QUALITY CONTROL DAN ANALISA DATA
F. SISTEM MANAJEMEN MUTU SNI.ISO 9001:2008
*
*
E.LAIN-LAIN
1.Pengujian Internal dalam proses produksi Selama ini belum dilaporkan, namun di Tahun 2013 akan dimulai pelaporannya.
2.Meningkatkan Promosi untuk Laboratorium Uji Mutu semen
F. SISTEM MANAJEMEN MUTU SNI.ISO 9001:2008
Standar Internasional SNI.ISO 9001:2008 berisi persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu yang mengarahkan organisasi untuk mengendalikan proses-prosesnya menuju pencapaian sasaran-sasarannya termasuk diantaranya kepuasan pelanggan, kesesuaian dengan peraturan dan perundang-undangan serta peningkatan berkesinambungan. Dalam penerapan sistem manajemen mutu ini, Balai telah mendapatkan sertifikat SNI.ISO 9001:2008 sejak tahun 2009 sebagai bukti atas kesesuaiannya memenuhi berbagai persyaratan sistem manajemen mutu sehingga lebih meningkatkan kepercayaan mitra bisnis/ pelanggan. Dokumentasi merupakan sesuatu yang jauh lebih luas dari pada sekedar arsip maupun catatan. Pada saat Balai berupaya untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu SNI.ISO 9001:2008, maka Balai telah menetapkan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutunya sesuai persyaratan
standar sebagai landasan penerapan dan peningkatan mutu yang berkesinambungan.
Sistem Manajemen Mutu SNI.ISO 9001:2008 sebagai Standar yang generik memerlukan dokumentasi dengan intepretasi yang tepat sesuai dengan bidang dan layanannya serta penerapannya membutuhkan strategi/aplikatif agar dapat diterima dan dijalankan oleh semua pegawai.
Dalam perkembangan konsep pemasaran yang mutakhir, pelanggan/customer ditempatkan sebagai sentral perhatian yang utama. Pemenuhan kebutuhan pelanggan menjadi tolok ukur seiring dengan komitmen pemerintah dalam meningkatkan pelayanan publik. Begitu juga dengan upaya yang telah dilakukan oleh BBIB Singosari untuk mengedepankan fungsinya dalam memberikan pengabdian secara menyeluruh kepada publik. Berbagai macam terobosan-terobosan yang telah dan sedang dilakukannya bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan melalui pemenuhan kebutuhan pelanggan atas produk yang dihasilkan. Salah satu terobosan penting yang telah dilakukan oleh Balai dalam hal peningkatan kualitas kinerja Balai adalah implementasi Sistem Manajemen Mutu melalui SNI.ISO 9001:2008. Dengan diperolehnya sertifikat SNI.ISO 9001:2008, maka Balai harus melaksanakan semua persyaratan yang dituangkan dalam dokumen mutu. Salah satu persyaratan yang tertuang dalam dokumen mutu adalah bagaimana Balai harus mampu memberikan tingkat kepuasan kepada seluruh pelanggan terutama pada produk barang/jasa yang menjadi ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu.
Implementasi Sistem Manajemen Mutu yang tertuang pada SNI.ISO 9001:2008 telah mengkondisikan BBIB Singosari untuk mampu bekerja secara profesional dan senantiasa terus melakukan perbaikan kualitas kinerja dan produk secara berkelanjutan. Dengan demikian diharapkan pelanggan akan mendapatkan jaminan produk yang berkualitas, sesuai dengan standar internasional dan memenuhi persyaratan dan harapan pelanggan.
1. Ruang Lingkup
Melalui hasil rapat tinjauan manajemen yang telah dilakukan pada bulan Desember 2012, ruang lingkup SNI.ISO 9001:2008 dituangkan dalam 9 layanan publik, yakni : 1. Produk Semen Beku
Produk semen beku terdiri dari semen beku sapi, kambing dan ikan. Semen beku sapi unsexing dan sexing terdiri dari jenis pejantan Simental, Limousin, Brahman, Ongole, Brangus, Bali, Madura, Aberden Angus dan Fressian Holstein.
