! Alat output suara
SISTEM PEMECAHAN MASALAH
1. Sistem Pengambilan Keputusan (Decision Support Systems [DSS] )
Seperti diketahui sebelumnya bahwa SIM tidak selalu menyediakan informasi sebagaimana yang dibutuhkan seorang manajer. Hal ini terjadi, karena SIM ditujukan kepada masalah yang dihadapi secara keseluruhan suatu organisasi, atau oleh suatu unit di dalam organisasi. SIM tidak dirancang menyediakan dukungan pada setiap manajer. Untuk mendukung kebutuhan setiap manajer inilah konsep DSS ini dikembangkan.
Kerangka Gorry dan Scott Morton
Asal mula dari konsep DSS ditulis oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton dari Massachusetts Institute of Technology (MIT) dalam Jurnal Profesional tahun 1971. Di dalam artikel yang ditulis memuat grid yang menampilkan aplikasi komputer menurut derajat struktur dari masalah yang dipecahkan dan tingkatan manajemen yang didukung.
Tingkatan Manajemen Derajat dari struktur masalah Terstruktur Pengendalian operasional Pengendalian manajemen Perencanaan strategic − Accounts receivable − Budget analysis
engineered costs
− Tanker flat mix.
− Order entry. − Short-term processing. − Warehouse and factory locaton. Semi structured − Inventory control. − Production scheduling. − Variance analysis overall budget. − Mergers and acquisitions.
− Cash management. − Budget preparation. − New product planning. Unstructured − PERT/COST systems. − Sales and production. − R&D planning.
Kalau semua kandungan, atau variabel, yang melingkupi masalah diketahui, dan kalau dapat diukur secara kuantitatif, masalah tersebut disebut terstruktur (structured). Beberapa masalah bisnis betul-betul terstruktur dan beberapa lagi betul-betul tidak terstruktur. Sebagian besar diantaranya bersifat semi struktural, dimana beberapa variabel diketahui dan dapat dikuantifikasikan, dan sebagian lagi tidak.
Pada prinsipnya Gorry dan Scott Morton mencoba membedakan aplikasi komputer yang telah banyak berkembang dan yang belum., Dari bagan di atas, setiap aplikasi di atas garis putus-putus sekarang dikembangkan di berbagai perusahaan disebut Structured Decision System = SDS. SDS ditujukan pada masalah-masalah yang lebih struktural yang dihadapi oleh seluruh level. Aplikasi di bawah garis putus-putus merupakan masalah yang kurang terstruktur, oleh karenanya sudah diimplementasikan. Pemecahan masalah semi struktural seperti ini yang disebut DSS. Jadi DSS merupakan sistem berbasis komputer yang digunakan oleh manajer tertentu atau sekelompok manajer dari suatu tingkatan organisasi dalam pembuatan keputusan dari masalah-masalah yang bersifat semi-struktural. DSS menghasilkan output yang bersifat periodik atau laporan khusus atau hasil dari simulasi matematika.
Antara MIS dengan DSS ada perbedaan, namun sulit diidentifikasi. Secara umum perbedaan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
Kriteria SIM DSS
1) Fokus dukungan - Organisasi - Perorangan
2) Tipe dukungan - Tidak langsung - Langsung
3) Fase pemecahan
masalah yang didukung
- Identifikasi masalah,
pemahaman masalah, dan tindak lanjutnya
- Semua
4) Tipe masalah yang
didukung
- Semua - Semi struktur
5) Penekanan - Informasi - keputusan
Beberapa perbedaan lain DSS vs SIM adalah, DSS biasanya interaktif, oleh karena itu memerlukan terminal yang online. Sebaliknya, SIM dipandang sebagai suatu sistem penghasil informasi besar-besaran secara periodik. Ciri utama DSS adalah penggunaan modeling. Beberapa pandangan lain menghubungkan SIM dengan dukungan pada manajemen tingkat bawah, sedangkan DSS mendukung tingkat atas. Model berikut memberikan ilustrasi bagaimana DSS mendukung manager melalui setiap langkah dalam proses pemecahan masalah.
Pengolah Informasi Informasi Seorang atau kumpulan manajer Langkah-langkah pemecahan masalah Melanjutkan dari sistem kepada tingkat subsistem Menganalisa bagian sistem menurut urutan Identifikasi pemecahan alternatif Evaluasi solusi alternatif Memilih solusi terbaik Mengimplemen-tasikan solusi Menindaklanjuti Laporan Pemanggilan (queries) database Simulasi Sumber luar Sumber dalam database Komputer Software library
Secara umum DSS memuat pengolah informasi-komputer, database, dan pustaka software. Ada dua komentar berkenaan dengan dukungan terhadap langkah-langkah dalam pemecahan masalah:
a) Semua langkah tidak didukung pada tingkatan yang sama (identifikasi dan pemahaman masalah dapat dukungan).
b) Setiap media informasi lebih cocok untuk mendukung langkah tertentu daripada lainnya.
