BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA FAKULTAS
E. Sistem Pengawasan Internal Gaji
Di dalam pengawasan terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang di jalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personel lain yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan
keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern merupakan suatu proses, dijalankan untuk memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan operasi. Berbeda dengan pengaawasan intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi Fakultas, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pemberian gaji dilakukan perbulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilapoarakan. Hasil paemberian gaji menjadi tanggung jawab bagian.
Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas menurut AICPA ( American Intitute Of Certified Public Accounting). Dalam arti sempit “ prosedur – prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data – data administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem sosial yang mempunyai arti wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.
Pengertian pengawasan intern dapat ditinjau dalam arti luas dan dalam arti sempit menurut Comitte on Auditing Procedure AICPA. Pengawasan intern meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan – ketentuan yang dikoordinasikan, yang digunakan di dalam perusahaan untuk melidungi
38
kepentingan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi dalam operasi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah di tetapkan. Pengawasan intern dalam arti sempit diartikan sama dengan” internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan.
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai control intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam persuhaan.
Sistem pengawasan intern Menurut Hermanto (2002 :11) sebagai berikut : “Sistem pengawasan intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan ke dalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.Sedangkan menurutBurns (2005 :1112)Pengawasan intern merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalannya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan – kebijakan yang sudah digariskan manajemen.
Berdasarkan pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua
cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji.
Untuk terlaksanakannya pengawasan intern gaji dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selasai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.
Unsur – unsur pengawasan intern gaji berdasarkan committee on
auditingprocedure antara lain :
1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, jelas, dan tegas.
2. Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif yang memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta milik, hutang, pendapatan, serta biaya.
3. Adanya praktek – praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di setiap bagian dalam organisasi.
4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang diminta oleh tanggung jawabnya.
40
1. Mandor
Tugas sorang mandor dalam pengawasan gaji untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian gaji
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan intern gaji untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan menyusun statistik gaji.
3. Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji meneliti kebenaran nama – nama yang tertera dalam daftar gaji, daftar tarif gaji dan daftar potongannya. 4. Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji adalah untuk melakukan pembayaran gaji kepada setiap pekerja.
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sitem pengawasan gaji bagian
– bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji tersebut yaitu:
1. Bagian personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat – surat permohonan yang sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman – teman peegawai perusahaan b. Badan – badan penempatan tenaga kerja c. Advertensi
d. Dan lain – lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggaraakan test untuk kemampuan calon – calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian – bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan diangkat sebagai karyawan dengan masa percobaan paling lama 3 bulan, selama masa percobaan kepada karyaawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan ketentuan penggajian yang berlaku.
42
2. Bagian Pengawasan Waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja lapangan dan petugas jagan diatur dalam sistem shift dan mempunyai jam kerja 12 jam dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpanan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji, dan kartu gaji yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkanya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir mempunyai kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Gaji xxx -
Hutang gaji - xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji xxx -
6. Internal Auditor
Bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan internal Fakultas Ekonomi Sumatera Utara secara menyeluruh.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penelitian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing – masing pegawai kemudian diperiksa oleh pembuat kuasa komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangam dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Medan (KPPN) yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.