6 BAB II
TINJUAN PUSTAKA A. Penelitian Terdahulu
NO Nama Peneliti
Judul Hasil
1 Yenni Vera Fibriyanti (2017)
Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Rangka Efektivitas Pengendalian Internal Perusahaan (Studi Kasus pada PT.
Populer Sarana Medika, Surabaya)
Yenni Vera Fibriyanti (2017) melakukan penelitian dengan hasil Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.
Populer Sarana Medika kurang baik dan belum sesuai dengan teori karena pada bagian akuntansi masih merangkap sebagai pencatat waktu hadir, pembuat daftar gaji dan juga melaksanakan pembayaran gaji karyawan. Dokumen-dokumen untuk penggajian pada PT.
Populer Sarana Medika sudah cukup baik dan sudah sesuai dengan teori yang ada.
2 Amirah Yayang
Analisis Penerapan Sistem Informasi
Amirah Yayang Intishar &
Muanas (2018) melakukan
7 Intishar &
Muanas (2018)
Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Efektivitas
Pengendalian Internal Penggajian (Studi Kasus Pada Pt. Dwi Prima Rezeki.
penelitian dengan hasil Fungsi yang terkait sistem penggajian pada PT. Dwi Prima Rezeky sudah seluruhnya menjalankan tugas dengan baik akan tetapi ada bagian yang masih merangkap tugas yang dilakukan bagian keuangan yakni sebagai pembuat daftar gaji juga pembayaran gaji. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan pada sistem penggajian pada PT. Dwi Prima Rezeky sudah cukup baik seperti daftar hadir, daftar gaji, laporan penggajian, slip gaji, laporan pembayaran gaji, jurnal dan buku besar.
3 Bella Natalia (2020)
Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Untuk Meningkatkan
Efektivitas
Efektifnya pengendalian internal pada sistem penggajian yang dilaksanakan sudah dilakukan secara keseluruhan dalam standar operasional PT Gamma
8 Pengendalian Internal Pada Pt Gamma Utama Sejati
Utama Sejati dan yang dilaksanakannya pun juga sesuai dengan teori yang ada. Dalam penelitian, peneliti menemukan perkembangan dan adanya perubahan yang diantaranya sudah tidak digunakannya
amplop gaji yang
berkembangnya dari teori yang ada dikarenakan pembayaran gaji yang dilakukan sudah beralih menjadi transfer ke rekening masing-masing pegawai.
B. LANDASAN TEORI 1. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2013) sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
9
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Menurut Harahap, S. H.& S. S. (2016), sistem adalah sekelompok elemen yang berhubungan erat yang bekerja dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang masing-masing dilakukan pada suatu sistem. sistem tidak dapat dipisahkan satu sama lain, sehingga kita dapat mengatakan bahwa elemen-elemen ini tidak dapat dipisahkan dari suatu prosedur. Sistem juga merupakan kesatuan dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam satu unsur dan mempunyai unsur penggerak. Di bawah ini adalah penjelasan dari unsur-unsur yang membentuk sistem.
a. Setiap sistem memiliki tujuan, meskipun hanya ada satu atau mungkin beberapa. Tujuan inilah yang mendorong sistem untuk bekerja. Tanpa tujuan apapun, sistem menjadi tanpa arah dan tidak terkendali.
b. Input sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke sistem dan kemudian menjadi bahan untuk diolah. Input dapat berupa hal-hal yang nyata (terlihat).
10
c. Proses adalah bagian yang membawa perubahan atau transformasi input menjadi output yang lebih berguna dan bernilai.
d. Keluaran adalah hasil pengolahan. Dalam sebuah sistem informasi, keluarannya dapat berupa informasi, saran, tampilan, laporan, dan lain-lain dalam proses pengambilan keputusan.
e. Batas sistem adalah pemisahan antara sistem dan area di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.
f. Mekanisme kontrol dan umpan balik dicapai dengan menggunakan umpan balik, pengambilan sampel keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengontrol input dan proses, tujuannya adalah untuk membuat sistem bekerja seperti yang diharapkan.
g. Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
Lingkungan dapat mempengaruhi operasi sistem dalam arti dapat merugikan atau menguntungkan sistem.
Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah jaringan prosedur yang saling berhubungan dan membentuk serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk melakukan kegiatan bisnis utama. sedangkan prosedur adalah urutan kegiatan yang diatur secara berurutan untuk memastikan pemrosesan yang seragam. transaksi di seluruh perusahaan yang terjadi berulang kali dari satu sistem.
Berdasrkan beberapa pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa suatu sistem merupakan jaringan prosedur yang saling berhubungan
11
serta membentuk serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang diatur secara berurutan guna menjamin penanganan secara seragam atas transaksi dalam perusahaan yang terjadi berulang-ulang dari suatu sistem.
2. Pengertian Informasi
Instansi pemerintah membutuhkan informasi yang akurat, tepat waktu dan akurat untuk melaksanakan segala kegiatannya, baik dalam pengambilan keputusan manajerial maupun kegiatan operasional. Bahkan informasi yang akurat dan tepat waktu sangat dibutuhkan oleh pihak non- regulator, seperti masyarakat, sebagai penerima informasi. Salah satu sumber informasi adalah data, dalam mendeskripsikan suatu informasi harus berkaitan dengan makna dari data tersebut. Sedangkan data menggambarkan suatu kejadian dan entitas yang sebenarnya. Peristiwa ini adalah sesuatu yang terjadi pada waktu tertentu. Dalam dunia bisnis, peristiwa yang sering terjadi adalah perubahan nilai yang disebut transaksi. Menurut Bodnar (2010), definisi dari informasi adalah “Informasi merupakan suatu data yang diorganisasi yang dapat mendukung ketepatan pengambilan keputusan”.
Dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang berguna bagi penerimanya dalam suatu organisasi maupun pihak luar organisasi baik dalam pengambilan keputusan atau manfaat lainnya.
12 3. Pengertian Akuntansi
Akuntansi menjadi yang terdepan dan juga berperan penting dalam menjalankan ekonomi dan sosial. Keputusan-keputusan yang diambil oleh setiap individu, pemerintah, badan usaha lain ditentukan dalam penggunaannya pada sumber daya yang dimiliki suatu negara. Tujuan utamanya adalah untuk mencatat, melaporkan, dan menginterprestasikan dan data ekonomi untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.
Menurut Dr. M Gede (2005) dalam penelitian yang dilakukan oleh Bella Natalia (2020) mendefenisikan “Akuntansi adalah ilmu pengetahuan terapan dan seni pencatatan yang dilakukan secara terus menerus menurut sistem tertentu, mengolah dan menganalisis catatan tersebut sehingga dapat disusun suatu laporan keuangan sebagai pertanggung jawaban pimpinan perusahaan atau lembaga terhadap kinerjanya”. Metode pencatatan, penggolongan, analisa dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan, kemudian melaporkan hasilnya. Kegiatan akuntansi, diantaranya:
1. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu pengambilan keputusan.
2. Pemrosesan data yang bersangkutan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan.
3. Pengkomunikasian informasi kepada penerima laporan informasi.
Salah satu unsur penting dalam mengkomunikasikan peristiwa- peristiwa ekonomi adalah kemampuan seorang akuntan publik untuk menganalisis dan menginterprestasikan informasi yang dilaporkan.
13 1. Pengertian Sistem Akuntansi
Tujuan sistem akuntansi merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar target tersebut bisa dicapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu kriteria atau cir- cirinya. Ciri-ciri atau criteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian.
Menurut Mulyadi (2013) tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2003), dalam penelitian yang dilakukan oleh Fibriyanti (2017) bahwa “Sistem informasi akuntansi (SIA)
14
adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.
Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada berbagai pihak dalam pengambil keputusan. Sumber daya manusia dalam organisasi yang bertanggung jawab dalam menyampaikan informasi, informasi yang diperoleh dari pengumpulan data dan memproses data berbagai transaksi instansi pemerintah.
Berdasarkan pengertian di atas, sistem informasi akuntansi memiliki unsur-unsur sebagai berikut.
1) Sumber daya adalah sarana untuk menghasilkan data, seperti orang atau perangkat/mesin.
2) Pengolahan adalah suatu cara mengolah data dari input menjadi output. Pemrosesan adalah apa yang mengubah data menjadi informasi.