Semen beku kambing unsexing dan sexing terdiri dari jenis pejantan Peranakan
91
Etawah dan Boer. Sebelum didistribusikan semen beku produk BBIB Singosari telah diuji di Laboratorium Uji Mutu sesuai standar SNI.ISO/IEC: 17025-2008.
2. Pelayanan Purna Jual
Ruang lingkup kegiatan ini meliputi : Penanganan kelainan reproduksi, manajemen pakan ternak, manajemen pemeliharaan ternak, pasca pelatihan manajemen IB, program pemuliaan ternak/breeding, pengenalan reproduksi/Aktivitas Balai.
3. Jasa Bimbingan Teknis
Jasa Bimbingan Teknis dilaksanakan untuk melayani grup/kelompok dan perorangan dari dalam dan luar negeri.
Kegiatan Jasa Bimbingan Teknis dalam bentuk kelompok meliputi Jasa Bimbingan Teknis Inseminator pada Sapi/Kerbau, Inseminator pada Kambing/Domba, Pemeriksaan Kebuntingan (PKB), Asisten Teknis Reproduksi (ATR), Penanganan Mutu Semen Beku (Handling semen beku),
Kegiatan Bimbingan Teknis dalam bentuk perorangan terdiri dari Hoof Trimming (Potong kuku), Bull Salon (Potong Bulu, Pose Pemotretan, Tali Temali), Laborant, Pembuatan Hay, Pembuatan Silase, Bull Master.
4. Jasa Pelayanan Masyarakat
Kegiatan ini melayani pelanggan dari dalam dan luar negeri, yang terdiri dari paket 1 dan paket 2. Paket 1 meliputi informasi kegiatan/aktivitas BBIB Singosari secara audio visual. Sedangkan paket 2 meliputi informasi kegiatan BBIB Singosari secara audio visual dan melihat langsung aktivitas BBIB Singosari menggunakan kereta biosecurity.
5. Jasa Konsultasi
Ruang lingkup kegiatan ini meliputi : bidang pemeliharaan ternak, pengawetan pakan, pemilihan ternak/breeding, penanganan reproduksi ternak, penanganan semen beku dan manajemen perkantoran.
6. Jasa Pengujian Mutu Semen
Kegiatan ini dilaksanakan oleh Laboratorium Uji Mutu Semen BBIB Singosari yang telah menerapkan sistem mutu sesuai ISO/IEC 17025:2005 sejak tahun 2004 dan terakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dengan nomor LP-226-IDN. Ruang lingkup pengujian meliputi semen segar, cair dan beku dengan jenis pelayanan pengujian yaitu: pengujian motilitas, konsentrasi sel sperma,
persentase hidup/mati sel spermatozoa, abnormalitas sel sperma dan derajat keasaman (pH).
7. Jasa Penyewaan Aset Balai
Ruang lingkup kegiatan ini meliputi penyewaan ruang/gedung serta sarana prasarana lainnya.
8. Jasa Pelayanan Penelitian
Ruang lingkup kegiatan ini meliputi produksi ternak, nutrisi ternak, kualitas semen, prosesing semen, kesehatan hewan, pemuliaan ternak dan ekonomi peternakan.
9. Jasa Penyediaan Tenaga dan Juri Kontes Ternak
Ruang lingkup kegiatan ini meliputi instruktur bidang manajemen IB dan juri kontes
2. Program Kerja
Berbagai macam kebijakan dan kegiatan dalam pelaksanaan implementasi Sistem Manajemen Mutu telah dilakukan cukup efektif oleh BBIB Singosari. Hal ini dikarenakan adanya program kerja yang jelas dan tegas yang senantiasa dibuat oleh Balai disetiap awal tahun. Tujuan pembuatan program kerja adalah untuk membantu Balai dalam mengevaluasi sejauh mana target yang telah ditetapkan dapat terealisasi serta untuk mengidentifikasi suatu kegiatan apakah sudah dilaksanakan atau belum. Adapun Program Kerja yang telah disusun oleh Wakil Manajemen Mutu terkait dengan kegiatan SNI.ISO 9001:2008 dituangkan pada Tabel 52.
