Sistem kerja baru yang akan dibuat tidak akan merubah banyak prosesnya. Sistem kerja baru ini akan difungsikan untuk menunjang dan mengoptimalkan proses bisnis yang ada dengan efektif dan efisien. Sehingga dengan adanya sistem kerja baru proses pengelolaan bahan makanan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Dr. Wahidin Sudirohusodo yang terdiri dari proses penyusunan menu makanan, proses pengadaan bahan makanan, proses pengeluaran bahan makanan, dan proses pembuatan laporan, masalah – masalah yang ada dalam sistem sebelumnya dapat terselesaikan dengan baik
Proses ini digunakan untuk menyusun menu makanan yang akan digunakan untuk 4 bulan ke depan. Dengan ketentuan menu makanan akan diputar selama 10 hari sekali. Hak akses ini diberikan kepada Tim Pembuat Menu untuk menyusun menu makanan dan Tim Penguji untuk memberikan persetujuan menu makanan yang telah dibuat oleh Tim Pembuat Menu
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses penyusunan menu makanan sebagai berikut :
1. Tim pembuat menu memasukkan data menu makanan beserta bahan makanan .
2. Tim pembuat menu memasukkan data penyusunan menu makanan dan jadwal menu makanan untuk kapan menu tersebut akan digunakan.
3. Tim pembuat menu mencetak menu dan jadwal makanan yang akan digunakan selama 4 bulan ke depan.
Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses penyusunan menu makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Tim pembuat menu menginputkan data menu makanan dan bahan makanan.
2. Tim Pembuat Menu memasukkan data penyusunan menu makanan beserta jadwal yang akan digunakan.
2.3.2 Proses dan Prosedur Penentuan Bahan Makanan Berdasarkan Menu
Makanan
Proses ini digunakan untuk menentukan bahan makanan disertai dengan jumlahnya ketika akan dilakukan proses produksi bahan makanan. Proses ini terdiri dari proses input data pasien dan input penentuan bahan makanan yang akan digunakan berdasarkan menu makanan yang telah terjadwal.
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses penentuan bahan makanan berdasrkan menu makanan sebagai berikut : 1. Petugas rawat inap menginputkan data pasien yang terdiri dari jumlah pasien di setiap kelas ruangan.
2. Ahli Gizi MSPM menginputkan data bahan makanan beserta dengan jumlahnya terkait dengan menu makanan yang telah dijadwalkan.
Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses penentuan bahan makanan berdasarkan menu makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Petugas rawat inap menginputkan data pasien yang terdiri dari jumlah pasien di setiap kelas ruangan.
2. Ahli Gizi MSPM menginputkan data bahan makanan beserta dengan jumlahnya terkait dengan menu makanan yang telah dijadwalkan.
2.3.3 Proses dan Prosedur Pengadaan Bahan Makanan
Proses ini digunakan untuk mencatat semua kebutuhan bahan makanan yang dibutuhkan untuk proses produksi makanan. Proses pengadaan bahan makanan terdiri dari proses input kebutuhan pemesanan, proses cetak kebutuhan pemesanan, dan proses penerimaan bahan makanan. Untuk proses input
kebutuhan pemesanan dan cetak kebutuhan pemesanan dilakukan oleh Ahli Gizi MSPM, sedangkan untuk proses penerimaan bahan makanan dilakukan oleh Petugas Gudang.
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses pengadaan bahan makanan sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM memasukkan data pengadaan bahan makanan yang dibutuhkan berdasarkan menu makanan yang terdapat di dalam jadwal menu makanan
2. Ahli Gizi MSPM melakukan cetak kebutuhan bahan makanan yang telah
diinputkan.
3. Petugas Gudang melakukan penerimaan dan pengecekan terhadap barang yang telah dikirim oleh supplier apakah telah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan Ahli Gizi MSPM atau tidak.
Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses pengadaan bahan makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM menginputkan data kebutuhan pemesanan bahan makanan.
2. Ahli Gizi mencetak kebutuhan bahan makanan.
3. Petugas Gudang melakukan pengecekan terhadap bahan yang telah dikirim
supplier.
2.3.4 Proses dan Prosedur Pengeluaran Bahan Makanan
Proses ini digunakan untuk menghitung jumlah keseluruhan bahan makanan yang digunakan untuk proses produksi pada hari itu. Proses ini menggunakan jenis kelas dan standard porsi sebagai variabel. Di mana perhitungan bahan makanan dilakukan berdasarkan standard porsi dalam jenis kelas dan jenis makanan yang berlaku. Proses yang akan dibangun meliputi proses
input jumlah pasien, proses perhitungan bahan baku yang dikeluarkan, dan proses
cetak pengeluaran bahan baku.
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses pengeluaran bahan makanan sebagai berikut :
2. Ahli Gizi menginputkan data pengeluaran bahan makanan yang digunakan pada hari tersebut
3. Sistem akan menghitung jumlah bahan makanan yng keluar hari itu dengan otomatis
4. Ahli Gizi mencetak data pengeluaran bahan makanan pada hari tersebut Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses pengeluaran bahan makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM memasukkan data pasien pada hari tersebut
2. Ahli Gizi menginputkan data pengeluaran bahan makanan yang digunakan pada hari tersebut
3. Ahli Gizi mencetak bahan makanan beserta dengan jumlahnya yang digunakan pada hari tersebut.
2.3.5 Proses dan Prosedur Pembuatan Laporan
Proses ini digunakan untuk mengenerate laporan pengadaan bahan makanan, laporan penerimaan bahan makanan, dan laporan pengeluaran bahan makanan. Yang dapat mengakses fitur ini adalah petugas gudang dan ahli gizi MSPM
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses pembuatan laporan sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM memilih jenis laporan yang akan dibuat yaitu laporan pengadaan bahan makanan dan laporan pengeluaran bahan makanan. Petugas Gudang memilih jenis laporan penerimaan bahan makanan.
2. Ahli Gizi MSPM dan Petugas Gudang memilih periode laporan yang akan dicetak
3. Petugas Gudang dan Ahli Gizi MSPM melakukan pencetakan laporan Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses pengeluaran bahan makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Petugas Gudang dan Ahli Gizi MSPM dapat mengelola laporan yang akan dibuat dengan memasukkan periode laporan kemudian sistem akan mengenerate
data yang akan dilaporkan sesuai rekapan data yang telah disimpan oleh sistem dan sistem juga akan mencetak data laporan.
2. Kepala Instalasi Gizi melihat laporan yang dikelola oleh Petugas Gudang dan Ahli Gizi MSPM