BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA
C. Sistem Pencatatan Kas
Sistem pencatatan kas pada perusahaan ini kebanyakan berhubungan dengan berbagai buku – buku atau lampiran – lampiran. Kebanyakan PTPN menggunakan buku – buku dan formulir – formulir yang dibuat sedemikian rupa sehingga memungkinkan pembukuan dengan menggunakan sistem tulis tembus. Perusahaan ini sudah biasa menggunakan buku – buku dan formulir – formulir itu
maka dengan mudah transaksi – transaksi itu dihimpun dan dibukukan. Oleh karena itu hanya perubahan – perubahan kecil disarankan untuk memperbaiki buku – buku dan formulir tadi.
Buku – buku atau lampiran – lampiran yang biasanya dipakai dalam proses pencatatan transaksi adalah sebagai berikut :
1. Bukti Jurnal
Formulir ini hampir sama dengan formulir yang dipakai sekarang oleh kebanyakan PTP. Formulir ini pada umumnya akan digunakan untuk semua transaksi yang tidak mengakibatkan perubahan kas. Ayat – ayat dalam Bukti Jurnal akan dibukukan langsung kedalam Kartu Rekening Buku Besar.
2. Lembaran Kontrol
Formulir ini berfungsi sebagai lembaran pengecekan pembukuan dan juga sebagai sarana pembukuan atau buku harian untuk membukukan jumlah debit dan kredit bulanan dari uang tunai di kas dan di bank kedalam Kartu Rekening Buku Besar.
3. Kartu Rekening Buku Besar
Kartu Rekening Buku Besar adalah sarana pembukuan yang terakhir. Saldo dari setiap kartu rekening buku besar merupakan titik pangkal penyusunan laporan keuangan. Dari saldo – saldo rekening Kartu Rekening Buku Besar pada setiap akhir bulan, harus dibuat suatu neraca percobaan, untuk mencek kebenaran perhitungan debit dan kredit. Kartu Rekening Buku Besar ini harus dipakai terus menerus ( mengganti kartu baru pada setiap bulan tidak terlalu perlu dilakukan ).
4. Buku Tambahan
Buku tambahan harus diadakan untuk setiap rekening buku besar seperti misalnya rekening piutang niaga, rekening hutang niaga dan rekening piutang dan hutang lain – lain. Bentuk buku tambahan dapat dibuat sama seperti Kartu Rekening Buku Besar.
5. Nota Debit dan Nota Kredit
Semua transaksi dengan Kantor Direksi harus menggunakan Nota Debit dan Nota Kredit, yang dibukukan langsung kedalam kartu – kartu Rekening Buku Besar.
6. Buku Penjualan Ekspor dan Lokal
Dalam lampiran – lampiran ada dua formulir yaitu untuk penjualan ekspor dan untuk penjualan lokal. Buku penjualan biasanya dipegang oleh bagian pembiayaan yang pada akhir bulan akan dibukukan kedalam kartu rekening buku besar yang bersangkutan.
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II KEBUN BASILAM
Seperti yang telah kita bahas di BAB I sebelumnya bahwa setiap perusahaan memerlukan suatu pengawasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Hal ini bertujuan agar kegiatan dalam perusahan itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pengawasan intern dapat digolongkan kedalam dua bagian, yaitu Pengawasan Administrasi dan Pengawasan Akuntansi.
Pengawasan administrasi terdiri dari prosedur – prosedur dan catatan – catatan yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan. Misalnya, pimpinan dapat mengevaluasi kinerja karyawan dari hasil kerja yang rusak dari para karyawan, sehingga dapat dilakukan pengawasan atas mutu barang yang diproduksi. Pengawasan akuntansi terdiri dari metode dan prosedur yang terutama berhubungan dengan keandalan catatan laporan keuangan dan tindakan untuk melindungi aktiva perusahaan. Contohnya, prosedur yang dirancang untuk menjamin bahwa seluruh transaksi dicatat sesuai dengan prinsip – prinsip akuntansi.
