BAB I
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
1. Pengertian dan Peranan SIM
Bagi orang yang belum pernah belajar tentang Sistem Informasi Manajemen (SIM), sering sekali pengertian SIM menjadi rancu dengan pengolahan data. Untuk memberikan pengertian yang benar tentang SIM, berikut ini diberikan beberapa definisi:
! Data Processing (Pengolahan Data): adalah manipulasi atau transformasi simbul-simbul sebagai bilangan-bilangan dan huruf-huruf untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Pengolahan data mencakup semua kegiatan yang termasuk didalam mempertahankan akurasi dan rekor yang up-to-date dari operasi suatu perusahaan. Pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, manipulasi data menjadi bentuk yang berguna, menyimpan data sampai digunakan kembali, dan menghasilkan dokumen-dokumen yang dapat digunakan oleh perorangan ataupun kelompok, baik dari dalam maupun luar perusahaan.
! Sistem Informasi Manajemen (SIM): adalah sistem formal dan informal yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa depan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasi perusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manajer atau karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.
! Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System=DSS): merupakan sistem yang berbasis komputer yang diharapkan untuk digunakan oleh manajer tertentu atau sekumpulan manajer pada setiap level organisasi dalam pembuatan keputusan sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang semi-struktural.
! Otomatisasi Perkantoran (Office Automation=OA): mencakup semua sistem formal dan informal yang pada intinya menekankan pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang dalam perusahaan.
! Experts System (ES): adalah program komputer yang berfungsi sama seperti keahlian manusia, memberikan saran pada pemakai bagaimana memecahkan suatu masalah.
Gambar 1. Hubungan antara Data Processing, SIM, DSS, OA, dan ES
Manajemen Informasi
Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga.
Jenis-jenis Sumberdaya Informasi: ! Manusia
! Material
! Mesin (termasuk fasilitas dan enerji) ! Uang
! Informasi (termasuk data)
Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat digunakan secara efektif.
Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik, dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuknya, disebut sumberdaya konseptual.
Manajemen Sumberdaya
Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumberdaya disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya, meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumberdaya ini pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi tidak efisien atau
Data Pro
OA MIS
DSS Expert
System
Organisasi
Orientasi
Individu Little Problem Solving
Support much
Problem Structure Much
Bagaimana Informasi Dikelola
Manajer bukan saja mengelola sumberdaya fisik, tetapi juga sumberdaya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian dipastikan siapa yang layak memperoleh informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikan dengan yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini: memperoleh informasi, menggunakan secara efektif, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.
2. SIM Dimata Pemakai
Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi belakangan ini karena dua alasan: (1) kegiatan bisnis semakin kompleks, dan (2) kemampuan komputer semakin baik.
Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat, karena: ! Pengaruh ekonomi internasional
! Persaingan dunia
! Kompleksitas teknologi yang meningkat ! Batas waktu yang singkat
! Kendala-kendala sosial.
Kemampuan komputer yang semakin baik:
! Dalam tahun 1950-an dan 60-an ukuran komputer besar dan kecepatan lambat dan hanya boleh disentuh para spesialis.
! Sekarang pemakai mungkin hanya menggunakan terminal atau PC di ruangan, ada jaringan dan pemakai tahu cara menggunakannya
! Pemakai memandang komputer sebagai peralatan kantor yang dibutuhkan.
Siapakah Para Pemakai?
Pada awalnya pemakai output komputer adalah adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Para pemakai komputer meliputi: manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.
Gambar 2.
Tingkat Manajemen Dapat Mempengaruhi Sumber dan Bentuk Penyajian Informasi
A. Pengaruh pada sumber informasi
Tingkat perencanaan strategis
Tingkat pengendalian manajemen
Tingkat pengendalian operasional
B. Pengaruh pada bentuk informasi
Tingkat perencanaan strategis
Tingkat pengendalian manajemen
Tingkat pengendalian operasional
Manajer dan Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi sistem lingkaran terbuka dan lingkaran tertutup.
Gambar 3. Sistem Lingkaran Terbuka (Open-loop System) Lingkungan
Intern
Ringkas
Rinci
Sistem lingkaran terbuka adalah suatu sistem tanpa kontrol, lingkaran balik, dan tujuan. Sebaliknya sistem lingkaran tertutup adalah sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik).
Gambar 4. Sistem Lingkaran Tertutup (Closed-loop System)
Kalau berbicara sistem, tentu ada sub-sistem dan supra sistem. Sub-sistem adalah sistem di dalam sistem. Supra sistem adalah sistem yang lebih besar dari suatu sistem. Contoh: pemerintah kota adalah sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supra sistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan sub-sistem dari pemerintahan nasional.
Gambar 5. Sistem Dapat Terdiri Dari Sub-Sistem atau Bagian Elemen
Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik yang berada pada satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar atau super sistem.
Tujuan
Transformasi Mekanisme Pengendalian
Input Output
Sistem
Sub-sistem A
Sub-sistem
B Bagian
Elemen C
Sub-sistem A-1
Sub-sistem A-2
Sub-sistem A-3
Sub-sistem B-1
Sub-sistem B-2
Gambar 6. Perusahaan adalah sub-sistem di dalam sistem yang lebih besar
Dalam sumberdaya informasi di atas disebutkan data dan informasi. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Contoh: jumlah jam kerja pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Contoh: pendapatan kotor tiap karyawan jika dijumlahkan akan menjadi total biaya gaji perusahaan
3. Perkembangan Konsep SIM
Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.
Fokus Awal pada Data
Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi.
Nama untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing=EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information System untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.
Fokus Baru pada Informasi
Tahun 1964 diperkenalkan alat penghitung generasi komputer. Komputer Masyarakat Global
Masyarakat Lokal
Masyarakat Bisnis Masyarakat Keuangan
Bank-bank lain
Persh. Asuransi
Lbg. Simp Pinjam
Bank Nas. Org. Bisnis Lain
Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini banyak diterima perusahaan besar.
Perkembangannya tidak mulus, karena: (1) kurangnya pengetahuan tentang komputer, (2) kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, (3) peralatan komputer mahal dan terbatas, dan lain-lain. Kesalahan secara khusus adalah sistem tersebut terlalu ambisius.
Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan
Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir saat perusahaan-perusahaan berjuang dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan informasi di Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System = DSS).
Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM. Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan komputer dan jika memang demikian bagaimana?.
SIM adalah suatu sumberdaya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.