3) Informasi merupakan hasil akhir dari pengolahan sistem. Informasi ini disajikan dalam bentuk yang berisi informasi yang diperlukan untuk manajemen.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem pengolahan yang menghasilkan keluaran berupa informasi akuntansi dengan menggunakan masukan (data atau transaksi) untuk mencapai tujuan manajemen tertentu. Selama pelaksanaannya, sistem informasi akuntansi menerima input yang disebut
15
transaksi, yang kemudian diubah oleh berbagai proses menjadi output yang akan didistribusikan kepada pengguna informasi.
Menurut Romney dan Steinbart (2004) dalam penelitian yang dilakukan oleh Bella Natalia (2020), agar sistem informasi akuntansi menjadi informasi yang berguna, harus memperhatikan karakteristik informasi sebagai berikut:
1) Informasi relevan jika meminimalkan ketidakpastian akan meningkatkan kemampuan pembuat keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasi atau mengoreksi harapan masa lalu.
2) Informasi dapat diandalkan jika bebas dari kesalahan atau bias dan secara akurat mewakili peristiwa atau kegiatan organisasi.
3) Informasi dikatakan lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari peristiwa yang menimbulkan masalah atau kegiatan yang diukurnya.
4) Waktu Informasi dikatakan cocok jika waktu diberikan pada waktu yang tepat untuk dapat mengambil keputusan dalam mengambil keputusan akhir.
5) Dapat dipahami bahwa informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang tepat, dapat digunakan, dan jelas.
6) Verifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua atau lebih orang yang berpengetahuan bekerja secara independen dan masing-masing akan memberikan informasi yang sama.
16
Jadi, pada prinsipnya sistem informasi akuntansi memiliki peran penting dalam suatu organisasi. Sistem informasi akuntansi memberikan dukungan keputusan. Kesimpulannya adalah sistem informasi yang baik harus memuat prinsip-prinsip tentang kesesuaian desain sistem dengan tujuan organisasi dan sistem informasi. Demikian pula dalam menyiapkan sistem informasi akuntansi, tidak hanya operator yang mengelolanya, tetapi pada dasarnya operator untuk mengelola sistem harus berpedoman pada prosedur dan didukung oleh infrastruktur teknologi seperti perangkat lunak, komputer dan alat bantu lainnya. Tanpa semua ini, sebuah sistem tidak akan berfungsi dengan baik. Sistem informasi akuntansi dirancang dan digunakan terutama untuk menyediakan informasi untuk kegiatan manajemen lembaga negara.
Sebagai hasil dari sistem informasi akuntansi ini, sistem informasi akuntansi akan memperoleh informasi yang relevan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan organisasi. Romney dan Steinbart (2004), menjelaskan tiga fungsi sistem informasi akuntansi, yaitu:
1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dan sumber daya yang terpengaruh oleh kegiatan tersebut, sehingga manajemen, karyawan, dan pihak eksternal yang berkepentingan dapat mengaudit peristiwa yang terjadi.
2) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi manajemen untuk mengambil keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan kegiatan.
17
3) Memberikan kontrol yang tepat untuk melindungi aset organisasi, termasuk datanya, untuk memastikan bahwa data tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi di atas menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi akan menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen. Informasi adalah data yang telah terstruktur dan diproses untuk memberikan arti bagi mereka yang membutuhkannya.
Informasi tersebut dapat berupa laporan tercetak atau dalam bentuk digital atau elektronik. Ada beberapa karakteristik sistem informasi akuntansi.
Karakteristik dari sistem informasi akuntansi merupakan suatu proses yang terorganisir dalam suatu organisasi pemerintah, kegiatan ini dimulai dari pengumpulkan data, mencatat, mengkrarifikasi, memproses, menganalisis hingga menjadi informasi keuangan yang relevan dan mengkomunikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan baik pihak internl maupun ekstern.
Informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasional suatu instansi pemerintah dan ini juga merupakan salah satu bentuk pengawasan intern.
Selain karakteristik sistem informasi akuntansi, terdapat pula tujuan yang ingin dicapai. Sistem informasi akuntansi berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tetapi pada umumnya memiliki tujuan yang sama. Secara umum, tujuan dari sistem informasi akuntansi dapat dijelaskan sebagai berikut:
18
1) Penyediaan informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh pihak internal dan eksternal. Otoritas pajak, bank atau kreditur, pemerintah dan instansi lain yang terkait dengan perusahaan.
