BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENERIMAAN DAN
H. Sistem Pengeluaran Kas Perusahaan
Sistem pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.
Sama halnya dengan penerimaan kas, pengeluaran kas juga harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan atau kecurangan dalam pelaksanaannya yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Pengeluaran kas biasanya berupa pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan untuk berbagai macam keperluan, misalnya pembayaran hutang, pembayaran gaji karyarwan dan biaya-biaya lainnya.
Pelaksana dan penanggung jawab dalam menjalankan prosedur sistem pengeluaran kas PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan:
a. Bagian Customer Service
Bagian ini bertugas memberikan pelayanan kepada peserta Taspen danmelakukan pemeriksaan dokumen-dokumen atau data peserta sebelum dibawa ke bagian data peserta.
b. Bagian Data Peserta
Bagian ini bertugas meneliti keabsahan dan keaslian dokumen-dokumen yang diterima dari customer service serta merekam data dalam komputer tentang perubahan status diri peserta, golongan atau pangkat peserta dan jumlah anggota keluarga yang menjadi tanggungan peserta.
c. Bagian Penetapan Klaim
Bagian ini bertugas mengecek ulang perhitungan hak peserta dan menetapkannya, setelah itu memintakan otorisasi kepada Kepala Bagian Pelayanan.
d. Bagian Keuangan
Bagian Keuangan terdiri dari Seksi Penetapan Voucher yang bertugas mengeluarkan voucher pengeluaran kas sesuai dengan besarnya hak peserta dan mengotorisasi Lembar Perhitungan Hak Peserta (LPHP). Seksi kasir bertugas mengeluarkan voucher sejumlah uang sesuai dengan yang tercantum dalam voucher dan menyerahkan kepada peserta serta membuat Laporan Kas Harian (LKH).
e. Bagian Administrasi Keuangan
Bagian ini bertugas mencocokkan dan meneliti Laporan Kas Harian dengan voucher-voucher yang telah dikeluarkan, setelah itu membukukannya ke dalam jurnal pengeluaran kas perusahaan sebagai bukti terjadinya transaksi.
Ruang lingkup pengeluaran kas PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan yaitu menerima berkas LPT dan dokumen pendukung sampai dengan mengirimkan berkas pembayaran ke divisi anggaran dan akuntansi kantor pusat atau seksi administrasi keuangan kantor cabang. Awal proses pengeluaran kas, pelaksana penagihan dan pengendalian utang kantor pusat mengirimkan surat permintaan pembayaran (SPR) dan SP2U beserta
dokumen pendukung ke pelaksana seksi administrasi keuangan kantor cabang.
Kemudian pelaksana seksi keuangan kantor cabang melampirkan lembaran resume verifikasi dan rotasi dokumen untuk selanjutkan dilakukan verifikasi. Pelaksana seksi keuangan kantor cabang melakukan verifikasi setelah berkas diterima dan dinyatakan lengkap. Transaksi diatas Rp. 50.000.000,- memerlukan penadatangan resume verifikasi yang harus dilakukan oleh manajer pengendalian utang piutang kantor cabang. Setelah itu berkas yang telah sesuai akan digandakan untuk dikembalikan ke unit kerja. Kemudian pelaksana seksi keuangan mengelompokkan voucher berdasarkan kode program asuransi/pensiun.
Apabila ada pajak, kepala seksi keuangan melakukan pengiriman dokumen untuk membuat dan mencetak voucher kas/bank untuk kemudian diserahkan ke pelaksana seksi kas kantor cabang. Setelah itu, voucher dicatat dan diagendakan.
Selanjutnya kepala bidang keuangan kantor cabang mengesahkan dan menandatangani voucher untuk kemudian ditransfer. Kemudian pelaksana seksi kas menyiapkan bukti transfer bisa berupa cek atau bilyet giro untuk kemudian diproses oleh pelaksana seksi keuangan dalam menyiapkan uang. Setelah itu dilakukan pembayaran dan bukti pembayaran harus diposting kedalam laporan harian kas oleh pelaksana bidang kas. Kemudian dilakukan pemindahbukuan ke percetakan laporan harian kas. Pada akhirnya voucher diserahkan ke divisi anggaran dan akuntansi seksi
keuangan perusahaan. Apabila ada pemotongan pajak, bukti potongan terbut diserahkan ke asisten manajemen bagian pajak.
