Sistem Pengawasan Internal yang dilaksanakan oleh Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh manajemen yang diciptakan untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian efektivitas, efisiensi, ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan keandalan penyajian laporan keuangan.
Beberapa elemen pokok sistem pengawasan internal pada Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas dan jelas.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok pembiayaan.Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi pemerintah dapat dilakukan dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan kas dari fungsi akutansi, fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melakukan semua tahap transaksi pengawasan pembiayaan kas daerah.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otoritas atas pengawasan transaksi pembiayaan.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Cara-cara organisasi pemerintah dalam menciptakan praktik yang sehat dengan cara setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi dan tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengawasan internal yang lain.
d. Petugas yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.
Unsur pada mutu petugas merupakan yang paling penting dalam pengawasan internal, organisasi pemerintah memiliki petugas atau staf yang kompeten dan jujur, unsur pengawasan yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan pemerintah tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Pengawasan internal terhadap pembiayaan yang dijalankan oleh Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara meliputi 3 hal, yakni :
1. Pengendalian Akutansi
Pengendalian akutansi mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan yang terutama menyangkut dan berhubungan dengan penjagaan terhadap kekayaan perusahaan
atau instansi dan menjamin ketelitian data keuangan.Biasanya sistem pengendalian ini mencakup sistem otoritasi, pembagian tugas antara pencatat/pemegang/penjaga barang/harta dan pemeriksaan internal.
Pengendalian akutansi dirancang untuk meyakinkan :
a.Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan ataupun wewenang manajemen, baik yang bersifat umum ataupun khusus.
b. Trasaksi dicatat agar memudahkan :
1. Penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akutansi atau kriteria lain yang sesuai dengan tujuan laporan tersebut.
2. Mengadakan pertanggung jawaban atas aktiva.
c. Penggunaan atas harta/aktiva diberikan hanya dengan persetujuan manajemen.
d. Jumlah aktiva seperti yang ada pada laporan catatan perusahaan dibandingkan dengan aktiva yang ada dan bila terjadi perbedaan dilakukan tindakan yang tepat.
Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akutansi, suatu perusahaan atau instansi harus mempunyai enam prinsip dasar (Hartadi,(1990:130), yaitu :
1. Pemisahan fungsi
Adanya pemisahan fungsi-fungsi akan dapat dicapainya suatu efisiensi pelaksanaan tugas. Disamping itu ditinjau dari sistem pengendalian adanya pemisahan fungsi , akan terdapat suatu cek silang (cross check) secara otomatis atas suatu pekerjaan atau pelaksanaan suatu transaksi. Tujuan utama pemisahan fungsi menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidak beresan.
2. Prosedur pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang . Otorisasi dapat berupa otoritasi umum dan otorisasi khusus.Otorisasi umum menyangkut kondisi umum misalnya, adanya otorisasi terhadap daftar harga standar (yang dibakukan) dan kebijakan kredit untuk penjualan.
Otorisasi khusus berhubungan dengan transaksi perorangan, yaitu otorisasi penjualan khusus, penggajian atau transaksi pembelian.Bukti otorisasi khusus adalah adanya dokumentasi pada terjadinya transaksi.
3. Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang layak adalah penting untuk terciptanya sistem pengendalian akutansi yang efektif.Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
4. Prosedur dan catatan akutansi
Prinsip ini menekankan pencatatan transaksi dalam bagian akutansi.Tujuan pengendalian ini adalah, pertama dapat disisipkan atau dibuatnya catatan-catatan akutansi yang teliti secara cepat, kedua data akutansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.Disini diperlukan adanya buku pegangan prosedur akutansi dan bagan rekening (chart of accounts).Bagan rekening memberi dasar untuk mengadakan klarifikasi transaksi dan membantu penyiapan laporan keuangan.
5. Pengawasan fisik
a. Alat keamanan dan ukuran untuk menyelamatkan aktiva, catatan akutansi dan formulir tercetak yang gagal penggunaannya.
b. Penggunaan alat yang mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi. Pengawasan fisik yang berhubungan dengan pelaksanaan transaksi cash register yang mekanis dan elektronis.
6. Pemeriksaan Internal secara bebas
Prinsip ini dirancang untuk menentukan apakah unsur-unsur yang lain dalam sistem bekerja atau tidak. Agar unsur ini efektif maka ada tiga syarat :
a. Pengawasan dilakukan oleh orang perusahaan yang bebas dan bertanggung jawab untuk data tersebut.
b. Pengawasan monitoring harus dilakukan pada saat atau waktu yang beralasan dan mendadak (tanpa pemberitahuan terlebih dahulu).
c. Penyimpangan harus dilaporkan kepada manajemen dan yang berhak mengambil tindakan perbaikan.
