UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III
PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA PROGRAM S1 MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh
JULHAM FAHMI
072101007
DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat
Untuk Memperoleh Gelar Diploma
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA PROGRAM S1 MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Ayahanda tercinta Syafi’I dan ibunda yang saya sayangin Siti Maryam, SE yang dengan kesabaranya mendidik penulis dan banyak memberikan dukungan kepada penulis baik moril maupin materil, serta selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi, selaku Sekretaris Jurusan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Rustam,M.si,Ak. selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Seluruh Dosen / Staf Pengajar serta Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu kepada penulis.
8. Buat teman- teman Dedi,Agus,Argi Candra, sofie, sari tri mayriza lina mahraini,dewi,deby, rani terima kasih atas persahabatan yang terjalin selama ini, dan buat yang lainnya yang tidak bisa disebutkan satu-persatu.
Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
DAFTAR ISI
B. Penerapan Sistem Informasi pada Bagian S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara……….. 27
C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………… 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 36
A. Kesimpulan ... 36
B. Saran ... 36
DAFTAR TABEL
No Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Informasi merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam kehidupan bisnis dan organisasi, sehingga informasi merupakan variabel yang penting dalam operasi organisasi/perusahaan, Disamping sumber daya alam, modal dan manusia. Selain itu keterbatasan kapasitas manusia untuk mampu mengolah data dan informasi yang begitu cepat berubah mendorong manusia untuk memanfaatkan secara optimal teknologi dan sistem informasi yang pada zaman ini sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia dan kegiatan sehari – hari (Sukirno, 2004).
Informasi dibutuhkan untuk menyusun strategi yang dipakai dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan, baik dalam perencanaan maupun pengawasan kegiatan organisasi/perusahaan. Setiap keputusan yang diambil oleh organisasi/perusahaan merupakan hasil pengolahan dari berbagai informasi yang terkumpul dan selanjutnya keputusan tersebut dapat merupakan informasi bagi para karyawan dalam organisasi/perusahaan. Sistem pengawasan yang efektif diperlukan dalam kegiatan operasi organisasi/perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat membantu organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan serta meningkatkan produktivitas karyawan.
disajikan juga harus lengkap dan cepat secara periodik sehingga dalam pengambilan keputusan dalam pekerjaan dapat dilakukan secara menyeluruh dan tepat pada waktunya.
Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetisi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Kekuatan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah menjadi keunggulan kompetitif bagi dirinya.
Pada masyarakat yang hidup sebelum era informasi, penanganan informasi dilakukan secara manual atau secara mekanik dengan menggunakan mesin – mesin yang bukan komputer. Bahkan dalam era informasi sekarang ini pun tidak sedikit organisasi/perusahaan, terutama yang kecil yang masih mengolah informasi yang dibutuhkannya secara manual/mekanik. Akan tetapi karena komputer dan perangkat lunak pendukungnya yang terdapat di pasaran relatif makin murah dan memiliki kemampuan yang makin besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan komputerisasi. Setidaknya menurut Situmorang dan Dilham (2007) ada lima faktor yang sangat mempengaruhi, yaitu:
a. Pertumbuhan internet dan teknologi (internet growth and technology
convergence). Ditandai dengan munculnya teknologi seperti VOIP, Wireless,
komputer yang semakin cepat dan semakin murah, banyak situs – situs bisnis. b. Perubahan lanskap bisnis (transformation of the business enterprise), banyak
c. Pertumbuhan globalisasi ekonomi (growth of a globally connected economy), munculnya kesadaran untuk membuat komunitas ekonomi baik secara regional dan global seperti integrasi ekonomi Asia, masyarakat ekonomi Eropah, dan sebagainya.
d. Ledakan informasi dan pengetahuan yang berbasis ekonomi (growth of
knowledge and information-based economies). Hal ini ditandai dengan
globalisasi ekonomi yang semakin meningkat, dan munculnya ide – ide baru (produk dan service) di lingkungan bisnis.
e. Munculnya perusahaan – perusahaan digital (emergence of the digital firm), hal ini ditandai dengan banyaknya bisnis berbasis digital.
Terdapat perbedaan antara data dengan informasi. Data adalah fakta – fakta, angka – angka, atau keterangan mentah/kasar yang memiliki kaitan dengan sebuah organisasi yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Data selalu bersifat umum dan belum tentu memiliki relasi yang signifikan terhadap perencanaan dan pengambilan keputusan pada sebuah organisasi/perusahaan. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau yang memiliki arti bagi pemakainya untuk kegunaan perencanaan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi/perusahaan. Informasi berasal dari sumber – sumber internal maupun lingkungan. Suatu pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan dan tulisan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen – elemen komputer, elemen – elemen non – komputer, atau kombinasinya.
Sistem informasi merupakan komponen pendukung proses manajemen dalam organisasi/perusahaan. Dengan penanganan/penerapan sistem informasi yang terkelola dengan baik, maka akan mendukung produktivitas kerja karyawan menjadi lebih baik.
puncak, manajer berbagai bidang fungsional, dan penyelenggaraan kegiatan operasional.
Berdasarkan hal tersebut, pengolahan informasi harus dilakukan dengan sebaik – baiknya, sehingga informasi tersebut dapat terkumpul, terolah, dan tersimpan dengan baik. Dengan demikian, informasi akan lebih mudah ditelusuri dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan kerja karyawan pada suatu perusahaan. Meskipun penggunaan berbagai jenis informasi tersebut berbeda dari satuan kerja ke satuan kerja yang lain, namun pada tingkat tertentu terdapat kesamaan jenis informasi yang dibutuhkan itu.
Oleh karena itu, diputuskan penulisan Tugas Akhir dengan pembahasan mengenai PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA PROGRAM S1 MANAJEMEN EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
B. Perumusan Masalah
Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.
Adapun perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan yaitu:
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi dalam upaya meningkatkan efisiensi kinerja pegawai pada S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk membandingkan antara teori yang ada dalam praktek dihubungkan dengan teori-teori yang selama ini diterima dalam perkuliahan dan literatur-literatur lainnya.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian tersebut adalah :
1. Sebagai bahan masukan kepada Fakultas Ekonomi agar kinerja pegawai pada bagian S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi lebih baik.
2. Menyediakan informasi mengenai pentingnya sistem informasi yang dipergunakan untuk perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan pada bagian S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan mengenai sistem informasi organisasi/perusahaan.
D. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1
1. Penyusunan Draft Tugas Akhir
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 19 april 2010 – 11 mei 2010.
E. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub
bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.
D. Job Description
Rektor dan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
1. Bagian S1 Manajemen
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian;
b. Memimpin rapat awal masuk semester dan ajaran baru c. Mengatasi keluhan yang terjadi terhadap mahasiswa d. Mengatasi keluhan yang berada pada dosen
e. Memimpin seminar proposal dan sidang Meja hijau f. Pendana Tanganan Surat keluar
g. Memberikan Persetujuan bila ada dosen naik jabatan h. Forum kosultasi antar mahasiswa dan dosen
i. Penanda Tanganan KRS dan KHS mahasiswa
Sub Bagian S1 Manajemen
Tugasnya adalah :
a. Membantu mahasiswa untuk melakukan seminar proposal b. Menerima surat masuk dan surat keluar
c. Pemberian kepada mahasiswa Kartu rencana studi dan Kartu hasil mahasiswa
e. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program manajemen , sarana manajemen serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi mahasiswa;
f. Membantu mahasiswa untuk melengakapi data keperluan seminar proposal dan meja hijau.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Pada Program S1 Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :
a. Melaksanakan urusan data mahasiswa yang meliputi dengan , kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang di capai Indeks prestasi (IP), jumlah lulusan mahasiswa.
b. Mengevaluasi pelaksanaan meja hijau mahasiswa dan sarana mahasiswa untuk melengkapi persyaratan untuk seminar
c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah mahasiswa e Melaksanakan urusan registrasi mahasiswa yang meliputi dengan , kartu
rencana mahasiswa, daftar mata kuliah yang diambil, kartu hasil studi mahasiswa
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran
2009/2010.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2009/2010.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Pada Program S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Menyimpan data mahasiswa meliputin, kartu rencana studi mahasiswa, kartu hasil studi, dan skripsi mahasiswa
b. Melaksanakan pendataan dan penyusunan buku bagi mahasiswa yang aktif
c. Mempersiapkan dosen –dosen yang akan menyelengarkan seminar dan meja hijau.