2) Meningkatkan pengawasan melalui organisasi, prosedur, dan sarana lain untuk melindungi aset perusahaan.
3) Manajemen Mengurangi biaya manajemen ke tingkat yang lebih rendah dari nilai layanan.
4) Segera dan akurat memberikan informasi yang diperlukan kepada manajemen, pemilik, atau pemegang saham dari semua tingkatan.
Fungsi sistem informasi akuntansi yang ketiga adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai. Pengendalian dilakukan agar tujuan sistem informasi akuntansi dapat tercapai. Adapun tujuan sistem informasi akuntansi menurut (Mega Kumala Saraswati, 2014), antara lain sebagai berikut:
1) Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan.
2) Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku.
3) Menjaga aset-aset organisasional, termasuk data.
Struktur organisasi setiap instansi pemerintah berbeda karena memiliki pemikiran desain struktur organisasinya sendiri. Hal ini mengacu
19
pada kondisi internal masing-masing institusi. Setiap instansi pemerintah memiliki struktur organisasi yang berbeda, namun satu hal utama yang perlu dilakukan. Ini adalah fleksibilitas dalam mempersiapkan struktur organisasi.
Struktur organisasi yang fleksibel dapat beradaptasi dengan perubahan di masa depan. Struktur organisasi ini sepenuhnya disesuaikan tanpa perubahan radikal. Selain itu, setiap struktur organisasi harus menjabarkan dan menjelaskan tanggung jawab dan wewenang masing-masing bidang agar tidak saling tumpang tindih.
Struktur organisasi berkaitan erat dengan sistem informasi akuntansi setiap instansi pemerintah. Keterkaitan yang dimaksud adalah:
1) Untuk membangun sistem informasi yang baik perlu dilakukan pemisahan antara fungsi operasi, penyimpanan, dan pencatatan. Hal ini diatur oleh struktur organisasi, dan struktur organisasi juga harus dapat memisahkan fungsi operasional, penyimpanan, dan manajemen arsip untuk memenuhi persyaratan pemantauan yang sesuai.
2) Untuk merancang atau membuat sistem informasi akuntansi suatu perusahaan, analisis sistem perlu memperhatikan struktur organisasi.
Berdasarkan struktur ini, analisis dapat melihat hubungan yang sebenarnya antara bagian dalam suatu organisasi dan apa yang mereka butuhkan dari setiap bagian. Struktur organisasi akan menjadi pola bagaimana informasi mengalir dalam perusahaan, merupakan hal yang penting bagi akuntan untuk mengerti tentang struktur dan proses dari suatu organisasi, sehingga dapat secara efektif merancang suatu sistem
20
untuk menyediakan manajemen dengan fungsi-fungsi yang dibutuhkan.
4. Pengertian Gaji
Menurut Seprida Hanum Hrp (2017) menyatakan bahwa “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelakasana (buruh), umumnya gaji dibayarkan secara perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan pokok yang dihasilkan”.
Gaji memiliki implikasi penting bagi pekerja sebagai individu, karena tingkat gaji mencerminkan besarnya nilai pekerjaan bagi pekerja itu sendiri, keluarganya dan masyarakat. Tingkat pendapatan absolut karyawan menentukan ukuran hidup mereka, dan pendapatan relatif mereka menunjukkan status, martabat, dan nilai mereka.
Menurut Mulyadi (2013) “gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan”.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji adalah imbalan atas pemberian jasa yang diberikan oleh pekerja/karyawan dan pekerja/manajer yang dibayar secara bulanan. Pada intinya, tujuan
21
pemberian gaji tidak hanya untuk menarik karyawan, tetapi juga untuk mempertahankan karyawan berbakat di instansi tersebut.
a) Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi (2013) “Sistem informasi akuntansi penggajian adalah sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gaji dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan”.
