SKRIPSI
Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh :
ENNY LISTIANAWATY NIM : 109082000198
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
vi
Jenis Kelamin Perempuan
Tempat / Tanggal Lahir Jakarta, 15 Agustus 1991
Nama Ayah Erwanto
Nama Ibu Mardiana
Alamat Jl. Otista Raya Gg. Sa’abun No. 11 RT
011/002 Bidara Cina, Jatinegara, Jakarta Timur
Telephone / Hp 0214505842/ 08988489537
Email / YM [email protected]
Twitter Ennylistiana
Motto Hidup Life is a game. Play it and never give up.
RIWAYAT PENDIDIKAN FORMAL
Jenjang Pendidikan Tempat Tahun
TK TK An-Nurriyah (1996-1997)
Sekolah Dasar SD Negeri 02 Jakarta (1997-2003) Sekolah Menengah Pertama SMP Negeri 123 Jakarta (2003-2006) Sekolah Menengah Atas SMA Negeri 45 Jakarta (2006-2009) Kuliah (S1) Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta
(2009-2013)
PENGALAMAN ORGANISASI
Palang Merah Remaja Anggota (2003-2005)
OSIS Anggota (2003-2005)
Teater Anggota (2007-2008)
PENGALAMAN KERJA
Choco Fountain Tim Produksi (2009-2009) BTA 8 Kebon Jeruk Staf Pengajar (2011-2012)
vii
PT BHANDA GHARA (Persero)
By:
Enny Listianawaty
ABSTRACT
The purpose of this research is to recognize the role of internal audit in company to implement quality management system. The object of this reseacrh is PT. Bhanda Ghara Reksa. This research uses descriptive qualitative method with fenomology and case study approach.
The result of this research showed that the role of internal is very useful to implement the quality management system. Intenal audit report showed weakness, recommendation of repair and prevention, and effectiveness has been reached so that performance of quality management system can improve continually.
viii Oleh:
Enny Listianawaty
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran audit internal di perusahaan dalam implementasi sistem manajemen mutu. Penelitian ini dilakukan dengan satu objek penelitian yaitu PT. Bhanda Ghara Reksa dengan metode kualitatif deskriptif dengan pendekatan fenomenologi dan studi kasus.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa peran audit internal sangat berguna untuk penerapan sistem manajemen mutu. Laporan audit internal menunjukkan kelemahan, rekomendasi perbaikan dan pencegahan, dan efektivitas yang telah dicapai sehingga sistem manajemen mutu dapat diterus diperbaiki secara terus-menerus.
ix
Al ‘ilmu bilaa ‘amalin kaassyajarin bilaa tsamarin
Alhamdulillaahirabbil’aalamiin.
Segala puji dan syukur hanya bagi ALLAH S.W.T yang telah melimpahkan segala rahmat dan kasih sayang-Nya kepada kita semua karena hanya dengan ridho-Nya lah penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Peran Audit Internal dalam Implementasi Sistem Manajemen Mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero)” ini. Shalawat dan salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad S.A.W, selaku uswatun
hasanah bagi setiap rangkaian kehidupan kita, beserta para sahabat, keluarga dan
pengikutnya.
Dalam penulisan skripsi ini penulis tidak lepas dari berbagai hambatan dan rintangan, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih yang tulus kepada semua pihak yang telah membantu baik moril maupun materi dalam penyusunan skripsi ini kepada:
1. Keluargaku tercinta, mama dan papaku tersayang, serta kedua adikku yang selalu senantiasa memberikan doa, semangat, dan dukungan. Semoga kita bisa menjadi anak yang selalu bisa membanggakan dan membahagiakan kedua orang tua kita. Amiiin..
2. Bapak Prof. Dr. Abdul Hamid, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Prof. Dr. Azzam Jasin selaku Dosen Pembimbing I atas waktu yang telah diluangkan untuk ilmu, arahan dan nasehatnya selama penyusunan skripsi ini.
4. Ibu Rahmawati, SE, MM selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesaian skripsi ini.
x
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
7. Seluruh Dosen Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, terima kasih atas ilmu dan motivasi yang telah diberikan kepada saya.
8. Seluruh Staff Bagian Keuangan, Akademik, Jurusan dan Fakultas atas pelayanannya selama ini.
9. Bapak Rasjachmur Akbar selaku Direktur Perencanaan dan Pengembangan PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) yang telah memberikan izin penelitian. 10. Bapak Istiyanto selaku GM Human Resource dan Umum (HRU) PT. Bhanda
Ghara Reksa (Persero) yang telah banyak membantu dan memberikan izin penelitian.
11. Bapak Ismail selaku GM Mutu dan TI PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) yang telah banyak memberikan bimbingan, masukan, dan arahan dalam pelaksanaan penelitian.
12. Bapak Agus Supangat selaku Manager Mutu PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) yang telah memberikan bantuan dalam pelaksanaan penelitian. 13. Bapak Farhan, Bapak Indra, Bapak Ahyar, Bapak Deni, Bapak Adit, Bapak
Krisna, Bapak Supardjo, Bapak Eko, Mbak Vidhel, dan seluruh staf karyawan PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan penelitian.
