Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan- kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern.
Menurut Hermanto (2001:110) memberikan defenisi sebagai berikut: “Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002: 341) dalam buku Standard Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa: “Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan dicapai”.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Zaki Bridwan (2002 : 125) adalah:
1.Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2.Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistik gaji dan upah.
3.Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran nama – nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tarif gaji dan daftar potongannya.
4.Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5.Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengawasan intern gaji dan upah yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan upah yang pelaksanaanya melibatkan beberapa bagian antara lain :
1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman – teman pegawai perusahaan b. Badan –badan penempatan tenaga kerja c. Advertensi
d. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut sakan diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selama masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan ketentuan penggajian yang berlaku.
2. Bagian Pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 12 - 14 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftara gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Gaji dan upah xxx
Hutang gaji dan upah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Kas xxx 6. Internal Auditor
Bertugas mengawasi jalannya prosedur prngawasan internal Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara menyeluruh.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.
BAB IV