d. Memberikan arahan kepada dosen setiap masuk ajaran baru
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Informasi
1. Pengertian Sistem
Sistem merupakan sebuah model untuk menunjang pemikiran kita, yakni suatu cara untuk mengatur proses-proses pemikiran. Berpikir secara sistem, secara sederhana berarti pemahaman bahwa pemikiran secara objektif dan reflektif mencakup pengorganisasian konsep-konsep serta ide-ide ke dalam aneka macam pola dan hubungan untuk tujuan-tujuan yang bersifat spesifik. Sebuah sistem juga merupakan sebuah model tentang hal – hal yang ingin kita pelajari; ia mewakili sesuatu hal yang ada, benak kita hanya dapat menyerap informasi dalam jumlah tertentu, dan pendekatan sistem membantu kita dalam hal mempertimbangkan banyak elemen kompleks pada macam-macam problem yang sering kali mempunyai sasaran-sasaran yang berbenturan satu sama lain. Sebuah sistem juga merupakan suatu keseluruhan yang tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa ia mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya, hingga ia harus dipelajari secara keseluruhan (Karhi, 1997: 10).
2. Pengertian Informasi
Informasi merupakan kebutuhan diseluruh kalangan masyarakat. Baik muda maupun tua, murid maupun guru, kalangan awam maupun kalangan intelektual semua membutuhkan informasi. Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam organisasi karena hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerima yang menggambarkan kejadian-kejadian nyata. Oleh karena itu, informasi digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Sehubungan dengan hal itu, informasi haruslah berkualitas.
Menurut Burch dan Grudnitski (1998), kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu: relevansi, tepat waktu, dan akurasi. Karena dari informasilah kita dapat menambah pengetahuan kita. Selain itu dari informasi jugalah kita dapat mengembangkan pola fikir kita. Yang dulunya bersifat tradisional akhirnya berkembang menjadi modern.
Apakah sebenarnya pengertian informasi? Informasi adalah pertambahan dalam pengetahuan yang dicapai oleh pihak penerima dengan jalan menyesuaikan elemen-elemen data yang tepat dengan variabel-variabel sebuah problem.
pun yang merasa puas dengan pengetahuan yang dimilikinya. Apabila seseorang telah memiliki pengetahuan tentang suatu hal maka ia akan mencari informasi tentang masalah yang lain.
Syarat-syarat terpenting yang harus dipenuhi oleh sebuah informasi yaitu: ketepatan, dapat dipercaya dan kecermatan; integritas; kelengkapan; relevansi dan arah sasaran; informasi yang berlebihan ditahan dan tidak diproses; bentuk dan isinya ditentukan oleh pihak pemakai; penetapan jangka waktu penyimpanan (informasi); data dan informasi yang perlu dirahasiakan dan yang dapat menyinggung kepribadian perlu disimpan secara rahasia (Karhi, 1997:88).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sebuah data baru tentang pengetahuan, yang diperoleh dengan menyesuaikan elemen-elemen data yang tepat dengan variable-variabel sebuah masalah yang ada sebelumnya dan harus memenuhi syarat-syarat informasi.
3. Pengertian Sistem Informasi
Pemrosesan informasi merupakan sebuah aktivitas penting. Sebagian
besar waktu kerja dan waktu luang seseorang individu digunakannya untuk mencatat,mencari dan menyerap informasi. Untuk melaksanakan seluruh aktivitas tersebut, sangat diperlukan sebuah cara yang dapat mempermudah pelaksanaannya. Cara tersebut berupa sebuah sistem.
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan yang diperlukan oleh pihak luar.
Jadi dapat dikatakan bahwa sistem informasi merupakan sebuah cara untuk mengatur proses pemikiran kita dalam mengolah data baru tentang pengetahuan yang kita peroleh.
Burch (1986) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building
block), yang terdiri atas :
1. Blok masukan (input block), input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model (model block). Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika,
dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
a. Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
c. Blok basis data (database block). Basis data akan dijelaskan kemudian. d. Blok kendali (controls block). Pengendalian perlu dirancangdan diterapkan
untuk meyakinkan bahwa hal-hal dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terjadi kesalahan dapat segera diatasi.
