Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Secara Quantity Pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I

(1)

Friska Astuti A. H : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Secara Quantity Pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I, 2009.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN BARANG SECARA QUANTITY PADA PT. SINAR NIAGA SENTOSA

REGION SUMBAGUT I

Oleh :

NAMA : FRISKA ASTUTI A H NIM : 060522091

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI

(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :

“Perencanaan dan pengawasan persediaan barang secara quantity pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I”

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program Ekstensi S-I Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya, Dan apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, 11 Maret 2009 Yang Membuat Pernyataan

(3)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas karuniaNya penulis telah dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun skripsi ini berjudul :

“Perencanaan dan pengawasan persediaan barang secara quantity pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I”

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan baik dari segi isi maupun cara penyajiannya. Hal ini disebabkan keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini.

Skripsi ini penulis persembahkan terutama untuk kedua orang tua penulis tercinta. Terima kasih yang tak terhingga penulis ucapkan kepada kedua orang tua yang selalu memberikan dukungan, semangat, bimbingan, doa dan kasih sayanganya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

Penulis juga ingin menyampaikan terima kasih kepada semua pihak, yaitu kepada:

(4)

2.Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak dan Bapak Fahmi Natigor, SE, M.Acc, Selaku Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3.Bapak Drs. Syamsul Lubis,Ak selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

4.Bapak Drs. Syahrul Rambe, MM. Ak dan Bapak Dra. Nurzaimah, MM. Ak selaku dosen pembanding/penguji yang telah banyak memberikan kritik dan sarannya bagi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

5.Bapak Drs. Arifin Hamzah, MM. Ak selaku dosen wali penulis yang telah memberi nasehat dan arahan pada penulis selama masa perkuliahan.

6.Seluruh dosen Fakultas Ekonomi khususnya Departemen Akkuntansi yang memberikan ilmu dan bimbingan pada penulis selama masa perkuliahan.

7.PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I yang telah meberikan tempat dan waktu buat saya dalam melakukan penelitian.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya.

Medan, 11 Maret 2009 Penulis

(5)

ABSTRAK

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran tentang kebijakan dari PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I terhadap perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagang dimana penelitian difokuskan secara quantity.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, dan wawancara. Metode penganalisaan data yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu metode yang mengumpulkan, menyusun, menginterprestasikan dan menganalisis data untuk pemecahan masalah yang dihadapi.Hasil analisis data ini kemudian dibandingkan dengan dasar teori yang terkait dengan masalah yang dibahas atau diteliti.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I sebaiknya dalam perencanaan pemesanan kembali menggunakan metode kuantitas pemesanan ekonomis(EOQ) dan pengawasan terhadap persediaan barang menggunakan metode ABC.

(6)

ABSTRACT

The purpose of this research purpose is to attain the scheme of company polices due to the stock planning and controlling process which is applied focusedly in quantity by PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I.

This research represent descriptive research. Data type the used primary data and data of sekunder. As for data collecting technique the used interview, observation and library research. Method analysing of data the used descriptive method. Descriptive Method that is method collecting, arrange, interpretation and analist data to olve the problem that faced the result of data's analysis will be compared with the theory that connect with the faced problem.

Result of research indicates that PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I should apply Economic Order Quantity Method (EOQ) when reorder point and stock controlling should apply ABC method.

(7)

DAFTAR ISI

PERNYATAAN ……… i

KATA PENGANTAR... ii

ABSTRAK………. iv

ABSTRACT………...v

DAFTAR ISI………..vi

DAFTAR GAMBAR...viii

DAFTAR TABEL ……… ix

DAFTAR LAMPIRAN……….x

KATA PENGANTAR BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah...1

B. Batasan Masalah……….……….4

C. Perumusan Masalah……….………4

D.Tujuan dan Manfaat Penelitian………....………5

E.Kerangka Konseptual……….…..6

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Persediaan dan Jenis Persediaan……….……….7

B. Sistem Perencanaan Persediaan……….………..14

C. Sistem Pengawasan Persediaan………...23

(8)

A. Tempat dan Waktu Penelitian………..……...29

B. Jenis Data………..………..29

C. Teknik Pengumpulan Data………..……....29

D. Metode Penganalisaan Data………..………..30

E. Responden………...………30

BAB IV : ANALISA HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum Perusahaan………31

2. Struktur Organisasi Perusahaan………..33

3. Perencanaan Persediaan Barang Dagang………....37

4. Pengawasan Persediaan Barang Dagang…………39

B. Analisa Hasil dan Penelitian 1. Perencanaan Persediaan Barang Dagang…...41

2. Pengawasan Persediaan Barang Dagan……..44

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan……….50

B. Saran………...51

(9)

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Hal

Gambar I.1 Stock Barang yang tidak diikuti dengan penjualan 3

Gambar I.2 Kondisi Over Stock Barang 3

(10)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Tabel Halaman

(11)

DAFTAR LAMPIRAN

Judul

Halaman

Lampiran 1 Produk Perusahaan 54

(12)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Persaingan antar perusahaan sekarang ini semakin ketat, bagi pihak perusahaan yang tidak peka melihat perkembangan dan memperbaharui sistem dalam perusahaan tentu tidak akan mampu bersaing dan berkembang. Oleh karenanya harus bisa menanggapi perubahan yang terjadi diluar perusahaan dan perbaikan yang terus menerus didalam perusahaan. Perusahaan harus mempuyai perencanaan dalam mengembangkan usaha miliknya misalnya perencanaan penjualan, biaya dan pembelian persediaan barang dagang karena dengan rencana yang baik akan memudahkan perusahaan untuk bisa tetap bertahan dalam operasional perusahaan.

(13)

Apabila perencanaan terhadap persediaan tidak efektif akan memberikan dampak yang tidak baik bagi perusahaan karena jumlah persediaan yang terlalu besar akan mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi dan resiko kerusakan yang besar. Disamping itu persediaan yang tinggi berarti dana terlalu besar tertanam pada persediaan , padahal dana tersebut dapat dialokasikan kepada hal-hal lain. Belum lagi pada saat persediaan tinggi(over stock), kondisi pasar bisa saja berubah dimana minat pelanggan terhadap produk menurun maka otomatis penjualan akan menurun hal ini mengakibatkan arus kas jadi terhambat dan tidak lancar karena perusahaan yang harus membayar atas pembelian barang dagang kepada pabrik otomatis perusahaan tidak mampu untuk membayar hutang dagang tersebut dan apabila melewati batas waktu pembanyaran akan dikenakan denda.

Sebaliknya apabila persediaan terlalu kecil,sedangkan permintaan dari pelanggan terhadap produk besar otomatis perusahaan tidak mampu menyuplai permintaan pelanggan, kondisi seperti ini tentu akan menganggu operasional perusahaan dan tentunya kehilangan penjualan(loss sale),bila saja ini sering terjadi akan mengakibatkan kehilangan kepercayaan pelanggan.