Tabel 52. Program Kerja SNI.ISO 9001:2008 Tahun 2012
No Nama Kegiatan Rencana Pelaksanaan
Keterangan Bulan Minggu Ke-
1 Rapat Bulanan SNI.ISO 9001:2008 Januari IV Terlaksana 2 Rapat Bulanan SNI.ISO 9001:2008 Pebruari IV Terlaksana 3 Evaluasi & Pembuatan Target
Sasaran Mutu Balai 2012
Pebruari IV Terlaksana 4 Rapat Bulanan SNI.ISO 9001:2008 Maret IV Terlaksana 5 Rapat Bulanan SNI.ISO 9001:2008 April IV Terlaksana 6 Penyempurnaan Dokumen Mutu IK
dan Formulir
Mei IV Terlaksana
7 Rapat Bulanan SNI.ISO 9001:2008 Mei IV Terlaksana 8 Audit Internal SNI.ISO 9001:2008
tahun 2012
Juni II Terlaksana
tanggal 30 Juli
93
9 Rapat Bulanan SNI.ISO 9001:2008 Juli I Terlaksana bulan Agustus minggu I
10 Rapat Tinjauan Manajemen Tahap I tahun 2011 13 Rapat Bulanan SNI.ISO 9001:2008 Agustus I Terlaksana 14 Audit Eksternal (Assesment)
SNI.ISO 9001:2008
Agustus II Terlaksana tanggal 8 Nopember 15 Rapat Tinjauan Manajemen Tahap
II tahun 2011
Agustus IV Terlaksana tanggal
17 Rapat Bulanan SNI.ISO 9001:2008 Desember IV Terlaksana 18 Penyerahan Laporan Hasil Audit
Eksternal
September II Terlaksana bulan Januari 2013
19 Pembuatan Program Kerja Tahun 2013
Desember III Terlaksana bulan Januari 2013
3. Kebijakan Mutu Balai
Kebijakan mutu adalah pernyataan yang diungkapkan oleh Kepala Balai, yang berupa janji (komitmen) atau upaya untuk melaksanakan dan menegakkan serta memelihara standar Sistem Manajemen Mutu yang tinggi. Melalui hasil Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan pada akhir bulan Desember 2012 telah membuat keputusan tentang penyempurnaan Kebijakan Mutu Balai menjadi :
”Balai Besar Inseminasi Buatan (BBIB) Singosari bertekad menerapkan Sistem Manajemen Mutu SNI.ISO 9001:2008 dalam Proses Produksi/kegiatan dan memberikan Pelayanan Prima yang Berkesinambungan pada Konsumen untuk 9 (Sembilan) Layanan”
4. Sasaran Mutu Balai
Sasaran mutu adalah penetapan target dan realisasi produk/kegiatan yang sifatnya dapat diukur dan dibuat oleh Balai atau masing masing bagian/bidang selama satu tahun ke depan. Untuk mencapai sasaran mutu, BBIB Singosari harus melaksanakan beberapa persyaratan sebagai berikut :
a. Menjamin kebijakan mutu dan sasaran mutu yang akan dicapai dengan komitmen terhadap Sistem Manajemen Mutu harus dipahami dan dilaksanakan oleh semua sumber daya manusia Balai.
b. Mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya manusia yang profesional untuk memenuhi persyaratan Prosedur Operasional Standar BBIB Singosari sehingga pelanggan yakin memperoleh kepuasan pelayanan pemasaran Produk Semen Beku, Jasa Bimbingan Teknis, Pelayanan Masyarakat, dan Jasa Pengujian Mutu Semen yang sesuai dengan kebutuhan.
c. Memberi keyakinan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan oleh BBIB Singosari dalam pelayanan pemasaran Produk Semen Beku, Jasa Bimbingan Teknis, Pelayanan Masyarakat, dan Pengujian Mutu Semen sudah sesuai, berjalan secara efektif dan terus menerus ditingkatkan.
