PENJAMINAN MUTU
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
3. Kepemimpinan Publik
2.3. Sistem Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling dan pengembangan pro-gram melalui berbagai kegiatan internal maupun eksternal
Jelaskan sistem pengelolaan Prodi serta dokumen pendukungnya?
Pengelolaan Prodi MPI mengacu pada Statuta IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Selain itu, dosen dan mahasiswa MPI selalu terlibat dalam program kegiatan yang diselenggarakan oleh Prodi MPI mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai evaluasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Keterlibatan civitas akademika dalam pengelolaan Prodi MPI terlibat secara langsung dalam penyusunan kebijakan dan perencanaan program didiskusikan dalam rapat kerja Fakultas yang dihadiri oleh semua perwakilan Prodi yang ada di FITK.
Secara rinci, sistem pengelolaan fungsional dan operasional Prodi MPI FITK IAIN Syekh Nurjati Cirebon dilakukan melalui 5 (lima) tahapan sebagai berikut:
1. Planning
Perencanaan program studi MPI dilakukan dengan merumuskan rencana strategis (renstra) yang berisi visi, misi, dan tujuan serta sasaran yang terukur dan realistik yang dapat dicapai. Dokumen Renstra disusun dengan mendasarkan renstra IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Berdasarkan Renstra tersebut, dibuatlah program kerja atau rencana operasional (renop) serta anggaran dengan mengacu juga pada program kerja fakultas. Perencanaan-perencanaan yang bersifat operasional dan teknis dilakukan dengan menggunakan mekanisme rapat jurusan yang terjadwal, misalnya rapat koordinasi mingguan, bulanan dan semesteran dengan program studi, unit kajian, dan laboratorium.
Untuk mendukung fungsi perencanaan operasional, program dan kegiatan yang dijabarkan dari Renstra dan Program Kerja Fakultas ditekniskan dalam bentuk rencana anggaran. Sesuai dengan prosedur penganggaran di FITK, program studi harus membuat rencana program, kegiatan, dan anggaran tahunan. FITK telah menentukan pagu anggaran masing-masing Prodi dengan mempertimbangkan jumlah mahasiswa dan kompleksitas pekerjaannya.
10 Drs H Suhatma, M.Pd Ketua DKM Masjid Jami’ “al-Huda”
Ksarangasem Leuwi munding Majalengka
Pembina Ikatan Remaja Masjid (IRMA) “Nuril Iman” Dusun Karosari Karangasem Leuwi munding Majalengka
Buku 3A-Borang Akreditasi Sarjana_Manajemen Pendidikan Islam (MPI) IAIN SNJ Cirebon 2019 27
2. Organizing
Pengorganisasian dilakukan oleh Prodi MPI sesuai dengan Struktur Organisasi FITK dan job description pada masing-masing bagiannya.
Implementasi organizing yang dilakukan Program Studi MPI antara lain melalui:
a. Rapat program studi secara periodik 2 bulan sekali atau insidental bila dianggap perlu
b. Rapat koordinasi Prodi MPI dengan dosen perdua bulan atau insidental bila dianggap perlu
c. Rapat program studi MPI dengan Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) MPI sebulan sekali atau (insidental)
d. Rapat Jurusan/prodi MPI dengan kepanitiaan internal prodi (insidental)
3. Staffing
Sistem Seleksi/Perekrutan
Sistem seleksi dan rekrutmen tenaga kependidikan sebagai tenaga pendukung pada Program Studi MPI dilaksanakan oleh institut dengan mengacu kepada Peraturan Pemerintah RI nomor 98 tahun 2000 dan Peraturan Pemerintah RI nomor 11 tahun 2002 dan ketentuan Kementerian Agama. Mekanismenya meliputi seleksi administrasi, tes tertulis, wawancara. Perekrutan tenaga kependidikan dilakukan melalui beberapa tahapan dengan mengacu pada pedoman tenaga kependidikan sebagai berikut:
1. Prodi /Jurusan mengusulkan ke Fakultas berdasarkan rasio kebutuhan dan keahlian yang dibutuhkan dengan persyaratan minimal S1 sesuai dengan kompetensi bidang keahlian yang dibutuhkan PS/Jurusan.
2. Fakultas mengusulkan ke rektorat (c.q. Biro AUAK) untuk kemudian diteruskan ke Kemenag RI.
3. Biro Kepegawaian Kementrian Agama RI mengumumkan formasi pene-rimaan beserta kualifikasinya secara online melalui website;
www.syekhnurjati.ac.id
4. Seleksi yang dilakukan antara lain seleksi administrasi, tes tertulis dan wawancara. Tahapan seleksi dilakukan meliputi kelengkapan dan kesesuaian berkas administrasi sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Apabila lolos seleksi administrasi.