(14)

barang dagangan sangat perlu diiperhatikan. Perencanaan akan pengadaan persediaan barang dagang harus bisa sesuai dengan kondisi permintaan pasar yang berubah ubah, sehingga ketika hendak memesan kembali banyak hal yang perlu diperhatikan misalnya estimasi penjualan untuk satu periode tertentu, lamanya waktu pengiriman(lead time) dan stok cadangan(buffer stock). Permasalahan yang sering timbul pada PT.Sinar Niaga Sentosa adalah sering timbulnya stok yang tidak stabil dimana kondisi yang sering terjadi adalah pada saat permintaan barang tinggi persediaan barang sedikit akan mengakibatkan kehilangan penjualan sebaliknya sering terrjadi pada saat persediaan tinggi permintaan pasar cenderung menurun hal ini bila terus terjadi akan mengakibatkan stock yang menumpuk(over stock). Berikut Grafik produk perbandingan antara Penjualan dengan stock:

Gambar I.1 Stock Barang tidak diikuti dengan Penjualan Sumber. PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I

Gambar I.2: Kondisi Over Stock Barang Sumber. PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I

(15)

Dari uraian diatas terlihat bahwa sedemikian pentingnya pengaturan pengadaan persediaan sehingga diperlukan kapan dilakukan perencanaan pemesanan kembali dan pengawasannya terhadap persediaan barang dagang, dengan adanya perencanaan kapan dilakukan pemesanan kembali maka kesalahan pada order pembelian tidak menyimpang. Untuk informasi yang lebih lanjut bagaimana penerapan perencanaan pemesanan kembali terhadap persediaan dan pengawasannya dalam praktek suatu perusahaan, maka penulis menetapkan judul:

“Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Secara Quantity Pada PT.Sinar

Niaga Sentosa Region Sumbagut I”

B. Batasan Masalah

Melihat banyaknya aktivitas perencanaan dan pengawasan terhadap persediaan barang dagangan,penulis membatasi skripsi ini mengenai perencanaan dan pengawasan yang difokuskan pada quantity.

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, perumusan masalah difokuskan perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagangan. Maka untuk memudahkan penulisan ini, penulis merumuskan perumusan masalah dalam bentuk pertanyaan :

(16)

2. Apakah kebijakan yang dilakukan terhadap perencanaan dan pengawasan persediaan telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan gambaran tentang penerapan metode perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagangan dan pegawasan barang dagangan yang diterapkan oleh PT. SNS

Manfaat Penelitian ini adalah:

1. Bagi Penulis, Penelitian ini bermanfaat dalam memperluas wawasan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagangan secara quantity.

2. Bagi Perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi manajemen perusahaan.

(17)

E. Kerangka Konseptual

Gambar I.3 Kerangka Konseptual

PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I

Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Barang Dagang secara

Quantity

Perencanaan Persediaan Barang Dagang :

1.Economic Order Quantity(EOQ) 2.Reorder Point

Pengawasan Persediaan Barang Dagang:

1.Metode ABC

(18)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Persediaan 1. Pengertian Persediaan

Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai persediaan, pada bagian ini diberikan batasan ataupun kriteria menegnai pengertian persediaan. PSAK ( IAI 2004:14.03) memberikan defenisi sebagai berikut:

Persediaan adalah aktiva:

a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal

b. Dalam proses bahan produksi dana atau dalam perjalanan; atau c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies ) untuk

digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

PSAK ( IAI 2004:14.03)

Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untk dijual kembali, misalnya, barang dagangan dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. Bagi perusahaan jasa, persediaan meliputi biaya jasa seperti diuraikan dalam paragraf 15, dimana pendekatan yang bersangkutan belum diakui oleh perusahaan.

(19)

aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau dikomsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual” Niswonger juga menambahkan dalam bukunya prinsip akuntansi (2000:359) mendefeniskan persediaan sebagai berikut:

Istilah persediaan digunakan untuk mengartikan :

a. “barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan,dan

b. bahan yang terdapat dalam proses produksi atau disimpan untuk tujuan itu”.

Dari defenisi diatas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa kata persediaan mewakili barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan. Ilmu akuntansi memberikan pengertian yang amat luas mengenai persediaan yaitu segala sesuatu yang dikategorikan sebagai persediaan jika memenuhi kriteria sebagaimana yang disebut diatas. Sifat barang yang diklafikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi sesuai dengan aktifitas perusahaan dan dalam beberapa hal meliputi aktiva yang biasanya tidak dianggap sebagai persediaan.

3. Jenis-jenis Persediaan

Jenis,sifat dan nilai persediaan tergantung pada jenis perusahaanya. Untuk perusahaan industri, persediaan dapat dikelompokkan sebagai berikut:

a. Persediaan bahan baku dan bahan pembantu

(20)

dari alam atai bisa juga diperoleh dari perusahaan lain. Walaupun demikian, istilah bahan baku dapat dibatasi yaitu barang yang secar fisik dapat dimasukkan dalam proses produksi. Selain bahan baku, didalam memproduksi suatu produk juga digunakan bahan pembantu. Istilah bahan pembantu pabrik (factory supplies) atau bahan pembantu produksi (manufacturing supplies), kemudian digunakn untuk menyebut bahan tambahan yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk. Bahan baku yang secara langsung yang digunakan dalam produksi barang-barang tertentu sering disebut bahan langsung, bahan pembantu pabrik disebut bahan tidak langsung.

b. Persediaan barang dalam proses

Persediaan barang dalam proses disebut juga sebagai persediaan barang setengah jadi yaitu bahan baku yang telah mengalami proses produksi tetapi masih memerlukan proses produksi selanjutnya sebelum siap menjadi barang jadi. Hal ini dapat terjadi karena beberapa keadaan seperti waktu yang diperluakan untuk proses produksi belum selesai , misalnya untuk pengolahan bahan baku menjadi barang jadi diperlukan empat tahap proses produksi, tetapi pada akhir periode buku atau pada saat perhitungan harga pokok produksi ada bahan baku yang masih memerlukan dua tahap proses produksi lagi.

(21)

Barang selesai(finished goods) merupakan produk yang telah selesai diproduksi dan telah siap untuk dijual (available for sale). Barang jadi merupakan konsentrasi atau terdiri dari beberapa unsure biaya yang sekaligus menjadi biaya dari persediaan tersebut. Pada saat produk ini diselesaikan, biaya yang diakumulasikan dlam proses produksi ditransfer dari dalam proses ke persediaan barang selesai. Persediaan ini merupakan barang yang siap dijual secara bebas sesuai dengan tujuan operasi normal perusahaan yaitu mencari laba.

Untuk perusahaan dagang persediaan adalah barang dagangang yang diperoleh perusahaan dengan maksud untuk dijual kembali. Jadi pada perusahaan dagang tidak terdapat suatu proses untuk merubah barang dagangan yang diperoleh seperti pada persahaan industri. Dalam perusahaan dagang adakalanya masih dalam perjalanan, sehingga perlu diperhatikan persyaratan jual beli. Ada dua syarat penyerahan barang yaitu FOB ( Free On Board) Destination dan FOB Shipping Point. FOB Destination yaitu perpindahan hak milik terjadi bila barang telah diserahkan di tempat pembeli, sedangkan FOB Shipping Point yaitu perpindahan hak milik terjadi pada saat penyerahan ditempat penjual.

Sedangkan berdasarkan fungsinya persediaan dapat dibedakan antara lain: a. Batch Stock atau Lot Size Inventory

(22)

Terjadinya persediaan karena pengadaan barang yang dilgunakan lebih banyak daripada yang dibutuhkan. Keuntungan yang diperoleh dari potongan harga pada harga pembelian, memperoleh efisiensi produksi karena adanya operasi yang lebih lama dan adanya penghematan didalam biaya angkutan.

b. Fluctuation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan lebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar,maka persediaan ini (fluctuation stock) dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut.

c. Anticipation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun untuk menghadapi penjualan yang meningkat.