5. Struktur Organisasi SNI.ISO 9001:2008
Struktur organisasi SNI.ISO 9001:2008 Balai Besar Inseminasi Buatan Singosari disajikan pada Lampiran LXXXVI.
6. Proses Bisnis
Rangkaian Proses Bisnis beserta keterangannya yang telah ditetapkan oleh BBIB Singosari sampai dengan tahun 2012 disajikan pada Lampiran LXXXVII.
7. Penyempurnaan Dokumen Mutu
Sesuai dengan program kerja yang telah dibuat dan ditetapkan oleh Wakil Manajemen Mutu, maka WMM beserta Deputi WMM dan Contac Person melakukan penyempurnaan Dokumen Mutu. Kegiatan ini dilakukan di pertengahan tahun sebagai persiapan untuk pelaksanaan kegiatan Audit Internal. Adapun jenis Dokumen Mutu yang telah disempurnakan adalah Dokumen Instruksi Kerja dan Formulir, sedangkan penyempurnaan Dokumen Pedoman Mutu (PM) dan Prosedur Operasional Standar (POS) telah dilakukan perbaikan pada tahun sebelumnya.
95
8. Sosialisasi Prosedur Operasional Standar (POS)
Dalam rangka mengimplementasikan dan memberikan pemahaman bersama mengenai Sistem Manajemen Mutu SNI.ISO 9001:2008 di masing-masing Bagian/Bidang dan Sub Bagian/Seksi, maka Wakil Manajemen Mutu (WMM) beserta Deputi WMM dan contac person melakukan kegiatan Sosialisasi mengenai Prosedur Operasional standar khususnya yang terkait dengan POS Pengafkiran Pejantan. Lokasi kegiatan dilakukan diWorhshop pada tanggal 15 Agustus 2012.
Metode sosialisasi dilakukan melalui presentasi oleh salah satu struktural dan Fungsional Wasbitnak yang terkait di bidang teknis pemeliharaan ternak, kemudian dilanjutkan dengan forum diskusi (tanya jawab). Kegiatan ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari hasil temuan Audit Internal yang menyarankan agar dilakukan sosialisasi POS Pengafkiran Pejantan agar semua personal yang ada dapat memahami dan mengimplementasikan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
9. Tinjauan Manajemen
Kepala BBIB Singosari memimpin rapat Tinjauan Manajemen yang diadakan minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. Rapat Tinjauan Manajemen bertujuan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu.
Adapun agenda yang dibahas pada rapat Tinjauan Manajemen adalah sebagai berikut:
1. Hasil-hasil Audit memuat temuan-temuan selama audit mutu internal terhadap proses-proses dalam sistem manajemen mutu
2. Evaluasi hasil tinjauan manajemen yang lalu
3. Umpan balik pelanggan mencakup data keluhan pelanggan, hasil penelitian kepuasan pelanggan dan informasi lainnya dari pihak yang memiliki kepentingan
4. Kinerja proses yang mencakup hasil analisa kecendurungan proses dan kemampuan proses bisa didapat dari pemantauan dan analisa terhadap variasi dan penyebaran dari karakteristik proses dengan menggunakan metode statistik
5. Status tindakan-tindakan pencegahan dan perbaikan yang telah, sedang, atau akan dilakukan, termasuk hasil-hasil yang telah dicapai dari tindakan-tindakan tersebut
6. Tindak lanjut atau status dari hasil tinjauan sistem manajemen sebelumnya termasuk kendala-kendala yang dihadapi dan perlu dibahas dalam tinjauan manajemen.
7. Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu.
Sesuai dengan prosedur, maka Rapat langsung dipimpin oleh Kepala Balai dan dihadiri oleh seluruh jajaran struktural, Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan Deputi WMM. Adapun kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen selama tahun 2012 telah dilaksanakan sebanyak 3 (tiga) kali dengan rincia sebagai berikut :
1. Tahap I dilaksanakan pada tanggal 8 Agustus dengan agenda rapat, Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen yang lalu dan Kinerja Proses.
2. Tahap II dilaksanakan pada tanggal 15 Agustus 2012 dengan agenda rapat tentang pembahasan (jawaban) temuan Audit Internal 2012 dan perubahan-perubahan yang mempengaruhi sistem.
3. Tahap III dilaksanakan pada tanggal 18 Desember 2012 dengan agenda rapat tentang umpan balik pelanggan, Status Tindakan Pencegahan dan Perbaikan, Ketidaksesuaian Produk/Kegiatan.
10. Audit Internal dan Eksternal
BBIB Singosari melaksanakan Audit Mutu Internal dan Eksternal untuk menilai apakah Sistem Manajemen Mutu telah memenuhi perencanaan realisasi produk, kesesuaian persyaratan, serta apakah telah diterapkan secara efektif di lingkup BBIB Singosari sesuai dengan standar SNI.ISO 9001:2008.
Kegiatan Audit Internal SNI.ISO 9001:2008 pada tahun 2012 dilaksanakan pada tanggal 30 Juli s/d 1 Agustus 2012. Jumlah Auditor Internal sebanyak 5 (lima) orang. Masing-masing Seksi/Sub Bagian di Audit oleh 2 (dua) orang Auditor yang berasal dari luar seksi untuk menjaga independensi. Kegiatan Closing Meeting dilakukan pada tanggal 6 Agustus 2012.
Kegiatan Audit Eksternal SNI.ISO 9001:2008 telah terjadi pergantian lembaga sertifikasi. Terhitung mulai bulan Oktober 2012, PT. TUV Rhein Land secara resmi sudah tidak menjadi Auditor Eksternal di BBIB Singosari dan selanjutnya Balai telah menunjuk dan memberikan kepercayaan kepada PT. Mutu Agung Sertification. Hal ini dilakukan oleh Balai karena hasil Audit Eksternal yang terakhir dilakukan oleh PT. TUV Rhein Land kurang memuaskan dan belum bisa memberikan masukan (perbaikan) manajemen kepada BBIB Singosari secara signifikan. Kegiatan Audit
97
Eksternal dilakukan oleh 1 (satu) orang Auditor Senior PT. Mutu Agung Sertification yang dilaksanakan pada tanggal 8 – 9 Nopember 2012.
Secara umum kegiatan Audit Internal, proses perbaikan dan penyerahan laporan berjalan lancar sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, sedangkan untuk pelaksanaan kegiatan Audit Eksternal belum sesuai dengan rencana jadwal yang dituangkan dalam program kerja. Hal ini dikarenakan oleh proses transisi (pergantian) lembaga sertifikasi yang secara resmi baru dapat dilaksanakan pada bulan Nopember 2012.
11. Penerimaan Study Banding
BBIB Singosari telah mendapatkan sertifikat SNI.ISO 9001:2008 sejak akhir tahun 2009. Artinya selama lebih dari 3 (tiga) tahun Balai diharapkan mampu mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu secara efektif dan berkelanjutan.
Beberapa instansi dari luar telah memberikan apresiasi positif atas kemampuan Balai dalam menerapkan SMM. Oleh karena itu pada tanggal 17 Desember 2012, BBIB Singosari menerima kunjungan kerja dari Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya sejumlah 25 orang. Kunjungan ini bertujuan untuk melakukan study banding terkait dengan implementasi SNI.ISO 9001:2008 di BBIB Singosari.