14. Teman-teman sepermainan bareng, hangout bareng, curhat bareng, fangirling bareng, dan sharing hal-hal yang kita suka bareng yang tidak akan pernah terlupakan kenangan bersama MAEN (Marchia, Archie, Eva, Anggun).
15. Teman-teman dari zaman sekolah sampe sekarang Ndai, Belina, Windy, Anum, Ika, Ajeph, semoga pertemanan kita tak lekang oleh waktu.hehe
16. Teman-teman Akuntansi E 2009 dan teman-teman Akuntansi Angkatan 2009 tetap kompak terus ya
xi
kepada semua pihak yang berkepentingan. Semoga ALLAH S.W.T senantiasa mengiringi setiap langkah kita. Amiiin yaa rabbal ‘aalamiin.
Jakarta, Mei 2013
xii
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ... ii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN KOMPREHENSIF ... iii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI ... iv
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ... v
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... vi
ABSTRACT ... vii
ABSTRAK ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penelitian ... 1
B. Perumusan Masalah ... 9
C. Tujuan dan Manfaat ... 9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Teori yang Berkenaan dengan Variabel yang Diambil ... 11
1. Auditing ... 11
a. Pengertian Auditing ... 11
xiii
3. Audit Mutu Internal ... 19
a. Pengertian Audit Mutu Internal ... 19
b. Tujuan Audit Mutu Internal ... 20
c. Prinsip Audit Mutu Internal...21
d. Kegiatan Audit Mutu Internal...23
4. Sistem Manajemen Mutu ... 30
Pengertian ... 30
5. International Organization for Standarization (ISO)... 32
a. Sekilas Tentang ISO ... 32
b. Pengertian ISO ... 33
c. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008...36
d. Prinsip Manajemen Mutu Berdasarkan ISO 9001:2008...49
e. Perubahan–Perubahan pada SMM ISO 9000:2008...51
f. Hubungan Audit Mutu Internal dengan Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000...54
B. Penelitian Sebelumnya...55
C. Kerangka Pemikiran Teoritis...61
BAB III METODE PENELITIAN A. Ruang Lingkup Penelitian ... 62
B. Metode Penelitian ... 62
1. Paradigma Penelitian...62
2. Sumber Data dan Teknik Pengumpulan Data...62
3. Instrumen Penelitian...65
4. Teknik Analisis Data...66
5. Uji Validitas dan Reliabilitas Data...68
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum PT. Bhanda Ghara Reksa...72
xiv A. Kesimpulan...139 B. Implikasi...141 C. Saran...141 DAFTAR PUSTAKA...143 LAMPIRAN-LAMPIRAN
xv
Nomor Keterangan Halaman
2.1 Hasil-hasil Penelitian Terdahulu...58
4.1 Fungsi dan Tanggung Jawab Unit...76
4.2 Diagram Alir Prosedur Pengendalian Dokumen...91
4.3 Diagram Alir Prosedur Pemasaran...93
4.4 Diagram Alir Prosedur Tinjauan Manajemen...99
4.5 Diagram Alir Prosedur SDM...101
4.6 Diagram Alir Prosedur Umum...104
4.7 Diagram Alir Prosedur Pergudangan dan Jasa Lain...109
4.8 Diagram Alir Prosedur Collateral Management System...110
4.9 Diagram Alir Prosedur Logistik...119
4.10 Diagram Alir Prosedur Sistem Pengendalian Internal...128
4.11 Diagram Alir Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan...129
xvi
Nomor Keterangan Halaman 2.1 Model Proses Sistem Manajemen Mutu...38
xvii
Nomor Keterangan Halaman
1 Surat Izin Penelitian...146
2 Surat Pelaksanaan Penelitian...147
3 Hasil Wawancara...148
4 Laporan Audit Mutu Internal...150
1 A. Latar Belakang Masalah
Saat ini Indonesia masih berada didalam tahap perkembangan dalam semua aspek terutama mengenai perekonomian. Perkembangan ekonomi diiringi dengan semakin banyaknya bisnis usaha yang ada. Banyak jenis usaha yang tumbuh dan berkembang baik jenis usaha perdagangan, jasa, serta berbagai jenis usaha atau industri yang dilakukan oleh pihak pemerintah maupun pihak swasta. Perkembangan berbagai jenis kegiatan usaha tersebut merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan pendapatan (Artha Tambunan, 2009:12).
Kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan besar maupun perusahaan kecil ini bertujuan utama adalah untuk menghasilkan keuntungan atau profit atau laba yang akan dapat dicapai melalui kelancaran kegiatan operasi perusahaan yang bersumber dari perolehan pendapatan yang diterima dari berbagai transaksi penjualan barang dan jasa. Seiring dengan itu, permasalahan yang dihadapi manajemen semakin kompleks dan rumit, serta dengan adanya globalisasi dan berkembangnya usaha di Indonesia, maka memudahkan para investor asing untuk menanamkan modalnya di perusahaan di Indonesia (Tulus Simatupang, 2005:1).
