BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
C. Sistem Pengawasan Persediaan
Dalam setiap organisasi selalu terdapat persediaan tetapi yang membedakannya adalah jumlah,jenis,bentuk,dan alasan perlunya persediaan. Keanekaragaman jumlah persediaan sangat tergantung pada jenis perusahaan. Persediaan dihasilkan dari kebijakan manajemen dan prosedur operasi organisasi. Kebijakan dan prosedur diperoleh dari analisis eksternal tentang permintaan produk, kapasitas suplai bahan baku dan kendala internal seperti kapasitas gudang dan dana yang tersedia. Jumlah persediaan yang besar secara unit dibutuhkan pengklafikasian ke dalam jumlah yang lebih kecil dan relatif homogen agar mudah melakukan pengawasan. Langkah awal dalam melakukan pengawasan persediaan adalah menganalisis kemana tujuan sistem diarahkan. Karena tujuan sistem pengawasan persediaan akan jadi pedoman atas kebijakan persediaan. Sistem pengawasan persediaan yang baik hanya membutuhkan perhatian apabila ada pengecualian. Penyesuaian yang harus dilakukan adalah membuat sistem operasi agar:
1. Menjamin atau memastikan barang dan bahan baku cukup tersedia 2. Mengindentifikasi kelebihan,kekurangan dan kerterlambatan item 3. Menyediakan laporan tepat waktu dan konsisten kepada manajemen 4. Mengeluarkan sedikit jumlah sumber daya dalam penyempurnaanya
Friska Astuti A. H : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Secara Quantity Pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I, 2009.
USU Repository © 2009
Tujuan dari pengawasan persediaan dalam suatu perusahaan menurut R.A Supriyono(1999:400) dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Menyediakan bahan yang diperlukan dengan cara efisien dan dapt menghindari terganggunya kegiatan perusahaan karena keterlambatan datangnya bahan.
2. Menjamin adanya persediaan bahan yang cukup untuk melayani permintaan langganan yang bersifat mendadak.
3. Menyelenggarakan jumlah persediaan yang agak longgar untuk menghadapi kelangkaan penawaran bahan di pasar dalam jangka pendek karena faktor musiman,pemogokan, dan kemungkinan naiknya harga.
4. Menyelenggarakan penyimpanan bahan yang dapat menekan biaya dan waktu pengolahan bahan.
Dari pengertian diatas, dapat dilihat bahwa pengawasan persediaan bahan tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja, tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yaitu yang menyangkut semua prosedur, dokumen dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat dipercayanya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi tersebut. Tujuan pengawasan persediaan adalah untuk mendapatkan jumlah dan kualitas yang tepat dari persediaan,sehingga kebutuhan persediaan dapat dipenuhi dengan biaya yang minimum untuk keuntungan dan kepentingan perusahaan. Jadi pengawasan dilakukan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan efisien. Dalam masalah pengawasan terhadap persediaan barang dagangan,pengawasan yang dilakukan dapat berupa:
1. Pengawasan Fisik Persediaan
2. Pengawasan jumlah yang dibutuhkan
Friska Astuti A. H : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Secara Quantity Pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I, 2009.
USU Repository © 2009
Pada kesempatan kali ini pembahasan difokuska pada pengawasan jumlah yang dibutuhkan. Sistem perusahaan selalu berusaha agar mempunyai persediaan dalam jumlah yang cukup. Kekurangan bahan dapat mengakibatkan proses produksi dapat terganggu dan merugukan perusahaan, sebaliknya kelebihan persediaan dapat mengakibatkan semakin besarnya biaya yang dikeluarkan untuk persediaan walaupun kelancaran proses produki dan penjualan dapat terjamin.Besarnya biaya tersebut tentunya akan mengurangi laba perusahaan.
Pengawasan jumlah yang dibutuhkan erat hubunganya dengan perencanaan persediaan yaitu untk menghindari jumlah persediaan yang terlalu besar atau terlalu sedikit. Pengawasan jumlah yang dibutuhkan dilakukan dengan membandingkan jumlah persediaan yang direncanakan dengan kebutuhan pabrik sesungguhnya. Untuk menentukan kebutuhan persediaan, manajemen dapat dihadapkan pada dua masalah yaitu:
1. Keharusan untuk menyelanggarakan persediaan yang cukup besar agar tidak terjadinya kerugian akibat terhentinya produksi.
