Manetsch dan Park (1977) mengartikan sistem sebagai suatu interkoneksitas antar elemen-elemen dan terorganisasi menuju satu tujuan atau beberapa tujuan. Secara teoritis komponen dalam suatu sistem saling berhubungan dan memiliki ketergantungan antar komponen. Sistem harus dipandang scara keseluruhan dan bersifat sebagai pengejar sasaran (goal seeking) sehingga terjadi keseimbangan untuk mencapai tujuan.
Suwarto (2006) menyatakan bahwa suatu sistem didefenisikan sebagai himpunan atau kombinasi dari bagian-bagian yang membentuk suatu kesatuan kompleks. Namun tidak semua kumpulan dan gugus bagian dapat disebut suatu sistem kalau tidak memenuhi syarat adanya kesatuan (unity), hubungan fungsional, dan tujuan yang berguna. Eriyatno (2003) menjelaskan elemen atau komponen sistem adalah unsur (entily) yang mempunyai tujuan atau realitas fisik. Elemen mempunyai atribut berupa nilai bilangan, formula intensitas atau suatu keadaan fisik seperti seseorang, mesin, organisasi. Muhammadi et al. (2001), menyatakan unsur adalah benda, baik kongkirit maupun abstrak yang menyusun obyek sistem.
Interaksi atau hubungan menyatakan apabila ada perubahan pada atribut suatu elemen akan mengakibatkan perubahan dalam atribut elemen yang terkait (Eriyatno, 2003). Muhammadi et al. (2001), interaksi adalah pengikat atau penghubung antar unsur yang memberi bentuk atau struktur kepada objek dan mempengaruhi perilaku dari objek.
Menurut Manetsch dan Park (1977) sistem secara garis besar dibagi menjadi dua pengertian yaitu:
1. sistem sebagai entitas (wujud)
sistem merupakan suatu himpunan bagian yang saling berkaitan yang membentuk satu keseluruhan yang rumit atau kompleks tetapi merupakan satu kesatuan. Contoh wujud: alam semesta, manusia, mobil dan lain-lain. Menganggap sistem sebagai suatu entitas pada dasarnya bersifat deskriptif.
2. sistem sebagai suatu metode
sistem diartikan sebagai tata cara (prosedur) yang bersifat preskriptif. Selain keteraturan dan ketertiban juga memiliki makna adanya pendekatan rasional dan
logik dalam mencapai tujuan. Pengertian sistem sebagai suatu metode dikenal dalam pengertian umum sebagai pendekatan sistem (system approach).
Untuk dapat bekerja sempurna suatu pendekatan sistem mempunyai delapan unsur yang meliputi (1) metodologi untuk perencanaan dan pengelolaan, (2) suatu tim yang multidisipliner, (3) pengorganisasian, (4) disiplin untuk bidang yang non-kuantitatif, (5) teknik model matematik, (6) teknik simulasi, (7) teknik optimasi, dan (8) aplikasi komputer. Salah satu unsur yang penting adalah aplikasi manajerial pada metodologi perencanaan, pengendalian, dan pengelolaan sistem. Proses tersebut melalui beberapa tahap yang dimulai dengan mendefenisikan kebutuhan (Suwarto,2006).
Gambar 6 Tahapan Pendekatan Sistem (Eriyatno, 2003).
Pendekatan sistem memberikan penyelesaian masalah dengan metode dan alat yang mampu mengidentifikasi, menganalisis, mensimulasi dan mendesain sistem dengan komponen-komponen yang saling terkait, yang diformulasikan
Analisis kebutuhan stakeholders
Formulasi masalah
Identifikasi sistem
Pemodelan sistem
Verifikasi dan validasi
selesai Mulai Absah ? tidak ya Absah ? tidak ya Absah ? tidak ya Absah ? tidak ya Absah ? tidak ya
secara lintas disiplin dan komplementer (Eriyatno, 2003). Tahapan dengan metode pendekatan sistem meliputi anaisis kebutuhan, formulasi masalah, edentifikasi sistem, pemodelan sistem, verifikasi dan validasi, implementasi (Gambar 6).