Fokus Sekarang pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain: otomatisasi kantor (office automation = OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
OA dimulai pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mentik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik. Operasi pentikan ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word processing).
OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.
Fokus Potensial pada Konsultasi
Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial intelligence = AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system = ES) yang paling banyak mendapatkan perhatian.
BAB II
SUATU MODEL SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
1. Model dari Computer Based Information System (CBIS)
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis
komputer (computer-based information system) atau CBIS
digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang
menggunakan komputer (lihat gambar).
Sistem informasi berbasis komputer (CBIS)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
Sistem Otomatisasi Kantor (OA)
Sistem Pakar (ES) Informasi
Keputusan Masalah
2. Organisasi Jasa Informasi
Perusahaan-perusahaan yang menggunakan komputer menyadari perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem. Para spesialis informasi (information specialist) adalah pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.
Ada 5 spesialis informasi :
1) Analis sistem (System Analyst), bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang.
2) Pengelola database (Database administrator), bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakainya.
3) Spesialis jaringan (Network specialist), bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebar.
4) Programer, menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan.
5) Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti mainframe dan komputer mini.
Rantai komunikasi tradisional
Pemakai Sistem
analis Programer Operator Komputer Pengelola
database
3. Pengelolaan CBIS
Kecenderungan menuju End-User Computing
End-User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.
End-User Computing berkembang karena :
a) Meningkatnya pengetahuan tentang komputer, berbagai
tingkatan manajemen, mulai tingkat bawah diisi orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.
b) Antrian jasa informasi, para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dengan yang dapat mereka tangani. Pemakai ingin mendapat layanan cepat.
c) Perangkat keras yang murah.
d) Perangkat lunak jadi; menawarkan dukungan peningkatan dan
kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapkan sistem berbasis komputer.
Mencapai CBIS
Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut
“Siklus kehidupan sistem” (system life cycle – CLC) dan terdiri dari tahapan : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan.
Siklus ini mungkin berlangsung beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun.
Berbagai peran manajer dan spesialis informasi selama siklus hidup sistem.
Tahap Manajer Spesialis Informasi
Perencanaan Mendefinisikan masalah
Mendukung
Analisis Mengatur Melaksanakan
penelitian sistem
Rancangan Mengatur Merancang sistem
Penerapan Mengatur Menerapkan sistem
BAB III
MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF
1. Lingkungan Perusahaan
Perusahaan dalam lingkungannya :
Sumberdaya : Uang Material Personil
2. Keunggulan Kompetitif
Banyak cara untuk mencapai keunggulan kompetitif diantaranya: menyediakan barang dan jasa dengan harga murah; menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing; dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, “keunggulan kompetitif” mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang unggul – data dan informasi yang dapat digunakan sama baiknya.
Perusahaan
Pemasok Pelanggan
Masyarakat global Pemerintah
Masyarakat keuangan
Serikat
buruh saham atau Pemegang pemilik
Beberapa perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Diantaranya : American Airlines dengan sistem pemesanan penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply
dengan jaringan EDI (Electronic Data Interchange); dan Mc Kesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost.
Ada 3 pokok penting mengenai 3 contoh keunggulan kompetitif di atas :
a) Tidak satupun perusahaan di atas yang puas hanya mengandalkan sumberdaya fisik untuk menjadi pesaing yang tangguh.
b) Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara terus menerus.
c) Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumberdaya
informasi mereka pada para pelanggannya.
3. Sumberdaya Informasi
Sumberdaya informasi terdiri dari: perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, dan informasi.
Perusahaan harus mengelola sumberdaya tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu perlu manajer khusus yang mengelola jasa informasi. Selama ini ada beberapa istilah yang lazim dikenal. Misalnya CEO (Chief Executive Officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Beberapa istilah lain adalah CFO (Chief Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer). Untuk manajer jasa informasi dikenal istilah CIO (Chief Information Officer) yaitu
manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian
manajerialnya bukan saja untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area operasi perusahaan lainnya.
Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut:
a) Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya. b) Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management;
jangan menunggu hingga diundang.
c) Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis. d) Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
e) Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
4. Perencanaan Strategis
Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai
perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan
yang akan memberikan perusahaan yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.
5. Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi
Transformasi kumpulan strategi
Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut pada tujuan strategis perusahaan, disebut
“kumpulan strategis organisasi”. Langkah kedua yang
tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan, disebut “kumpulan strategis SIM” yang terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini dinamakan “transformasi kumpulan strategi”.
Kumpulan Kumpulan
strategi organisasi strategi SIM
Pendekatan SPIR
Solusi untuk masalah tidak memadainya sumberdaya informasi adalah “perencanaan strategis sumberdaya informasi”
(strategic planning for information resources – SPIR), saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan.
Isi rencana strategis sumberdaya informasi
sumber-End-user computing sebagai masalah strategis
Tidak semua orang yang ikut dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan komputer yang sama. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 : pemakai akhir tingkat menu (Menu- level end-users), pemakai akhir tingkat perintah (Command-level end-users), programmer pemakai akhir (End-user programmers), dan personil pendukung fungsional (Functional support personnel).
Jenis-jenis aplikasi pemakai akhir
Sebagian besar aplikasi end-user computing dibatasi pada :
• Sistem pendukung keputusan yang relatif mudah (relatively easy DSS).
• Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan.
Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan: aplikasi SIM&SIA, DSS yang kompleks, aplikasi OA yang memenuhi organisasional dan sistem pakar.
Manfaat End-User Computing
• Pemindahan beban kerja.
• Kesenjangan komunikasi.
Risiko End-User Computing
• Sistem yang buruk sasarannya.
• Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya.
• Penggunaan sumberdaya informasi yang tidak efisien.
• Hilangnya integritas data.
• Hilangnya keamanan.
6. Konsep Manajemen Sumberdaya Informasi
Manajemen sumberdaya informasi (Information resources management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan meng-identifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan pemakai.
Elemen-elemen IRM yang diperlukan adalah :
a) Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumberdaya informasi yang unggul.
c) Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak.
d) Perhatian pada sumberdaya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis.
e) Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi.
BAB IV
PENGGUNAAN KOMPUTER DI PASAR INTERNASIONAL
1. Perusahaan Multinasional
Perusahaan multinasional (multinational corporation) atau MNC adalah perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai produk, pasar dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk dan anak-anak perusahaan. Anak-anak perusahaan tersebut secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan, kebijaksanaan dan prosedur tersendiri.