Selain investor asing, globalisasi juga menyebabkan banyaknya perusahaan penanaman modal asing mulai berdiri di Indonesia. Tingkat
2 persaingan dunia usaha tidak hanya dititikberatkan pada seberapa tinggi tingkat produktifitas perusahaan dan seberapa rendahnya tingkat harga produk maupun jasa guna mencapai keuntungan maksimal (efisiensi), namun juga menekankan pada mutu kenyamanan, kemudahan, serta ketepatan dan kecepatan waktu untuk mencapainya. Dengan demikian, setiap perusahaan tidak hanya berfokus pada produknya, tetapi sudah beralih kepada bagaimana perusahaan itu dengan segenap kemampuannya untuk selalu memperhatikan kebutuhan dan keinginan konsumennya, serta berusaha memenuhi apa yang menjadi harapan konsumennya dengan cara yang lebih baik dari pesaingnya. Pemenuhan kebutuhan konsumen dapat dicapai dengan menghadirkan produk bermutu tinggi. Dorothea Wahyu Ariani (2003:8) menyatakan bahwa produk yang bermutu adalah produk yang sesuai dengan apa yang diinginkan konsumennya. Produk bermutu tinggi bukan hanya mampu memenuhi harapan dari konsumen, tetapi dapat memberikan suatu nilai tambah
(value-added) tersendiri bagi konsumen. Dampak dari pemenuhan kebutuhan
tersebut adalah kesetiaan akan produk. Mutu produk dan pelayanan terbaiklah yang kemudian menjadi pilihan konsumen (Sobana, 2012:18).
Hal ini menyebabkan persaingan dunis bisnis semakin ketat dan meningkat, sehingga menuntut kemampuan seorang pemimpin perusahaan untuk mampu mengelola perusahaan secara efektif dan efisien sehingga nantinya dapat bersaing dengan perusahaan lain. Selain kemampuan dari seorang pemimpin, cara lain yang efektif agar perusahaan mampu menghadapi persaingan dengan kompetitor lainnya adalah dengan menjalin
3 hubungan baik dengan konsumen. Sekarang ini konsumen semakin cerdas dan kritis dalam memilih dan menilai kualitas dari barang dan jasa sehingga mendorong para pelaku bisnis untuk senantiasa mengembangkan strategi bisnisnya agar lebih berfokus pada kualitas produk maupun jasanya (Tulus Simatupang, 2005:2).
Kualitas barang dan jasa yang baik dapat dihasilkan apabila perusahaan menerapkan sistem manajemen yang menjadikan mutu sebagai strategi usaha dengan melibatkan semua anggota organisasi. Adapun sistem manajemen yang sesuai untuk mengangkat mutu sebagai strategi usaha adalah sistem manajemen mutu yang berfokus pada pelanggan dan continuous improvement dengan didasarkan pada ISO 9001:2008. Dimana ISO ini mempunyai misi meningkatkan standarisasi dan aktivitas yang terkait di dunia dengan pandangan mempermudah pertukaran internasional dari barang dan jasa, dan untuk mengembangkan kerjasama dalam bidang aktivitas intelektual, sains, teknik dan ekonomi. Hasil pekerjaan ISO dalam persetujuan internasional yang mana dipublikasikan sebagai standar internasional (Artha Tambunan, 2009:13).
Penerapan sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008 akan menimbulkan perubahan dan pengaruh bagi perusahaan, baik yang bersifat internal (praktik manajemen mutu) maupun eksternal perusahaan. Perubahan yang bersifat internal seperti standarisasi proses bisnis atau prosedur kerja, dokumentasi yang lebih baik, meningkatnya pemahaman karyawan tentang mutu, dan sebagainya, yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan
4 mutu produk atau jasa. Sedangkan pengaruh eksternal diantaranya adalah meningkatkan persepsi konsumen terhadap mutu produk, sebagai salah satu atribut mutu, yang selanjutnya berdampak pada meningkatnya daya saing produk/perusahaan di pasar (Puspita Pratiwi, 2012:2).
Saat ini penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 berlangsung di berbagai sektor bisnis komersil manufaktur ataupun jasa serta organisasi non profit dan institusi pemerintahan di 170 negara. Menurut standar seri ISO 9000, dokumentasi merupakan sesuatu yang jauh lebih luas dari pada sekedar arsip dan catatan. Ketika perusahaan/organisasi berupaya untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, maka perusahaan/organisasi perlu menetapkan dokumentasi sistem manajemen mutunya sesuai persyaratan standar sebagai landasan penerapan dan peningkatan mutu yang berkesinambungan. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 memerlukan dokumentasi dengan interpretasi yang tepat sesuai bidang industri maupun layanannya, serta penerapannya membutuhkan strategi agar dapat diterima dan dijalankan oleh semua karyawan (Puspita Pratiwi, 2012:3).