Pengendalian akutansi dijalankan oleh Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara adalah meliputi pengamanan terhadap harta kekayaan perusahaan sehingga diperlukan catatan akutansi berdasarkan akutansi pemerintah.Umumnya meliputi pekerjaan pemisahan atau fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan sistem pengawasan fisik atas kekayaan.
Dengan adanya prosedur pengawasan internal terhadap pembiayaan melalui mekanisme pengendalian akutansi yang dijalankan oleh Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara dilaksanakan dengan baik karena adanya sistem dan prosedur yang memisahkan tugas pokok fungsional pihak yang terkait. Mekanisme atau uraian-uraian
prosedur pencatatan sistem pengawasan fisik atas kekayaan tersebut memberi bukti adanya pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pengendalian akutansi, dokumen sumber yang digunakan, serta catatan yang digunakan dalam pengendalian akutansi sebagai wujud adanya sistem pengawasan internal yang menjamin terlaksananya pengawasan yang baik terdahap kas daerah, sebagai pendorong terciptanya perlindungan kekayaan pemerintah, mendorong ketelitian dan keandalan akutansi, serta efisiensi, dan dipatuhinya kebijakan manajemen yang berlaku.
2. Pengendalian Administrasi
Pengendalian administrasi meliputi tidak terbatas pada rencana organisasi serta prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang. Pemberian wewenang merupakan fungsi manajemen yang langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan merupakan titik awal untuk menciptakan pengendalian akutansi.
Pengertian pengendalian administrasi di atas menunjukkan bahwa pengendalian tersebut berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan mengarah kepada otorisasi transaksi.
Tujuan pengendalian administrasi diutamakan pada pencapaian tujuan operasional seperti hubungan masyarakat (public relation), efisiensi, efektivitas operasi dan efektivitas manajemen.Pengendalian internal yang diarahkan ke pencapaian tujuan administrasi mempunyai pengaruh langsung yang kecil terhadap ketelitian dan dipercayainya laporan keuangan.
Pengendalian administrasi yang dijalankan oleh Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara adalah pengendalian yang meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan.Pada umumnya tidak langsung berhubungan dengan catatan akutansi.
Sistem pengendalian administrasi yang dijalankan oleh Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara telah dilaksanakan dengan baik dimana adanya sistem dan prosedur-prosedur yang digunakan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Dengan adanya prosedur yang diterapkan, maka secara tidak langsung sistem pengendalian administrasi berjalan dengan lancar, efektif dan efisiensi, oleh Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara.Prosedur tersebut telah memberikan jaminan terhadap pengawasan internal, sehingga penyalahgunaan dan penyelewengan dapat dikendalikan.
3. Pengendalian Penggunaan
Tujuan dari pengawasan ini untuk mengetahui apakah suatu barang atau inventaris sudah benar penggunaannya.Hal ini dilakukan dengan memperhatikan aspek efisiensi penggunaannya.Penggunaan ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Sistem pengawasan penggunaan oleh Kantor Camat Kecamatan Medang Deras Kabupaten Batu Bara dilaksanakan dengan baik dimana adanya penilaian terhadap efisiensi penggunaan barang-barang yang ada sebagai wujud pengelolaan inventaris yang baik.
Ditinjau dari sistem pengawasan internal terhadap pembiayaan instansi telah menerapkan pengawasan internal terhadap pembiayaanyang baik serta sesuai dengan aturan yang berlaku, hal ini dikatakan baik karena :
a. Setiap buku-buku atau catatan-catatan yang digunakan oleh instansi telah diatur dengan sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan instansi itu sehingga memberikan informasi yang tepat.
b. Penggunaan bukti-bukti yang telah dirancang dengan baik dimana bukti-bukti untuk merekam terjadinya transaksi atas penerimaan kas telah dirancang sedemikian rupa dan dibuat dalam bentuk yang sederhana.
c. Melakukan analisis atas resiko yang telah diidentifikasi pada sebuah kesimpulan tentang langkah-langkah dalam menyusun prosedur pengendalian akutansi dan pengendalian administrasi.
Penilaian atas sistem Pengendalian Internal terhadap pembiayaansebagaimana dilakukan dengan :
a. Memahami sistem dan prosedur pengelolaan keuangan daerah.
b. Melakukan observasi atau wawancara dengan pihak terkait disetiap prosedur yang ada.
c. Melakukan analisis atas resiko yang telah diidentifikasi pada sebuah kesimpulan tentang kemungkinan terjadinya salah saji material dalam laporan keuangan.
d. Melakukan analisis atas resiko yang telah diidentifikasi pada sebuah kesimpulan tentang langkah-langkah dalam menyusun prosedurpengendalian akutansi dan pengendalian administrasi.
40