Informasi yang dibutuhkan manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan yaitu sebagai berikut:
1) Total biaya gaji dan upah yang dikeluarkan oleh perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
2) Total biaya gaji dan upah yang ditanggung oleh masing-masing pusat yang bertanggung jawab selama periode akuntansi tertentu. Besarnya upah dan gaji yang ditanggung oleh perusahaan dan pusat-pusat pertanggungjawabannya masing-masing selama suatu periode akuntansi tertentu
Menurut Mulyadi (2008). bahwa “Sistem informasi akuntansi penggajian adalah manajemen atas berbagai sumberdaya yang terkait dengan aktivitas karyawan yang didalamnya mencakup penentuan gaji, upah, dan insentif lainnya dengan cara menetapkan prosedur-prosedur yang mampu mengatur berbgai kegiatan secara efektif dan teratur”.
22
Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian menurut Mulyadi (2013) adalah:
1) Tanda terima perubahan gaji dan upah 2) Kartu jam hadir
3) Kartu jam kerja 4) Daftar gaji dan upah 5) Rekap daftar gaji dan upah 6) Surat pernyataan gaji 7) Amplop upah dan gaji 8) Bukti Pembayaran
Berdasarkan pengertian di atas, sistem penggajian adalah seperangkat langkah, sistem dan catatan untuk menentukan pendapatan yang harus diterima setiap karyawan, dan sistem penggajian ditujukan untuk karyawan tetap. menyimpulkan itu. Sistem gaji dirancang untuk karyawan. Tentunya suatu instansi pemerintah dengan sistem penggajian dan kompensasi yang baik dapat memotivasi dan mempertahankan pegawai agar dapat mencapai tujuannya.
b) Jaringan Prosedur Penggajian
Prosedur adalah serangkaian aktivitas terkait pada prinsipnya, melibatkan banyak orang di departemen. Prosedur ini digunakan untuk pemrosesan seragam transaksi perusahaan biasa.
Menurut Mulyadi (2013), sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur seperti:
23 1) Prosedur pencatatan kehadiran 2) Prosedur penggajian
3) Proses distribusi gaji 4) Prosedur bukti kas keluar 5) Prosedur pembayaran gaji
penjelasan masing-masing prosedur adalah sebagai berikut:
1) Prosedur pencatatan waktu kehadiran
Prosedur ini digunakan untuk mencatat waktu kehadiran karyawan. Pencatatan waktu kehadiran dilakukan oleh fungsi pencatatan waktu melalui manajemen atau daftar hadir. Absensi dapat dicatat melalui lembar absensi reguler yang harus ditandatangani karyawan setiap kali masuk atau keluar perusahaan, atau melalui kartu absensi yang secara otomatis dimasukkan melalui mesin absensi. Untuk karyawan dengan gaji bulanan, gunakan daftar kehadiran untuk menentukan apakah karyawan tersebut memenuhi syarat untuk mendapatkan gaji penuh atau perlu dipotong karena ketidakhadiran. Catatan kehadiran ini juga digunakan untuk menentukan apakah seorang karyawan bekerja di perusahaan pada jam normal atau lembur, sehingga dimungkinkan untuk menentukan apakah seorang karyawan hanya akan menerima gaji atau pembayaran lembur.
2) Prosedur Pembuatan daftar gaji
24
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji menghasilkan daftar gaji dan upah karyawan. Rekrutmen, promosi, pemberhentian, demosi, gaji dari bulan sebelumnya, dan keputusan gaji untuk karyawan baru berfungsi sebagai database akuntansi gaji.
3) Prosedur alokasi gaji
Dalam prosedur alokasi gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan ke departemen yang berhak menerima upah. Alokasi biaya tenaga kerja digunakan untuk manajemen dan perhitungan biaya.
4) Prosedur Bukti Pembayaran
Dalam prosedur ini, slip gaji, slip gaji diterima oleh departemen penggajian. Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang sebelum mengirimkan slip gaji ke jurnal.
5) Prosedur Penggajian
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi dan keuangan terlibat dalam pembayaran upah dan penggajian. Departemen akuntansi mengeluarkan perintah pembayaran tunai ke departemen keuangan untuk mengeluarkan cek untuk pembayaran gaji dan upah.
Departemen keuangan menyerahkan cek ke bank dan memasukkan uang itu ke dalam amplop penggajian.
c) Fungsi Terkait Tentang Penggajian
Menurut Mulyadi (2013), fungsi terkait sistem penggajian adalah:
1) Fungsi kepegawaian
25
Fungsi ini digunakan untuk mencari pegawai baru, menyeleksi calon pegawai, mengambil keputusan mengenai penempatan pegawai baru, gaji dan tingkat upah pegawai, promosi dan kurung gaji, mutasi pegawai, dan mutasi pegawai. keputusan.
2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini berfungsi untuk memelihara catatan manajemen kehadiran semua karyawan perusahaan.
3) Fungsi pencatatan gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat catatan gaji yang menunjukkan total pendapatan dan berbagai potongan yang ditanggung setiap pekerja selama periode gaji.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban- kewajiban yang timbul sehubungan dengan pembayaran gaji dan upah pegawai. Ia memiliki kemampuan akuntansi untuk menangani sistem penggajian, seperti departemen hutang, beban, dan jurnal.
5) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan.
6) Bagian kartu biaya
26
Departemen ini mencakup fungsi penetapan biaya yang bertanggung jawab atas penetapan biaya untuk mencatat distribusi biaya pada kartu biaya produk dan kartu biaya berdasarkan penggajian dan ringkasan kartu waktu.
7) Bagian Jurnal
Bagian ini berisi fungsi entri jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
d) Dokumen yang Digunakan
Menurut (Mulyadi (2001) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
1) Dokumen perubahan upah dan gaji
Tanda terima ini biasanya dikeluarkan oleh departemen kepegawaian dalam bentuk pengambilan keputusan karyawan.
2) Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh pencatat waktu untuk mencatat waktu kehadiran setiap karyawan perusahaan.
3) Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan oleh pekerja pabrik langsung yang mengerjakan pesanan tertentu.
4) Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan total upah untuk setiap karyawan dikurangi potongan dalam bentuk pajak penghasilan, kewajiban karyawan dan kontribusi organisasi karyawan.
27 5) Rekap daftar gaji dan upah
Dokumen ini adalah tinjauan gaji dan upah departemen berdasarkan daftar gaji dan upah.
6) Pernyataan Upah dan gaji
Dokumen ini dibuat oleh fungsi Penggajian, baik dengan pembuatan penggajian atau dalam aktivitas terpisah dari pembuatan penggajian.
7) Amplop upah dan gaji
Amplop upah dan gaji pegawai diberikan kepada setiap pegawai dalam bentuk amplop upah dan gaji.
8) Bukti Pembayaran
Dokumen ini merupakan perintah pembayaran dana yang dilakukan dari fungsi akuntansi ke fungsi keuangan berdasarkan gaji dan informasi gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
5. Sistem Pengendalian Intern
a) Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian internal mencakup struktur organisasi, kebijakan, dan tindakan yang dirancang untuk memverifikasi keakuratan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan memelihara kemampuan organisasi untuk memfasilitasi kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.
Menurut Mulyadi (2013) bahwa “Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan hendak dicapai, dan bukan pada unsur- unsur yang membentuk sistem tersebut”. Oleh karena itu, definisi
28
pengendalian internal di atas berlaku untuk perencanaan, metode, atau sarana suatu organisasi yang memproses informasi secara manual menggunakan catatan akuntansi dan organisasi pilihan untuk melindungi aset, data akuntansi Periksa keakuratan dan keandalannya. Upaya tersebut meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung kepatuhan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Pada dasarnya sistem pengendalian internal merupakan kesatuan dari struktur organisasi serta alat-alat yang mendukung untuk melakukan pengawasan terhadap kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan harta milik perusahaan serta untuk meminimalkan terjadinya kesalahan, kecurangan dan penyelewengan yang terjadi pada perusahaan agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar untuk mendukung tercapainya tujuan utama perusahaan.
b) Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Menurut Hall (2007), berbagai kebijakan, praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya:
1) Menjaga aktiva perusahaan, Aktiva atau harta perusahaan dapat dicuri atau terjadinya penyelewengan sehingga dibutuhkan sistem pengendalian yang memadai.
2) Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, Ketelitian dan keakuratan diperlukan untuk membantu manajemen dalam kegiatan usaha.
29
3) Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan, Sistem pengendalian internal mencegah terjadinya pemborosan dan memilah- milah kegiatan bisnis yang tidak diperlukan.
4) Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihakpihak manajemen, Pengendalian internal membantu perusahaan dalam melaksanakan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan.
Berdasarkan pendapat tersebut, tujuan dari pengendalian intern sistem penggajian adalah untuk membuat pencatatan pembayaran gaji pegawai dan upah benar-benar dilakukan oleh pegawai yang benar dan dicatat secara lengkap dengan operasi penggajian yang disetujui secara resmi. jam kerja dan tingkat upah yang benar dan jumlah pengurangan dihitung dan dilaporkan dengan benar. Transaksi upah dan penggajian diklarifikasi, dicatat dan diringkas secara tepat dan tepat waktu.
c) Komponen Pengendalian Internal
Menurut (Kell, Johnson, & Boynton, 2014) dan juga dikutip oleh (Siwu, 2013) dalam penelitian yang dilakukan oleh Irawati & Satri, (2018)mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yaitu sebagai berikut:
1) Penaksiran Resiko
Penilaian Risiko adalah identifikasi dan analisis risiko yang terkait dengan penyajian laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. Ada beberapa risiko yang perlu
30
dipertimbangkan yang dapat memengaruhi kemampuan entitas untuk mengumpulkan, memproses, mengagregasi, dan melaporkan data keuangan dengan benar.
a) Perubahan dalam lingkungan bisnis, perubahan lingkungan produksi dapat membawa perubahan signifikan terhadap risiko yang mungkin timbul
b) Karyawan baru memiliki pandangan dan pemahaman yang berbeda tentang pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan
c) Pertumbuhan yang cepat. Pesatnya pertumbuhan bisnis suatu perusahaan dapat meningkatkan risiko pengelolaan yang tidak tepat
d) Teknologi baru (New technology). yang diterapkan pada sistem informasi dapat mengubah risiko yang sebelumnya dinilai untuk pengendalian internal.
2) Aktifitas Pengendalian
Elemen ketiga dari pengendalian internal terdiri dari berbagai kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan manajemen bahwa tindakan penting telah diambil untuk mengurangi risiko pencapaian tujuan perusahaan. Kebijakan dan prosedur tersebut terdiri dari:
a) Pemisahan tugas yang tepat.
31
b) Persetujuan yang tepat atas transaksi dan aktivitas. Semua transaksi dan aktivitas harus disetujui dengan benar agar pengendalian memuaskan.
c) Dokumentasi dan catatan yang memadai. Dokumen dan catatan berfungsi sebagai alat untuk komunikasi di seluruh organisasi perusahaan.
d) Pengelolaan fisik aset dan catatan. Aset dan catatan dilindungi oleh pengamanan fisik. Misalnya, penggunaan gudang yang dilindungi oleh karyawan untuk mencegah terjadinya pencurian.
e) Kontrol independen terhadap implementasi. Karena pengendalian internal berubah dari waktu ke waktu, kebutuhan akan pengendalian independen meningkat. Pemeriksaan ini harus dilakukan oleh seseorang yang dijamin independensinya dari tanggung jawab pembuatan data.
d) Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari metode dan catatan yang dipelihara untuk mencatat, memproses, meringkas, dan melaporkan transaksi perusahaan dan memelihara akuntabilitas untuk kewajiban terkait. Agar efektif, sistem informasi harus memenuhi tujuan berikut sehubungan dengan transaksi:
1. Identifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah.
2. Mendeskripsikan transaksi secara rinci secara berkala dalam klasifikasi yang sesuai dengan laporan keuangan.
32 3. Ukur nilainya dengan akurat.
4. Pencatatan waktu yang tepat.
e) Pemantauan
Salah satu tanggung jawab manajemen adalah membangun dan memelihara pengendalian internal. Manajemen memantau pengendalian berdasarkan apakah pengendalian telah diterapkan dengan benar, dan manajemen mengoordinasikan pengendalian internal ketika terjadi perubahan. Kegiatan pemantauan dapat dilakukan secara terus menerus, secara individual, atau dalam kombinasi. Aktivitas pemantauan berkelanjutan dirancang untuk aktivitas berulang seperti penjualan dan pembelian.