Setelah menerapkan sistem manajemen mutu, langkah berikutnya adalah peningkatan sistem manajemen mutu secara terus-menerus (continual
improvement). Penerapan (Implementasi) bukan akhir dari program, tetapi
merupakan awal dari penerapan dari sistem manajemen mutu secara terorganisasi. Khusus untuk sistem manajemen mutu ISO 9001 telah mengadopsi prinsip-prinsip total quality management (TQM). Pada dasarnya TQM terdiri dari dua aspek pokok, yaitu: sistem manajemen mutu dan
5 peningkatan mutu terus-menerus. Untuk peningkatan terus-menerus perlu mengikuti tahap-tahap berikut: (1) meninjau ulang praktek manajemen, (2) menetapkan sistem tindakan korektif (perbaikan) dan/atau preventif (pencegahan), serta (3) melakukan proses audit dan peninjauan-ulang manajemen terhadap sistem manajemen yang diterapkan (Vincent, 2012:8). Pengelolaan yang efektif terhadap manajemen mutu sangat diperlukan, sehingga diharapkan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Manajemen mutu harus dimiliki perusahaan karena tanpa adanya implementasi manajemen mutu, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya. Untuk menjaga kelangsungan kegiatan operasionalnya dan mengurangi semaksimal mungkin segala bentuk tindakan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan, seperti adanya penyelewengan dan kekeliruan yang dapat terjadi dalam suatu operasional perusahaan.
Perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001:2008 diharuskan untuk melakukan audit mutu. Salah satu prosedur kerja dari ISO 9001:2008 adalah audit mutu internal. Audit mutu merupakan pengujian sistematis dan independen dalam menilai apakah sistem manajemen mutu dan hasil yang terkait dengan mutu memenuhi aturan yang direncanakan dan apakah aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.
PT. Bhanda Ghara Reksa merupakan objek penelitian dari penulis. PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara yang
6 bergerak dibidang Pergudangan dan Logistik, serta memiliki jaringan cabang tersebar diseluruh provinsi di Indonesia. PT. Bhanda Ghara Reksa didirikan berdasarkan pada Peraturan Pemerintah No.26 tahun 1976. PT. Bhanda Ghara Reksa telah mendapatkan sertifikasi ISO sejak tahun 1998.
Saat ini sistem manajemen mutu di PT. Bhanda Ghara Reksa (BGR) dalam pelaksanaannya berpacu standar ISO 9001:2008. Dalam melaksanakan sistem manajemen mutunya, perusahaan memiliki Pedoman Mutu, yang berisikan tentang pokok (garis-garis besar) sistem manajemen mutu PT. BGR dan merupakan referensi atau acuan pengelolaan perusahaan. Pedoman mutu ini bernomor BGR/PM-BGR/01 berlaku di PT. Bhanda Ghara Reksa. Pedoman mutu ini memuat kebijakan mutu perusahaan, penjelasan umum mengenai sistem manajemen mutu yang diterapkan perusahaan, dan daftar dokumen sistem mutu yang berupa prosedur-prosedur kerja yang membuktikan implementasinya. Dalam melaksanakan sistem manajemen mutunya, PT. BGR mengadakan audit mutu internal guna menilai apakah pelaksanaan sistem manajemen mutu yang dilakukan perusahaan telah berjalan dengan efektif dan efisien. Pelakssanaan audit mutu internal diatur dalam prosedur kerja PT. BGR.
Sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 berlaku untuk jangka waktu 3 tahun sejak tanggal diterbitkan. Sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat dicabut oleh badan sertifikasi jika perusahaan tidak dapat memenuhi persyaratan tersebut. Untuk mempertahankan sertifikat tersebut, perusahaan perlu melakukan peninjauan terhadap sistem manajemen
7 mutu untuk memastikan bahwa sistem yang diterapkan telah sesuai dengan standar yang disyaratkan oleh badan sertifikasi. Dalam penerapan sistem manajemen mutu, tidak selamanya berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Ada kemungkinan terjadinya penyimpangan yang dilakukan oleh personel perusahaan dalam menjalankan proses sistem manajemen mutu seperti melakukan tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur kerja dan dokumentasi yang tidak memenuhi kriteria sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Dengan demikian, maka perlu dilakukan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan untuk memastikan dan meyakinkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 telah dijalankan sesuai standar dan prosedur serta segala kegiatan telah didokumentasikan dengan baik.
Dengan dilakukan audit mutu, ketidaksesuaian atas aktivitas manajemen mutu dapat diketahui penyebabnya dan dapat dilakukan tindakan perbaikan dengan secepatnya. Dengan demikian, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan, dalam arti dapat memenuhi atau bahkan melebihi dari kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan. Sehingga, risiko adanya keluhan pelanggan dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan. Dengan kata lain, audit mutu yang dilakukan secara teratur dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Implementasi sistem manajemen mutu PT. Bhanda Ghara Reksa selain berpacu pada ISO 9001:2008, dalam pelaksanaannya juga menyesuaikan dengan standar lainnya. Standar tersebut adalah ISO 14000 mengenai EMS
8
Safety Management) 18000. Pelaksanaan OHSAS 18000 menjadi perhatian
manajemen karena belum dapat dilaksanakan secara sempurna.
Menurut ISO 9001 dalam klausul 8, perusahaan yang telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 diharuskan untuk melakukan audit internal, agar menjamin bahwa sistem manajemen mutu telah sesuai dengan persyaratan, serta telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif. Kesesuaian dan efektivitas dari sistem manajemen mutu merupakan tanggung jawab manajemen. Bagaimanapun implementasi yang efektif dan persyaratan-persyaratan dalam Standar Internasional ISO 9001:2008, harus diuji lebih sering daripada hanya mengandalkan peninjauan ulang oleh manajemen. Hal ini dipaparkan Indranata (2006:31) sebagai berikut:
“Dalam perspektif ISO 9001, audit internal bertujuan untuk memastikan kegiatan sistem manajemen mutu telah dijalankan sesuai dengan persyaratan standar secara efektif mencapai maksud dan tujuan yang telah direncanakan atau yang telah dijadikan komitmen dan kebijakan, serta tertuang dalam sasaran mutu organisasi. Hasil audit mutu internal diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi, terutama dari perspektif mutu dan kepuasan pelanggan serta dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara umum.”