Eriyatno (2003) menyatakan pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan identifikasi adanya sejumlah kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi sistem yang dianggap efektif. Pendekatan sistem umumnya ditandai oleh dua hal, yaitu: (1) mencari semua faktor penting yang ada dalam mendapatkan solusi yang baik untuk menyelesaikan masalah, dan (2) dibuat suatu model kuantitatif untuk membantu keputusan secara rasional.
Analisis kebutuhan merupakan permulaan dan pengkajian suatu sistem. Pada analisis ini dideskripsikan kebutuhan-kebutuhan stakeholders yang merupakan respon yang timbul dari jalannya sistem. Analisis ini dilakukan melalui survei, pendapat ahli, diskusi dan observasi lapangan. Tahap selanjutnya formulasi masalah yaitu merumuskan masalah-masalah yang dihadapi dari pernyataan kebutuhan stakeholders. Tahap identifikasi sistem merupakan suatu rantai hubungan antara pernyataaan dari kebutuhan-kebutuhan dengan pernyataan khusus masalah yang harus dipecahkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Hubungan ini digambarkan dengan diagram lingkar sebab akibat dan diinterpretasikan ke dalam konsep kotak gelap (black box).
2.6.1. Pemodelan Sistem
Manetsch dan Park (1977) menjelaskan model adalah suatu penggambaran abstrak dari sistem dunia nyata, yang akan bertindak seperti dunia nyata untuk aspek-aspek tertentu. Sedangkan menurut Eriyatno (2003), menyataakan model merupakan suatu abstraksi dari realitas yang menunjukkan hubungan langsung maupun tidak langsung serta kaitan timbal balik dalam istilah sebab akibat. Adapun pemodelan menurut Suwarto (2006) merupakan kumpulan aktifitas pembuatan model dimana diperlukan suatu penelaahan tentang model itu sendiri secara spesifik ditinjau dari pendekatan sistem. Menurut Muhammadi et al. (2001) model adalah suatu bentuk yang dibuat untuk menirukan suatu gejala atau proses.
Untuk mengetahui bagaimana yang disebut model sistem bekerja, dibangun suatu gambaran sederhana dari sistem. Model yang baik akan memberikan
gambaran perilaku dunia nyata sesuai dengan permasalahan dan akan meminimalkan perilaku yang tidak signifikan dari sistem yang dimodelkan. Pengembangan model dalam pendekatan sistem merupakan titik kritis yang akan menentukan keberhasilan dalam mempelajari sistem secara keseluruhan.
Menurut Muhammadi et al. (2001), model dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu:
1. Model kuantitatif, adalah model yang berbentuk rumus-rumus matematik, statistik atau komputer.
2. Model kualitatif, adalah model yang berbentuk gambar, diagram atau matriks yang meyatakan hubungan antar unsur.
3. Model ikonik, adalah model yang mempunyai bentuk fisik sama dengan barang yang ditirukan. Meskipun skalanya dapat diperbesar atau diperkecil.
Adapun Suwarto (2006), mengelompokkan sebagai:
1. Model Ikonik, adalah perwakilan fisik dari beberapa hal baik dalam bentuk ideal ataupun dalam skala yang berbeda. Model ikonik mempunyai karakteristik yang sama dengan hal yang diwakili, terutama amat sesuai untuk menerangkan kejadian pada waktu yang spesifik.
2. Model Analog, adalah model yang dapat mewakili situasi dinamik yaitu keadaan berubah menurut waktu. Model ini lebih sering dipakai daripada model ikonik karena kemampuannya untuk mengetengahkan karakteristik dari kejadian yang dikaji.
3. Model Simbolik (model matematik), merupakan perwakilan dari realitas yang sedang dikaji dimana pada hakekatnya selalu menjadi pusat perhatian dari ilmu sistem. Model ini umum menggunakan persamaan (equation).
Hartisari (2007) menguraikan bahwa secara umum model dapat digolongkan dalam dua kategori yaitu: model fisik dan model abstrak. Model fisik merupakan model miniatur replika dari keadaan sebenarnya. Model abstrak yang juga disebut model mental merupakan model yang bukan fisik, tetapi dapat menjelaskan kinerja dari sistem.