4. Biaya-biaya Persediaan

(23)

sama untuk setiap persediaan tergantung pada jenis persediaan. Untk perusahaan industri biaya persediaan lebih kompleks karena perusahaan industri melakukan pengolahan bahan baku ditambah dengan biaya tenaga kerja dan overhead pabrik serta carrying cost dari persediaan bahan baku.

Biaya persediaan terdiri dari semua pengeluaran baik biaya langsung maupun biaya tidak langsung sehubungan dengan perolehan persediaan barang tersebut. Biaya ini mencakup biaya pemesanan, harga beli,ongkos angkut,biaya penerimaan,biaya penyimpanan dan keseluruhan biaya lain yang terjadi sampai barang diperoleh dan siap untuk diproses ataupun siap untuk dijual.

Dalam setiap pembuatan keputusan yang berhubungan dengan jumlah persediaan terdapat biaya yang harus dipertimbangkan antara lain:

1. Biaya Pemesanan (Ordering Cost)

Merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan atas seluruh aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan upaya dalam memperoleh barang yang dibutuhkan. Biaya ini tergantung pada frekwensi pemesanan. Makin tinggi frekwensi pemesanannya, maka makin besar juga biaya pemesanan,antara lain: a.Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengumpulkan informasi dalam

hubungannya untuk mengadakan pemesanan barang atau barang dagangan. b. Biaya pengangkutan

(24)

d.Biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan penerimaan bahan atau barang dagang serta pemerikasaan atau pengontrolan sewaktu pengiriman bahan atau barang tiba.

2. Biaya Penyimpanan ( Carring Cost)

Merupakan biaya-biaya yang terjadi karena adanya penyimapan barang dalam jangka waktu tertentu di perusahaan. Biaya peyimpanan tergantung pada kuantitas barang yang dipesan, biaya penyimpan semakin besar apabila kuantitas barang semakin besar,apabila kuantitas barang yang semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya penyimpanan antara lain:

a. Biaya fasilitas penyimpanan, termasuk penerangan, pemanas atau pendingin.

b. Biaya Modal,yaitu biaya alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan.

c. Biaya keusangan

d. Biaya perhitungan fisik dan pelaporan e. Biaya asuransi persediaan

f. Biaya pencurian dan kerusakan g. Biaya pengamanan persediaan

Besarnya biaya penyimpanan tergantung pada nilai persediaan tersebut dan untuk masing-masing perusahaan jumlah ini berbeda.

3.Biaya kekurangan persediaan ( stockout cost)

(25)

persediaan, biaya kekurangan barang adalah yang paling sulit diperkirakan secara objektif dalam praktek.Biaya yang terjadi akibat kekurangan persediaan ini adalah kehilangan kesempatan penjualan dan terganggunya operasional perusahaan, selain dari kerugian ini perusahaan secara pelayanan kepada pelanggan tidak memuaskan, hal ini bila saja sering terjadi akan mengurangi kepercayaan pelanggan.

C. Perencanaan Persediaan

Sistem perencanaan merupakan suatu cara bertindak yang ditetapkan terlebih dahulu. Proses berpikir kedepan mengambil suatu keputusan tentang cara bertindak setelah mempertimbangkan banyak kemungkinan alternatif yang ada.

Defenisi perencanaan menurut Somihin (2007:5) adalah sebagai berikut: “Perencanaan adalah penetapan di awal atas hasil akhir yang dicapai perusahaan serta bagaimana cara untuk mencapai hasil tersebut, berikut seperangkat yang dibutuhkan untuk menjamin kepencapaian tujuan perusahaan”.

Defenisi ini menunjukkan bahwa perencanaan merupakan kegiatan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan. Perencanaan merupakan suatu proses untuk menentukan terlebih dahulu faktor yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang akan dicapai, termasuk menentukan langkah-langkah untuk dilaksanakan kemudian untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Sedangkan tujuan dari sistem perencanaan persediaan adalah:

(26)

c. Agar perusahaan dapat bekerja secara efisien dan efektif

Dalam penyusunan perencanaan barang dagangan diperlukan peramalan ( forecasting ) terutama kepada hal-hal yang berpengaruh kepada perusahaan. Data yang diperlukan untuk penyusunan peramalan ini adalah merupakan suatu data yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan penjualan produk perusahaan itu. Peramalan merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang ekonomi. Peramalan mempunyai peranan langsung pada peristiwa eksternal yang pada umumnya diluar kendali manajemen. Seperti: ekonomi, sosial, politik, perubahan teknologi, budaya, pemerintah, pelanggan, pesaing dan lain sebagainya.

Peramalan adalah prediksi, proyeksi atau estimasi tingkat kejadian yang tidak pasti dimasa yang akan datang. Ketepatan secara mutlak dalam memprediksi peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan datang adalah tidak mungkin dicapai, oleh karena itu ketika perusahaan tidak dapat melihat kejadian yang akan datang secara pasti, diperlukan waktu dan tenaga yang besar agar mereka dapat memiliki kekuatan untuk menarik kesimpulan terhadap kejadian yang akan datang. Kebanyakan organisasi tidak selalu menunggu pesanan datang untuk memulai kegiatan perencanaan fasilitas produksi, proses, peralatan, tenaga kerja dan kebutuhan bahan baku. Organisasi yang berhasil dalam mengantisipasi permintaan produk yang akan datang adalah ketepatan dalam menterjemahkan informasi kedalam faktor input yang dibutuhkan dalam peramalan permintaan. Beberapa faktor umum lingkungan yang mempengaruhi peramalan yaitu:

(27)

2. Reaksi dan tindakan pesaing 3. Tindakan pemerintah

4. Kecenderungan pasar misalnya siklus kedepan produk, gaya dan mode, perubahan permintaan konsumen

5. Inovasi teknologi

Peramalan biasannya meliputi beberapa pertimbangan berikut ini:

1. Item yang diramalkan (produk, kelompok produk, produk perakitan). 2. Peramalan dari atas (top-down) atau dari bawah (bottom-up).

3. Tehnik peramalan (model kuantitatif atau kualitatif). 4. Satuan (unit, rupiah, kg, dll).

5. Interval waktu (minggu, bulan, kwartal dll).

6. Komponen peramalan (tingkatan, trend, siklus, musim, dan random) 7. Ketetapan peramalan (kesalahan hitung).

8. Pengecualian dan situasi khusus 9. Perbaikan parameter model peramalan

Dalam sistem perencanaan persediaan ada dua unsur yang penting yaitu:

a. Menentukan jumlah pesanan data pembelian yang paling ekonomis dimana biaya-biaya persediaan berapa pada titik paling rendah.

b. Menentukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini perlu agar tidak terjadi kelebihan stock maupun kekurangan stock.