2. Dokumen Pengeluaran Kas
Dokumen yang digunakan dalam pengendalian internal pengeluaran kas PT Taspen (Persero) adalah:
a. Dokumen pengeluaran kas dengan cek
Dokumen yang digunakan untuk pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT Taspen (Persero) yaitu dengan mengeluarkan cek. Cek yang dikeluarkan perusahaan digunakan untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif besar. Seperti pengeluaran untuk pembayaran dana pensiun dan gaji pegawai setiap bulannya. b. Dokumen pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana
kas kecil
Pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem kas kecil yang dilakukan PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan untuk pengeluaran yang sifatnya relatif kecil. Kas kecil tersebut misalnya seperti pembelian perlengkapan alat kantor yang tidak setiap bulan harus dikeluarkan perusahaan.
Untuk dapat memperjelas proses pengeluaran kas terhadap pembayaran tabungan hari tua dan penyaluran dana pensiun, PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan mempunyai sistem yang telah dirangkai menjadi bagan alir bagan alir penerimaan kas PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan.
I. Aktivitas Pengendalian Internal Perusahaan
Menurut Jusup (2011:12) aktivitas pengendalian internal perusahaan akan memberi manfaat berikut bagi perusahaan yaitu:
1. Menjamin bahwa semua transaksi dicatat secara lengkap dan akurat. 2. Memastikan bahwa hanya transaksi yang telah diotorisasi yang dapat
dilaksanakan.
3. Menjamin bahwa semua transaksi di dukung dengan dokumen yang memadai.
4. Menjamin bahwa aset dan kewajiban perusahaan telah ditetapkan dengan benar, sehingga dapat digunakan sebagai informasi yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan dalam mengoperasikan perusahaan.
5. Meminimalkan risiko terjadinya kecurangan dan penyalahgunaan aset perusahaan.
Aktivitas pengendalian internal dalam proses penyaluran tabungan hari tua dan dana pensiun yang dilakukan PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan yaitu menetapkan dokumen yang diperlukan yang berkenaan dengan pengeluaran dan penerimaan kas perusahaan. Program pensiun PT Taspen (Persero) memiliki tujuan untuk memberikan jaminan hari tua yang sesuai dengan kinerjanya sebagai pegaai negeri sipil, hal itu tentu sangat menguntungkan dan bisa dijadikan motivasi untuk lebih giat dalam menjalankan tugas bagi para pegawai negeri sipil atau peserta Taspen lainnya. Hak peserta PT Taspen (Persero) adalah:
1. Pembayaran Pensiun Pertama dan Pensiun Bulanan Pensiun
Dana yang diberikan ketika para PNS/pejabat negara berhenti dengan hak pensiun dan pembayarannya bersamaan dengan penerimaan hak Tabungan Hari Tua (THT). Sedangkan pensiun bulanan adalah pensiun yang dibayarkan pada setiap bulan melalui kantor bayar pensiun.
2. Pensiun Tersusun
Merupakan pensiun para PNS/pejabat negara yang telah meninggal dunia yang akan diteruskan kepada istri/suami/anak sebesar pensiun yang diterima semasa hidup dalam jangka waktu tertentu.
3. Uang Duka Wafat (UDW) Peserta Taspen
Uang duka wafat peserta THT dan dana pensiun diberikan kepada istri/suami/anak sebanyak tiga kali pengahasilan terakhir yang diterimanya.
4. Pensiun bagi Janda/Duda/Anak
Dana pensiun juga diberikan kepada anggota keluarga yang bagi peserta yang telah meninggal dunia.
5. Uang Kekurangan Pensiun (UKP)
Kekurangan pensiun yang belum dibayarkan kepada penerima pensiun akibat penyesuaian pensiun pokok, penyesuaian table, adanya pangkat pengabdian karena keterlambatan penerbitan SK, dan sebagainya.
