BAB III PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN POLITEKNIK
3.3 Sistem Pelayanan
Pelayanan perpustakaan adalah suatu kegiatan memberikan pelayanan dan bantuan informasi kepada pengguna agar memperoleh bahan pustaka yang
dibutuhkannya. Semua bahan pustaka yang telah siap disusun ke rak untuk dibaca atau dipinjamkan bagi yang memerlukan. Dalam melaksanakan tugasnya, Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memakai sistem pelayanan terbuka (open access) dimana
pengguna perpustakaan diberi kebebasan untuk memilih dan mencari bahan pustaka yang dibutuhkan pada jajaran koleksi tanpa melalui tugas perpustakaan baik yang digunakan di ruangan maupun yang akan dipinjam. Sistem pelayanan yang dilaksanakan pada
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dapat dikatakan baik, karena pengguna dapat dengan mudah mendapatkan informasi atau bahan pustaka yang diinginkan dengan mencari langsung pada jajaran koleksi yang ada.
Waktu pelayanan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut ;
Senin – Jum’at : 08.00 – 16.30 WIB
Sabtu : 08.00 – 16.30 WIB
Istirahat : 12.30 – 13.30 WIB
Kecuali hari Jum’at istirahat : 10.30 – 13.30 WIB
3.3.1 Pelayanan Sirkulasi
Sebagaimana telah diketahui bahwa layanan sirkulasi merupakan ujung tombak dari sebuah perpustakaan. Demikian juga layanan sirkulasi pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, layanan sirkulasi perpustakaan mempunyai peranan penting dalam penyebaran informasi karena titik layanan meupakan pusat kegiatan peredaran bahan pustaka. Pelayanan sirkulasi yang dilaksanakan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sudah menerapkan sistem automasi dalam melaksanakan kegiatan sirkulasi. Adapun kegiatan layanan sirkulasi di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut ; 1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Penagihan 5. Sanksi
6. Surat Keterangan Bebas Bahan Pustaka 7. Peraturan perpustakaan
Setiap mahasiswa harus menjadi anggota perpustakaan untuk dapat menggunakan fasilitas yang disediakan perpustakaan. Untuk menjadi anggota peprustakaan mahasiswa harus memenuhi persyaratan yang ditentukan perpustakaan. Adapun syarat menjadi anggota Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut ;
1. Terdaftar sebagai mahasiswa Politeknik Negeri Medan
2. Mendaftarkan diri menjadi anggota Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dengan syarat sebagai berikut ;
1. Mengisi formulir yang pendaftaran yang telah disediakan 2. Menyerahkan pas photo ukuran 2x3 cm 1 lembar
3. Membayar uang pendaftaran sebesar Rp.5000,-
Setiap anggota perpustakaan harus melakukan registrasi ulang anggota
perpustakaan pada saat memasuki semester baru, dan jadwal registrasi telah ditetapkan oleh pihak perpustakaan. Bagi mahasiswa yang telah habis masa berlaku kartu
anggotanya diberikan kesempatan melakukan registrasi ulang untuk perpanjangan kartu. Adapun persyaratan perpanjangan kartu adalah ;
1. Menyerahkan fotokopi kwitansi pembayaran uang kuliah cicilan terakhir 2. Menyerahkan kartu anggota perpustakaan yang lama
3. Menyerahkan pas photo ukuran 2x3 cm 1 lembar 4. Membayar uang pendaftaran sebesar Rp.5000,-
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL POLITEKNIK NEGERI MEDAN Jl. Almamater No.1 Kampus USU 20155, Medan Telp.(061) 8213071,8211235 Fax. (061)8215845
FORMULIR ANGGOTA PERPUSTAKAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :Nama : ………..
NIM / Kelas : ………..
Jurusan / P. Studi : ………..
Alamat : ………..
Dengan ini bermohon menjadi anggota Perpustakaan Politeknik Negeri Medan. Sanggup mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku dan : - Membayar uang pendaftaran anggota sebesar Rp.5000,- - Menyerahkan pas photo 2x3 sebanyak 1 lembar Demikian permohonan ini di buat. Medan, ………. Pemohon ( ) 3.3.1.2 Peminjaman
Dengan kondisi perpustakaan, sesuai dengan sistem layanan yang dilaksanakan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan yaitu sistem pelayanan terbuka maka mahasiswa dapat mengambil sendiri buku yang dibutuhkan ke jajaran koleksi. Koleksi yang dimiliki Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dapat ditelusuri dengan menggunakan OPAC (Online Public Access Catalog).
Apabila anggota ingin meminjam bahan pustaka, mereka harus menunjukkan kartu anggota yang masih berlaku kepada petugas perpustakaan. Adapun syarat
peminjaman buku pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut ; 1. Setiap mahasiswa berhak meminjam 3 judul buku, sedangkan staf pengajar dan
administrasi sebanyak 4 judul buku.