(28)

Perusahaan yang memerlukan persediaan untuk suatu periode bukan berarti harus melakukan pemesanan sekaligus untuk mencapai biaya yang serendah mungkin karena perusahaan juga harus memperhatikan biya pemeliharaan dan penyimpanan tersebut. Untuk itu pimpinan suatu perusahaan harus mengetahui konsep Economic Order Quantity. EOQ dapat disebut sebagai jumlah suatu order dimana biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh bahan atau barang dagangan serta biaya pemeliharaan dan penyimpananya yang terlalu kecil. Dengan perkataan lain, jumlah pemesanan yang ekonomis bertujuan untuk mengetahui berapa banyak jumlah yang paling ekonomis dalam setiap kali pemesanan. Penggunaan jumlah pemesanan yang ekonomis didasarkan pada asumsi:

1. Jumlah order yang sama, diyatakan dengan satuan unit

2. Tingkat pemakaian atau permintaan terhadap persediaan sama denga periode sebelumnya.

Dalam menentukan penggunaan jumlah pemesanan yang ekonomis terdapat variabel-variabel yang menentukan,yaitu:

1. RU (Required Unit) adalah jumlah unit persediaan yang dibuthkan dalam satu periode

2. CU (Cost Unit) adalah harga bahan baku atau barang per unit yang ditentukan berdasarkan taksiran.

(29)

4. X adalah jumlah rata-rata persediaan yang ditetapkan berdasarkan asumsi tingkat pemakaian tetap.

5. CC (Carrying Cost) adalah besarnya biaya penyimpanan yang dihitung dengan persentase tertentu,diambil dari data periode yan lalu dengan menjumlahkan seluruh biaya pemeliharaan dibagi total biaya yang terjadi dan ditambah biaya investasi atas persediaan.

6. N adalah jumlah order setiap periode

Penentuan jumlah pemesanan yang ekonomis dapat dilakukan dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

Jumlah pemesanan ekonomis (EOQ) :

Contoh:

PT. Y membutuhkan 30.000 unit persediaan barang dagangan per tahun dan ditaksir harga per unit Rp. 15,00. Biaya tiap kali pemesanan Rp. 1.250,00 dan biaya penyimpanan 20% dari total investasi persediaan rata-rata. Berapa banyak pemesanan ekonomis yang sebaiknya dilakukan?

Jika contoh di atas dimasukkan ke rumus jumlah pemesanan yang ekonomis maka:

Jumlah pemesanan ekonomis =

(30)

Dengan mengetahui jumlah pemesanan yang ekonomis maka dapat diketahui berapa jumlah pemesanan yang paling menguntungkan setiap periode, dibagi dengan jumlah pemesanan yang ekonomi,sehingga:

Bila ke dalam rumus ini dimasukkan contoh diatas maka frekwensi pemesanan adalah:

Dengan demikian dapat diketahui jumlah hari per pesanan yaitu jumlah hari satu periode dibagi dengan jumlah pesanan per periode. Jumlah hari satu tahun sebanyak 365 hari. Pesanan rata-rata adalah 365:6 = 60,8 hari atau dibulatkan menjadi 61 hari. Selanjutnya yang perlu diketahui adalah menentukan kapan pemesanan dilakukan. Hal ini dipengaruhi oleh 3 faktor antara lain: 1. Lead Time yaitu jangka mulai dari saat barang dipesan sampai

tiba di gudang.

2. Tingkat pemakaian rata-rata

3. Safety Stock ( persediaan pengaman)

Persediaan pengaman yaitu sejumlah unit persediaan yang dibutuhkan pada pemesanan ekonomis atau bagiannya, sebagaimana penjagaan atas permintaan yang tidak umum atau akibat waktu pengangkutan yang lama.

Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)

(31)

Titik Pemesanan kembali(Reorder Point) model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat didalam stok berkurang terus. Dengan demikian kita harus menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan. Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masa tenggang. Mungkin dapat juga ditambahkan dengan safety stock yang biasanya mengacu kepada probalitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan stock selama masa tenggang.

ROP atau biasa disebut dengan batas/titik jumlah pemesanan kembali

termasuk permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang,

misalnya suatu tambahan/ekstra stok. Berikut titik pemesanan kembali dengan

beberapa kondisi:

a. Titik pemesanan kembali tanpa persediaan pengaman

Misalnya PT. Z membutuhkan kursi 30.000 unit dalam satu tahun dengan harga Rp. 1.000,00 per unit dengan biaya pemesanan ditaksir Rp. 60.000,00 tiap pemesanan. Biaya pemeliharaan 10%, waktu tunggu 3 minggu dan rata-rata penjualan kursi 600 unit per minggu ( asumsi: 1 tahun = 50 minggu). Dari data di atas dapat dihitung jumlah pemesanan yang ekonomis sebagai berikut:

Jumlah pememesanan yang ekonomis =

= 6.000 unit

Jumlah ini akan habis dalam waktu (6.000:600)=10 minggu. Waktu tunggu 3 minggu,jadi pemesanan kembali akan dilakukan pada saat persediaan berjumlah (600x3) = 1.800 unit, yaitu pada akhir minggu

(32)

ketujuh dan diharapkan pada minggu kesepuluh persediaan yang dibeli sebelumnya telah habis.

b. Titik pemesanan kembali dengan persediaan pengaman

Untuk menggunakan metode ini harus diketahui dahulu persediaan pengaman dan waktu tunggu yang diinginkan. Misalnya dari contoh diatas persediaan pengaman dibuat sebanyak pemakaian 2 minggu dan waktu tunggu yang diinginkan. Misalnya dari contoh dia atas persediaan pengaman dibuat sebanyak pemakaian 2 minggu dan waktu tunggu 3 minggu maka titik pemesanan kembali dilakukan pada saat persediaan berjumlah 3.000 unit, yaitu (2 x 600) + (3 x 600).

Berkaitan dengan jumlah pemesanan yang ekonomis, maka maksimum persediaan:

Titik Pemesanan 3.000 Unit Pemakaian selama lead time 1.800 Unit- Persediaan Pengaman 1.200 Unit Jlh pemesanan ekonomis 6.000 unit +

Maksimum persediaan 7.200 Unit

(33)

Bila pembeli tidak mendapatkan barang pesanannya penjual kemungkinan akan dikenakan sanksi. Pembeli dalam hal ini mencari barang pengganti sehingga timbul biaya yang disebut stock out (biaya kekurangan persediaan). Selain itu kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan karena tidak memenuhi pesanan. Dengan adanya hal tersebut di atas maka persediaan pengaman merupakan suatu sarana mencegah terjadinya kekurangan persediaan. Bila persediaan pengaman ini lebih besar dari yang dibutuhkan maka biayanya akan menjadi terlalu tinggi, sebaliknya bila terlalu rendah akan menyebabkan kekurangan persediaan sehingga menimbulkan terganggunya produksi dan tambahan biaya.

Persediaan pengaman yang optimal adalah jumlah yang menghasilkan biaya kekurangan persediaan dan biaya pengelolahan persediaan pengaman yang paling rendah dalam suatu periode. Biaya pengelolaan dihitung sama dengan cara menghitung jumlah pemesanan yang ekonomis, sedangkan biaya karena kekurangan persediaan tergantung pada kemungkinan terjadinya dan biaya setiap kekurangan persediaan.

b.Just In Time System(JIT)

Menurut Yamit(1999:193) Just-in-Time adalah usaha-usaha untuk meniadakan pemborosan dalam segala bidang produksi, sehingga dapat menghasilkan dan mengirimkan produk akhir tepat waktu untuk dijual.