Menurut Rollin dan Fess ( 1992 ), didalam sistem pengawasan intern ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan oleh setiap perusahaan yaitu : 1. Pegawai yang Mampu dan Perputaran Tugas
Semua sistem akuntansi menghendaki agar para pegawai mengerjakan tugas – tugas yang telah ditentukan. Tentu saja, suatu sistem hanya dapat dikatakan baik, apabila para pegawai yang mengerjakan tugas tersebut juga mampu. Karena itu, semua pegawai harus mendapat latihan yang cukup
diawasi ketika menjalankan tugasnya. Bila memungkinkan, para pegawai administrasi harus digilir dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Dengan mengetahui bahwa pegawai lain suatu saat akan mengerjakan pekerjaan yang sekarang dilakukan oleh seseorang, maka orang tersebut cenderung menghindari penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan. Perputaran tugas juga membantu menemukan ketidakwajaran yang mungkin terjadi. 2. Penetapan Wewenang
Agar para pegawai dapat bekerja secara efisien, wewenang dan tanggung jawab harus ditentukan dengan jelas. Tanggungjawab yang tumpang tindih dan ketidakjelasan tanggung jawab harus ditiadakan. Misalnya, apabila mesin pencatat kas harus digunakan oleh dua atau lebih tenaga kasir penjualan, maka setiap petugas tersebut harus diberi laci dan kunci tersendiri, hingga bukti penanganan kas setiap hari untuk masing – masing kasir tersebut dapat diperoleh. Demikian pula apabila beberapa pegawai diberi tugas untuk pembukuan ke perkiraan langganan, maka setiap pegawai harus diberi tugas untuk pembukuan ke perkiraan langganan tertentu, sehingga setiap kesalahan dapat diikuti sampai pada orang yang bertanggungjawab terhadap kesalahan tersebut.
3. Pemisahan Tanggung Jawab untuk Kegiatan yang Berhubungan
Untuk menjaga terhadap kemungkinan ketidakefisienan, kesalahan, dan kecurangan, tanggung jawab untuk kegiatan yang berhubungan harus dibagikan kepada dua atau lebih orang. Misalnya pemesanan pembelian barang, pemeriksaan atas penerimaan barang dan pembayaran kepada penjual tidak boleh dikerjakan oleh satu orang saja. Hal ini disebabkan karena akan mengundang penyalahgunaan wewenang, seperti pemeriksaan yang tidak
teliti atas jumlah dan mutu barang yang diterima, digunakannya barang – barang untuk keperluan pribadi pegawai, kecerobohan dalam pemeriksaan keabsahan dan ketepatan faktur, dan lainnya. Apabila kegiatan – kegiatan tersebut diberikan kepada tiga orang yang berbeda maka kemungkinan penyalahgunaan wewenang semacam itu dapat diusahakan terjadi sekecil mungkin.
4. Pemisahan Antara Tugas Operasi dan Akuntansi
Tanggung jawab untuk melaksanakan pencatatan akuntansi harus dipisahkan dengan tanggung jawab untuk melakukan kegiatan operasi dan penyimpanan aktiva. Dengan cara ini, catatan akuntansi akan dapat bertindak sebagai alat pemeriksaan yang bebas terhadap kegiatan perusahaan. Misalnya, kasir yang menerima pembayaran dari debitur tidak boleh menangani pencatatan jurnal dan buku besar. Pemisahan kedua fungsi ini akan mengurangi kemungkinan kesalahan dan penggelapan.
5. Bukti dan Tindakan Pengamanan
Hal ini dimanfaatkan untuk melindungi aktiva perusahaan dan memastikan kecermatan data akuntansi. Salah satu contohnya adalah mesin pencatatan kas yang banyak digunakan untuk mencatat penjualan tunai. Kesempatan bagi pembeli untuk memeriksa kuitansi dari kasir akan menambah efektivitas peralatan tersebut sebagai bagian dari pengendalian intern. Penggunaan asuransi juga merupakan salah satu alat pembantu untuk pengendalian intern. Asuransi ini berlaku untuk kerugian – kerugian akibat kecurangan dari sebagian pegawai yang dipercayai menangani aktiva perusahaan.
6. Pemeriksaan yang Bebas
Untuk menentukan apakah prinsip – prinsip pengendalian intern diterapkan secara efektif, sistem tersebut secara berkala harus diperiksa dan dinilai oleh auditor intern yang bebas terhadap pegawai yang bertanggungjawab atas kegiatan operasi perusahaan. Auditor ini yang akan melaporkan kelemahan dan mengusulkan perubahan untuk memperbaikinya.