2. Lama waktu peminjaman 1 (satu) minggu dan dapat diperpanjang sekali selama 1 minggu. Sedangkan bagi staf pengajar dan karyawan lama waktu peminjaman adalah 2 (dua) minggu dan dapat diperpanjang sekali selama 1 minggu juga.
3. Buku yang terlambat dikembalikan dikenakan denda setiap harinya sebesar Rp.500,-/ buku setiap harinya.
Adapun prosedur peminjaman buku pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut ;
1. Pemakai datang dan mengisi buku tamu
2. Peminjam dapat langsung menelusuri bahan bahan pustaka yang dibutuhkan dari OPAC atau langsung mencari langsung ke rak.
3. Setelah menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan kemudian membawanya ke bagian sirkulasi guna melakukan transaksi peminjaman.
4. Petugas melakukan transaksi sebagai berikut ;
- Pengguna menyerahkan kartu tanda anggota dan buku kepada petugas sirkulasi.
- Petugas memeriksa kartu untuk memastikan apakah kartu tanda anggota masih berlaku.
- Petugas mencatat data buku dengan memakai sistem komputerisasi. - Petugas men-stempel buku dan tanggal pengembalian buku.
Bahan pustaka Perpustakaan Politeknik Negeri Medan hanya bisa dipinjam oleh sivitas akademik Politeknik Negeri Medan saja, sedangkan pengguna dari luar hanya bisa membaca bahan pustaka di ruangan baca.
3.3.1.3 Pengembalian
Setelah jangka waktu yang ditentukan telah selesai maka anggota perpustakaan harus mengembalikan buku tersebut kepada petugas sirkulasi. Adapun prosedur
pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut ;
1. Peminjam menyerahkan buku yang dipinjam kepada petugas. Pengembalian dapat dilakukan oleh pengguna atau diwakilkan kepada orang lain.
2. Petugas memeriksa buku, apakah buku tersebut dalam kondisi baik atau keadaan rusak.
3. Petugas memeriksa batas akhir pengembalian, untuk memastikan buku terlambat atau belum.
4. Petugas menerima buku dari pengguna. 5. Petugas menyimpan buku ke rak.
3.3.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan bahan pustaka pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dapat dilakukan hanya satu minggu dan perpanjangan hanya dilakukan sekali saja.
Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka adalah sebagai berikut ;
1. Pengguna menyerahkan kartu tanda anggota dan buku kepada petugas sirkulasi. 2. Sebelum bahan pustaka tersebut diperpanjang, petugas memeriksa batas akhir
pengembalian. Jika buku tersebut sudah terlambat diperpanjang, maka peminjam wajib memenuhi sanksi atau membayar denda sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3. Petugas memperpanjang peminjaman bahan pustaka
4. Petugas mencatat data buku dengan memakai sistem komputerisasi. 5. Petugas men-stempel buku dan tanggal pengembalian buku.
3.3.1.5 Penagihan
Prosedur penagihan yang dilaksanakan pada Pepustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian bahan pustaka.
2. Membuat surat tagihan kepada pengguna ke setiap jurusan agar segera mengembalikan bahan pustaka.
3.3.1.6 Sanksi
Pemberian sanksi dilakukan apabila anggota perpustakaan tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Adapun sanksi yang dikenakan kepada anggota perpustakaan adalah sebagai berikut ;
1. Jika buku yang telah dipinjam hilang atau rusak maka anggota yang bersangkutan wajib mengganti buku yang sama atau buku yang lain yang ditentukan oleh Ka.UPT perpustakaan dan membayar biaya administrasi Rp.10.000,-
2. Apabila koleksi yang dipinjam terlambat dikembalikan maka peminjam dikenakan denda Rp.500,-/ hari untuk setiap buku.
3. Penggunaan kartu anggota oleh pihak lain menjadi tanggung jawab pemilik kartu. 4. Jika waktu pengembalian telah berakhir, tetapi belum dikembalikan oleh
penggunanya. Maka perpustakaan akan mengeluarkan surat tagihan.
5. Jika pada akhir masa studi belum dikembalikan, maka perpustakaan akan menangguhkan pengeluaran surat bebas bahan pustaka.
3.3.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam Bahan Pustaka
Mahasiswa Politeknik Negeri Medan yang akan menyelesaikan studinya harus mendapat surat keterangan bebas pinjaman dari perpustakaan. Untuk mendapatkan surat keterangan tersebut mahasiswa harus mempunyai kartu anggota yang masih berlaku. Jika anggota menghilangkan kartu maka kartu tersebut wajib diganti.