Contoh : N.V. Philips, MNC yang berdomisili / berbasis di Belanda.
Istilah warisan administratif (administrative heritage) digunakan untuk menggambarkan kondisi internal seperti asset perusahaan, distribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, budaya perusahaan, dan gaya manajemen. Bagi MNC, lingkungan/eksternal bersifat global. MNC merupakan sistem terbuka yang berusaha meminimumkan ketidakpastian yang ditimbulkan lingkungan. Ketidakpastian, adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh organisasi”. MNC membuat sistem pengolah informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dari segi pengaruh lingkungan dan warisan administratif.
2. Jenis-jenis Struktur Organisasi MNC
Menurut William Egelhoff dari Fordham University, MNC dapat mengorganisasikan menurut divisi fungsional sedunia (worldwide functional division), divisi internasional (international divisions), wilayah geografis (geographic regions), atau divisi produk sedunia (worldwide product divisions).
Dalam divisi fungsional sedunia, anak-anak perusahaan diorganisasikan menurut jalur fungsional-manufaktur, pemasaran, dan keuangan. Bidang-bidang operasional di anak perusahaan melapor langsung ke pasangan fungsional mereka ke induk perusahaan.
Dalam divisi internasional, semua anak perusahaan di luar negeri melapor pada suatu divisi internasional MNC yang terpisah dari divisi domestik.
Dalam wilayah geografis, MNC membagi operasinya menjadi wilayah-wilayah dan tiap wilayah bertanggung jawab atas anak-anak perusahaan yang berlokasi dalam batasnya.
Dalam divisi produk sedunia, perusahaan diorganisasikan menurut jalur divisi produk, dan tiap divisi bertanggung jawab atas operasi mereka sendiri di seluruh dunia.
Dimensi-dimensi struktural pengolahan informasi
Pemrosesan Informasi Taktis vs Strategis
Pemrosesan informasi taktis menangani transaksi harian dalam volume besar, contohnya sistem informasi akuntansi pemrosesan informasi strategis melibatkan penyaringan dan pengikhtiaran data akuntansi untuk menonjolkan masalah-masalah tingkat tinggi, contoh SIM seperti SI pemasaran, DSS.
Informasi Perusahaan dan Negara vs Informasi Produk
Informasi yang dihasilkan MNC dapat dipisahkan dalam dua golongan besar – yang satu menggambarkan produk-produk perusahaan dan yang lain menggambarkan perusahaan dan negara tempat beroperasi perusahaan.
Contoh : Pemrosesan informasi MNC dipandang dari dua dimensi
Subjek pengolahan informasi
Pengolahan informasi taktis untuk masalah perusahaan dan negara.
Contoh: mengevaluasi cara dan saat memperoleh uang di pasar internasional.
Pengolahan informasi taktis untuk masalah produk. untuk masalah perusahaan dan negara.
Contoh: memutuskan posisi perusahaan terhadap tekanan pemerintah luar negeri atas kepemilikan lokal di anak perusahaan luar negeri.
Pengolahan informasi strategis untuk masalah produk.
Contoh: memutuskan dukungan Litbang jangka panjang untuk produk utama.
Perlunya Koordinasi dalam suatu MNC
Keuntungan koordinasi :
• Fleksibilitas dalam memberi respon terhadap pesaing di berbagai negara dan pasar.
• Kemampuan memberikan respon di suatu negara, atau wilayah dari suatu negara terhadap perubahan di negara atau wilayah lain.
• Kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit-unit di berbagai negara.
• Pengurangan keseluruhan biaya operasi.
• Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk perusahaan serta cara produksi dan distribusinya.
Jenis-jenis Strategi Bisnis MNC
a) Strategi Multinasional
Sistem informasi yang digunakan MNC saat mereka mengikuti empat strategi bisnis disebut sistem informasi global (global information system), atau GIS. GIS dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang terdiri dari jaringan-jaringan yang melintasi batas-batas negara.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan :
a) Strategi multinasional bersifat desentralisasi.
b) Strategi global mengumpulkan pengendalian di perusahaan induk (sentralisasi).
d) Strategi transnasional, baik induk dan anak perusahaan bekerja sama memformulasikan strategi dan kebijaksanaan operasi, dan mengkoordinasikan logistik agar produk mencapai pasar yang tepat. Pada strategi ini, tanggung jawab yang besar pada pengelola database induk memastikan keseragaman rancangan database di seluruh dunia.
3. Global Business Drivers
Daya yang mendorong sistem informasi global pertama adalah keberhasilan economies of scale. Saat memulai penggunaan komputer akan ada keuntungan-keuntungan yang tersedia. Keuntungan-keuntungan ini disebut global business drivers. Global business drivers (GBD) adalah suatu entitas yang mengambil manfaat dari economies of scale dan economies of scope, serta kemudian memberikan kontribusi pada strategi bisnis global.
Dari survei pada 105 MNC di USA diidentifikasi ada 7 drivers : a) sumberdaya manusia
b) operasi yang fleksibel c) rasionalisasi operasi d) pengurangan risiko e) produk global
f) pasokan yang langka
g) pelanggan tingkat perusahaan.
Saran untuk menetapkan GBD :
• Analisis harus melibatkan eksekutif puncak perusahaan.
• Tingkat analisis seharusnya jangan terlalu tinggi. GBD yang memiliki sasaran “distribusi global”, “citra perusahaan yang menyatu”, “total quality management”, atau “wilayah Pasifik” terlalu luas untuk digunakan.
• Analisis harus menyadari perbedaan-perbedaan yang ada dalam perusahaan.
• Analisis harus menyadari perbedaan budaya yang ada antara satu anak perusahaan dengan anak perusahaan yang lain.
4. Permasalahan dalam Menerapkan Sistem Informasi Global
MNC yang memulai suatu proyek untuk membuat GIS akan menghadapi sejumlah permasalahan :
1) Kendala politis
- Pembatasan komunikasi data.
Pembatasan komunikasi data yang paling umum adalah pembatasan atas arus data dan lintas batas. Arus data lintas batas (transborder data flow) atau TDF adalah perpindahan machine-readable data melintasi perbatasan negara. TDF dikelompokkan menjadi 4 jenis :
a) Data operasional, seperti data transaksi dalam SIA. b) Data pribadi, yaitu data mengenai individu tertentu. c) Transfer dana elektronika dari 1 negara ke negara lain. d) Data teknik dan ilmiah.