Salah satu bentuk pengawasan yang diperlukan oleh sebuah perusahaan adalah pengawasan dalam bidang kas. Karna seperti yang telah kita ketahui sebelumnya, bahwa kas adalah harta perusahaan yang paling mudah untuk dilikuidkan/dicairkan dan digunakan untuk kepentingan sendiri oleh pegawai. Sehingga pada bidang inilah sering terjadi tindak penyelewengan yang dilakukan oleh pihak – pihak didalam perusahaan tersebut. Karena itu, merupakan suatu keharusan bahwa uang kas harus dilindungi secara efektif.
Hal ini pula yang telah dipahami dengan baik oleh PT. Perkebunan Nusantara II, khususnya dalam hal ini pada kantor PTPN II di Kebun Basilam. Dimana dalam hal pengawasan intern kas, mereka telah memiliki pedoman yang telah sejak lama dibuat dan masih terus dipergunakan sampai dengan saat ini. Dalam perusahaan ini ada dua kegiatan yang berhubungan langsung dengan kas yang terus dilakukan dan diawasi, yaitu Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas.
A. Sistem Pengawasan Intern pada Penerimaan Kas
Sumber penerimaan dalam perusahaan ini pada umumnya berasal dari Kantor Pusat / Kantor Direksi yang berlokasi di Tanjung Morawa. Dana – dana tersebut sebagian besar digunakan untuk pembayaran gaji dan pembelian – pembelian lokal. Kebun – kebun yang letaknya dekat dengan bank pada umumnya dapat menggunakan fasilitas – fasilitas bank yang tersedia dalam daerahnya masing – masing. Sedangkan bagi kebun yang belum menggunakan fasilitas bank harus menyetor sebagian besar dananya dalam rekening giro di bank sehingga dengan demikian pengeluaran – pengeluaran dapat dilakukan dengan check.
Semua uang tunai yang diterima, kecuali untuk pengeluaran – pengeluaran tunai untuk gaji maupun untuk penggantian kembali dana kas kecil dari bank, harus menggunakan Bukti Masuk ( BM ). Bukti Masuk ini merupakan gabungan “Bukti Masuk” atau “Bukti Penerimaan” dan “Kwitansi” yang digunakan sekarang ini. Formulir ini harus dicetak dan diberi nomor urut tercetak dan dikeluarkan menurut nomor urut. Selain itu bukti masuk yang belum dipakai merupakan formulir – formulir berharga dan harus disimpan di tempat yang berkunci untuk mencegah penyalahgunaan. Auditor intern harus mengadakan pemeriksaan bukti – bukti masuk yang tidak dipakai yang dibawah pertanggungjawaban kasir. Pemeriksaan ini biasanya bersifat tiba – tiba tanpa ada pemberitahuan sebelumnya.
Bagi kebun – kebun yang letaknya jauh dari bank harus terus memelihara dana kerja dalam bentuk uang tunai yang disimpan dilemari besi, untuk kepentingan – kepentingan praktis. Administratur dan kasir yang ditunjuk harus mengetahui kombinasi lemari besi tersebut. Dan kombinasi lemari tersebut
tidak boleh diberitahukan kepada orang lain, demi keamanan dana yang tersimpan didalam. Bila kebun mempunyai suatu rekening giro di bank, maka suatu daftar rekonsiliasi bulanan rekening ini harus dipersiapkan oleh kepala pembukuan kebun yang akan menerima rekening koran itu langsung dari bank.
Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui beberapa hal antara lain : 1. Sumber penerimaan kas pada perusahaan ini berasal dari kantor direksi dan
dengan kondisi tertentu dapat berasal dari bank.
2. Setiap dana yang masuk akan dicatat dalam Bukti Masuk atau kwitansi yang diberi nomor dan hanya dapat dikeluarkan menurut nomor urut.
3. Auditor harus melakukan pemeriksaan yang bersifat tiba – tiba terhadap bukti masuk tersebut.
Setiap dana yang diterima oleh kebun – kebun yang berasal dari kantor direksi, semuanya berasal dari permintaan yang di lakukan oleh kebun – kebun tersebut. Adapun prosedur permintaan dan penerimaan dana kerja tersebut dilakukan oleh beberapa orang dengan tugas yang berbeda - beda, yaitu :
Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan
1. Seminggu sebelum akhir bulan, dibuatlah permintaan uang ( PU – lampiran PB – 3 ) dalam tiga rangkap.
2. Serahkan permintaan uang tersebut kepada administratur untuk disahkan. 3. Terima permintaan uang tersebut kepada administratur dan file.
