy (FC) KTM, FC kartu keluarga (KK) dan sebagainya. Kecocokan dari KRS
yang ada di portal dengan hasil print out yang ada di bagian pendidikan. Biasanya
sering terjadi kesalahan input data dari mahasiswa seperti kesalahan mengambil
mata kuliah wajib tidak diambil. Lalu akan diakana Perbaikan KRS (PKRS)
30
dalam pengisian KRS. Berdasarkan kasus yang sering terjadi tentang kesalahan
pengisian KRS dapat disimpulkan bahwa informasi yang diberikan belum akurat
atau kurang baik.
Informasi yang relevan yang diterima harus mempermudah penerima
informasi. Hal ini bisa menambah kepastian informasi dan mengurangi
ketidakpastian informasi. Mahasiswa atau staf yang menerima informasi relevan
akan dengan mudah melaksanakan tugasnya. Misal, pada saat seminar skripsi
mahasiwa harus membawa syarat-syarat yang sudah ditentukan. Jika syarat yang
telah diberikan tidak relevan maka akan menghambat proses seminar skripsi.
Berbeda halnya jika informasi yang diberikan relevan, ini tentu lebih
mempermudah mahasiswa dalam melaksanakan seminar. Contoh, informasi dapat
berupa tata cara pelaksanaan pengisian KRS pada portal akademik. Informasi
mengenai pengisian KRS dimulai dari kode mata kuliah yang akan diambil.
Sebelum mengisi KRS pada portal akademik mahasiswa harus sudah membayar
SPP semester ganjil atau genap yang akan dilaksanakan. Informasi yang diberikan
sudah relevan atau baik.
Dikatakan informasi tepat waktu jika, informasi yang disampaikan dan
diterima sesuai jadwal yang telah ditentukan dandapat terlaksana sesuai pada
waktu yang telah ditetapkan. Contoh, pembayaran uang semester atau SPP
dilakukan pada tanggal 21 Januari 2013 sampai 15 Februari 2013. Agar tidak
terjadi keterlambatan pembayaran SPP informasi harus sudah disampaikan
minimal 1 minggu sebelum pembayaran dilakukan. Mengenai ketepatan waktu
informasi yang diberikan sudah tepat waktu. Ini untuk menjaga proses
yang diberikan sudah tepat waktu atau baik.
Informasi yang lengkap mencakup didalamnya data yang relevan. Hal ini
berkaitan dengan informasi yang memperlancar pengambilan keputusan. Contoh,
informasi ini berupa kelengkapan data informasi yang mendukung keakuratan
informasi yang didalamnya terdapat unsur-unsur yang relevan. Dimulai dari
tanggal terbit informasi, data informasi, sampai pada hal yang akan dikerjakan
dari informasi yang disampaikan. Dalam prakteknya informasi ini biasanya
mengenai kelengkapan akademik di FE USU. Berdasarkan praktek yang sudah
dilakukan di FE USU informasi yang diberikan sudah lengkap atau baik.
Informasi dapat dimengerti jika pengambil keputusan dapat dengan
mudah mengambil keputusan dari informasi yang disediakan. Untuk itu perlu
kejelasan yang akurat agar staf dapat dengan cepat mengambil keputusan yang
benar. Contoh, ada suatu perusahaan mitra FE USU ingin merekrut tenaga kerja
bagian akuntansi. Kemudian perusahaan memeberikan surat atau lembar
pemberitahuan tentang apa saja syarat yang digunakan untuk bisa mendaftar
sebagai calon karyawan. Dan pihak dari FE USU menyampaikan dengan benar
apa yang telah disampaikan oleh perusahaan mitra kepada mahasiswa melalui data
yang sudah diberikan.
Verifiable-nya informasi jika informasi tidak bias atau tidak memiliki
pemahaman yang berbeda jika diterima oleh penerima informasi yang berbeda.