(34)

a. Zero defects(meniadakan produk cacat)

b. Zero Inventories(meniadakan persediaan dalam pabrik)

c. Zero setup time(meniadakan waktu persiapan)

d. Zero Handling(meniadakan penaganan bahan)

e. Zero queues(meniadakan antrian)

f. Zero Breakdowns(meniadakan kerusakan mesin)

g. Zero Lead Time(meniadakan waktu tunggu)

h. Zero lot excesses(meniadakan kelebihan lot)

i. Zero schedule interruptions(meniadakan gangguan pada

jadwal produksi)

(35)

a. Hindari gangguan atau penghentian kerja b. Hilangkan penanganan bahan dan persediaan

c. Seimbangkan produksi ( hilangkan antrian dan penumpukan)

C.Sistem Pengawasan Persediaan

Dalam setiap organisasi selalu terdapat persediaan tetapi yang membedakannya adalah jumlah,jenis,bentuk,dan alasan perlunya persediaan. Keanekaragaman jumlah persediaan sangat tergantung pada jenis perusahaan. Persediaan dihasilkan dari kebijakan manajemen dan prosedur operasi organisasi. Kebijakan dan prosedur diperoleh dari analisis eksternal tentang permintaan produk, kapasitas suplai bahan baku dan kendala internal seperti kapasitas gudang dan dana yang tersedia. Jumlah persediaan yang besar secara unit dibutuhkan pengklafikasian ke dalam jumlah yang lebih kecil dan relatif homogen agar mudah melakukan pengawasan. Langkah awal dalam melakukan pengawasan persediaan adalah menganalisis kemana tujuan sistem diarahkan. Karena tujuan sistem pengawasan persediaan akan jadi pedoman atas kebijakan persediaan. Sistem pengawasan persediaan yang baik hanya membutuhkan perhatian apabila ada pengecualian. Penyesuaian yang harus dilakukan adalah membuat sistem operasi agar:

(36)

Tujuan dari pengawasan persediaan dalam suatu perusahaan menurut R.A Supriyono(1999:400) dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Menyediakan bahan yang diperlukan dengan cara efisien dan dapt menghindari terganggunya kegiatan perusahaan karena keterlambatan datangnya bahan.

2. Menjamin adanya persediaan bahan yang cukup untuk melayani permintaan langganan yang bersifat mendadak.

3. Menyelenggarakan jumlah persediaan yang agak longgar untuk menghadapi kelangkaan penawaran bahan di pasar dalam jangka pendek karena faktor musiman,pemogokan, dan kemungkinan naiknya harga.

4. Menyelenggarakan penyimpanan bahan yang dapat menekan biaya dan waktu pengolahan bahan.

Dari pengertian diatas, dapat dilihat bahwa pengawasan persediaan bahan tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja, tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yaitu yang menyangkut semua prosedur, dokumen dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat dipercayanya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi tersebut. Tujuan pengawasan persediaan adalah untuk mendapatkan jumlah dan kualitas yang tepat dari persediaan,sehingga kebutuhan persediaan dapat dipenuhi dengan biaya yang minimum untuk keuntungan dan kepentingan perusahaan. Jadi pengawasan dilakukan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan efisien. Dalam masalah pengawasan terhadap persediaan barang dagangan,pengawasan yang dilakukan dapat berupa:

1. Pengawasan Fisik Persediaan

2. Pengawasan jumlah yang dibutuhkan

(37)

Pada kesempatan kali ini pembahasan difokuska pada pengawasan jumlah yang dibutuhkan. Sistem perusahaan selalu berusaha agar mempunyai persediaan dalam jumlah yang cukup. Kekurangan bahan dapat mengakibatkan proses produksi dapat terganggu dan merugukan perusahaan, sebaliknya kelebihan persediaan dapat mengakibatkan semakin besarnya biaya yang dikeluarkan untuk persediaan walaupun kelancaran proses produki dan penjualan dapat terjamin.Besarnya biaya tersebut tentunya akan mengurangi laba perusahaan.

Pengawasan jumlah yang dibutuhkan erat hubunganya dengan perencanaan persediaan yaitu untk menghindari jumlah persediaan yang terlalu besar atau terlalu sedikit. Pengawasan jumlah yang dibutuhkan dilakukan dengan membandingkan jumlah persediaan yang direncanakan dengan kebutuhan pabrik sesungguhnya. Untuk menentukan kebutuhan persediaan, manajemen dapat dihadapkan pada dua masalah yaitu:

1. Keharusan untuk menyelanggarakan persediaan yang cukup besar agar tidak terjadinya kerugian akibat terhentinya produksi.

2. Penyelenggaraan persediaan yang cukup besar akan menyebabkan kerugian berupa pemborosan biaya penyelenggaraan.

Untuk dapat menghindari masalah tersebut, maka perusahaan terlebih dahulu menentukan jumlah persediaan yang optimal untuk memenuhi kebutuhan produksi atau penjualan. Berikut akan diuraikan beberapa metode yang digunakan untuk pengawasan jumlah yang dibutuhkan:

(38)

Pada umumnya persediaan terdiri dari berbagi jenis barang yang banyak jumlahnya. Masing-masing jenis barang membutuhkan análisis tersendiri untuk mengetahui besarnya order size dan order point. Namun harus kita sadari bahwa berbagi macam jenis barang yang ada didalam persediaan tersebut tidak seluruhnya memiliki tingkat prioritas yang sama. Sehingga untuk mengetahui jenis-jenis barang mana saja yang perlu mendapat prioritas kita dapat menggunakan análisis ABC. Menurut Rangkuti (1998:20) Analisis ABC ini dapat mengklafikasi seluruh jenis barang berdasarkan tingkat kepentingan.

Menurut Matz dkk (1997:233) Analisis ABC adalah

suatu pendekatan análisis yang didasarkan pada rata-rata statistik. Rencana ABC mengukur besarnya atau signifikasi biaya dari setiap jenis bahan. Bahan “A” yang bernilai tinggi akan berada di bawah pengendalian yang paling ketat dan merupakan tanggung jawab karyawan yang paling berpengalaman. Bahan “C” akan berada dibawah pengedalian fisis yang sederhana seperti dalam sistem dua peti dengan persediaan pengaman

Pada saat melakukan analis ABC, Prosedur análisis ABC adalah dengan cara sebagai berikut:

1. Tentukan standar atau untuk mengukur pengelompokan semua jenis barang.

2. Urutkan semua jenis barang tersebut dalam persediaan, berdasarkan ukuran standar tersebut di atas kriteria.

Hal hal yang perlu diperhatikan dalam Analisis ABC:

(39)

berbeda, ukuran yang dipakai harus sesuai dengan tujuan pengambilan keputusan

2. Masalah yang kedua, adalah seringkali perusahaan memiliki jenis barang yang masuk dalam kategori kelompok C berdasarkan kriteria nilai penjualan,tetapi sangat penting untuk pelanggan. Contohnya adalah apabila penjualan salah satu komponen dari mesin yang sangat kompleks. Nilai penjualan per unit dari komponen dari mesin yang sangat kompleks. Nilai penjualan per unit dari komponem tersebut sangat rendah dibandingkan dengan nilai penjualan dari mesin tersebut secara utuh tetapi komponem tersebut merupakan komponen yang sangat penting dari mesin yang telah dibeli konsumen.

Analisa Perputaran Persediaan(Inventory Turn Over)

Konsep yang berkaitan dan selalu digunakan oleh manajemen untuk memonitor tingkat persediaan adalah Inventory Turn Over. Inventory turn over adalah rasio dari permintaan tahunan dibagi dengan rata-rata persediaan Untuk perusahaan dagang, tingkat perputaran barang dagan dapat diukur sebagai berikut:

(40)

Apabila inventory turn over perusahaan lebih rendah dari kompetitornya,maka tingkat persediaanya menjadi lebih tinggi dengan demikian harus diturunkan.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I, yang berlokasi di Komplek Medan Star Jl. Pelita Raya Blok F3/F4 Tanjung Morawa. Waktu penelitian dimulai pada bulan Agustus 2008

B. Jenis Data

(41)

a) Data Primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari objek penelitian, dimana data tersebut masih perlu diolah oleh penulis. Dalam hal ini data diperoleh langsung dari PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut 1 berupa hasil wawancara dari pihak-pihak yang terkait yang dianggap dapat memberikan informasi yang dipergunakan dalam penulisan skripsi. b) Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk

sudah jadi seperti sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi. C. Teknik pengumpulan Data

Didalam penelitian ini penulis memproleh data dengan cara:

a) Teknik observasi yaitu dengan melakukan pengamatan langsung ke perusahaan dan mencatat hasil

b) Tenik wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab atau wawancara secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dengan objek penelitian untuk mendapatkan informasi.

c) Teknik kepustakaan, yaitu penelitian yang dilakukan denga mengumpulkan data-data dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan teori yang berkaitan dengan judul.

D. Metode Penganalisaan Data

(42)

b. Metode Komparatif, yaitu metode menganalisis data yang dilakukan dengan membandingkan teori dengan praktek yang dilakukan dalam perusahaan dan kemudian mengambil kesimpulan, selanjutnya memberi saran dari hasil perbandingan tersebut.

E. Responden

Yang menjadi responden dalam penulisan karya ilmiah ini adalah orang-orang yang terkait atau punya hubungan dengan apa yang diteliti oleh penulis.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. DATA PENELITIAN

1. Gambaran Umum Perusahaan

(43)

perusahaan memulai cabang-cabang salah satunya adalah Region Sumbagut I dari 16 region yang ada. Saat ini ada beberapa principal yang memamfaatkan jasa dan kekuatan jaringan distribusi SNS yaitu :

1. Garuda Food

2. PT. Triteguh Manunggal Sejati 3. Nirmala Tirta Agung

4. Tri Teguh Manunggal Sejati 5. Tri Usaha Mitraraharja 6. Cornindo Boga Jaya 7. Dairyland

8. Darana Inti Boga 9. Cocomas Indonesia 10.Combiphar

11.Golden Oase Tirta Abadi 12.Greenspot Thailand 13.Ulker Turki

Kategori Non Makanan 1. PT. Energizer Indonesia 2. PT. Incasi Raya

3. PT. Sparindo Mustika

Sebagai perusahaan yang sedang berkembang perusahaan ini mempunyai visi dan misi:

(44)

Memuaskan konsumen dengan menyediakan :

1. Produk-produk makanan dan minuman berkualitas yang tidak mengandung unsur hewani

2. Produk-produk konsumsi dan layanan berkualias yang bukan berasal dari bahan-bahan yang merupakan hasil pengorbanan hewan atas kehendak perusahaan

3. Membentuk komunitas karyawan untuk tumbuh bersama dan mengembangkan kualitas kehidupan, lingkungan kerja dan pekerjaan para karyawan

4. Menciptakan kemanfaatan jangka panjang yang berkesinambungan dalam hubungan antara perusahaan dengan seluruh mitra usahanya. 5. Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan

menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik. Visi

Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri makanan dan minuman di Indonesia dalam aspek profitabilitas , penjualan dan kepuasan konsumen melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten

Target

Menjadi perusahaan terbaik dalam perusahaan distribusi makanan & minuman di Indonesia

(45)

Struktur organisasi adalah penting mengingat pembentukan struktur organisasi akan membantu melaksanakan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas serta tegas antara satu bagian dengan bagian lainnya, baik pada manajemen tingkat atas,menengah,maupun tingkat bawah. Suatu perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang sesuai dengan sifat dan jenis kegiatan usaha. Struktur organisasi harus sederhana dari sudut pandang ekonomis dan harus fleksibel sehingga bila ada pengembangan tidak menggangu secara serius susunan dari bagian-bagian yang telah ada. Struktur tersebut juga harus memungkinkan pekerjaan semua bagian terintergrasi dan terkoordinasi dengan baik Penggorganisasian yang baik akan menciptakan pembagian tugas yang baik dan mekanisme kerja yang teratur, dengan demikian kegiatan operasional dari suatu perusahaan akan dapat diselasaikan secara maksimal. Demikian pula halnya dengan PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I juga telah menentukan kebijaksanaan bagi kelancaran tugas-tugas, pengorganisasian telah dilakukan agar tiap tiap bagian dapat berfungsi secara maksimal dalam pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab terhadap perusahaan.

PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I dipimpin oleh Regional Manager(RM) yang bertanggung jawab pada pimpinan pusat. Struktur Organisasi pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I dapat dilihat pada lampiran. Berikut ini akan diuraikan tugas dari masing-masing bagian :

1. Regional Manager (RM) Tugas dan wewenang:

(46)

b. Menentukan kebijaksanaan perusahaan serta arah kerja

c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I kepada pimpinan pusat.

d. Memberi persetujuan atas pemesanan barang-barang yang diajukan oleh Departemen Logistik.

2. Kepala Akuntansi dan Keuangan(Finance and Accounting Manager) Tugas dan tanggung jawab:

a. Melakukan pengontrolan atas arus kas baik masuk maupun keluar seluruh wilayah sumbagut I

b. Mengawasi pelaksanaan prosedur akuntansi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

3. Manager Cabang (Branch Manager) Tugas dan tanggung jawab:

a.Mengendalikan dan bertanggung jawab atas aktivitas opreasional perusahaan bagian Medan II

b.Membuat kebijakan untuk kelancaran kegiatan penjualan wilayah Medan II 4. Kepala Logistik

Tugas dan tanggung jawab:

b. Bertanggung jawab terhadap persediaan barang yang ada di setiap gudang Sumbagut I

(47)

5. Kepala Gudang (Warehouse Coordinator) Tugas dan tanggung jawab:

e. Bertanggung jawab terhadap penerimaan dan pengeluaran barang yang ada di gudang

f. Membantu kelancaran kegiatan penjualan

g. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran barang apakah sesuai dengan jenis,jumlah dan kualitas yang tertera pada surat pengantar.

h. Menjaga pemeliharaan terhadap persediaan barang untuk menghindari kerusakan yang terjadi.

6. Sales Area Coordinator (SAC) Tugas dan tanggung jawab:

a. Bertugas membantu Manajer Cabang dalam hal pemasaran barang dagang yang dijual perusahaan.

b. Membantu pembuatan estimasi pemasaran barang

c.Mengatur dan mengawasi kegiatan penjualan serta meninjau dan mengevaluasi hasilnya bilamana perlu diadakan peyempurnaan.

d. Mengkoordinir para salesman untuk pemerataan produk. 7. Administration Coordinator

a. Bertanggung jawab terhadap aktivitas administrasi secara keseluruhan. b. Mengkontrol jumlah piutang dan jatuh temponya.

(48)

a. Menyiapkan dan membuat laporan piutang

b. Membuat surat tagihan terhadap piutang yang sudah overdue 9. Warehouse Adminstration Staff

Melaksanakan kegiatan adminstrasi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran barang.

10. Rute Administration Staff Tugas dan tanggung jawab :

Melaksanakan kegiatan administrasi yang berhubungan dengan penjualan misalnya menerbitkan faktur penjualan dan membuat form permintaan barang untuk diberikan kebagian gudang.

