BAB II URAIAN TEORITIS
D. Sistem Pengawasan Intern Penerimaan Kas
Melihat dari sifatnya yang sangat mudah untuk dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka kas mudah digelapkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengendalian yang ketat terhadap kas. Disinilah diperlukan suatu sistem pengawasan intern (internal Control) terhadap kas
akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksana dan pencatatan. Tanpa adanya pemisahan fungsi diatas, maka akan mudah menggelapkan kas.
Menurut Simamora (2000: 211) “Sistem pengendalian kas (cash
control system) adalah prosedur yang dianut untuk menjaga dana kas
perusahaan”. Sistem ini membentuk pengendalian internal yang memadai terhadap kas. Sistem pengendalian kas yang kuat merupakan esensial karena kas merupakan aset yang dapat dengan mudah ditukar menjadi jenis aktiva lainnya; kas paling mudah disembunyikan dan dipindahkan. Karena karakteristik tersebut, kas merupakan aktiva yang paling rawan terhadap penyalahgunaan. Selain itu karena volume transaksi kas yang besar, bermacam-macam kesalahan dapat terjadi dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi-transaksi kas tersebut.
Selanjutnya menurut Baridwan (2002: 87) terdapat beberapa prosedur pengawasan kas yang dapat digunakan yaitu :
1. Prosedur penerimaan uang terdiri dari :
a. Harus ditunjuk dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.
b. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.
c. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas. Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.
2. Prosedur pengeluaran uang terdiri dari :
a. Semua pengeluaran uang yang menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dengan kas kecil.
b. Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat
c. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti- bukti (dokumen-dokumen) yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.
d. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.
e. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tentu.
f. Diharuskan membuat laporan kas harian.
Sistem pengawasan yang baik biasanya mensyaratkan agar kas yang diterima, disimpan disetorkan secara langsung oleh pejabat keuangan atau kasir, sementara pencatatan yang berkaitan dengan setoran ke bank dilaksanakan secara langsung oleh bagian akuntansi. Untuk mengurangi kerugian-kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan yang disengaja ataupun yang tidak disengaja terhadap harta kekayaan perusahaan, maka diciptakan suatu sistem pengawasan yang disebut pengawasan intern (intern control).
Pelaksanaan sistem pengawasan intern kas untuk penerimaan kas harus menghasilkan jaminan semua penerimaannya kas dicatat tepat waktu dan cermat. Uang kas yang dicuri sebelum penerimaannya dicatat lebih sukar dilacak dari pada yang penerimaannya sudah dicatat, lalu dicuri dan catatannya digelapkan.
Menurut Holmes dan Burns (2004: 166) memberikan beberapa hal yang berkaitan dalam pengawasan intern penerimaan kas yaitu :
1. Penerimaan kas Melalui Pos
Kasir tidak boleh membuka surat-surat yang masuk, karena hal itu akan memberikan peluang untuk menyelewengkan penerimaan uang dan memalsukan pencatatan. Surat-surat tersebut harus dibuka oleh seorang yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan kasir, yang tidak berurusan dengan catatan akuntansi yang formal atau dengan dana kas.
2. Tempat Kliring Kas
Pada umumnya semua penerimaan kas harus dikliring melalui satu tempat di suatu organisasi. Jika ada kantor cabang yang menerima pembayaran dari luar, maka uang cek itu dapat disetor secara lokal oleh cabang itu, kemudian melaporkan penyetoran beserta bukti- buktinya itu kekantor pusat.
3. Pemisahan Penerimaan dan Pencatatan Kas
Jika ada dua orang atau lebih yang melakukan tugas-tugas yang berbeda menyangkut penerimaan kas dan catatan akuntansinya, maka kemungkinan pencurian akan berkurang. Orang yang
menerima uang kas tidak boleh berurusan dengan catatan akuntansi baik catatan harian maupun catatan pengendali.
4. Setoran Seutuhnya
Kas yang diterima harus disetorkan seutuhnya ke bank dan tepat waktu. Pembayaran harus dilakukan dengan cek atau dari dana khusus yang memang sudah disediakan, dan tidak boleh dari uang penerimaan yang belum disetor ke bank.
5. Intruksi Kepada Pelanggan dan Kepada Bank
Faktur penjualan dan laporan kepada pelanggan harus menunjukan dengan jelas atas perintah siapa cek-cek harus dibayar, tak dapat dibayarkan atas perintah “Tunai”, “atas bawa” Bank Deposito harus diinstruksikan secara tertulis pada perseroan harus dengan otorisasi dari dewan komisaris untuk mengaksep cek dan benda- benda kas lainnya.
Suatu teknik akuntansi untuk menghindari terjadinya perbuatan curang yang biasanya terjadi karena kelalaian atau persekongkolan dengan melakukan internal chek yaitu suatu teknik akuntansi untuk membuktikan keselamatan data akuntansi melalui perbandingan antara hasil kerja dua orang atau lebih mengenai suatu transaksi yang sama namun tidak mempengaruhi karena mereka bekerja secara bebas satu sama lain.
Bentuk kecurangan yang sering terjadi melalui penerimaan kas yaitu : a. Pencurian uang kas dari hasil penjualan tunai dengan tidak memasukkan
penjualan itu kedalam register kas atau pun membuat faktur penjualan.
b. Tidak mencatat penerimaan uang kas dari pelanggan tertentu dan memasukkan uang yang diterima tersebut kedalam sakunya sendiri (lapping). c. Mengurangi uang tunai dari penjualan tunai atau penagihan piutang dagang. d. Menilai potongan harga penjualan selalu besar.
e. Mendebet perkiraan bukan kas pada saat penerimaan uang kas.
f. Menghapus suatu perkiraan yang baik dengan menganggapnya seolah-olah tidak dapat ditagih.
g. Menggelapkan penerimaan uang dari suatu perkiraan yang dulunya benar- benar dianggap tidak dapat ditagih.
h. Membuat suatu perkiraan fiktif dipembukuan dan mendebet perkiraan tersebut untuk penjualan kepada seseorang pelanggan sungguhan.
i. Membebankan terlalu rendah seorang pelanggan dalam catatan.
Untuk lebih jelasnya pada halaman berikut dapat dilihat flow chart dari sistem pengawasan intern penerimaan kas.
37 Mulai Menerima orde r dari pembeli Mengisi faktur penjualan 4 3 2 Faktur penjualan 1 2 1 N 4 B/L 3 2 Faktur 3 Penjualan Menyiap kan barang F aktur 3 P enjualan Kartu Gudang 3 Bersama barang 2 F aktur 1 P enjualan F aktur 1 P enjualan 1 3 Mem ba ndin gkan FP 1 dan 2 Mem ba ndin gkan FP 1 dan 2 Mem ba ndin gkan FP 1 dan 2 4 B/L 3 2 Faktur pe njuala n 1 N 5 Bersama barang
Dise rahkan kepada Pengir im FP 2 Jurna l penerimaan kas T 2 Bukti se tor bank Selesai 6 F aktur 1 P enjualan Jurnal Penjualan A 5 Pada saat diterima cek
Gambar 1 : Bagan Arus Sistem Pengawasan Intern Penerimaan Kas Sumber : Mulyadi (2004:480) U n iv e r s ita s Su m a te r a U ta