2) Permasalahan teknologi, misalnya di tempat anak perusahaan tidak tersedia cukup catu daya yang menyebabkan listrik sering padam.
3) Kurangnya dukungan dari manajer anak perusahaan. Sering manajer anak perusahaan sanggup menjalankan perusahaan tanpa bantuan dan menganggap standar baru sebagai hal yang tidak perlu.
5. Strategi Penerapan GIS
Jika suatu MNC mengikuti strategi multinasional (desentralisasi), diperlukan sejumlah tim pengembangan, yang bekerja di sejumlah anak perusahaan. Jika strategi global (sentralisasi) yang diikuti, tim pengembangan GIS mengerjakan sebagian besar tugasnya di perusahaan induk. Jika strategi internasional (kombinasi sentralisasi dan desentralisasi) yang diikuti, satu atau sejumlah tim pengembangan dapat bepergian dari perusahaan induk ke anak-anak perusahaan. Dalam hal strategi transnasional (integrasi), tim pengembangan menyertakan wakil-wakil dari perusahaan induk dan anak perusahaan.
Strategi Transnasional bagi Penerapan GIS
Karena strategi ini paling rumit, menyatukan seluruh MNC menjadi suatu sistem yang bekerja lancar, strategi penerapannya dapat menjadi model untuk menghindari kegagalan-kegagalan potensial. Strategi ini berfokus pada sejumlah hal penting yang berhubungan dengan GIS/business strategy linkage, sumberdaya informasi, pembagian data internasional, dan lingkungan budaya.
• Menghubungkan GIS dengan strategi bisnis, tim pengembangan harus :
3) Menentukan strategi GIS global yang sesuai untuk strategi bisnis global tiap unit bisnis.
4) Menentukan tujuan dari tiap strategi GIS.
5) Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan untuk mencapai strategi GIS dan menentukan prioritasnya.
6) Menugaskan orang-orang yang bertanggung jawab atas penerapan aplikasi tersebut.
• Menentukan sumberdaya informasi, dalam menentukan sumberdaya informasi – H/W, S/W, personil, data, informasi serta fasilitas, tim pengembangan harus :
1) Menentukan jumlah dan lokasi pusat data regional.
2) Mengidentifikasi penjual yang dapat menyediakan produk dan jasa bagi tiap anak perusahaan.
3) Membuat spesifikasi standar H/W dan S/W yang dapat digunakan semua anak perusahaan.
4) Membuat rencana bagi satu atau beberapa unit penolong yang membantu anak perusahaan 24 jam sehari, tujuh hari seminggu.
5) Siap menghadapi keterlambatan penerapan yang tidak dialami di negara perusahaan induk.
• Menyediakan pembagian data; pembuatan sistem pemakaian bersama data (data sharing) mencakup beberapa tugas.
Tim pengembangan harus :
1) Mengembangkan suatu model data global yang mendukung tujuan bisnis global.
2) Membentuk satu kelompok yang terdiri dari para wakil perusahaan induk dan anak perusahaan untuk menetapkan standar data yang akan diterapkan di seluruh MNC.
3) Meneliti peraturan berbagai negara untuk mengetahui berbagai pembatasan atas pengolahan data dan telekomunikasi.
4) Berdasarkan penelitian tersebut, menentukan apakah data akan dikirimkan melintasi batas negara atau memprosesnya di negara tempat anak perusahaan.
5) Menerapkan database.
• Memperhatikan lingkungan budaya, untuk itu tim pengembangan harus:
1) Menyadari perbedaan budaya yang ada di antara negara-negara tempat anak perusahaan dan merumuskan pemecahan yang dapat diterima oleh semua pihak.
2) Membuat survei atas keahlian para spesialis informasi yang ada di anak perusahaan agar keahlian tersebut dapat dipergunakan secara maksimal selama penerapan.
4) Membuat program-program formal yang mempersiapkan para manajer perusahaan induk untuk bekerjasama dengan para manajer anak perusahaan, dan sebaliknya.
BAB V
PERANAN INFORMASI DALAM KUALITAS PRODUK DAN JASA
Kualitas didefinisikan dalam banyak cara. Menurut James Martin, konsultan komputer terkenal, mendeskripsikan kualitas perangkat lunak sebagai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi kebutuhan pemakai. Definisi kualitas yang paling sederhana adalah, “kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan”, bukan sejumlah kriteria yang ditetapkan perusahaan.
1. Dimensi-dimensi Kualitas Produk dan Jasa
Dimensi Kualitas Produk
• Kinerja, seberapa baik suatu produk melakukan apa yang memang harus dilakukannya.
• Features, pernik-pernik yang melengkapi atau meningkatkan fungsi dasar produk.
• Keandalan, berkaitan dengan kemampuan produk untuk bertahan selama penggunaan yang biasa.
• Kesesuaian, seberapa baik produk tersebut sesuai dengan standar.
• Daya tahan (durability), ukuran umur produk, dan teknologi modern memungkinkan hal ini.
• Kemudahan perbaikan, produk yang digunakan untuk jangka waktu tertentu, sering harus diperbaiki.
• Keindahan, kualitas produk tidak saja tergantung dari kemampuan fungsional, tetapi juga keindahan.
• Persepsi terhadap kualitas, dimensi ini tidak didasarkan pada produk itu sendiri, tetapi pada citra atau reputasinya.
Dimensi-dimensi Kualitas Jasa
• Berwujud, dapat dilihat pelanggan saat jasa sedang dikerjakan – fasilitas, pegawai, perlengkapan, dan peralatan.
• Keandalan, sama seperti produk, jasa juga harus andal.
• Responsif, pelanggan tidak ingin harus menunggu untuk dilayani.
• Kepastian, pelanggan mengharapkan personil jasa sopan dan terpelajar.
2. Dasar-dasar Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas adalah konsep yang menyatakan bahwa perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk, dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek manajemen fundamental.
Beberapa Konsep Manajemen Kualitas
Empat belas pokok Deming :
W. Edwards Deming, Profesor Statistik dari New York University yang pada tahun 1940-an pergi ke Jepang untuk membantu membangkitkan kembali kemampuan industrinya setelah Perang Dunia II. Empat belas pokok Deming, adalah :
1) Menetapkan tujuan inovasi dan perbaikan yang terus menerus. 2) Ambil filosofi baru, kita tidak dapat menerima kekurangan dan
kesalahan lama.