Contoh dari sistem informasi adalah Sistem Informasi Manajemen. SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang berintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi-operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak computer, dan prosedur-prosedur manual; model-model untuk analisis, perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan, dan suatu “database”. (Gordon B. Davis dan Margrethe H. Olson dalam Sistem-Sistem Informasi Pemasaran).
B. Penerapan Sistem Informasi Pada S1 Manajemen Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang masih dilakukan secara manual yaitu:
3. Transkip Nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.
4. Legalisir Ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan
3. KHS Bersih
Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.
4. PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi)
Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakuka n perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.
5. Informasi-informasi lainnya SISTEM INFORMASI ALUMNI
dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui portal USU. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan cara mengakses
Sistem informasi alumni merupakan sistem informasi yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni USU dengan almamater. Sistem ini membantu USU dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun.
C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di Fakultas Ekonomi USU
Sistem informasi akan sangat mendukung perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan dalam sistem informasi perusahaan/organisasi, maka produktivitas perusahaan akan meningkat.
Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan.
perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan
functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa
aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional
flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber
daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.
Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang pemanfaatan sumber daya yang dimilki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi yang mendukung proses aliran kerja.
Spektrum pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana belajar mengajar sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu penyelenggaraan atau manajemen pendidikan di universitas. Indonesia pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu pendidikan dasar dan menengah agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan dapat berkompetensi di dunia global.
a. Kinerja Pegawai
Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. Para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari.
Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak dapat menciptakan informasi dan komunikasi yang efektif, sehingga efisiensi kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.
Menurut O’Brien (2006), komponen – komponen dasar sistem informasi berbasis komputer, meliputi:
a. Sumber Daya Manusia, hardware, software, data dan jaringan yang digunakan.
b. Jenis produk yang dihasilkan.
Komponen – komponen sistem informasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini
Gambar 3.1. Komponen – Komponen Sistem Informasi Sumber : Pengantar Sistem Informasi.2006
Media Komunikasi dan Dukungan Jaringan
Sumber Daya Jaringan
Gambar 3.1 tersebut mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukka n konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar SI),
hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data
dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi ini memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivitas sistem informasi.
b. Alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi dan komunikasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
a. Komputer
Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin pengolahan kata khusus telah mudah dioprasikan dibandingkan dengan komputer yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifikasi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain.
b. Mesin Tik
kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus.
c. Printer
Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal.
d. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.
e. Internet
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
1. Sistem informasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara mengakses situs atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian pendidikan/bagian akedemik.
2. Peranan sistem informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja pada Program S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administarasi program akademik. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi.
3. Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.
B. SARAN
1. Alat informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor.
3. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan lembaga-lembaga dan intuisi perguruan tinggi dalam program informasi dan komunikasi terutama dalam pola distribusi.
DAFTAR PUSTAKA
Burch, J. Information Systems Theory and Practice; Jhon Willey & Sons, Inc., 1998.
B. Davis, Gordon dan H. Olson, Margrethe. Sistem-sistem Informasi Pemasaran. Bandung: Mandar Maju.
Hartono, Jogiyanto. 2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.
Ibnu Choidun R, Muhammad. 2006. Sistem Informasi Dalam Berbagai Perspektif. Bandung: Informatika.
JR C. Lucas, Henry. 1993. Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga.
Nisjar, Karhi, 1997, Sistem – Sistem Informasi Pemasaran. Bandung: Mandar Maju.
Noertjahyana, Agustinus dan Adipranata, Rudy. 2005. Sistem Informasi. Surabaya: Informatika.
O’Brien, James. A. 2006. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salamba Empat.
Siagian, Sondang.P. 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Jakarta: Rineka Cipta.
Sukirno, Sadono. 2004. Pengantar Bisnis. Jakarta: Prenada Media.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi S1 Manajemen Ekonomi USU
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU Ketua Departemen S1 manajemen
Prof.Dr.Ritha Dalimunthe, SE, MBA
Sekteraris Departemen S1 manajemen
Dra.Nisrul Irawati, MBA
Staff Administrasi
Sri wardani
Staff Administrasi Jumadi
Staff Administrasi