3. Perencanaan Persediaan Barang Dagang

Tujuan utama perencanaan persediaan barang dagang adalah supaya barang dagang yang tersedia sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan sesuai dengan target penjualan, sehingga tidak terjadi kerugian yang timbul disebabkan oleh kelebihan atau kekurangan persediaan barang dagang.Penyusunan perencanaan atas persediaan pada suatu perusahaan dengan sebaik-baiknya adalah sangat menguntungkan dan membantu terselengaranya kegiatan operasi perusahaan.

(49)

bagian logistik. Dalam melakukan pemesanan kembali harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Sisa Kirim

Ketika hendak melakukan pemesanan perlu juga diperhatikan sisa kirim barang, sisa kirim merupakan sisa barang yang dipesan pada periode sebelumnya dimana barang tersebut masih dalam perjalanan. Jadi barang dalam perjalanan ini tetap akan diperhitungkan sebagai stock barang pada saat melakukan pemesanan kembali.

2. Stok di Gudang

Kepala logistik dituntut dalam pengelolaan barang seefisien mungkin dimana salah satu penilaiannya adalah sisa stock dalam gudang,harus diperhatikan tingkat perputaran persedian untuk setiap produk karena tingkat perputaran persediaan masingas-masing produk berbeda-beda ada beberapa barang yang cepat (fast moving) dan ada yang lama (slow moving)

3. Lamanya pengiriman barang

Pengiriman barang yang telah dipesan dilakukan melalui jalur darat dan laut kira-kira lamanya ± 2 minggu,oleh karenanya ketika melakukan pembelian kembali harus memperhatikan lamanya pengiriman barang.

(50)

Hal terpenting juga membuat estimasi rencana jual dalam satu periode (1 minggu ), karena dengan mengetahui rencana jual bisa jadi salah satu pertimbangan ketika melakukan pemesanan kembali.

Cara menghitung rencana jual di perusahaan ini:

5. Promosi & Musim (Season)

Bagian ini merupakan kebijakan dari Regional Manager dimana dari perhitungan yang telah dilakukan oleh logistik akan ditinjau ulang kembali,karena biasanya promosi pada suatu produk akan mempengaruhi akan permintaan barang untuk produk tersebut dan memperhatikan musim disini adalah musim liburan sekolah atau menjelang hari besar.

Misalnya pada saat liburan sekolah permintaan barang terhadap eceran Rp.500,- menurun dibandingkan ketika sekolah, sehingga disini manajemen harus mengikuti minat konsumen, disinilah pihak manajemen berperan untuk mengambil keputusan.

Berdasarkan pertimbangan diatas maka kepala logistik menyusun pemesanan kembali ke pabrik dalam bentuk orderan. Orderan ini berisi jumlah unit barang yang akan dipesan. Selanjutnya orderan ini diserahkan kepada Regional Manager untuk dicek dan diorisasi, jika telah disetujui maka orderan akan dikirim ke Jakarta.

4. Pengawasan Persediaan Barang Dagang

(51)

Suatu sistem pengawasan yang memadai dibutuhkan dalam usaha mengawasi pelaksanaan rencana agar sesuai dengna tujuan perusahaan. Pengawasan persediaan dilaksanakan untuk mengamankan persediaan sehingga terhindar kerugian yang diakibatkan oleh kecurangan, kelalaian yang mungkin terjadi pemborosan dan lain-lain. Selain itu pengawasan persediaan ditujukan untuk mengevaluasi seluruh kebijaksanaan persediaan dengan membandingkan dengan realisasinya, maupun dengan pekerjaan yang sedang berlangsung. Pengawasan ini juga akan dapat menemukan kelemahan perecanaan persediaan yang telah dibuat sehingga dapat menjadi masukan yang bermamfaat bagi penyusunan perencanaan persediaan yang telah dibuat sehingga dapat menjadi masukan yang bermanfaat bagi penyusunan perencanaan persediaan untuk periode berikutnya. Perusahaan mengadakan pengawasan persediaan dengan cara sebagai berikut:

a. Pengawasan fisik persediaan

b. Pengawasan Jumlah yang dibutuhkan

c. Pengawasan terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran barang Pengawasan fisik persediaan

(52)

Tindakan lain yang diambil perusahaan sehubungan dengan pengawasan persediaan adalah dengan mengadakan perhitungan persediaan fisik untuk memastikan bahwa persediaan yang ada di sistem telah sesuai dengan fisik yang ada di gudang. Perhitungan fisik biasanya dilakukan setiap hari oleh intern gudang dan ketika akhir bulan stock tersebut akan di opname oleh Departemen Accounting Region.

Pengawasan Jumlah yang dibutuhkan

Pengawasan jumlah yang dibutuhkan memerlukan pertimbangan yang cermat. Perusahaan harus memenuhi pesanan, tetapi mengingat besarnya biaya penyimpanan perusahaan harus melakukan perencanaan untuk melakukan pemesanan agar tidak terjadi penumpukan secara berlebihan.

Berdasarkan hal ini, pihak perusahaan yaitu Regional Manager mempertimbangkan berapa jumlah yang dipesan agar terdapat persediaan yang optimun. Jumlah barang yang dibutuhkan ini diperoleh dari departemen logistik dan penjualan, dimana logistik memberikan informasi dan data kepada Regional Manager berupa kapasitas gudang, stok di gudang sehingga jumlah yang dipesan adalah benar-benar jumlah yang dibutuhkan. Barang yang dibutuhkan biasanya diterima di Medan dalam waktu ±2 minggu.

(53)

service level 95%. Catatan tentang pemesanan barang dagangan selalu dievaluasi tipa bulannya sehingga minat pasar dapat terdeteksi lebih awal. Sehingga tiap bulannya pihak manajemen memberikan evaluasi terhadap fluktuasi barang pada bulan sebelumnya dan analisa terhadap produk-produk barang yang laku maupun barang yang masih menumpuk dalam gudang , sehingga manajemen mengetahui lebih dini antispasi yang dilakukan terhadap produk yang kurang laku (slow moving) misalnya melakukan program promosi ( beli 100 dus disc 2% ).

B. ANALISA HASIL DAN PENELITIAN 1. Perencanaan Persediaan Barang Dagang

Tanggung jawab pengelolaan persediaan merupakan kondisi utama yang diperlukan selain dari penjualan di perusahaan distribusi. Tanggung jawab terhadap persediaan secara keseluruhan dipegang oleh Regional Manager (RM) dimana Regional Manager mendapat Informasi dari Bagian gudang, bagian logistik dan bagian penjualan.

Keadaan kondisi pasar diketahui oleh para salesman yang dikordinir oleh supervisor,dimana hasil evaluasi ini akan disampaikan kepada regional manager. Sedangkan kondisi barang baik dari segi fisik dan jumlah persediaan Informasi ini diperoleh dari bagian logistik.

(54)

Berdasarkan kondisi yang terjadi dalam perusahaan perlu menerapkan jumlah pemesanan yang ekonomis atau yang sering disebut Economic Order Quantity(EOQ) karena dengan mengetahui jumlah pemesanan ekonomis biaya-biaya yang dikeluarkan untk pemesanan dapat efisien dan efektif.Adanya lead time(waktu tunggu) selama 2 minggu membuat perlunya ditentukan juga reoder point(titik dimana pemesanan dilakukan) sedangkan untuk distribusi normal(demand probalistik) membuat terdapat kemungkinan membuat persediaan habis sedangkan pesanan belum datang untuk itu diperlukan safety stock.