4. Terima dari kasir. Bukti masuk ( BM ) lembar ke 1 dan ke 2 sebagai tanda terima dana kerja bersama – sama dengan bukti pengeluaran kas kantor direksi.
5. Bandingkan bukti kas masuk dan bukti pengeluaran kas kantor direksi,dan paraf bukti masuk tersebut. Teruskan bukti masuk lembar ke 1 dan 2, dan
bukti pengeluaran kas kantor direksi kepada administratur untuk penandatanganan bukti masuk.
Administratur
1. Menerima permintaan uang dari kepala bagian tata usaha / akuntan.
2. Periksa dan sahkan permintaan uang, lembar 1 dan 2 dikirim ke kantor direksi dan lembar ke 3 kepada bagian tata usaha / akuntan untuk di file-kan 3. Pada tanggal yang telah direncanakan, terima dari Kantor Direksi jumlah
dana kerja yang diminta dengan lampiran Bukti Pengeluaran Kas yang bersangkutan.
4. Jika pengiriman uang tersebut dilakukan dalam bentuk cek, maka cek tersebut harus dicairkan di bank. Jika pengiriman melalui perintah pemindah bukuan, tarik dana dari bank berdasarkan perintah pemindah bukuan yang diterima. Untuk kebun yang mempunyai rekening dibank, pengiriman uang itu dapat disetor langsung kerekeningnya dan pengambilan dilakukan dengan menarik cek.
5. Serahkan dana kerja tersebut kepada kasir untuk disimpan, dan keluarkan Bukti Masuk ( BM ) sebagai tanda terima uang tersebut.
6. Terima Bukti Masuk lembar ke 1 dan ke 2, Bukti Pengeluaran Kas Kantor Direksi, dan tanda tangani Bukti Masuk lembar ke 1 dan ke 2. Semua hal tersebut lalu diserahkan kepada bagian pembukuan untuk dibukukan.
Kantor Direksi
1. Terima permintaan uang lembar ke 1 dan ke 2 dari administratur.
2. Rencanakan tanggal pengiriman dana kerja itu dan kirimkan kepada kantor kebun pada tanggal yang telah ditentukan.
Kasir
1. Terima dan hitung dana kerja yang diterima dari administratur. Periksa apakah jumlah yang diterima sesuai dengan yang tercantum didalam Bukti pengeluaran kas kantor direksi yang terlampir.
2. Buatkan bukti masuk dalam tiga ( 3 ) rangkap dan catatlah jumlah uang yang diterima didalam buku kasir
3. Teruskan bukti masuk lembar ke 1 dan 2 bersama – sama dengan bukti pengeluaran kas kantor direksi kepada kepala bagian tata usaha / akuntan. 4. Tahan bukti masuk lembar ke 3 dibuku bukti masuk.
Pada perusahaan ini yang bertanggungjawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran kas adalah kasir. Untuk menghindari penyimpangan maka semua uang yang diterima harus dibuktikan dengan pembuatan bukti masuk. Jika memberi tanda pengakuan penerimaan kas, dalam bentuk cek atau giro, maka nomor cek atau giro harus dicantumkan dalam bukti masuk untuk memudahkan pengecekan bilamana perlu. Selain itu semua penerimaan kas, dalam bentuk apa saja, harus sedapat mungkin didepositkan ke bank pada hari kerja berikutnya. Penerimaan kas dari PTP yang letaknya jauh dari bank, dapat ditahan untuk dijadikan dana kerja ( revolving fund ). Menguangkan cek pihak ketiga dengan menggunakan uang tunai di kas milik PTP hanya dapat dilakukan dengan persetujuan Direktur Utama.
Pada hari setelah proses penerimaan dana, maka kasir diwajibkan membuat laporan kas harian untuk mengikhtisarkan penerimaan dan pengeluaran kas hari sebelumnya, berdasarkan bukti – bukti masuk dan bukti – bukti pengeluaran kas yang dikeluarkan pada hari yang bersangkutan. Formulir Bukti Masuk adalah formulir yang harus dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, harus
disimpan dalam tempat terkunci agar tidak dapat jatuh ketangan orang yang tidak berwenang yang dapat menggunakan bukti masuk itu untuk penyelewengan. Auditor Intern dalam pemeriksaaan mendadak dari pertanggungjawaban kasir harus pula memeriksa bukti masuk yang telah dipakai maupun yang belum dipakai.