3) Hentikan ketergantungan pada inspeksi masal, persyaratkan bukti statistik bahwa kualitas sudah terpasang.
4) Hentikan praktek memberikan bisnis berdasarkan harga.
5) Gunakan metode statistik untuk menentukan titik-titik permasalahan.
6) Lembagakan metode-metode modern dalam latihan kerja.
7) Perbaikan pengawasan – lakukan apa yang tepat bagi perusahaan, jangan hanya menyerahkan kuantitas yang dipersyaratkan.
8) Usir rasa takut, sehingga orang-orang merasa aman untuk mengungkapkan permasalahan dan meminta informasi.
9) Hilangkan halangan antar departemen serta halangan dengan pemasok dan pelanggan sehingga ada komunikasi terbuka yang efektif.
10) Hapuskan poster-poster dan slogan-slogan, karena tidak membantu memecahkan masalah. Kerjakan dan tunjukkan kepada orang-orang bagaimana caranya.
11) Hilangkan standar kerja berdasarkan kuota jumlah, karena mengabaikan kualitas dan membatasi produksi.
12) Singkirkan halangan antar pekerja dan hak mereka untuk bangga dalam pekerjaan mereka.
13) Lembagakan berbagai program pelatihan kembali untuk mengejar perubahan dan perkembangan baru.
14) Ciptakan struktur manajemen puncak yang akan menekankan pokok-pokok ini setiap hari.
Trilogi Kualitas Juran
Total Quality Control Feigenbaum
Menurut Feigenbaum, kualitas bukan tanggung jawab bagian manufaktur saja, tetapi tanggung jawab seluruh perusahaan, yang dikenal dengan “total quality control – TQC”.
Proses Kualitas Dasar dari Juran
Perencanaan strategis :
• Mengidentifikasi pelanggan, baik eksternal maupun internal. • Menentukan kebutuhan pelanggan.
• Mengembangkan feature produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Menetapkan tujuan kualitas yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan juga pemasok, dan melakukannya pada biaya gabungan yang minimum.
• Mengembangkan suatu proses yang dapat menghasilkan feature produk yang diinginkan.
• Menguji kemampuan proses – menguji bahwa proses tersebut dapat mencapai tujuan kualitas dalam kondisi operasi.
Pengendalian :
• Memilih subyek pengendalian – apa yang harus dikendalikan. • Memilih unit pengukuran.
• Menetapkan pengukuran. • Menetapkan standar kinerja. • Mengukur kinerja aktual.
• Menginterpretasikan perbedaan (aktual versus standar). • Mengambil tindakan atas perbedaan tersebut.
Perbaikan :
• Membuktikan perlunya perbaikan.
• Mengidentifikasi proyek-proyek perbaikan yang spesifik. • Mengorganisasikan untuk mengarahkan proyek tersebut. • Mengorganisasikan diagnosis – untuk mencari penyebabnya. • Mendiagnosis untuk menemukan penyebabnya.
• Memberikan penyelesaiannya.
• Membuktikan bahwa penyelesaian tersebut efektif dalam kondisi operasi.
3. Total Quality Management (TQM)
Pendekatan menuju manajemen kualitas strategis yang mendapatkan paling banyak perhatian saat ini adalah “Total Quality Management” (TQM), manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi pelanggan.
Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah : • Kualitas didefinisikan oleh pelanggan.
• Kualitas dicapai oleh manajemen.
• Kualitas adalah tanggung jawab seluruh perusahaan.
Elemen-elemen Total Quality Management :
4. Kualitas dan Keunggulan Kompetitif
Kerugian kualitas yang buruk :
• Kehilangan bisnis karena pelanggan pindah ke yang lain.
• Tuntutan hukum, karena kualitas buruk pelanggan bisa menuntut secara hukum.
• Kehilangan produktivitas. • Biaya-biaya :
- Biaya kegagalan (failure cost) biaya yang terjadi karena kualitas buruk.
- Biaya penilaian (appraisal cost), biaya pemeriksaan kualitas di pabrik.
- Biaya pencegahan (prevention cost). Total Quality
• Bagan arus proses. • Check sheet. • Analisis Pareto &
Histogram.
Keuntungan kualitas yang baik :
Kualitas baik bisa meningkatkan penjualan dan biaya yang rendah, gabungan keduanya menghasilkan profitabilitas dan pertumbuhan. Dapat digambarkan dalam model berikut :
1
1) Pasar yang dilayani oleh industri mencakup pelanggan-pelanggan dengan kebutuhan produk dan jasa tertentu.
2) Penelitian pemasaran mengidentifikasikan kebutuhan tersebut, dan mendefinisikannya dalam hal kualitas.
3) Pelanggan menganggap produk dan jasa perusahaan lebih berkualitas dari pesaingnya.
4) Karena dianggap berkualitas, pelanggan bersedia membayar yang lebih tinggi daripada harga pesaing.
5) Karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi, produk tersebut dianggap mempunyai nilai yang relatif lebih tinggi. 6) Nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa
7) Berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti spesifikasi pelanggan yang lebih baik daripada pesaingnya.
8) Efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi produk yang dibutuhkan secara benar sejak pertama kali.
9) Penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebih luas akan menghasilkan biaya yang lebih murah daripada pesaing.
10) Gabungan dari keunggulan relatif di bidang harga, pangsa pasar, dan biaya menciptakan profitabilitas dan pertumbuhan.
5. Dukungan dari Subsistem CBIS
CBIS
Dukungan dari Subsistem SIM Fungsional
Sistem Informasi Pemasaran :
Dua dari subsistem ini menyediakan informasi mengenai elemen-elemen lingkungan yang terlibat dalam strategi kualitas, yaitu :
- Subsistem penelitian pemasaran, keinginan dan kebutuhan pelanggan.
- Subsistem intelijen pemasaran, informasi pesaing. Sistem Informasi
Akuntansi
Laporan keuangan Database
kualitas
SIM
DSS Output model
matematik
Lap. khusus
Lap. periodik
Output model matematik
Lap. khusus
Lap. periodik
Sistem OA
Sistem pakar
Konsultasi
Sistem Informasi Manufaktur :
Sistem ini juga ada dua subsistem input untuk pengendalian kualitas: - Subsistem intelijen manufaktur, informasi mengenai pemasok. - Subsistem rekayasa industrial, meneliti proses perusahaan untuk
menetapkan standar yang harus dicapai para pekerja produksi.