Menurut Handoko (2005) ada tiga yang hal yang perlu diperhatikan dalam membangun model yaitu: (1) memahami proses, untuk menjelaskan proses yang ada dalam sistem berupa model kuantitatif atau deskriptif (2) membuat prediksi,
yaitu melakukan peramalan sesuai dengan proses yang terjadi dalam sistem, (3) untuk mendukung pengelolaannya, artinya penerapannya dapat memberikan manfaat bagi pengguna model yang akan digunakan untuk kepentingan pengelolaan dan harus dapat diterima atau memenuhi tujuan sebelumnya.
2.6.2. Verifikasi dan Validasi
Suatu model ketika dijalankan secara bebas mungkin sesuai apabila cocok dengan data yang dipublikasi. Verifikasi dan validasi merupakan bagian yang penting pada setiap analisis yang bersifat empirik. Setelah model dibangun dengan pemrograman komputer dan format input-output yang telah dirancang dan memadai, selanjutnya dilakukan tahap pembuktian (verifikasi). Verifikasi berkaitan dengan kesesuaian antara model konseptual dengan model matematik. Verifikasi sebagai suatu uji terhadap model yang disusun sesuai tujuan. Verifikasi suatu model mengindikasikan kepercayaan terhadap konsep.
Validasi adalah usaha menyimpulkan apakah model sistem merupakan perwakilan yang sah dari realitas yang dikaji dimana dapat dihasilkan kesimpulan yang meyakinkan (Eriyatno, 2003). Muhammadi et al. (2001) mengemukakan bahwa validitas atau keabsahan merupakan salah satu kriterai penilaian obyektifitas dari suatu pekerjaan ilmiah. Lebih lanjut dikatakan dalam pekerjaan pemodelan objektif itu ditunjukkan dengan sejauhmana model dapat menirukan fakta. Keserupaan model dengan dunia nyata ditunjukkan dengan sejauhmana data simulasi dan pola simulasi dapat meniru data statistik dan informasi aktual.
Uji validitas model terbagi menjadi dua yaitu validasi struktur dan validasi kinerja (output model). Validasi struktur bertujuan untuk memperoleh keyakinan sejauhmana keserupaan struktur model mendekati struktur nyata. Validasi kinerja adalah aspek pelengkap dalam metode berpikir sistem dan ditujukan untuk memperoleh keyakinan sejauhmana kinerja model sesuai dengan kinerja sistem nyata sehingga memenuhi syarat sebagai model ilmiah sesuai fakta (Muhammadi
et al., 2001). Validasi kinerja dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: (1) cara kualitatif yaitu dengan membandingkan secara visual antara simulasi dan aktual, dan (2) cara kuantitatif yaitu dengan uji statistik antar simulasi dan aktual.
2.6.3. Simulasi Model
Menurut Manetch dan Park (1977) simulasi adalah suatu aktifitas dimana pengkaji dapat menarik kesimpulan tentang perilaku sistem, melalui penelaahan perilaku model yang selaras, dimana hubungan sebab akibatnya sama dengan atau seperti yang ada pada sistem sebenarnya. Sementara Muhammadi et al. (2001) menjelaskan yang dimaksud dengan simulasi adalah peniruan perilaku suatu gejala atau proses. Simulasi bertujuan untuk memahami gejala atau proses, membuat analisis dan peramalan perilaku gejala atau proses tersebut di masa depan. Simulasi juga adalah proses percobaan dengan menggunakan suatu model untuk mengetahui perilaku sistem dan akibat pada komponen-komponen dari suatu perlakuan. Simulasi berfungsi sebagai pengganti percobaan di lapangan yang akan banyak menggunakan waktu, tenaga dan biaya. Dengan menggunakan model simulasi dapat dilakukan eksperimen terhadap suatu sistem tanpa harus menggangu perlakuan terhadap sistem yang diteliti dan kegagalan yang dialami pada eksperimen tidak terjadi. Menurut Suwarto (2006), terdapat enam tahap yang saling berhubungan dalam proses membangun model simulasi komputer yaitu: (1) identifikasi dan defenisi sistem; (2) konseptualisasi sistem; (3) formulasi model; (4) simulasi model; (5) evaluasi model; dan (6) penggunaan model.