B. Sistem Pengawasan Intern Pada Pengeluaran Kas Pada perusahaan ini pengeluaran kas berupa : 1. Pembayaran Gaji
Terdiri dari Gaji staf, pegawai non – staf bulanan, karyawan harian dengan upah yang lebih tinggi dari upah minimal,karyawan harian dengan upah minimal, dan karyawan yang dibayar atas dasar tarif per potong. Setiap bagian tersebut akan membuat daftar hadirnya masing – masing. Daftar hadir tiap pekerja dilaporkan dalam bentuk absensi harian kepada bagian umum. Bagian umum harus mencantumkan apakah absensi demikian diberi gaji atau tidak. Cuti tahunan atau cuti sakit harus berdasarkan formulir permohonan cuti yang akan dipakai sebagai dasar untuk menentukan pembayaran gaji dan untuk perhitungan cuti tahunan dan cuti sakit. Sedangkan tunjangan tertentu akan dibayarkan terpisah dari gaji pokok dan tunjangan pokok. Tunjangan tertentu ini akan dimasukkan ke dalam daftar tunjangan lain – lain.
Pinjaman – pinjaman yang akan dipotong dari pembayaran gaji / upah bulanan, diberikan pada tanggal 15 tiap bulan kepada semua personalia kecuali staf. Perubahan – perubahan penggajian ( pengangkatan, pegawai baru, kenaikan pangkat, PHK, dsb ) untuk semua personalia, kecuali staf harus disetujui terlebih dahulu oleh administratur. Untuk staf harus disetujui terlebih dahulu oleh Kantor Direksi. Untuk karyawan harian, mandor
mencatat kahadiran karyawan dalam buku mandor. Dan dikirim ke kantor bagian lalu dicatat dalam buku asisten. Begitu juga dengan jam – jam lembur dicatat setiap hari didalam buku asisten berdasarkan daftar lembur.
Premi dibayar berdasarkan pekerjaan lapangan yang tertentu, seperti pemungutan hasil, memuat, memangkas, menyiang, dsb. Suatu catatan diadakan untuk premi pemungutan hasil dalam buku premi.
2. Pengeluaran Kas Kecil
Pembayaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui kas kecil yang disimpan diberbagai bagian. Misalnya untuk “urusan rumah tangga”, suatu seksi dalam bagian umum, di bungalow dan di kantor – kantor cabang. Setiap pengeluaran kas kecil harus didasarkan pada bukti pengeluaran kas kecil yang telah disetujui oleh kepala unit dimana kas kecil itu berada.
3. Pengeluaran Cek atau Giro
Cek atau giro ini dipakai untuk melakukan pembayaran kepada pihak ketiga. Blanko cek atau giro disimpan oleh kasir sebagai petugas yang bertanggungjawab atas blanko – blanko itu. Cek atau giro dipersiapkan oleh kasir setelah disetujui oleh manager pembiayaan dan telah melalui seksi pembukuan. Cek harus dibuat atas nama yang dibayar dan tidak “ Tunai “ atau “ Kepada Pembawa “. Cek writer juga harus tetap digunakan untuk menghindari pemalsuan / tiruan. Sebagai tindakan pengawasan tambahan, suatu cek harus ditandatangani oleh sekurang – kurangnya dua pejabat yang berwenang menandatangani cek, dan semua lampiran harus dibubuhi pula tanda cap “ TELAH DIBAYAR” disertai tanggal pembayaran bersamaan dengan diberikannya cek kepada yang berhak menerimanya.
Prosedur pengeluaran kas adalah sebagai berikut : Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan
1. Menerima lampiran dokumen yang akan dibayar dari kreditur atau dari bagian yang bersangkutan dan diberi cap tanggal penerimaan.
2. Pada tanggal pembayaran yang telah direncanakan, paraf dokumen – dokumen yang akan dibayar dan teruskan dokumen ini ke seksi pembukuan untuk dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas.
3. Terima Bukti Pengeluaran Kas dan lampiran – lampirannya dari Seksi Pembukuan.
4. Periksa kebenaran daripada dokumen – dokumen pembayaran itu dan tanda tangani Bukti Pengeluaran Kas sebagai tanda pembayaran.
