BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Sistem Pengawasan Persediaan
Perencanaan berkaitan erat dengan pengawasan. Tanpa adanya pengawasan maka perencanaan tidak ada gunanya. Dalam mengelola persediaan pengawasan perlu diperhatikan oleh perusahaan sehingga setiap perusahaan memiliki teknik tersendiri dalam melakukan pengawasan persediaan. Untuk membuat pengawasan yang efektif bagi perusahaan maka perlu dijabarkan dalam sistem pengawasan persediaan.
Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Oleh sebab itu perusahaan haruslah mempertahankan suatu jalan persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jalan dan mutu
Daftar Material Jadwal Induk Produksi Catatan Persediaan
Perencanaan Kebutuhan Material
Rencana Produksi Jangka Pendek Rencana Pembelian
yang tepat serta dengan biaya yang seminimal mungkin. Sering terjadinya kehabisan bahan baku maupun stock barang dagang menyebabkan perusahaan kehilangan kesempatan memperoleh laba. Oleh karena itu perlu adanya pengawasan persediaan untuk mengantisipasi masalah tersebut. Rangkaian semua kegiatan distribusi mulai dari pembelian barang terus melalui semua kegiatan operasi dalam pabrik sampai ke gudang barang jadi, dan dari gudang barang jadi terus ketempat-tempat distribusi sampai akhirnya pada konsumen yang terakhir.
Pengawasan persediaan adalah pengawasan untuk barang dagangan, barang jadi dan supplies yang dilakukan dengan metode akuntansi dan fisik. Metode akuntansi yang digunakan di pengaruhi oleh buku gudang atau persediaan, buku penyimpanan atau buku perkiraan lainnya yang menurut jumlah persediaan yang di terima selama satu periode akuntansi. Metode fisik meliputi seluruh rencana yang ada kaitannya dengan pembelian, penyimpanan, pemasukan bahan, supervise dan perhitungan fisik persediaan.
Pengawasan persediaan bertujuan untuk menjamin tersedianya persediaan pada tingkat yang optimal agar penjualan dapat berjalan lancar dengan biaya- biaya persediaan yang minimal. Dalam menentukan suatu tingkat persediaan yang optimum untuk memenuhi kenutuhan dalam jumlah, kualitas, saat yang tepat dan biaya yang minimum maka diperlukan suatu cara pengawasan yang memadai. Salah satu pengawasan ini adalah pengawasan intern.
Menurut Supriyono (2000 : 257) pengertian dari pengawasan persediaan bahan baku adalah:
Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terus menerus disempurnakan untuk meletakan pertanggung jawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sah nya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku.
Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang efisien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin Kegiatan ini mencakup :
1. Menetapkan tujuan dan standar.
2. Membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, dan
3. Menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan.
Dari pengertian pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa pengawasan persediaan bahan baku tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yaitu menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat di percaya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi tersebut.
Untuk mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum, yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu yang tepat serta jumlah biaya yang rendah seperti yang diharapkan maka
diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat dan barang atau bahan yang tetap identifikasi bahan baku atau barang yang tertentu.
2. Sentralisasi dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama penjaga gudang.
3. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang.
4. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukan jumlah yang dipesan, yang di bagikan atau di keluarkan dan yang tersedia di dalam gudang.
5. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. Dalam persediaan secara langsung.
6. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada.
7. Pencatatan untuk menggantikan barang yang telah di keluarkan barang- barang yang terlalu lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman.
Perencanaan dan pengawasan persediaan menjadi sangat penting, mengingat persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan harta yang sensitif
terhadap penurunan harga pas, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tepat.
Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal diatas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas persediaan dan sebahagiaan dari aktifis tersebut terwujud dalam bentuk anggaran.
Sementara penyusunan anggaran mempunyai manfaat sebagai berikut : 1. Perencanaan terpadu
Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengawasan.
2. Pedoman pelaksanaan perusahaan
Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam lingkungan dan melaksanakan penyesuaian sebagai kinerja perusahaan dapat lebih baik.
3. Alat pengawasan kerja
Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya, sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realitis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa di dasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah dari pada manfaat. Hal ini mengingatkan standar anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidak puasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja.
4. Alat evaluasi perusahaan
Anggaran yang disusun baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang ditempuh agar pekerjaan di selesaikan dengan baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadikan masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya.