Seiring dengan berkembangnya perusahaan, pemimpin tidak dapat lagi secara langsung mengawasi jalannya sistem manajemen mutu perusahaan. Kemudian pimpinan perusahaan dapat mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang kepada pihak lain yakni pihak auditor internal untuk melakukan audit mutu terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh perusahaan. Audit internal tersebut haruslah yang memadai dan menjamin terpeliharanya sistem manajemen mutu yang telah diterapkan perusahaan
9 tersebut sehingga perusahaan mampu bersaing dengan para kompetitor dan hubungan baik dengan konsumen dapat selalu terjalin dengan baik. Berkaitan dengan hal-hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul: “PERAN AUDIT INTERNAL DALAM IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT. BHANDA GHARA REKSA (Persero)”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan permasalahan yang hendak diteliti dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Apakah audit internal memiliki peran dalam implementasi sistem manajemen mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero)?
2. Apakah penerapan sistem manajemen mutu PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) telah sesuai standar internasional sistem manajemen mutu?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah, penelitian ini bertujuan untuk menemukan bukti empiris atas hal-hal sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui bagaimana audit internal memiliki peran dalam implementasi sistem manajemen mutu perusahaan.
b. Untuk mengetahui bagaimana sistem manajemen mutu perusahaan telah sesuai dengan standar internasional sistem manajemen mutu.
10 2. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang diharapkan dapat ditemukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Bagi Ilmu Pengetahuan
Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan memperkuat atau memperluas penelitian sebelumnya terutama audit internal memiliki peran dalam implementasi sistem manajemen mutu perusahaan.
b. Bagi Penulis
Penelitian ini sebagai bahan masukan yang dapat menambah wawasan mengenai pelaksanaan sistem manajemen mutu perusahan dan audit internal.
c. Bagi PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero)
Dapat memberikan informasi dan masukan kepada pihak perusahaan mengenai peran audit internal dalam sistem manajemen mutu perusahaan.
11 A. Tinjauan Literatur
1. Auditing
a. Pengertian Auditing
Untuk mengetahui dengan jelas pengertian auditing, maka berikut ini akan dikemukakan definisi-definisi pengauditan yang diambil dari beberapa sumber yaitu:
1) Pengertian auditing menurut PSAK - Tim Sukses UKT Akuntansi 2006 adalah
―Suatu proses sistematik yang bertujuan untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti yang dikumpulkan atas pernyataan atau asersi tentang aksi-aksi ekonomi dan kejadian-kejadian dan melihat bagaimana tingkat hubungan antara pernyataan atau asersi dengan kenyataan dan menkomunikasikan hasilnya kepada yang berkepentingan.‖
2) Menurut Arens dan Loebbecke (2008: 4), auditing sebagai:
―Suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten.‖
3) Menurut Sukrisno Agoes (2003: 3), auditing adalah
―Suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.‖
12 4) Menurut Mulyadi (2002: 7), auditing merupakan:
―Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.‖
Menurut Mulyadi (2002: 9), berdasarkan beberapa pengertian auditing di atas maka audit mengandung unsur-unsur:
1) Suatu proses sistematis, artinya audit merupakan suatu langkah atau prosedur yang logis, berkerangka dan terorganisasi. Auditing dilakukan dengan suatu urutan langkah yang direncanakan, terorganisasi dan bertujuan.
2) Untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif, artinya proses sistematik ditujukan untuk memperoleh bukti yang mendasari pernyataan yang dibuat oleh individu atau badan usaha serta untuk mengevaluasi tanpa memihak atau berprasangka terhadap bukti-bukti tersebut.
3) Pernyataan mengenai kegiatan dan kejadian ekonomi, artinya pernyataan mengenai kegiatan dan kejadian ekonomi merupakan hasil proses akuntansi.
4) Menetapkan tingkat kesesuaian, artinya pengumpulan bukti mengenai pernyataan dan evaluasi terhadap hasil pengumpulan bukti tersebut dimaksudkan untuk menetapkan kesesuaian pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. Tingkat kesesuaian
13 antara pernyataan dengan kriteria tersebut kemungkinan dapat dikuantifikasikan, kemungkinan pula bersifat kualitatif.
5) Kriteria yang telah ditetapkan, artinya kriteria atau standar yang dipakai sebagai dasar untuk menilai pernyataan (berupa hasil akuntansi) dapat berupa:
(a) peraturan yang ditetapkan oleh suatu badan legislatif
(b) anggaran atau ukuran prestasi yang ditetapkan oleh manajemen (c) prinsip akuntansi berterima umum (PABU) di indonesia
6) Penyampaian hasil (atestasi), dimana penyampaian hasil dilakukan secara tertulis dalam bentuk laporan audit (audit report).
7) Pemakai yang berkepentingan, pemakai yang berkepentingan terhadap laporan audit adalah para pemakai informasi keuangan, misalnya pemegang saham, manajemen, kreditur, calon investor, organisasi buruh dan kantor pelayanan pajak.
b. Jenis-Jenis Pengauditan
Pengauditan dapat dibagi dalam beberapa jenis. Pembagian ini dimaksudkan untuk menentukan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dengan adanya pengauditan tersebut.
Menurut Sukrisno Agoes (2004: 10), ditinjau dari luasnya pemeriksaan, maka audit dapat dibedakan atas:
1) Pemeriksaan Umum (General Audit), yaitu suatu pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik
14 (KAP) yang independen dengan maksud untuk memberikan opini mengenai kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan.
2) Pemeriksaan Khusus (Special Audit), yaitu suatu bentuk pemeriksaan yang hanya terbatas pada permintaan auditee yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) dengan memberikan opini terhadap bagian dari laporan keuangan yang diaudit, misalnya pemeriksaan terhadap penerimaan kas perusahaan.
Masih menurut sumber yang sama, menurut Sukrisno Agoes (2004: 10), ditinjau dari jenis pemeriksaan maka audit dapat dibedakan atas:
1) Audit Operasional (Management Audit), yaitu suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditetapkan oleh manajemen dengan maksud untuk mengetahui apakah kegiatan operasi telah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis.
2) Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audit), yaitu suatu pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah mentaati peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern perusahaan.
3) Pemeriksaan Intern (Internal Audit), yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan yang mencakup laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan yang
15 bersangkutan serta ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan.
4) Audit Komputer (Computer Audit), yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) terhadap perusahaan yang melakukan proses data akuntansi dengan menggunakan sistem
Electronic Data Processing (EDP).
2. Audit Internal
a. Pengertian Audit Internal 1) Pengertian menurut IIA
Definisi audit internal menurut Institute of Internal Auditor yang dikutip oleh Boynton (2001: 980), dapat diterjemahkan sebagai berikut:
―Audit internal adalah kegiatan konsultasi dan assurance yang independen yang dirancang untuk meningkatkan nilai dan kegiatan operasi perusahaan. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya dengan cara melakukan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin dalam mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas dari manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola (governance process).‖
2) Pengertian menurut Sawyer (2005: 10) adalah:
―Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan obyektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan; (2) risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi; (3) peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa diterima telah diikuti; (4) kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi; (5) sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis; dan (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif—semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif.‖
16 3) Pengertian menurut Board of Director IIA yang dikutip oleh Akmal dalam buku Pemeriksaan Intern (Internal Audit) adalah sebagai berikut:
“Internal audit is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organiation’s operations. Its help an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes.” (2007; 3)
Maksud dari pengertian di atas menjelaskan bahwa audit internal adalah aktivitas pengujian yang memberikan keandalan/jaminan yang independen, dan objektif serta aktivitas konsultasi yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan melakukan perbaikan terhadap operasi organisasi. Aktivitas tersebut membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan pendekatan yang sistematis, disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan keefektifan manajemen risiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik.
Secara lengkap berdasarkan ISO 19011:2002 menyatakan bahwa:
“Internal audits, sometimes called first-party audits, are conducted by, or on behalf of the organization itself for management review and other internal purpose, and may form the basis for an organization’s self-declaration of conformity. In many cases, particularly in smaller organizations, independence can be demonstrated by the freedom from responsibility for the activity being auditee.” (2002:1)
Maksud dari definisi di atas menyatakan bahwa audit internal yang terkadang disebut audit pihak pertama, dilaksanakan oleh, atau atas nama organisasi itu sendiri untuk kaji ulang manajemen dan tujuan internal lainnya, dan dapat menjadi dasar untuk ―Pernyataan Diri Kesesuaian
17 Organisasi‖. Dalam beberapa hal khususnya untuk organisasi skala kecil, independensi dapat diperagakan melalui kebebasan tanggung jawab auditor dari kegiatan yang diaudit.
b. Audit Internal yang Efektif
Beberapa hal yang harus diperhatikan agar suatu perusahaan dapat memiliki departemen audit internal yang efektif adalah (Agoes, 2005: 227):
1) IAD harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan. Independensi auditor internal antara lain tergantung pada:
(a) Kedudukan IAD tersebut dalam organisasi perusahaan, maksudnya kepada siapa IAD bertanggung jawab.
(b) Apakah IAD dilibatkan dalam kegiatan operasional. Jika ingin independen, IAD tidak boleh terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan. Misalnya IAD tidak boleh ikut serta dalam kegiatan penjualan dan pemasaran, penyusunan sistem akuntansi, proses pencatatan transaksi dan penyusunan laporan keuangan perusahaan.
2) IAD harus memiliki job description. Dengan demikian, setiap internal auditor mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
18 4) Harus ada dukungan yang kuat dari manajemen puncak (top
management) kepada IAD. Dukungan ini antara lain berupa:
(a) Penempatan IAD dalam posisi yang independen.