5. Kirimkan Bukti Pengeluaran Kas dengan lampiran - lampirannya kepada Administratur.
Administratur
1. Terima Bukti Pengeluaran kas dan lampiran – lampirannya. 2. Periksa dan sahkan Bukti Pengeluaran Kas.
3. Teruskan Bukti Pengeluaran Kas dengan lampiran – lampirannya kepada kasir.
Seksi Pembukuan
1. Terima dokumen – dokumen yang akan dibayar dari Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan.
2. Periksa paraf dari Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan pada dokumen – dokumen lampiran.
3. Periksa apakah faktur kreditur / pihak ketiga cocok dengan Order Pembelian Lokal yang bersangkutan dan Bukti Penerimaan Barang di file dan periksa
kebenaran daripada jumlah yang tertera di dalam faktur kreditur / pihak ketiga.
4. Buatkan Bukti Pengeluaran Kas dalam dua rangkap dan teruskan Bukti Pengeluaran Kas bersama – sama dengan lampirannya kepada Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan.
5. Terima Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar dan lampiran – lampirannya dari kasir.
6. Periksa nomor urut dari pada Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar selama satu hari itu.
7. Bukukan Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar selama hari itu kedalam Kartu Rekening Buku Besar yang mempunyai salinan tembus Lembaran Kontrol.
8. File-kan bukti pengeluaran kas lembar ke 1 dan lampirannya menurut nomor urut Bukti Pengeluaran Kas. Kirimkan Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 2 kepada Petugas File untuk file kantor.
9. Pada akhir bulan bukukan jumlah ayat – ayat jurnal debit yang tercantum pada Lembaran Kontrol kedalam Kartu Rekening Buku Besar Kas atau bank sebelah kredit. Dan buatkan ikhtisar serta Rencana Penerimaan Dan Pengeluaran Kas.
Kasir
1. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas yang telah disahkan oleh administratur, bayarlah jumlah uang tersebut.
2. Mintakan kepada penerima pembayaran untuk menandatangani Bukti Pengeluaran Kas sebagai tanda terima uang.
3. Cap “ TELAH DIBAYAR ” pada Bukti Pengeluaran Kas dan lampirannya dan cantumkan tanggal pembayaran dan paraf.
4. Bukukan Bukti Pengeluaran Kas kedalam Buku Kasir dan teruskan Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 1 dan 2 bersama – sama dengan lampirannya kepada Seksi Pembukuan.
Kebun – kebun akan mengambil pengeluarannya dari dana – dana kerja umum. Pengeluaran – pengeluaran harus didasarkan atas bukti – bukti pengeluaran kas yang telah disetujui terlebih dahulu. Sebelum bukti pengeluaran kas diberikan kepada administratur untuk disahkan, harus terlebih dahulu melalui pemeriksaan – pemeriksaan yang dilakukan oleh kepala pembukuan kebun untuk menentukan kebenaran dan sahnya pembayaran daripada dokumen – dokumen yang diajukan. Bukti pengeluaran kas merupakan gabungan dua formulir yang dipakai sekarang yaitu “ Bukti Keluar “ atau “ Bukti Pengeluaran “ dan “Kwitansi“.
Pada perusahaan ini pegawai pada bagian pembukuan dan kasir yang mengurusi penerimaan kas adalah orang yang berbeda dengan pegawai yang mengurusi bagian pengeluaran kas. Hal ini ditujukan untuk menghindari kemungkinan penyelewengan dana jikalau dikerjakan oleh satu orang.
C. Sistem Pencatatan Kas
Sistem pencatatan kas pada perusahaan ini kebanyakan berhubungan dengan berbagai buku – buku atau lampiran – lampiran. Kebanyakan PTPN menggunakan buku – buku dan formulir – formulir yang dibuat sedemikian rupa sehingga memungkinkan pembukuan dengan menggunakan sistem tulis tembus. Perusahaan ini sudah biasa menggunakan buku – buku dan formulir – formulir itu
maka dengan mudah transaksi – transaksi itu dihimpun dan dibukukan. Oleh karena itu hanya perubahan – perubahan kecil disarankan untuk memperbaiki buku – buku dan formulir tadi.
Buku – buku atau lampiran – lampiran yang biasanya dipakai dalam proses pencatatan transaksi adalah sebagai berikut :
1. Bukti Jurnal
Formulir ini hampir sama dengan formulir yang dipakai sekarang oleh kebanyakan PTP. Formulir ini pada umumnya akan digunakan untuk semua