Ada 3 jenis pengawasan persediaan yang dapat dilakukan yaitu : 1. Pengawasan fisik
Pengawasan fisik untuk persediaan sangat penting artinya karena persediaan barang dagang merupakan barang berwujud yang sangat rawan terhadap pencurian dan kerusakan. Perusahaan yang cukup besar biasanya memperkerjakan orang-orang tertentu untuk menjaga persediaan tersebut, disamping itu perlu juga mempunyai fasilitas penyimpanan yang baik. Untuk mengantisipasi bahaya kebakaran, pencurian atau bencana lainnya perusahaan biasanya mengasuransikan persediaannya.
Dalam uraian diatas dapat diketahui bahwa pengawasan fisik persediaan meliputi lokasi gudang yang tidak mengganggu kelancaran arus persediaan, peralatan-peralatan yang efisien, fasilitas-fasilitas yang baik dan sistem operasi penyimpanan yang sistematis, terdapatnya fasilitas yang lengkap untuk terjaminnya persediaan di gudang.
2. Pengawasan akuntansi
Pengawasan Akuntansi berkaitan erat dengan pengendalian intern persediaan. Dalam pengendalian intern persediaan mencakup prosedur- prosedur yang ada hubungannya dengan persediaan, otorisasi atas transaksi dan sistem perencanaan serta pengawasan administrasinya.
Pengawasan akuntansi (accounting control) berfungsi untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan. Pengawasan ini disebut juga dengan pengawasan dini (preventive control) yaitu pengawasan yang bertujuan untuk
mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti pemanipulasikan persediaan dan lain-lain.
Pengawasan akuntansi berhubungan dengan sistem dan prosedur intern perusahaan. Prosedur intern perusahaan yang baik harus meliputi :
a. Pemisahan fungsi
Struktur organisasi perusahaan harus didesainsedemikian rupa agar terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional tersebut harus dipisahkan antara fungsi operasi yakni fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk menyimpan aktiva dengan fungsi akuntansi yakni fungsi memiliki wewenang untuk mencatat transaksi perusahaan.
b. Sistem otorisasi
Dalam suatu organisasi yang baik, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi tersebut. Hal ini perlu untuk pengawasan intern perusahaan. Misalnya dalam suatu transaksi pembelian, sistem otorisasi dapat diukur sebagai berikut :
1) Kepala gudang, berwenang untuk mengajukan permintaan pembelian dengan menyerahkan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada bagian pembelian.
2) Kepala bagian, pembelian berwenang memberikan otorisasi atas surat permintaan pembelian yang diterbitkan oleh bagian gudang.
3) Kepala bagian penerimaan barang, berwenang memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh bagian penerimaan barang.
4) Kepala bagian akuntansi, berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian. Otorisasi yang dilakukan harus berdasarkan surat pesanan yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian.
c. Formulir
Formulir adalah bukti asli yang menjadi dasar pencatatan transaksi. Dengan adanya formulir yamg lengkap mengenai arus masuk dan keluar persediaan, akan mendukung sistem pencatatan yang lebih baik dan lengkap.
d. Flowchart
Flowchart atau bagian arus adalah suatu model yang menggambarkan aliran ataupun proses dalam suatu sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis.
e. Internal check
Internal check adalah pengawasan tidak langsung terhadap dua orang atau lebih yang melakukan transaksi yang sama. Internal check juga bertujuan agar terdapat pengawasan yang baik terhadap suatu transaksi dimana masing-masing pihak yang terkait dalam transaksi tersebut saling mengawasi terhadap pekerjaan mereka.
Dengan demikian pengawasan akutansi yang baik untuk persediaan harus mencakup kelima unsur yang telah disebutkan. Misalkan dalam suatu perusahaan terdapat bagian-bagian seperti bagian penerimaan, bagian gudang, bagian akuntansi, bagian penjualan dan bagian pengiriman.
3. Pengawasan jumlah yang di butuhkan
Jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam proses produksi maupun dalam jumlah penjualan harus tepat, sesuai dengan perhitungan atau pun perencanaan sebelumnya. Kekurangan persediaan dapat mengakibatkan kemacetan proses produksi atau pun mengganggu usaha untuk memenuhi permintaan konsumen (pelanggan). Hal ini tentu saja merugikan pihak perusahaan.
Agar perencanaan yang dilakukan dapat berhasil maka perencanaan manajemen harus disertai dengan pengawasan. Sifat pengawasan disini adalah dengan membandingkan antara perencanaan dengan realisasi yang ada. Hasil dari pengawasan ini memungkinkan pihak manajemen untuk mengambil langkah-langkah revisi atau pun koreksi terhadap perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengawasan ini terus dilakukan secara berkesinambungan agar pihak manajemen dapat terus melakukan perbaikan terhadap perencanaan yang telah di tetapkan sebelumnya.
D. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan