a) Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian internal mencakup struktur organisasi, kebijakan, dan tindakan yang dirancang untuk memverifikasi keakuratan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan memelihara kemampuan organisasi untuk memfasilitasi kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.
Menurut Mulyadi (2013) bahwa “Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut”. Oleh karena itu, definisi
28
pengendalian internal di atas berlaku untuk perencanaan, metode, atau sarana suatu organisasi yang memproses informasi secara manual menggunakan catatan akuntansi dan organisasi pilihan untuk melindungi aset, data akuntansi Periksa keakuratan dan keandalannya. Upaya tersebut meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung kepatuhan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Pada dasarnya sistem pengendalian internal merupakan kesatuan dari struktur organisasi serta alat-alat yang mendukung untuk melakukan pengawasan terhadap kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan harta milik perusahaan serta untuk meminimalkan terjadinya kesalahan, kecurangan dan penyelewengan yang terjadi pada perusahaan agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar untuk mendukung tercapainya tujuan utama perusahaan.
b) Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Menurut Hall (2007), berbagai kebijakan, praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya:
1) Menjaga aktiva perusahaan, Aktiva atau harta perusahaan dapat dicuri atau terjadinya penyelewengan sehingga dibutuhkan sistem pengendalian yang memadai.
2) Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, Ketelitian dan keakuratan diperlukan untuk membantu manajemen dalam kegiatan usaha.
29
3) Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan, Sistem pengendalian internal mencegah terjadinya pemborosan dan memilah-milah kegiatan bisnis yang tidak diperlukan.
4) Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihakpihak manajemen, Pengendalian internal membantu perusahaan dalam melaksanakan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan.
Berdasarkan pendapat tersebut, tujuan dari pengendalian intern sistem penggajian adalah untuk membuat pencatatan pembayaran gaji pegawai dan upah benar-benar dilakukan oleh pegawai yang benar dan dicatat secara lengkap dengan operasi penggajian yang disetujui secara resmi. jam kerja dan tingkat upah yang benar dan jumlah pengurangan dihitung dan dilaporkan dengan benar. Transaksi upah dan penggajian diklarifikasi, dicatat dan diringkas secara tepat dan tepat waktu.
c) Komponen Pengendalian Internal
Menurut (Kell, Johnson, & Boynton, 2014) dan juga dikutip oleh (Siwu, 2013) dalam penelitian yang dilakukan oleh Irawati & Satri, (2018)mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yaitu sebagai berikut:
1) Penaksiran Resiko
Penilaian Risiko adalah identifikasi dan analisis risiko yang terkait dengan penyajian laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. Ada beberapa risiko yang perlu
30
dipertimbangkan yang dapat memengaruhi kemampuan entitas untuk mengumpulkan, memproses, mengagregasi, dan melaporkan data keuangan dengan benar.
a) Perubahan dalam lingkungan bisnis, perubahan lingkungan produksi dapat membawa perubahan signifikan terhadap risiko yang mungkin timbul
b) Karyawan baru memiliki pandangan dan pemahaman yang berbeda tentang pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan
c) Pertumbuhan yang cepat. Pesatnya pertumbuhan bisnis suatu perusahaan dapat meningkatkan risiko pengelolaan yang tidak tepat
d) Teknologi baru (New technology). yang diterapkan pada sistem informasi dapat mengubah risiko yang sebelumnya dinilai untuk pengendalian internal.
2) Aktifitas Pengendalian
Elemen ketiga dari pengendalian internal terdiri dari berbagai kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan manajemen bahwa tindakan penting telah diambil untuk mengurangi risiko pencapaian tujuan perusahaan. Kebijakan dan prosedur tersebut terdiri dari:
a) Pemisahan tugas yang tepat.
31
b) Persetujuan yang tepat atas transaksi dan aktivitas. Semua transaksi dan aktivitas harus disetujui dengan benar agar pengendalian memuaskan.
c) Dokumentasi dan catatan yang memadai. Dokumen dan catatan berfungsi sebagai alat untuk komunikasi di seluruh organisasi perusahaan.
d) Pengelolaan fisik aset dan catatan. Aset dan catatan dilindungi oleh pengamanan fisik. Misalnya, penggunaan gudang yang dilindungi oleh karyawan untuk mencegah terjadinya pencurian.
e) Kontrol independen terhadap implementasi. Karena pengendalian internal berubah dari waktu ke waktu, kebutuhan akan pengendalian independen meningkat. Pemeriksaan ini harus dilakukan oleh seseorang yang dijamin independensinya dari tanggung jawab pembuatan data.
d) Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari metode dan catatan yang dipelihara untuk mencatat, memproses, meringkas, dan melaporkan transaksi perusahaan dan memelihara akuntabilitas untuk kewajiban terkait. Agar efektif, sistem informasi harus memenuhi tujuan berikut sehubungan dengan transaksi:
1. Identifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah.
2. Mendeskripsikan transaksi secara rinci secara berkala dalam klasifikasi yang sesuai dengan laporan keuangan.
32 3. Ukur nilainya dengan akurat.