Adapun contoh dukungan CBIS pada kualitas produk dan jasa adalah: pelacakan paket (di AS dengan terminal genggam disebut SUPER TRACKER), perakitan mobil (line balancing), rancangan penjara (untuk peningkatan kualitas penjara).
Menetapkan Program TQM di Perusahaan
Pendekatan Top-Down untuk TQM yaitu dimulai dari CEO dan akhirnya melibatkan semua pihak di perusahaan. Adapun prosesnya adalah :
1
2
3
Sistem Kualitas Fungsional
Menurut Joseph Juran, pendekatan yang lazim adalah menetapkan dewan perencanaan kualitas ( quality planning council) yang memformulasikan dan mengkoordinasikan aktivitas kualitas seluruh perusahaan.
Tanggung jawab dewan tersebut adalah :
• Menetapkan kebijakan kualitas perusahaan.
• Menetapkan tujuan kualitas perusahaan, dan mengkaji tujuan-tujuan area fungsional.
Memutuskan untuk mengikuti
TQM
Menetapkan budaya kualitas
Menetapkan pengawasan manajemen
puncak
Jasa Informasi Manufaktur Pemasaran SDM
• Menetapkan strategi kualitas perusahaan dan mengkaji strategi-strategi area fungsional.
• Mengkaji kinerja kualitas dibandingkan dengan tujuan dan strategi. • Merevisi sistem pemberian peringkat manajerial dalam
memasukkan kinerja yang mengarah ke tujuan kualitas.
Mencapai Manajemen Kualitas dalam Jasa Informasi
Dalam jasa informasi, manajemen kualitas dicapai mengikuti proses berikut :
1
2
3
4
5
6
Salah satu contoh dimensi kualitas produk IS di Goodyear adalah: akurasi, output yang terpercaya, kemudahan bagi pemakai (user friendliness), bekerja sesuai spesifikasi, waktu respon yang cepat, revolusi, memuaskan semua kebutuhan, tidak ada downtime, pengiriman tepat waktu, penggantian yang mudah.
Kebutuhan kemampuan dasar bagi pelamar kerja IS : • Memperhatikan efektivitas.
• Berinisiatif.
• Antusias pada pekerjaan. • Percaya diri.
• Memperhatikan dampak dari suatu tindakan. • Kecakapan membina hubungan antar pribadi. • Pemikiran konseptual.
• Pemikiran analitis. • Komunikasi efektif. • Fleksibilitas.
Mengidentifikasi pelanggan IS
Mengidentifikasi kebutuhan kualitas pelanggan
Menetapkan metrik kualitas
Mendefinisikan strategi kualitas IS
Menerapkan program kualitas IS
BAB VI
KOMPUTER SEBAGAI PERALATAN PEMECAHAN MASALAH
Komputer sekarang sangat berbeda dengan model awalnya.
• Penyimpanan komputer (computer storage) ada dalam dua bentuk dasar, yaitu primer dan sekunder. Penyimpanan primer menggunakan teknologi integrated circuit untuk menyediakan random access
memory (RAM), read-only memory (ROM) dan cache memory.
• Keyboard adalah unit input komputer yang paling popular, dan
efisiensinya telah ditingkatkan dengan alat penunjung (pointing device). Input suara yang diharapkan sebagai solusi masalah input, ternyata tidak sesuai harapan.
• Output dapat dihasilkan melalui printer, plotter, microform.
• Perangkat lunak dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu sistem dan aplikasi. Perangkat lunak sistem meliputi sistem operasi, program utility, dan penerjemah. Perangkat lunak aplikasi dapat dibuat oleh spesialis informasi atau dibeli dalam bentuk jadi. Perangkat lunak jadi (prewritter software) ada dalam empat jenis utama–bisnis umum, khusus industri, produktivitas organizational dan produktivitas personal.
1. Komputer sebagai Elemen Jasa Informasi
Komputer ada dalam berbagai ukuran :
• Komputer besar (mainframe), merupakan tulang punggung pengolahan data untuk organisasi besar seperti pemerintahan. Mainframe yang lebih besar dan penuh daya adalah supercomputer. • Sekarang, sejak tahun 1970-an, trend mengarah ke komputer kecil,
dimulai dengan minicomputer (komputer mini), contoh: IBM AS/400. • Komputer yang lebih kecil adalah komputer mikro (microcomputer),
sebagian besar sirkuit komputer mikro berbentuk silicon integrated
circuit chip, yang lebih kecil dari kuku. Chip ini disebut
microprocessor.
• Ada pula laptop, notebook, dan palmtop. Ini merupakan PC yang lebih kecil bertenaga baterai.
• Komputer yang lebih kecil lagi adalah pen computer, yang berkemampuan menerima input yang ditulis pada layar dengan pena khusus.
2. Arsitektur Komputer
Central Processing Unit (CPU)
Unit penyimpanan sekunder
(Secondary storage)
• CPU = mengendalikan semua unit sistem komputer yang lain dan mengubah input menjadi output.
• Penyimpanan primer, biasa disebut main memory, berisi data yang sedang diolah dan program.
• Unit pengendali : membuat semua unit bekerjasama sebagai suatu sistem.
• ALU = adalah tempat berlangsungnya operasi perhitungan dan logika. Nama processor digunakan untuk menggambarkan unit
pengendali dan ALU yang mengolah isi penyimpanan primer.
• Penyimpanan sekunder : menyediakan tempat untuk menyimpan program dan data saat tidak dipakai. Data yang disimpan disebut
database.
Unit pengendali (Control unit)
Unit penyimpanan primer (Primary
storage)
Arithmatic and logic unit (ALU) Data
Penyimpanan Primer
Komputer pertama menggunakan “magnetic drum” dan “magnetic core”
untuk penyimpanan primer. Core merupakan potongan logam kecil menyerupai donat sebesar kepala jarum yang mudah dimagnet. Kawat-kawat yang membentang melalui core mengubah medan magnet dan menentukan status magnetiknya. Sejak tahun 1964, penyimpanan yang terbuat dari integrated circuit mulai menggantikan drum dan core.
Bit dan Byte
Kapasitas penyimpanan integrated circuit diukur dalam megabyte (MB) atau jutaan bit data. Satu bit adalah satu posisi penyimpanan elektronik, yaitu nyala atau mati dan kombinasi dari bit-bit membentuk satu byte atau satu karakter. Dengan demikian kilobyte
(KB) = 1000 byte = 1024 byte. Oleh karena itu 1 megabyte (MB) = 1.024 x 1.024 = 1.048.576 byte.
Berbagai Bentuk Penyimpanan Primer
Random Access Memory (RAM), merupakan nama yang diberikan
kepada integrated circuit yang berfungsi sebagai bagian penyimpanan primer untuk menyimpan perangkat lunak dan data. RAM memungkinkan operasi baca maupun tulis tetapi mudah hilang (volatile) saat daya listrik dimatikan.
Read-Only Memory (ROM), suatu jenis khusus penyimpan primer
dapat dibaca tetapi tidak dapat ditulisi. ROM digunakan untuk menyimpan material seperti instruksi-instruksi yang memberitahukan komputer apa yang harus dilakukan saat dinyalakan. ROM bersifat
tidak mudah hilang (non volatile).
Cache Memory, perpindahan instruksi program dan data antara
penyimpanan primer dan processor (unit pengendali dan ALU) dicapai pada kecepatan yang sangat tinggi, biasanya 50 nanosecond. Satu
nanosecond = satu per milyar dari 1 detik. Beberapa komputer mampu
memindahkan lebih cepat dengan tambahan RAM. RAM ini disebut
Cache Memory.
3. Ergonomika Penggunaan Komputer
Ergonomika adalah penelitian mengenai pengaruh fisik dan prilaku dari objek-objek seperti komputer dan peralatan kantor terhadap pemakainya. Istilah human engineering dan pertimbangan faktor
manusia (human factor consideration) sangat cocok jika berkaitan
Saran-saran ergonomis untuk penggunaan komputer :
1) Sesuaikan tinggi kursi anda sehingga telapak kaki anda pada lantai. 2) Posisikan keyboard anda sehingga siku anda sama tinggi dengan keyboard dan pergelangan tangan anda sedikit atau tidak tertekuk. 3) Aturlah monitor komputer sehingga bagian atas layar berada pada
atau sedikit di bawah mata.
4) Posisikan layar anda sehingga tidak memantulkan sinar ke mata anda.
5) Jaga agar layar tetap bersih.
6) Pastikan bahwa pengendali kecerahan dan kontras layar anda telah disesuaikan dengan tepat.
7) Tempatkan pinter laser di area yang berventilasi baik dan pastikan printer tersebut mendapatkan pemeliharaan teratur.
8) Selingi bekerja di komputer dengan tugas-tugas yang menggunakan otot-otot yang berlainan.
9) Seringlah beristirahat sejenak dan gerak-gerakkan badan anda. 10) Kunjungi ahli kesehatan jika anda mengalami sakit yang terus
menerus saat menggunakan komputer.
Unit Input
Ada 5 cara dasar memasukkan data, yaitu :
• Keyboard, unit ini paling popular digunakan untuk memasukkan data dengan menekan tombol-tombol. Sebagian keyboard dilengkapi: numeric keypad (tombol-tombol yang diatur seperti kalkulator saku), tanda panah (cursor control keys) untuk memindahkan kursor, dan tombol-tombol fungsi yang menjalankan tugas tertentu bagi pemakai, tergantung perangkat lunaknya. Cursor adalah tombol kecil di layar untuk menunjuk sesuatu.
• Alat Penunjuk
Beberapa alat penunjuk adalah: mouse, trackable, touch srceen, light pen, dan unit remote control.
• Alat Input Otomatisasi Data Sumber
Sejumlah perusahaan telah mengurangi antrian input dengan menggunakan otomatisasi data sumber (source data automation – SDA). Ada dua teknologi dasar, yaitu: pembacaan optis (optical reading) dan pembacaan magnetis (magnetic reading). Ada beberapa kelas unit pembaca optis: optical mark reader, barcode reader, optical character reader, dan handprint reader. Bentuk otomatisasi data pertama untuk pembaca magnetis adalah “magnetic ink character recognition”.
Unit input ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Alat keyboard
Alat pengenal suara
Komputer
!
Alat penunjuk11312329 11312329 11312329 11312329
Alat pembaca magnetis 04300950654
Unit output dapat digambarkan sebagai berikut:
Komputer
Alat output tampilan
Printer
!
Alat output suaraBAB VII
PENDEKATAN SISTEM
1. Pemecahan Masalah
Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Elemen-elemen proses pemecahan masalah :
Elemen-elemen
Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem.
Informasi : menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang dicapai oleh sistem.
Perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab laba rendah. Jadi dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
Masalah
Pemecah masalah (manajer) Standar
Informasi
Berbagai solusi alternatif
Kendala
Jenis-jenis masalah :
• Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.
2. Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :
1) Mengenali kontroversi. 2) Menimbang klaim alternatif. 3) Membentuk penilaian.
Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem :
• Tahap I : Usaha Persiapan
Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem. 2 : Mengenali sistem lingkungan.
3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
• Tahap II : Usaha Definisi
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu.
• Tahap III : Usaha Solusi
Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif. 7 : Mengevaluasi solusi alternatif. 8 : Memilih solusi terbaik.
9 : Menerapkan solusi terbaik.
Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem.
Arus informasi Arus keputusan
Keterangan tambahan dari langkah-langkah pendekatan sistem :
Langkah 5: Menganalisis bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu. Analisis bagian-bagian sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
1
4
5
Urutan menggambarkan prioritas tiap elemen dalam pemecahan masalah. Misalnya, masalah dalam elemen 4 tidak bisa dipecahkan kalau ada masalah dalam elemen tiga.
Standar
Proses
Transformasi Output Input
Standar
Proses
Transformasi Output Input
Standar
Proses
Transformasi Output Input
Standar
3 Manajemen
Pengolah informasi
Proses 6 transformasi
Sumber 7 daya output Sumberdaya
input
Input 2
Elemen 1 : Mengevaluasi standar. Standar kinerja dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota. Standar memiliki karakteristik tertentu :
• Standar harus sah (valid). • Standar harus realistis.
• Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan untuk mencapai.
• Standar harus terukur.
Elemen 2 : Membandingkan output sistem dengan standar.
Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi. Sinyal-sinyal adanya masalah : (1) manajer bekerja dalam jam yang sangat panjang dan (2) keputusan-keputusan terbukti salah.
Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.
Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis ini konseptual sistem tidak lagi merupakan persoalan, permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern dalam memecahkan masalah transformasi adalah: otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan
computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computer
integrated manufacturing.
Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.