Adapun prosedur bebas pinjam bahan pustaka adalah sebagai berikut ;
1. Anggota perpustakaan menunjukkan/menyerahkan kartu peminjamannya kepada petugas sebagai bukti bahwa anggota tidak sedang meminjam bahan pustaka.
2. Anggota perpustakaan mengisi formulir keterangan bebas pinjam bahan pustaka. 3. Petugas yang berwenang membubuhkan tanda tangan di formulir tersebut sebagai
tanda pengesahan surat keterangan bebas pinjam bahan pustaka tersebut.
Berikut contoh surat keterangan bebas pinjam bahan pustaka Pepustakaan Politeknik Negeri Medan ;
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
Jl. Almamater No.1 Kampus USU 20155, Medan Telp.(061) 8213071,8211235 Fax. (061)8215845FORMULIR ANGGOTA PERPUSTAKAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :Nama : ………..
NIM / Kelas : ………..
Jurusan / P. Studi : ………..
Alamat : ………..
Telah mengembalikan semua buku pinjamannya di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan. Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Medan, ………. Ka. UPT Perpustakaan ( )
3.3.1.8 Peraturan Perpustakaan
Setiap perpustakaan memiliki peraturan yang harus dipatuhi oleh pengguna dan pegawai/ petugas perpustakaan. Peraturan peprustakaan dimaksudkan untuk mengatur tata tertib pengunjung dan petugas dalam memanfaatkan fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Untuk memperlancar kegiatan di perpustakaan, maka Perpustakaan Politeknik Negeri Medan membuat beberapa peraturan untuk dijadikan pedoman bagi pengguna perpustakaan. Setiap mahasiswa dan pengguna lainnya yang memasuki ruang perpustakaan harus mematuhi peraturan sebagai berikut ;
1. Mengisi daftar buku tamu yang sudah disediakan.
2. Hanya mahasiswa yang memiliki kartu yang dapat meminjam buku.
3. Setiap mahasiswa hanya boleh meminjam 3 eksemplar buku dengan judul yang berbeda.
4. Batas waktu yang diberikan untuk peminjaman buku adalah 1 (satu) minggu, dengan perpanjangan 1 (satu) minggu juga.
5. Dilarang membawa tas ke dalam ruang baca karena disediakan penitipan tas. 6. Dilarang memakai sandal dan kaos ke dalam ruangan perpustakaan.
7. Dilarang membawa minuman, makanan ke dalam ruangan perpustakaan. 8. Menjaga kebersihan di perpustakaan.
3.4 Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi merupakan suatu kegiatan pelayanan untuk memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna/pengunjung perpustakaan atau memberikan bimbingan kepada pengguna perpustakaan bagaimana menemukan koleksi referensi.
Pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, pelayanan referensi disatukan atau tidak terpisah dengan pelayanan sirkulasi. Pelayanan referensi di Perpustakaan Politeknik
Negeri Medan belum dapat berlangsung dengan baik, karena koleksi referensi di
perpustakaan ini masih sedikit dan sangat jarang digunakan oleh pengguna perpustakaan serta tidak adanya petugas khusus untuk pelayanan referensi.
Koleksi referensi yang terdapat di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan antara lain Kamus, Ensiklopedia, dan Handbook. Di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan T A (Tugas Akhir) juga dimasukkan kedalam koleksi referensi. Koleksi referensi yang sering dipergunakan oleh pengguna antara lain Kamus, Ensiklopedia, dan Handbook. Koleksi ini biasanya digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh staf pengajar.
3.6 Layanan Terbitan Berseri
Terbitan berseri adalah koleksi yang sangat penting dimiliki oleh suatu
perpustakaan karena koleksi ini memberikan informasi mutakhir dari berbagai bidang. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan juga memberikan layanan terbitan berseri kepada pengguna, tapi terbitan berseri hanya dapat dibaca di ruangan perpustakaan. Dengan kata lain tidak diperkenankan untuk dipinjam. Adapun jenis koleksi terbitan berseri pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan antara lain ; Jurnal, surat kabar, dan majalah.
Tabel -7
Jenis koleksi terbitan berseri Jenis Koleksi Terbitan Berseri Judul
Jurnal 6
Surat kabar 7
Majalah 7
Jumlah 20
Sumber : Laporan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Tahun 2009 3.7 Layanan Audio Visual
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan menyediakan koleksi audio visual bagi pengguna perpustakaan. Koleksi audio visual yang dimiliki Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah berupa CD (Compact Disk). Tetapi pengguna kurang berminat dalam penggunaan koleksi audio visual ini. Hal ini disebabkan fasilitas yang mendukung dalam penggunaan audio visual belum ada, misalnya TV dan DVD.