Informasi yang diberikan harus memiliki satu pemahaman oleh penerima
32
Informasi yang bisa di akses dengan mudah oleh setiap mahasiswa dan
dapat di akses kapan saja serta memiliki format baku yang dapat dimengerti oleh
berbagai pihak. Untuk lebih jelas lihat gamabar 3.2 menu pada web usu
Gambar 3.2 menu web usu
dapat diakses melalui
informasi yang dibutuhkan, seperti Program Akademik, Direktori, Penerimaan
Mahasiswa, Kemahasiswaan, Perpustakaan, Kehidupan Kampus, Layanan TI,
Arsip, e-Learning, Tautan dan Rumah Sakit USU. Pengkususan tentang informasi
mahasiswa dapat dibuka melaluo link Program Akademik, Penerimaan
Mahasiswa dan Kemahasiswaan.
Untuk mempermudah memahami indikator informasi yang berguna yang
telah dijelaskan di atas, dapat dilihat di teble 3.1 indikator informasi yang berguna
No
1 Akurat Informasi harus terbebas dari adanya
kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan para penggunanya.
- -
2 Relevan Informasi yang relevan harus memberikan
arti dan mempunyai manfaat dengan bisa
meningkatkan nilai dari suatu kepastian
atau mengurangi ketidakpastian.
- -
3 Tepat Waktu
(Timely)
Informasi yang disajikan tepat pada saat
dibutuhkan dan informasi yang datang
pada si penerima tidak boleh terlambat
karena dapat mempengaruhi proses
pengambilan keputusan
- -
4 Lengkap
(Complete)
Informasi yang disajikan harus lengkap,
termasuk didalamnya semua data yang
relevan.
- -
5 Dimengerti
(Understandable)
Informasi yang disajikan hendaknya dalam
bentuk yang mudah dimengerti oleh si
pembuat keputusan.
- -
6 Verifiable Informasi yang dihasilkan tidak bias,
menyebabkan perbedaan dalam
memahaminya.
- -
7 Accessible Informasi dikatakan accessible bila
tersedia pada saat diperlukan dalam format
yang sesuai dengan kepentingannya.
- -
34
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas tujuan penelitian telah diketahui sejauh mana
SIA FE USU mampu menyajikan informasi dengan cepat dan tepat sesuai standar
pembuatan informasi dengan standar yang berlaku umum digunakan oleh pihak
Akdemik FE USU Program S1 Manajemen.. Adapun kesimpulan dari
pembahasan tersebut adalah sebagai berikut:
1. SIA yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
pada setiap jurusan atau departemen memiliki kesamaan.
2. Dari pembahasan, SIA pada FE USU rata-rata sudah cukup baik. Ini
dilihat dari perbandingan baik dengan kurang baik serta tidak baik yaitu
4 : 3 : 0.
3. Informasi yang diberikan Departemen S1 Manjemen Reguler berupa:
pesan lisan, hard copy yang ditempel di mading dan papan pengumuman,
peberitahuan melalui sms, pemberitahuan melalui surat dan
pemberitahuan melalui email juga web-site.
4. Penerapan SI telah memperlancar kerja sivitas akademik.
B. Saran
Berdasarkan analisis dan kesimpulan yang didapat, maka dapat diberikan
saran yang dapat bermanfaat bagi Program S1 Manajemen dalam meningkatkan
sudah ada. Jika melakukan perubahan sistem hendaknya memberikan
pengumuman dan penjelasan agar informasi dapat diterima dengan
benar.
2. Untuk mempermudah penyampaian informasi mengadakan
pengumuman digital berupa slide yang ditampilkan pada layar LCD
yang diletakkan di depan kantor jurusan.
3. Memasang CCTV agar keamanan terjaga dengan baik dan dapat
melihat aktivitas seluruh ruangan kantor jurusan melalui kamera
pengawas.
4. Berperan secara aktif dalam pengelolaan data Informasi Jurusan pada
DAFTAR PUSTAKA
Eryatno. (1999). Ilmu Sistem: Meningkatakan Mutu dan Efeltivitas Manajemen.
Jilid satu. Bogor: IPB Press.
Floridi, L. Information – A Very Short Introduction. Oxford University Press.
Hall, James A. (2006). Salemba empat, Siste, Informasi Akuntansi (pp. 19-20). Jakarta: Salemba Empat.
USU. 2008. Home. Fakultas/Sekolah. http://www.usu.ac.id ( 12 Des. 2012)
Wikipedia. 2011. Halaman Ensiklopedia Bebas. http: // id.wikipedia.org / wiki /