Staffing Program Studi MPI mengacu pada Job Description antara ketua, sekretaris dan staf Program Studi.1 Staffing ini juga antara lain dilaksanakan program studi dalam pembentukan panitia pada saat akan menyelenggarakan peninjauan kurikulum, seminar, studium general, dsb.
4. Leading
Pengarahan merupakan fungsi yang secara operasional dilakukan
1 Lihat analisis jabatan Program Studi MPI
Buku 3A-Borang Akreditasi Sarjana_Manajemen Pendidikan Islam (MPI) IAIN SNJ Cirebon 2019 28
oleh pimpinan program studi untuk memberikan arahan dan pemantauan terhadap anggota organisasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan untuk mencapai sasaran, tujuan, misi, dan visi. Arahan formal didokumentasikan dalam bentuk Standar Operating Procedure (SOP) dan Job Description pada masing-masing bagian yang harus ditaati. Selain itu, pimpinan juga memberi contoh baik dan benar kepada para anggota organisasi serta memberikan evaluasi terhadap kinerja dengan menggunakan ukuran-ukuran yang berlaku, seperti standar pembelajaran dosen. Leading yang dilakukan Prodi MPI Indonesia dengan unsur dekanat FITK, dosen dan mahasiswa dengan tujuan komunikasi, koordinasi, dan konsultasi baik dalam bidang akademik maupun non-akademik. Hal ini, misalnya tercermin dari hal-hal di bawah ini:
a. Menjadi pelopor tercapainya visi, misi, dan tujuan Prodi b. Mendorong unit terkait untuk mengimplementasikan
c. Merencanakan dan melaksanakan program guna tercapainya visi, misi, dan tujuan program studi.
d. Melakukan kerja sama dengan lembaga-lembaga yang memiliki tujuan dan arah yang sama.
e. Memelopori pelaksanaan kode etik dosen, staf, dan mahasiswa.
5. Controlling
Fungsi controlling pimpinan program studi dilakukan dengan cara memantau kinerja staf akademik dan staf pendukung (administrasi), disertai reward and punishment sebagai media memotivasi. Dosen dimotivasi dan dipantau dalam tugas belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, sedangkan staf pendukung (administrasi) diberikan motivasi dan pemantauan dalam hal kualitas pelayanan kepada stakeholders. Di samping itu, pimpinan program studi juga mengatur beban kerja staf pendukung agar pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan baik, yang pada akhirnya akan berdampak pada kepuasan layanan mahasiswa. Upaya ini terus dilaksanakan agar tidak sampai menimbulkan keluhan-keluhan dari mahasiswa sehubungan dengan tidak optimalnya pelayanan staf administrasi sesuai dengan yang diinginkan.
Secara akademik, fungsi pengarahan dan pengendalian dosen untuk melaksanakan tugasnya di Program Studi dilaksanakan oleh ketua program studi. Hal ini karena homebase dosen berada di bawah program studi, sehingga ketua program studi yang harus mengarahkan agar terjadi pembagian beban mengajar dan membimbing yang proporsional.
Untuk menjaga kelancaran kegiatan akademik, pimpinan program studi memberikan motivasi kepada staf akademik dengan cara memberikan fasilitas agar dapat membantu kelancaran proses belajar mengajar yang baik, menghasilkan penelitian dan pengabdian pada masyarakat yang berkualitas. Bagi staf akademik yang kurang berprestasi dalam proses belajar mengajar, program studi memberi teguran secara lisan maupun tertulis kepada yang bersangkutan agar pada
semester-Buku 3A-Borang Akreditasi Sarjana_Manajemen Pendidikan Islam (MPI) IAIN SNJ Cirebon 2019 29
semester mendatang dapat melaksanakan tugasnya secara optimal.
Secara lebih detail, controlling Prodi MPI diimplementasikan melalui:
a. Monitoring dan evaluasi dosen persemester
b. Audit Internal (AMI/Audit Mutu Internal)
c. Monitoring pengembangan pembelajaran yang dilakukan oleh Gugus Mutu Prodi MPI
d. Rapat dosen tingkat fakultas persemester
Buku 3A-Borang Akreditasi Sarjana_Manajemen Pendidikan Islam (MPI) IAIN SNJ Cirebon 2019 30
e. Rapat program studi setiap bulan
Berdasarkan deskripsi fungsi manajemen di atas, dapat diketahui sistem dan pelaksanaan tata pamong di Prodi MPI telah berjalan dengan baik sebagaimana dapat dilihat dalam aspek-aspek berikut:
1) Koordinasi. Dalam rangka menyelenggarakan pendidikan, penelitian, pembinaan dosen, dan pengabdian kepada masyarakat, Prodi MPI melakukan kordinasi secara efektif dengan unsur pimpinan FITK, yaitu Dekan yang dibantu Wakil Dekan Bidang Akademik, Wakil Dekan Bidang Administrasi,Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, dan para pimpinan lintas Prodi.
2) Rencana Pengembangan Prodi. Untuk memenuhi target dan