6. Pensiun Lanjutan
Uang pensiun akibat perpindahan kantor bayar antar kantor cabang PT Taspen (Persero).
7. Prosedur Pengurusan Hak
Prosedur pengurusan hak penerimaan dana pension harus diajukan melalui jasa pos/ekspedisi untuk selanjutkan akan diproses di kantor cabang PT Taspen (Persero).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahsan yang telah dikemukakan sebelumnya mengenai sistem pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan. Maka penulis menarik kesimpulan:
1. Struktur organisasi PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan telah menunjukkan pembagian tugas, fungsi, tanggungjawab dan wewenang yang jelas dan benar sesuai dengan tugasnya masing-masing. Sehingga pelaksanaan pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik. 2. Sistem pengendalian internal kas telah dilaksanakan dengan baik
oleh PT Taspen (Persero) yaitu dapat dilihat dengan adanya pemisahan tugas secara fungsional, maksudnya dimana setiap bagian telah mempunyai tugas masing-masing yang harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan selama kegiatan operasional perusahaan berlangsung.
3. Sistem pengendalaina internal penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan cukup baik, dimana data-data pemeriksaan dan pengawasan yang ada dilakukan analisa yang kemudian hasilnya diinformasikan kepada pihak manajemen perusahaan melalui mekanisme
pelaporan standar. Selain itu juga dilakukan monitoring atas tindak lanjut manajemen secara langsung sehingga apabila terjadi selisih dapat diketahui secara langsung dan tidak rumit.
4. Dokumen dari masing-masing bagian dibuat lengkap dan dirangkap sebagai bukti adanya transaksi yang berjalan. Maka apabila terjadi kesalahan dapat segera terselesaikan dengan dokumen/voucher yang disimpan sebagai arsip.
5. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan mendapat otorisasi yang sah dari pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab atas fungsinya di dalam pelaksanaan proses penerimaan dan pengeluaran kas.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya mengenai sistem pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan, maka penulis perlu memberikan saran:
1. Beberapa prosedur penerimaan dan pengeluaran kas PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi. Kendala di bagian ini adalah terjadinya error
disaat proses berlangsung. Maka untuk menghindari atau meminimalkan resiko tersebut, perusahaan sebaiknya membuat sistem khusus yang dapat meminimalkan terjadinya resiko tersebut.
2. Sebaiknya kas yang ada ditangan, kas yang ada diperjalanan serta kasir diasuransikan agar kas yang ada di perusahaan terlindungi dari kerugian yang timbul akibat kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Asuransi yang dilakukan perusahaan mungkin akan menambah biaya pada awalnya, namun pihak asuransi dapat mengembalikan uang yang telah diasuransikan apabila tidak terjadi kecelakaan kerja terhadap pihak yang diasuransikan.
3. Sebaiknya dibentuk dana cadangan untuk pembayaran tabungan hari tua dan pensiun, sehingga tidak perlu diadakan koreksi apabila ada pembayaran diluar proyeksi.
4. Perlunya pengawasan yang ketat dan maksimal terhadap keluar masuknya kas perusahaan untuk menghindari terjadinya penyelewengan yang bisa saja secara sengaja dilakukan oleh pihak internal perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 2009. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Badan Penerbitan Fakultas Ekonomi, Yogyakarta.
Jusup, Al. Haryono. 2011. Dasar-dasar Akuntansi, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN Yokyakarta, Yogyakarta.
Mulyadi. 2009. Auditing, Edisi Keenam, Universitas Gajah Mada, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetaka Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Pustaka Belajar, Yogyakarta.
PT. Taspen (Persero). 2000. Sistem Pembayaran Tabungan Hari Tua dan Dana Pensiun, Tidak Dipublikasikan, PT Taspen (Persero) Pusat, Jakarta.
PT. Taspen (Persero). 2014(Online). (diakses 30 Juni 2014)
Warren, Reeve, Fess. 2006. Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Salemba Empat, Jakarta.