BAB III PENGAWASAN GAJI DAN UPAH
3.5 Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah
Di dalam pengawasan terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang
di jalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personel lain yang di desain
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan
keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern merupakan suatu proses,
dijalankan untuk memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak bagi
manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling
berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan operasi. Berbeda dengan
dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan
penting bagi Pemerintah, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan
menghindari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi
lainnya pada Bappeda Kabupaten Langkat dilakukan perbulan sehingga dalam hal
ini pengawasan intern telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan
dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab bagian keuangan.
Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas
menurut AICPA (American Intitute Of Certified Public Accountant). Dalam arti
sempit “ prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data
administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem sosial yang mempunyai arti
wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.
Pengertian pengawasan intern dapat ditinjau dalam arti luas dan dalam arti
sempit menurut Comitte on Auditing Procedure AICPA. Pengawasan intern
meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang
dikoordinasikan, yang digunakan di dalam perusahaan untuk melidungi
kepentingan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data
akuntansi, meningkatkan efisiensi dalam operasi dan mendorong dipatuhinya
kebijaksanaan perusahaan yang telah di tetapkan. Pengawasan intern dalam arti
sempit diartikan sama dengan” internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur
yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi
yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai
control intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern bertujuan untuk
meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam persuhaan. Sebelum
membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengawasan
intern.
Hermanto (2002 : 110) mendefinisikan system pengawasan intern sebagai
berikut :
“Sistem pengawasan intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan ke dalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.
Sedangkan Holmes dan Burns (2005 : 1112) mengemukakan bahwa:
“Pengawasan intern merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunkan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalannya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen”.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi Akuntan
Publik (2002 : 341) menyatakan bahwa :
“ Pengawasan intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan tercapai.”
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan
semua cara-cara dan alat-alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut
Untuk terlaksanakannya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik
maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai
dari awal sampai dengan selasai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini
penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya
penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang
membutuhkan.
Unsur-unsur pengawasan intern gaji berdasarkan Committee on Auditing
Procedure antara lain :
1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat,
jelas, dan tegas.
2. 2.Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif yang
memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta
milik, hutang, pendapatan, serta biaya.
3. Adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di
setiap bagian dalam organisasi.
4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang
diminta oleh tanggung jawabnya.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pangawasan intern gaji
dan upah menurut Bridwan (2001 ; 125) adalah:
1. Mandor
Tugas sorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk
mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan intern gaji dan
upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan
upah dan menyusun statistik gaji dan upah.
3. Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti
kebenaran nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tarif
gaji dan daftar potongannya.
4. Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi
pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan
pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Sistem pengawasan gaji dan upah pada Bappeda Kabupaten Langkat,
Bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut, bagian
yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu:
1. Bagian personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan
baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang
membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru
dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari
karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman-teman peegawai perusahaan
b. Badan-badan penempatan tenaga kerja
c. Advertensi
d. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian
personalia menyelenggarakan tes untuk kemampuan calon-calon karyawan dan
berdasarkan hasil tes diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka
diminta untuk mengikuti tes kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus tes
dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan
untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang
membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan
diangkat sebagai karyawan dengan masa percobaan paling lama 3 bulan, selama
masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan
ketentuan penggajian yang berlaku.
2. Bagian Pengawasan Waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi personalia. Tiap karyawan wajib hadir
dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan
yang bekerja lapangan dan petugas jagan diatur dalam sistem shift dan
dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpanan waktu kerja dan
istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu
gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkanya
kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir mempunyai kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian
pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya
dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Gaji dan upah xxx
Hutang gaji dan upah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah
dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji dan upah xxx
Kas xxx
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima
komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penelitian resiko,
kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring.
Pada Bappeda Kabupaten Langkat, sistem pengawasan intern gaji dan
daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa
oleh pembuat kuasa komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangam dengan
mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Medan (KPPN) yang diajukan oleh bendaharawan
rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan
BAB IV