Berdasarkan definisi di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal dalam perusahaan penting dilakukan untuk menghindari kesalahan dan penipuan informasi keuangan yang dapat menyebabkan kerugian untuk perusahaan.
f) Unsur-nsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2013), unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik adalah sebagai berikut:
1. Struktur yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (frame work) dalam pembagian tanggung jawab fungsional pada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan utama perusahaan. Pembagian tanggung
33
jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada dua prinsip berikut ini:
a) Harus ada pemisahan antara fungsi operasional dan penyimpangan dari akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki kewenangan untuk melakukan kegiatan seperti pembelian. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang diberi wewenang untuk menyimpan harta kekayaan perusahaan. Fungsi akuntansi memiliki kemampuan untuk mencatat semua peristiwa keuangan.
b) Satu fungsi tidak harus bertanggung jawab penuh untuk melakukan semua tahapan transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan upayaperlindungan yang cukup terhadap kekayaan, uang, pendapatan dan biaya. Dalam suatu organisasi, setiap transaksi biaya hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Sehingga dalam organisasi harus dibuat suatu sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk setiap otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktek yang sehat untuk memenuhi kewajiban dan fungsi masing-masing unit organisasi. Hal ini tidak akan terlaksana dengan baik jika pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem kewenangan dan pencatatan yang ditetapkan tidak menerapkan suatu metode untuk memastikan praktik yang baik dalam pelaksanaannya.
34
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat perlu ditunjang dengan sumberdaya manusia yang melaksanakan. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian yang sangat penting. Cara organisasi untuk mendapat karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, bisa diatasi ditempuh dengan cara berikut:
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan kriteria persyaratan yang dituntut oleh jenis pekerjaannya.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
1. Pembentukan tanggung jawab
Untuk membangun pengendalian internal yang baik, manajemen harus secara jelas mendefinisikan tanggung jawab dan secara jelas mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas tugas yang diberikan.
Kontrol efektif ketika hanya satu orang yang diberi tanggung jawab khusus. Untuk membangun akuntabilitas, sering kali perlu membatasi akses ke karyawan yang berwenang.
2. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas sangat penting dalam sistem pengendalian intern.
Misalnya, seorang karyawan yang mengembangkan sistem komputer tidak boleh ditugaskan untuk menggunakan sistem tersebut karena mereka dapat
35
mengembangkan sistem untuk keuntungan pribadi dan melakukan penipuan.
3. Prosedur dokumentasi
Prosedur Dokumentasi Entitas harus menetapkan prosedur untuk mendokumentasikan setiap transaksi. Perusahaan harus memberi nomor pada setiap dokumen transaksi untuk menghindari duplikat transaksi.
4. Pengendalian secara fisik
Manajemen fisik terkait dengan perlindungan aset dan memastikan keakuratan dan keandalan catatan akuntansi. Beberapa kontrol fisik seperti loker untuk menyetor uang tunai, peralatan komputer dengan password, pemantauan CCTV, penggunaan alarm dan jam waktu untuk merekam jam kerja.
5. Verifikasi internal yang independent
Kebijakan ini merupakan tinjauan atas data yang ditelah karyawan periksa. Tinjauan catatan secara teratur atau mendadak harus dilakukan oleh perusahaan.
6. Pengendalian sumber daya manusia
Beberapa kegiatan yang dapat dilakukan sehubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia antara lain pemantauan kas karyawan, rotasi pekerjaan dan izin cuti karyawan, dan pemeriksaan latar belakang, termasuk implementasi. Pemeriksaan latar belakang berarti bahwa pencari kerja adalah lulusan sekolah dalam daftar perusahaan.
7. Aktivitas pemantauan
36
Kegiatan pemantauan adalah berbagai bentuk kegiatan evaluasi alam yang berkelanjutan. Penilaian individu dilakukan secara teratur dan bervariasi dalam lingkup dan frekuensi berdasarkan penilaian risiko, efektivitas penilaian yang sedang berlangsung, dan pertimbangan manajemen lainnya. Hasil dievaluasi terhadap kriteria yang ditetapkan oleh pembuat kebijakan, badan standar yang disetujui, atau manajemen dan dewan, dan kekurangan yang teridentifikasi dilaporkan kepada manajemen dan dewan. Singkatnya, pemantauan sedang dilakukan untuk memastikan bahwa pengendalian internal ada. Dari hasil pemantauan ini, kelemahan pengendalian dapat diidentifikasi, dan pengendalian yang lebih baik dapat diusulkan.