2. Penyelenggaraan persediaan yang cukup besar akan menyebabkan kerugian berupa pemborosan biaya penyelenggaraan.
Untuk dapat menghindari masalah tersebut, maka perusahaan terlebih dahulu menentukan jumlah persediaan yang optimal untuk memenuhi kebutuhan produksi atau penjualan. Berikut akan diuraikan beberapa metode yang digunakan untuk pengawasan jumlah yang dibutuhkan:
Friska Astuti A. H : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Secara Quantity Pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I, 2009.
USU Repository © 2009
Pada umumnya persediaan terdiri dari berbagi jenis barang yang banyak jumlahnya. Masing-masing jenis barang membutuhkan análisis tersendiri untuk mengetahui besarnya order size dan order point. Namun harus kita sadari bahwa berbagi macam jenis barang yang ada didalam persediaan tersebut tidak seluruhnya memiliki tingkat prioritas yang sama. Sehingga untuk mengetahui jenis-jenis barang mana saja yang perlu mendapat prioritas kita dapat menggunakan análisis ABC. Menurut Rangkuti (1998:20) Analisis ABC ini dapat mengklafikasi seluruh jenis barang berdasarkan tingkat kepentingan.
Menurut Matz dkk (1997:233) Analisis ABC adalah
suatu pendekatan análisis yang didasarkan pada rata-rata statistik. Rencana ABC mengukur besarnya atau signifikasi biaya dari setiap jenis bahan. Bahan “A” yang bernilai tinggi akan berada di bawah pengendalian yang paling ketat dan merupakan tanggung jawab karyawan yang paling berpengalaman. Bahan “C” akan berada dibawah pengedalian fisis yang sederhana seperti dalam sistem dua peti dengan persediaan pengaman
Pada saat melakukan analis ABC, Prosedur análisis ABC adalah dengan cara sebagai berikut:
1. Tentukan standar atau untuk mengukur pengelompokan semua jenis barang.
2. Urutkan semua jenis barang tersebut dalam persediaan, berdasarkan ukuran standar tersebut di atas kriteria.
Hal hal yang perlu diperhatikan dalam Analisis ABC:
1. Berkaitan dengan kinerja ukuran. Meskipun nilai penjualan sering digunakan sebagai ukuran kinerja. Untuk memperoleh keputusan yang
Friska Astuti A. H : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Secara Quantity Pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I, 2009.
USU Repository © 2009
berbeda, ukuran yang dipakai harus sesuai dengan tujuan pengambilan keputusan
2. Masalah yang kedua, adalah seringkali perusahaan memiliki jenis barang yang masuk dalam kategori kelompok C berdasarkan kriteria nilai penjualan,tetapi sangat penting untuk pelanggan. Contohnya adalah apabila penjualan salah satu komponen dari mesin yang sangat kompleks. Nilai penjualan per unit dari komponen dari mesin yang sangat kompleks. Nilai penjualan per unit dari komponem tersebut sangat rendah dibandingkan dengan nilai penjualan dari mesin tersebut secara utuh tetapi komponem tersebut merupakan komponen yang sangat penting dari mesin yang telah dibeli konsumen.
Analisa Perputaran Persediaan(Inventory Turn Over)
Konsep yang berkaitan dan selalu digunakan oleh manajemen untuk memonitor tingkat persediaan adalah Inventory Turn Over. Inventory turn over adalah rasio dari permintaan tahunan dibagi dengan rata-rata persediaan Untuk perusahaan dagang, tingkat perputaran barang dagan dapat diukur sebagai berikut:
atau atau jual harga menurut rata - rata dagang barang Pers Neto Penjualan Persediaan Perputaran = perolehan harga menurut rata - rata dagang barang Pers Penjualan Pokok Harga Persediaan Perputaran = hari x360 .... Penjualan 2 akhir Saldo awal Saldo DOI) Inventory( of Days = + =
Friska Astuti A. H : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Secara Quantity Pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I, 2009.
USU Repository © 2009
Apabila inventory turn over perusahaan lebih rendah dari kompetitornya,maka tingkat persediaanya menjadi lebih tinggi dengan demikian harus diturunkan.