4. Pencatatan waktu yang tepat.
e) Pemantauan
Salah satu tanggung jawab manajemen adalah membangun dan memelihara pengendalian internal. Manajemen memantau pengendalian berdasarkan apakah pengendalian telah diterapkan dengan benar, dan manajemen mengoordinasikan pengendalian internal ketika terjadi perubahan. Kegiatan pemantauan dapat dilakukan secara terus menerus, secara individual, atau dalam kombinasi. Aktivitas pemantauan berkelanjutan dirancang untuk aktivitas berulang seperti penjualan dan pembelian.
Berdasarkan definisi di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal dalam perusahaan penting dilakukan untuk menghindari kesalahan dan penipuan informasi keuangan yang dapat menyebabkan kerugian untuk perusahaan.
f) Unsur-nsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2013), unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik adalah sebagai berikut:
1. Struktur yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (frame work) dalam pembagian tanggung jawab fungsional pada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan utama perusahaan. Pembagian tanggung
33
jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada dua prinsip berikut ini:
a) Harus ada pemisahan antara fungsi operasional dan penyimpangan dari akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki kewenangan untuk melakukan kegiatan seperti pembelian. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang diberi wewenang untuk menyimpan harta kekayaan perusahaan. Fungsi akuntansi memiliki kemampuan untuk mencatat semua peristiwa keuangan.
b) Satu fungsi tidak harus bertanggung jawab penuh untuk melakukan semua tahapan transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan upayaperlindungan yang cukup terhadap kekayaan, uang, pendapatan dan biaya. Dalam suatu organisasi, setiap transaksi biaya hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Sehingga dalam organisasi harus dibuat suatu sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk setiap otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktek yang sehat untuk memenuhi kewajiban dan fungsi masing-masing unit organisasi. Hal ini tidak akan terlaksana dengan baik jika pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem kewenangan dan pencatatan yang ditetapkan tidak menerapkan suatu metode untuk memastikan praktik yang baik dalam pelaksanaannya.
34
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat perlu ditunjang dengan sumberdaya manusia yang melaksanakan. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian yang sangat penting. Cara organisasi untuk mendapat karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, bisa diatasi ditempuh dengan cara berikut:
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan kriteria persyaratan yang dituntut oleh jenis pekerjaannya.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
1. Pembentukan tanggung jawab
Untuk membangun pengendalian internal yang baik, manajemen harus secara jelas mendefinisikan tanggung jawab dan secara jelas mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas tugas yang diberikan.
Kontrol efektif ketika hanya satu orang yang diberi tanggung jawab khusus. Untuk membangun akuntabilitas, sering kali perlu membatasi akses ke karyawan yang berwenang.
2. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas sangat penting dalam sistem pengendalian intern.
Misalnya, seorang karyawan yang mengembangkan sistem komputer tidak boleh ditugaskan untuk menggunakan sistem tersebut karena mereka dapat
35
mengembangkan sistem untuk keuntungan pribadi dan melakukan penipuan.
3. Prosedur dokumentasi
Prosedur Dokumentasi Entitas harus menetapkan prosedur untuk mendokumentasikan setiap transaksi. Perusahaan harus memberi nomor pada setiap dokumen transaksi untuk menghindari duplikat transaksi.
4. Pengendalian secara fisik
Manajemen fisik terkait dengan perlindungan aset dan memastikan keakuratan dan keandalan catatan akuntansi. Beberapa kontrol fisik seperti loker untuk menyetor uang tunai, peralatan komputer dengan password, pemantauan CCTV, penggunaan alarm dan jam waktu untuk merekam jam kerja.
5. Verifikasi internal yang independent
Kebijakan ini merupakan tinjauan atas data yang ditelah karyawan periksa. Tinjauan catatan secara teratur atau mendadak harus dilakukan oleh perusahaan.
6. Pengendalian sumber daya manusia
Beberapa kegiatan yang dapat dilakukan sehubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia antara lain pemantauan kas karyawan, rotasi pekerjaan dan izin cuti karyawan, dan pemeriksaan latar belakang, termasuk implementasi. Pemeriksaan latar belakang berarti bahwa pencari kerja adalah lulusan sekolah dalam daftar perusahaan.
7. Aktivitas pemantauan
36
Kegiatan pemantauan adalah berbagai bentuk kegiatan evaluasi alam yang berkelanjutan. Penilaian individu dilakukan secara teratur dan bervariasi dalam lingkup dan frekuensi berdasarkan penilaian risiko, efektivitas penilaian yang sedang berlangsung, dan pertimbangan manajemen lainnya. Hasil dievaluasi terhadap kriteria yang ditetapkan oleh pembuat kebijakan, badan standar yang disetujui, atau manajemen dan dewan, dan kekurangan yang teridentifikasi dilaporkan kepada manajemen dan dewan. Singkatnya, pemantauan sedang dilakukan untuk memastikan bahwa pengendalian internal ada. Dari hasil pemantauan ini, kelemahan pengendalian dapat diidentifikasi, dan pengendalian yang lebih baik dapat diusulkan.