Pembuatan laporan dan penggunaan database lebih sering digunakan untuk identifikasi dan pemahaman masalah. Seperti diuraikan sebelumnya kita kenal pelaporan periodik dan pelaporan khusus. Adapun bedanya adalah :
Pelaporan periodik, disiapkan menurut jadwal tertentu, misalnya laporan penjualan terhadap pelanggan tiap bulan.
Pelaporan khusus (spesial), disiapkan kalau terjadi hal-hal atau kejadian yang bersifat khusus. Misalnya, perusahaan mungkin memiliki kebijaksanaan menyiapkan pelaporan setiap terjadi kecelakaan (kejadian/ kasus), misalnya turunnya suku bunga bank, informasi khusus diperlukan oleh perusahaan. Penyajian pelaporan dapat melalui layar atau dicetak dengan printer. Baik laporan periodik atau khusus dapat diberikan secara detail atau ringkas.
Laporan detail, memuat secara spesifik tentang tindakan atau transaksi. Dalam kaitan ini dikenal “baris detail”, yaitu baris yang menggambarkan tindakan atau transaksi. Sedangkan “baris total” merupakan total dari akumulasi tindakan atau transaksi dalam satu baris.
Sebaliknya, laporan ringkas mencakup baris yang dapat menggambarkan tindakan atau transaksi keseluruhan secara berganda.
Memperbaharui Kandungan Informasi Laporan Ada beberapa cara meningkatkan nilai suatu laporan : a) Buat laporan sesuai kebutuhan pemakai.
b) Siapkan laporan pada waktunya, artinya segera setelah kegiatan selesai.
c) Kandungan laporan harus terpusat, laporan periodik harus memuat daerah tertentu dari suatu operasi perusahaan, dan laporan khusus harus menggambarkan topik yang penting saat itu.
d) Buat laporan yang pendek, sehingga mudah dicerna. e) Dapat disajikan di layar kapan saja dibutuhkan. f) Buat laporan mudah dibaca dan dipahami.
g) Inkorporasi masalah manajemen pengecualian dalam laporan.
Catatan : Manajemen pengecualian atau management by exception adalah suatu manajemen dimana manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang tidak jalan sesuai rencana.
Laporan sangat membantu memberikan signal tentang masalah atau potensi masalah, dan menyediakan informasi yang menerangkan bahwa masalah telah teridentifikasi.
Permodelan Matematika
Suatu model merupakan abstraksi dari sesuatu; menggambarkan suatu fenomena – objek atau suatu aktivitas. Fenomena disebut entity. Kalau suatu model menggambarkan suatu perusahaan, perusahaan tersebut merupakan entity. Kalau model menggambarkan fluktuasi cadangan perusahaan, maka fluktuasi cadangan merupakan entity.
Tipe-tipe Model
Ada empat tipe model, yaitu : naratif, phisikal, grafikal, dan matematikal.
a) Model naratif; menggambarkan entity menggunakan lisan atau tulisan.
b) Model phisikal; untuk menggambarkan complex entity dengan tiga dimensi, misalnya miniatur, boneka, mobil-mobilan.
c) Model grafik; menggambarkan dalam bentuk diagram dalam dua dimensi, misalnya chart, grafik, flowchart, diagram arus data.
d) Model matematika; model dengan pendekatan formula matematika. P=R-C; Profit = Revenue – Cost.
Tipe-tipe Model Matematika
1) Statis atau dinamik; model statis tidak menggunakan variabel waktu. Sedangkan model dinamik dengan memasukkan waktu sebagai salah satu variabel.
2) Probabilistik atau Deterministik; model probabilistic adalah model yang mengikutkan peluang (probabilitas). Sedangkan model deterministik tidak mengikutkan peluang.
3) Optimasi atau Suboptimisasi; model optimisasi adalah model yang memberikan solusi terbaik diantara alternatif yang ada. Model suboptimasi, memberikan kesempatan kepada manajer untuk memasukkan sekumpulan keputusan dan model akan meramalkan keluarannya. Model ini tidak memberikan solusi yang terbaik, tetapi membiarkan pada manajer untuk memilih “what-if-game”. Model suboptimasi disebut juga “satisficing model”.
Kalau suatu model menggambarkan entity-nya, model ini disebut menstimulasi entity. Modelnya disebut stimulator, dan proses penggunaan alat disebut simulasi.
Penetapan pada saat simulasi terjadi disebut skenario. Kalau mensimulasi sistem pengadaan, skenario menentukan balance pada saat awal dan unit penjualan harian. Model dapat dirancang sehingga dengan demikian unsur-unsur skenario, elemen data yang membangun skenario, adalah variabel, jadi memberikan nilai berbeda untuk dimasukkan.