(b) Penempatan audit staff yang superior dengan rata-rata gaji dan insentif yang menarik (diatas rata-rata).
(c) Penyediaan waktu yang cukup dari top management untuk mendengarkan, membaca, dan mempelajari laporan-laporan yang dibuat IAD dan respons yang cepat dan tegas terhadap saran-saran perbaikan yang ditujukan bagian internal audit. (d) Adanya ―company policy‖ yang dikeluarkan top management
dan ditujukan ke seluruh bagian dalam organisasi perusahaan mengenai kewajiban mereka dalam menunjang pelaksanaan tugas bagian internal audit.
5) IAD harus memiliki orang-orang yang professional, memiliki keahlian, bisa bersifat objektif dan mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi.
6) Internal auditor harus bisa bekerja sama dengan akuntan publik. Dalam menjalankan pemeriksaannya akuntan publik antara lain akan menilai apa yang dikerjakan internal auditor dan laporan serta saran-saran apa saja yang telah dibuat oleh internal auditor sebagai hasil pemeriksaannya. Walaupun akuntan publik tidak bisa menjadikan hasil pekerjaan internal auditor sebagai ganti dari dari prosedur audit yang harus dilakukannya, namun akuntan publik tetap harus
19 bekejasama dengan staff dari perusahaan yang diaudit dan terutama dengan bagian internal audit.
1. Audit Mutu Internal a. Pengertian
Pengertian menurut Iskandar Indranata berdasarkan ISO 19011:2002 adalah:
―Audit mutu yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk menentukan efektivitas dari penerapan sistem mutu yang mereka gunakan. Audit mutu inernal dilakukan secara obyektif, sistematis dan terdokumentasi.‖ (2006; 25)
Dari istilah-istilah yang terdapat pada definisi di atas dapat dijabarkan lebih lanjut sebagai berikut:
1) Obyektif, auditor dapat meminimal unsur subyektivitas atau tidak mencampur aduk fakta dengan opini. Auditor harus melihat dan menilai persoalan apa adanya tanpa rekayasa.
2) Sistematis, proses pemeriksaan dan penilaian dilakukan secara metodis atau menerapkan azaz-azaz manajemen. Audit mutu internal direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dievaluasi dan ditindaklanjuti.
3) Terdokumentasi, semua yang dilakukan dalam proses audit mulai dari perencanaan, perlaksanaan, pelaporan dan hasil tindak lanjut oleh auditee harus dicatat dan catatan dikelola dengan baik sehingga mudah ditelusur dan ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan. Pengertian lain berdasarkan SNI 19-19011:2005 sebagai berikut:
20 ―Audit mutu adalah proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.‖ (2005:1)
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa audit mutu internal harus direncanakan dalam kurun waktu yang ditetapkan. Dengan pelaksanaan yang terencana dan teratur, organisasi akan dapat melakukan perbaikan berkelanjutan.
b. Tujuan Audit Mutu Internal
Audit mutu internal hanyalah suatu proses untuk membantu organisasi telah mencapai tujuan-tujuan yang direncanakan dan sistem tetap dipertahankan. Melalui audit mutu internal, para pelaku bisnis, pemilik proses, pelaku sistem mendapatkan data dan informasi faktual dari hasil audit yang akan digunakan sebagai landasan untuk memastikan dicapainya kondisi kesesuaian, efektivitas, dan efisiensi dalam mengelola kegiatan usaha. Dengan demikian, tujuan audit secara spesifik menurut Iskandar Indranata (2006:32) dapat diuraikan sebagai berikut:
1) Memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi. 2) Mengarahkan pencapaian sasaran.
3) Memberikan sence of urgency. 4) Menemukan peluang perbaikan.
5) Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif.
6) Memastikan sistem manajemen mutu terpelihara secara terus-menerus.
21 7) Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terhadap kebijakan mutu
sedini mungkin.
c. Prinsip Audit Mutu Internal
Audit mutu internal terdiri dari beberapa prinsip untuk membuat audit efisien dan alat pendukung kebijakan manajemen dan pengendalian, menyajikan informasi untuk meningkatkan kinerja. Antara enam (6) prinsip audit mutu internal berdasarkan SNI 19-19011:2005 adalah:
1) Kode Etik
2) Penyajian Objektif (fair) 3) Profesional
4) Independen
5) Pendekatan berdasarkan bukti 6) Bukti audit dapat diverifikasi
Penjelasan dari enam (6) pirinsip di atas adalah sebagai berikut: 1) Kode Etik
Dapat dipercaya, punya intergritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian, adalah penting dalam perlaksanaan audit.
2) Penyajian Obyektif (fair)
Kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan
22 signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditee dilaporkan. 3) Profesional
Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit. Auditor senantiasa memelihara profesionalisme sesuai dengan pentingnya tugas yang dilaksanakan dan kepercayaan yang diberikan oleh klien audit dan pihak berkepentingan lainnya. Memiliki kompetensi yang diperlukan merupakan suatu faktor penting.
4) Independen
Dasar untuk tidak ketidakberpihakan audit dan objektivitas kesimpulan audit. Auditor tidak terkait dengan kegiatan yang sedang diaudit dan bebas dari keberpihakan dan konflik kepentingan. Selama proses audit, auditor menjaga pemikiran yang obyektif untuk menjamin bahwa temuan dan kesimpulan audit hanya didasarkan pada bukti audit.