Pada langkah 6 - Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi.
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Manajer jarang memecahkan masalah sendirian, biasanya dilakukan tukar menukar pikiran (brain storming).
Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem pendukung keputusan secara kelompok (group decision support system) untuk memecahkan masalah. Contoh pemecahan masalah yang tidak sanggup menangani volume aktivitas pekerjaan yang meningkat. Ada 3 solusi alternatif : (1) menambah lebih banyak peralatan pada komputer
yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya; (2) menggantikan komputer yang ada dengan yang lebih besar; (3) menggantikan komputer yang ada dengan jaringan komputer lokal
Langkah 7 – Mengevaluasi berbagai alternatif solusi.
Mengevaluasi alternatif dengan menggunakan kriteria evaluasi. Dari contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan kriteria : (1) biaya operasi; (2) pelatihan pemakai; (3) daya respon; (4) keamanan data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan.
Adapun evaluasi dari ketiga alternatif tersebut adalah :
Alternatif 1 :
Keuntungan : 1) Kenaikan kecil dalam biaya operasi.
1) Sangat responsif pada permintaan informasi. 2) Keamanan data baik. 3) Mudah mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai.
1) Biaya operasi sedikit menurun.
2) Sedikit mengadaptasi perubahan
kebutuhan pemakai.
Kerugian : 1) Kurang responsif pada permintaan
1) Kenaikan besar dalam biaya operasi.
Langkah 8 – Memilih Solusi Terbaik
Menurut Henry Mintzberg (ahli manajemen) ada 3 cara memilih alternatif terbaik :
• Analisis : Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekwensinya pada tujuan organisasi.
• Penilaian : Proses mental dari seorang manajer. • Tawar-menawar : Negosiasi antara beberapa manajer.
Langkah 9 – Menerapkan Solusi. Setelah ada solusi perlu diterapkan untuk mengetahui efektivitasnya.
3. Model Pendekatan Sistem Integrasi
1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Usaha definisi
4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. 5. Menganalisis bagian-bagian
sistem sesuai urutan tertentu.
Usaha solusi
6. Mengidentifikasi solusi alternatif.
7. Mengevaluasi solusi alternatif.
8. Memilih solusi terbaik. 9. Menerapkan solusi. 10. Membuat tindak lanjut
untuk memastikan bahwa solusi efektif
Faktor-faktor Pribadi yang Mempengaruhi
Pemecahan Masalah :
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya ini mempengaruhi keterlibatannya dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah :
Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problem-sensing style), yaitu :
• Menghindar masalah (problem avoider), mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
• Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari dan tidak menghalangi masalah.
• Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi :
Gaya mengumpulkan informasi ada dua :
• Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti
management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak
berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi :
Manajer juga cenderung menggunakan salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu :
• Gaya sistematik (systematic style). Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Gaya intuitif (intuitive style).Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Di dalam pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan yaitu :
1) Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense). 2) Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah.
BAB VIII
METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM
Siklus hidup sistem terdiri dari 5 tahap. Empat tahap pertama : perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan – dimaksudkan bagi pengembangannya. Tahap kelima untuk penggunaannya. Semua tahap dapat melibatkan pemakai, spesialis informasi jika end-user computing tidak diikuti sepenuhnya. Eksekutif menetapkan kebijaksanaan dan membuat rencana yang mengatur pemakaian komputer. Pada tingkat yang sedikit lebih rendah, suatu komite khusus yang disebut dengan komite pengarah SIM (MIS steering committee) dapat mengelola seluruh siklus hidup dalam perusahaan. Ketika tiap siklus hidup melalui tahap pengembangan, para pemimpin proyek mengawasi para anggota tim.
Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan sistem untuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer. Pengembangan sistem yang lebih responsif dapat dicapai
dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan
pengembangan berbasis komputer (computer-based development tools).
Dua peningkatan itu adalah prototyping dan rapid application
development (RAD), dan peralatan tersebut termasuk kategori CASE
(Computer-aided software engineering).
1. Siklus hidup
Siklus hidup sistem (system life cycle-SLC), adalah proses evolusioner
yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informal berbasis komputer. SLC dilakukan dengan pendekatan sistem secara teratur dan dilakukan secara top-down, oleh karenanya sering disebut
pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan
penggunaan sistem.
Tahap-tahap siklus hidup sistem, empat yang pertama
dinamakan sisklus hidup pengembangan sistem (system development
life cycle-SDLC). Tahap kelima, tahap penggunaannya yang
berlangsung sampai waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analis sistem, pemrograman, dan operasi. Kecenderungan sekarang ditangani oleh tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Gambaran sifat hirarkis manajemen siklus hidup sistem
Pemasaran
Manufaktur
Keuangan
Sumber daya manusia
Saat sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh
organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin
memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kemungkinan besar
dipegang oleh yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur
bagian administrasi dan CIO.
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus. Jika tujuannya memberi petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang
berkesinambungan, komite ini disebut komite pengarah. Komite
pengarah yang mengarahkan penggunaan sumberdaya komputer
perusahaan disebut komite pengarah SIM. Anggota tetap komite
pengarah SIM melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Sedangkan anggota sementara meliputi manajer yang lebih rendah dan para konsultan selama keahliannya dibutuhkan.
Eksekutif
Komite Pengarah SIM
Pemimpin proyek tim model lokasi gudang
Pimpinan proyek tim MRP II
Pimpinan proyek tim sistem ISDN
Project leader Credit Approval System Team
Tugas dan fungsi utama komite pengarah SIM:
• Menetapkan kebijakan, yang memastikan dukungan komputer
untuk mencapai tujuan strategis perusahaan;
• Menjadi pengendali keuangan, dengan bertindak sebagai badan
yang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan komputer;
• Menyelesaikan pertentangan, yang timbul sehubungan dengan
prioritas penggunaan komputer.
Dengan memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalam komite pengarah, diperoleh dua keuntungan:
• Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk
mendukung pemakai di seluruh perusahaan;
• Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan
mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.
Komite pengarah SIM jarang terlibat langsung dalam rincian
pekerjaan, tanggung jawab ini ada pada tim proyek. Tim proyek
mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem
berbasis komputer. Kegiatan tim proyek ini diarahkan oleh pemimpin
proyek.
2. Tahap Perencanaan
Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS:
• Menentukan lingkup dari proyek;
• Mengenali berbagai area permasalahan potensial;
• Mengatur urutan tugas;