Perencanaan EOQ didalam perencanaan persediaan pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I:

Dari data perusahaan diketahui bahwa penjualan dalam setahun untuk item Kacang Atom adalah 4.049(tingkat penjualan setiap minggu = 4.049/52=77,865=78 unit), harga per unit Rp.134.720,-, biaya penyimpanan 20%, biaya pemesanan Rp.83.000 maka EOQ dapat dihitung sebagai berikut:

(55)

Bila tenggang waktu (lead time )yang ditetapkan adalah 2 minggu,berarti setiap pemesanan mencukupi kebutuhan untuk 2 minggu(158/78).Perhitungan diatas anggapan dengan waktu tunggu selama 2 minggu,nyatanya bila tenggang waktu lebih dari 2 minggu akan terjadi kekurangan persediaan dan apabila penjualan dalam 2 minggu karena ramalan mengenai penjualan barang dagangan kadang mau menyimpang maka diperlukan cadangan persediaan pengaman. Dalam kenyataanya tenggang waktu 2 minggu kadang lewat menjadi 3 minggu dan tergantung pada penjualan, maka perlu dihitung titik pemesanan kembali:

Jika:

Kebutuhan selama pemakaian normal = 156 unit Persediaan Pengaman :

- Pemakaian normal untuk untuk penundaan selama 1 minggu

(78 x 1 minggu) = 78 unit

- Variasi Penjualan(120-78) x 5 minggu =210 unit

Total Persediaan Pengaman 288 +

Titik Pemesanan Kembali 444

Berkaitan dengan jumlah pemesanan yang ekonomis, maka maksimum persediaan:

Titik Pemesanan 444 Unit Pemakaian selama lead time 156 Unit- Persediaan Pengaman 288 Unit Jlh pemesanan ekonomis 158 unit +

(56)

2. Pengawasan Persediaan Barang a. Pengawasan Fisik Persediaan

Pengawasan fisik persediaan yang diterapkan dalam perusahaan sudah terlaksana dengan baik,terlihat dari penyediaan gudang yang baik untuk persediaan. Perusahaan menempatkan logistik yang membawahi kepala gudang dimana logistik bertugas mengkontrol kinerja gudang misalnya penempatan barang dan ekspired date barang. Sehingga kepala logistik bertanggung jawab terhdap barang-barang yang disimpan dalam gudang.

Ditinjau dari kondisi gudang,proses keluar masuk barang,dan tempat penyimpanan barang ,menunjukkan bahwa perusahaan sangat memperhatikan pengawasan fisik atas persediaan. Pengelompokan barang berdasarkan jenis persediaan di dalam gudang yang sudah ditentukan akan mempermudah bagian gudang untuk memasukkan barang,menyimpan barang,mengeluarkan barang dan melakukan pencatatan. Perhitungan fisik yang dilakukan setiap hari oleh gudang sendiri dan sekali sebulan oleh Accounting dapat mengetahui lebih cepat adanya kesalahan muat barang ke customer sehingga bisa langsung ditelusuri.

Kelemahan yang sering terjadi adalah bagian gudang kadang salah muat barang hal ini disebabkan standrisasi penyusunan dus barang tersebut berbeda,misalnya dalam satu palet bisa 100 dus dan 150 dus,karena berbeda-beda jika tidak teliti atau ketika transaksi barang banyak bisa terjadi kesilapan dalam memuat barang.

(57)

Pengawasan jumlah yang dibutuhkan erat hubungannya dengan perencanaan persediaan yaitu untuk menghindari jumlah persediaan yang terlalu sedikit dan atau terlalu banyak. Persediaan yang cukup harus senatiasa ada dalam setiap perusahaan baik industri maupun perusahaan dagang. Persediaan yang sedikit dapat mengakibatkan kekurangan bagi permintaan konsumen,namun adanya kelebihan persediaan mengakibatkan semakin besarnya biaya yan dikeluarkan untuk persediaan dan dapat berpengaruh mengurangi laba perusahaan. Hal ini menyebabkan persediaan yang tidak stabil sehingga diperlukan perencanaan jumlah persedian yang dibutuhkan. Sama halnya dengan perusahaan distributor lainnya bahwa produk yang dijual sangat banyak, masing-masing produk mempunyai tingkat penjualan yang berbeda-beda sehingga membutuhkan analisis tersendiri, jadi untuk memudahkan pengawasan dari barang dagangan yang ada di PT. Sinar Niaga Sentosa menerapkan Metode Analisis ABC karena metode ini membuat pengelompokan barang berdasarkan besarnya tingkat penjualan.Langkah yang dilakukan :

1.Mengurutkan data permintaan selama 12 bulan dari jumlah permintaan paling besar ke jumlah permintaan paling kecil

2.Menghitung total permintaan selama 12 bulan

3.Menghitung volume penjualan dalam rupiah selama 12 bulan 4.Menghitung jumlah persentase tiap produk

5.Menghitung kumulatif persentase dari tiap produk 6.Mengklasifikasikan ABC, dimana :

(58)

Kelompok B mewakili 15% volume penjualan dalam rupiah Kelompok C mewakili 5% volume penjualan dalam rupiah

Dari data penjualan PT. Sinar Niaga Sentosa tahun 2008 maka pengelompokan disusun sebagai berikut:

Tabel IV.1

(59)

31 75 120.24 9.018.000

32 38 218.9 8.318.200

33 56 136.29 7.632.240

34 46 130.9 6.021.400

TOTAL 3.310.279.413

Sumber: PT. Sinar Niaga Sentosa

Bila:

Demand (box) = permintaan produk selama 12 bulan dalam box

Harga/box (Rp) = harga satuan produk dalam rupiah Total harga (Rp) = demand × harga/box dalam rupiah

% volume penjualan = 100%

Kumulatif % = total % volume penjualan

Klasifikasi = pengelompokkan ABC dapat kita buat sebagai berikut:

(60)

20 205 160.2 32.841.000 0,9921 934,583 B 21 100 239.839 23.983.900 0,7245 941,828 B 22 207 109.104 22.584.528 0,6823 948,651 B 23 80 278.116 22.249.280 0,6721 955,372 B 24 167 128.52 21.462.840 0,6484 961,856 C 25 101 208.452 21.053.652 0,6360 968,216 C 26 49 377.3 18.487.700 0,5585 973,801 C 27 102 180.6 18.421.200 0,5565 979,366 C 28 51 306.9 15.651.900 0,4728 984,094 C 29 47 251.9 11.839.300 0,3577 987,671 C 30 39 251.9 9.824.100 0,2968 990,638 C 31 75 120.24 9.018.000 0,2724 993,363 C 32 38 218.9 8.318.200 0,2513 995,875 C 33 56 136.29 7.632.240 0,2306 998,181 C 34 46 130.9 6.021.400 0,1819 1,000,000 C

TOTAL 3.310.279.413

(61)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan tinjauan pustaka dan penelitian pada PT. Sinar Niaga Sentosa Region Sumbagut I serta analisa dan evaluasi yang dilakukan,maka penulis mencoba menarik kesimpulan dan saran dari masalah pembahasan perencanaan dan pengawasan persediaan barang berikut ini.

A. KESIMPULAN