E. Manfaat Penelitian
II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
10. Sistem Pengendalian Intern
Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163).
Tujuan Pengendalian Intern adalah:
a. Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. c. Mendorong efisiensi.
commit to user
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur pokok Sistem Pengendalian Intern meliputi:
a. Struktur organisasi yang memisahkan Fungsi dan tanggung jawab secara tegas. Pembagian tanggungjawab secara fungsional didasarkan pada prinsip-prinsip, yaitu: 1) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur.
Dalam perusahaan, transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.
Cara yang ditempuh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat adalah:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat menetapkan pertanggungjawaban transaksi.
2) Pemeriksaan mendadak.
Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan
mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, sehingga terjadi internal check terhadap tugas setiap unit. 4) Perputaran jabatan
Dilakukan perputaran jabatan ini untuk menghindari adanya persekongkolan antar karyawan.
5) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaanya dengan efisien dan efektif. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap dapat menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
commit to user
B. Penyajian dan Analisis Data
Dalam pemenuhan kebutuhan proses produksi perusahaan agar berjalan dengan baik dan lancar diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam seluruh kegiatan operasi perusahaan. Selain sistem akuntansi yang baik, diperlukan juga sistem pengendalian intern yang handal dalam menjaga dan memenuhi seluruh proses produuksi. Dengan dijalankannya sistem pengendalian intern yang handal dan sistem akuntansi yang baik akan menciptakan pemisahan fungsi yang jelas, otorisasi dari pihak berwenang, dan praktik yang sehat. Sehingga akan mengurangi kemungkinan kerugian yang timbul selama proses produksi berlangsung. Berikut struktur oganisasi yang memisahkan fungsi, sistem wewenang dan otorisasi, praktik yang sehat, dan mutu karyawan terhadap sistem pembelian bahan pembantu
Chemical pada PT. Kusumahadi Santosa:
1. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan Standart
Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara lain:
a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah : 1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan
Fungsi pembelian disini dilakukan oleh bagian logistik, Tugas dari fungsi ini adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan pembantu chemical yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari supplier yang menjual bahan pembantu chemical sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan pembantu chemical kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan pembantu chemical tersebut jadi dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian
dengan membuat surat pesanan pembelian. Sedangakan fungsi penerimaan dilakukan oleh bagian gudang logistik, bertugas menerima bahan pembantu
chemical beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan
stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik.
2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi
Fungsi pembelian yang dilakukan bagian logistik terpisah dari fungsi akuntansi yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi bertugas melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang sudah dilunasi dan pembuatan kartu utang dan kartu persediaan.
3) Perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan
Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian gudang. Selain bertugas melakukan penerimaan dan membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Gudang logistik juga berfungsi sebagai penyimpanan barang yang telah diterima.
4) Perangkapan fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan
Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dirangkap oleh bagian akuntansi dan keuangan. Selain melakukan pencatatan utang dan utang yang dilunasi, bagian akuntansi dan keuangan juga bertugas membuat bukti pengeluaran, menerima bukti yang belum dibayar, dan melakukan pembayaran.
commit to user
5) Semua transaksi dilakukan oleh bagian yang berbeda
Seluruh transaksi pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian yang berbeda yaitu: bagian produksi, bagian logistik, bagian gudang logistik, bagian administrasi logistik, dan bagian akuntansi keuangan. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut di atas.
b. Sistem wewenang dan prosedur yang ada dalam pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah:
1) Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
Transaksi pembelian ini didahului dengan diterimanya surat permintaan pembelian barang oleh bagian logistik dari fungsi pemakai barang atau bagian produksi. Bagian produksi ini membuat surat permintaan pembelian barang dan surat kebutuhan bulanan sebagai dasar bagi bagian logistik dalam melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Persetujuan untuk mengajukan permintaan pembelian barang dan 2 lembar surat kebutuhan bulanan ini diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari kepala divisi produksi. Pada surat permintaan pembelian barang dan 1 lembar surat kebutuhan bulanan, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada bagian logistik merupakan barang yang memang dibutuhkan perusahaan. Sedangkan 1 lembar surat kebutuhan bulanan disimpan sebagai arsip permanen oleh bagian produksi.
2) Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh manajer logistik
Dengan surat pesanan pembelian ini bagian logistik memulai proses pembelian. Pada tahap awal bagian logistik menerima surat kebutuhan bulanan lembar pertama dan permintaan pembelian barang 1 lembar dari bagian produksi. Kemudian bagian logistik membuat surat penawaran harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Setelah itu bagian logistik menerima surat balasan penawaran harga dari beberapa supplier yang mendapat surat penawaran harga. Setelah itu bagian logistik membandingkan harga dari beberapa supplier berdasarkan surat balasan penawaran harga tersebut. Kemudian Bagian Logistik menentukan salah satu supplier yang surat balasan penawaran harganya sesuai atau mendekati kriteria bagian produksi. Setelah itu bagian logistik membuat surat pengajuan perubahan harga untuk ditujukan kepada bagian produksi, apabila surat balasan penawaran harga tersebut tidak sesuai dengan surat penawaran harga. Kemudian dikonfirmasi kepada bagian produksi untuk mendapatkan keputusan dalam melakukan pembelian. Apabila bagian produksi tidak menyetujui surat pengajuan perubahan harga kembali lagi pada proses pembuatan surat penawaran harga untuk mencari supplier lain, apabila disetujui, bagian logistik membuat surat pesanan pembelian, surat pesanan pembelian ini telah mendapat otorisasi dari Manajer Logistik. surat pesanan pembelian dibuat 4 rangkap, lembar pertama diserahkan ke supplier, lembar kedua diserahkan ke bagian administrasi, lembar ketiga diserahkan ke bagian gudang logistik, dan lembar keempat serta surat balasan penawaran harga disimpan bagian logistik sebagai arsip permanen.
commit to user
3) Tanda terima barang diotorisasi oleh bagian gudang logistik
Tanda terima barang ini sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier. Pada awalnya bagian gudang logistik menerima surat pesanan pembelian lembar ketiga dari bagian logistik. Ketika penerimaan barang bagian gudang logistik menerima dokumen pendukung berupa surat jalan dan nota dari supplier, kemudian melakukan pengecekkan dan membubuhi stempel tanda terima. Proses tersebut dilakukan setelah mendapat perintah dari bagian logistik. Setelah itu bagian gudang logistik melakukan pencatatan pada kartu stock bahan dan membuat tanda terima barang 4 rangkap. Lembar pertama dan kedua tanda terima barang bersama surat pesanan pembelian lembar ketiga, surat jalan, dan nota diserahkan ke bagian administrasi logistik, lembar ketiga diserahkan ke bagian produksi, lembar keempat disimpan bagian gudang logistik sebagai arsip permanen.
4) Laporan penerimaan barang diotorisasi bagian administrasi logistik
Sebelum pembuatan laporan penerimaan barang, bagian administrasi logistik menerima tanda terima barang lembar pertama dan kedua bersama dengan surat pesanan pembelian lembar letiga, surat jalan, dan nota dari bagian gudang logistik serta menerima surat pesanan pembelian lembar kedua dari bagian logistik. bagian administrasi membuat 2 rangkap laporan penerimaan barang sebagai pengajuan rencana bayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang disepakati oleh pihak logistik dan supplier untuk ditujukan bagian akuntansi dan keuangan. laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat
jalan, serta nota diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan. tanda terima barang lembar kedua dan laporan penerimaan barang lembar kedua disimpan bagian administrasi logistik sebagai arsip permanen.
5) Jurnal pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian akuntansi
Sebelum pembuatan jurnal pengeluaran kas, bagian akuntansi dan keuangan menerima laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat jalan, serta nota dari bagian administrasi logistik. Dokumen tersebut digunakan sebagai input, pada saat sebelum jatuh tempo dicatat pada kartu buku besar utang kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang, pada saat jatuh tempo maka akan dilakukan pembayaran kepada supplier, apabila sudah dilakukan pembayaran bagian akuntansi dan keuangan membuat bukti pengeluaran. Setelah itu dicatat pada jurnal pengeluaran kas kemudian dicatat pada kartu buku besar persediaan bahan pembantu chemical dan terakhir dicatat pada kartu persediaan. bukti pembayaran, laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat jalan, serta nota disimpan bagian akuntansi dan keuangan sebagai arsip permanen. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang digunakan terhadap
pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
1) Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak
Pada semua dokumen pada transaksi pembelian chemical yaitu permintaan pembelian barang, surat pesanan pembelian, tanda terima barang, dan laporan
commit to user
penerimaan barang sudah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak dan penggunaanya nomor urut tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang memiliki wewenang untuk menggunakan dokumen yang terkait tersebut. Surat permintaan pembelian barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh kepala divisi produksi. Surat pesanan pembelian yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh manajer logistik. Tanda terima brang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. Laporan penerimaan barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian administrasi logistik.
2) Supplier dipilih berdasarkan surat balasan penawaran harga yang bersaing dari
berbagai supplier
Bagian logistik melakukan penyeleksian atau pemilihan supplier pemasok bahan
chemical berdasarkan kriteria dari bagian produksi sebagai departemen pengguna.
Selain itu bagian logistik menyeleksi atau memilih supplier dengan mengadakan perbandingan harga terhadap surat balasan penawaran harga yang telah dikirim oleh supplier, supplier yang akan dipilih biasanya yang dapat menawarkan harga rendah atau harga yang wajar akan tetapi memiliki kualitas dan kuantitas barang yang sesuai dengan kriteria dan spesifikasi yang dikehendaki oleh perusahaan. 3) Barang hanya dapat diterima dan diperiksa oleh bagian gudang jika telah
mendapat surat pesanan pembelian
Sebelum melakukan peneriman dan pemeriksaan, bagian gudang menerima surat tembusan surat pesanan pembelian dari bagian logistik, yang telah mendapat
otorisasi dari manajer logistik. Sebelum penerimaan dan pemeriksaan, bagian gudang logistik mendapatkan perintah dari bagian logistik untuk melakukan penerimaan dan pemeriksaan.
4) Penerimaan dan pengecekkan barang dilakukan bagian logistik dengan membandingkan surat pesanan pembelian
Bagian gudang melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut serta membandingkan dengan surat pesanan pembelian. Setelah itu membubuhi stempel tanda terima.
5) Adanya pemeriksaan mendadak
Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa diketahui terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur.
6) Perputaran jabatan atau rotasi jabatan
Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada dibawah kepala seksi sudah pernah mengalami perputaran jabatan atau rotasi jabatan.
7) Tidak ada karyawan yang melakukan seluruh tahap transaksi
Pada setiap bagian tidak ada satu karyawan yang sepenuhnya memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir. Hal ini dimaksudkan agar terjadi internal check pada setiap proses pembelian ini.
commit to user
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya yang bekerja pada pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
PT. Kusumahadi Santosa selalu melakukan seleksi karyawan dalam kegiatan perekrutan calon karyawan, seleksi ini berdasarkan tuntutan jabatan yang dibutuhkan disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki calon karyawan. Selain mengadakan seleksi karyawan, PT. Kusumahadi Santosa mengadakan pengembangan pendidikan terhadap karyawan yang telah bekerja pada perusahaan. Pengembangan pendidikan ini biasanya berupa seminar yang diadakan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan karyawan yang akan dilatih tersebut. Dengan demikian mutu karyawan pada proses pembelian ini sesuai dengan bidang yang menjadi tanggung jawabnya.
e. Berikut ini adalah flowchart prosedur pembelian bahan pembantu chemical yang dilakukan pada PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan Standart Operational
1) Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan SOP Bagian Produksi Diotorisasi Kadiv Keterangan:
SKB : Surat Kebutuhan Bulanan PPB : Permintaan Pembelian Barang TTB : Tanda Terima Barang
Gambar 2.1 Mulai Membuat SKB & PPB 2 SKB 1 1 PPB 1 TTB 1 T 6 T
commit to user Bagian Logistik Dari beberapa supplier Diotorisasi oleh Kadiv Produksi Ke beberapa Supplier Keterangan:
SKB : Surat Kebutuhan Bulanan
PPB : Permintaan Pembelian Barang
SPH : Surat Penawaran Harga
SBPH : Surat Balasan Penawaran Harga
SPPH : Surat Pengajuan Perubahan Harga
SPP : Surat Pesanan Pembelian
Gambar 2.2 1 SKB 1 1 PPB Membuat SPH 2 SKB 1 PPB 1 1 SPH 1 SBPH T Membuat perbandingan harga 1 SPPH 2 Membuat SPP Keputusan melakukan pembelian Ya Tidak SBPH 1 4 3 2 1 SPP Ke supplier T 4 3
Bagian Gudang Logistik
Keterangan:
SPP : Surat Pesanan Pembelian
SJ : Surat Jalan
KSB : Kartu Stock Bahan
TTB : Tanda Terima Barang
Gambar 2.3 4 Nota 3 3 SPP Menerima barang dari supplier beserta dokumen pendukung SJ 3 SPP Barang diperiksa dan distempel Menbuat TTB dan mencatat pada KSB KSB 3 2 TTB 1 Nota SJ 3 SPP 5 T 6
commit to user
Bagian Administrasi Logistik
Keterangan:
SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan
TTB : Tanda Terima Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang
Gambar 2.4 4 5 2 SPP 2 TTB 1 Nota SJ 3 SPP Membuat LPB TTB 2 LPB 2 LPB 1 TTB 1 Nota SJ 3 2 SPP T 7
Bagian Akuntansi dan Keuangan Keterangan:
LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan
SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran
KBBPBPC : Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Pembantu Chemical Gambar 2.5 7 LPB 1 TTB 1 Nota SJ 3 SPP 2 LPB 1 TTB 1 Nota SJ 3 2 SPP Input Data Sebelum JT Sesudah JT KBBU Memasukkan pada kartu utang Kartu Utang Melakukan pembayaran Jurnal Pengeluaran Kas 2 BP Memasukkan pada buku besar
KBBPBPC
Memasukkan pada
kartu persediaan Kartu Persediaan
Selesai
commit to user
2. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan pelaksanaan
Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara
lain:
a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah : 1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan
Fungsi pembelian disini dilakukan oleh bagian logistik, Tugas dari fungsi ini adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan pembantu chemical yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari supplier yang menjual bahan pembantu chemical sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan pembantu chemical kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan pembantu chemical tersebut jadi dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian dengan membuat surat pesanan pembelian. Sedangakan fungsi penerimaan dilakukan oleh bagian gudang logistik, bertugas menerima bahan pembantu
chemical beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan
stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik.
2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi
Fungsi pembelian yang dilakukan bagian logistik terpisah dari fungsi akuntansi yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi bertugas
melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang sudah dilunasi dan pembuatan kartu utang dan kartu persediaan.
3) Perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan
Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian gudang. Selain bertugas melakukan penerimaan dan membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Gudang logistik juga berfungsi sebagai penyimpanan barang yang telah diterima.
4) Perangkapan fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan
Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dirangkap oleh bagian akuntansi dan keuangan. Selain melakukan pencatatan utang dan utang yang dilunasi, bagian akuntansi dan keuangan juga bertugas membuat bukti pengeluaran, menerima bukti yang belum dibayar, dan melakukan pembayaran
5) Semua transaksi dilakukan oleh bagian yang berbeda
Seluruh transaksi pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian yang berbeda yaitu: bagian produksi, bagian logistik, bagian gudang logistik, bagian administrasi logistik, dan bagian akuntansi keuangan. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut di atas.
b. Sistem wewenang dan prosedur yang ada dalam pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah:
1) Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
commit to user
Bagian produksi ini membuat surat permintaan pembelian barang dan surat kebutuhan bulanan sebagai dasar bagi bagian logistik dalam melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Apabila kebutuhan barang urgent bagian produksi hanya membuat surat kebutuhan bulanan saja, kemudian langsung menghubungi bagian logistik untuk permintaan barang yang urgent ini. Persetujuan untuk mengajukan 2 lembar surat kebutuhan bulanan ini diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari kepala divisi produksi. 1 lembar surat kebutuhan bulanan, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada bagian logistik merupakan barang yang memang dibutuhkan perusahaan. Sedangkan 1 lembar surat kebutuhan bulanan disimpan sebagai arsip permanen oleh bagian produksi.
2) Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh manajer logistik
Dengan surat pesanan pembelian ini bagian logistik memulai proses pembelian. Pada tahap awal bagian logistik menerima surat kebutuhan bulanan lembar pertama dari bagian produksi. Kemudian bagian logistik membuat surat penawaran harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Setelah itu bagian logistik menerima surat balasan penawaran harga dari beberapa supplier yang mendapat surat penawaran harga. Setelah itu bagian logistik membandingkan harga dari beberapa supplier berdasarkan surat balasan penawaran harga tersebut. Kemudian Bagian Logistik menentukan salah satu supplier yang surat balasan penawaran harganya sesuai atau mendekati kriteria bagian produksi. Setelah itu bagian logistik membuat surat pengajuan perubahan harga untuk ditujukan kepada bagian produksi, apabila surat balasan penawaran harga tersebut tidak sesuai
dengan surat penawaran harga. Kemudian dikonfirmasi kepada bagian produksi untuk mendapatkan keputusan dalam melakukan pembelian. Apabila bagian produksi tidak menyetujui surat pengajuan perubahan harga kembali lagi pada proses pembuatan surat penawaran harga untuk mencari supplier lain, apabila disetujui, bagian logistik membuat surat pesanan pembelian, surat pesanan pembelian ini telah mendapat otorisasi dari Manajer Logistik. surat pesanan pembelian dibuat 4 rangkap, lembar pertama diserahkan ke supplier, lembar kedua diserahkan ke bagian administrasi, lembar ketiga diserahkan ke bagian gudang logistik, dan lembar keempat serta surat balasan penawaran harga disimpan bagian logistik sebagai arsip permanen.
3) Tanda terima barang diotorisasi oleh bagian gudang logistik