5) Pendekatan berdasarkan bukti
Metode yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistennya (reproducible) melalui proses audit yang sistematis.
6) Bukti dapat diverifikasi
Hal ini dapat didasarkan pada sampel informasi yang tersedia, mengingat audit dilaksanakan dalam periode waktu dan sumber daya
23 yang terbatas. Pengambilan sampel yang sesuai sangat terkait dengan kepercayaan terhadap kesimpulan audit.
d. Kegiatan Audit Mutu Internal 1) Perencanaan dan persiapan audit
a. Pemilihan anggota tim/auditor kepala b. Menyusun jadwal
c. Membuat daftar periksa dan dokumen kerja d. Pemberitahuan kepada auditee
2) Pelaksanaan proses audit a. Pertemuan pembukaan b. Pelaksanaan audit c. Teknik audit d. Temuan audit e. Diskusi auditor f. Pertemuan penutup 3) Pelaporan hasil audit 4) Tindak lanjut hasil audit
a. Memastikan tindak lanjut audit b. Tahapan dalam proses tindak lanjut.
Penjelasan dari kegiatan audit mutu internal adalah: 1) Perencanaan dan persiapan audit
24 Manajer mutu atau wakil manajemen (manajer representatif/MR) yang bertugas mengkoordinir implementasi sistem mutu dari suatu organisasi berwenang menunjuk auditor yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan audit, mulai dari perencanaan sampai pelaporan hasil audit. Dalam menyeleksi tim audit, hal-hal berikut perlu dijadikan patokan utama yaitu:
1. Memahami standar SMM ISO 9001:2000. 2. Memahami teknik audit.
3. Memahami masalah (sektor industri), divisi/bagian yang diaudit.
4. Berpengalaman dalam mengaudit SMM atau telah mendapat pelatihan yang sesuai.
b. Menyusun jadwal
Jadwal audit merupakan pengaturan dan pembagian waktu audit mutu untuk seluruh fungsi diorganisasi dalam kurun waktu tertentu, biasanya setahun. Menetapkan beberapa kali setiap divisi/bagian terkena audit mutu dalam kurun waktu satu tahun.
c. Membuat daftar periksa dan dokumen kerja
Daftar periksa (checklist) yang telah disiapkan oleh tim audit, pada saat pelaksanaan audit, harus dapat digunakan secara efektif. Tujuan penggunaan daftar periksa adalah untuk
25 membantu pelaksanaan audit agar sesuai dengan rencana audit yang telah dibuat. Dalam mengaudit, auditor diberikan keleluasaan untuk membuat daftar periksa didesain lebih daripada ―alat bantu ingat‖ (aide memoire). Daftar periksa ini merupakan alat yang sangat bermanfaat dalam perlaksanaan audit antara lain: 1. Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit. 2. Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar
sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat.
3. Untuk memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan.
4. Sebagai alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan. Sebelum sampai pada daftar periksa, sebaiknya auditor kepala dan tim meninjau (review) dokumen yang akan diaudit. Dokumen tersebut bisa berupa prosedur, formulir-formulir yang dimiliki auditee.
d. Pemberitahuan kepada auditee
Pemberitahuan kepada auditee sebaiknya dilakukan minimal seminggu sebelum pelaksanaan audit. Pemberitahuan kepada auditee bisa dilakukan oleh manajer mutu/MR atau oleh auditor kepala yang telah ditunjuk.
26 2) Pelaksanaan proses audit
a. Pertemuan pembukaan
Salah satu aspek penting yang menentukan berhasil tidaknya suatu audit ialah pelaksanaan pertemuan pembukaan. Dalam pertemuan pembukaan, auditor kepala akan menjelaskan kepada pihak manajemen organisasi dan auditee tentang maksud, tujuan dan ruang lingkup yang mereka lakukan, menyampaikan jadwal audit, memperkenalkan semua anggota tim audit, klarifikasi hal-hal yang masih meragukan dalam proses audit dan menyetujui jadwal tentative pertemuan penutup. Pertemuan pembukaan harus dihadiri oleh manajemen puncak, MR, dan seluruh lapisan manajemen yang terkait untuk memberikan gambaran yang jelas kepada semua pihak tentang jalannya audit.
b. Pelaksanaan audit
Untuk memperoleh bukti kesesuaian dan efektivitas sistem mutu dalam rangka memberikan jaminan mutu, ada tiga teknik yang dapat digunakan, yaitu:
1. Pengamatan pada saat pekerjaan berlangsung. 2. Penilaian kecukupan sumber daya dan fasilitas. 3. Diskusi dan tanya jawab.
Pengamatan pada saat pekerjaan berlangsung memberikan bukti: 1. Kesesuaian implementasi prosedur kerja.
27 3. Kecukupan sumber daya.
4. Efektivitas sistem dalam mencapai mutu yang telah ditetapkan. Pelaksanaan audit memerlukan teknik-teknik yang tidak dapat diperoleh melalui pendidikan formal dan akan lahir dari pengalaman-pengalaman mengaudit, seseorang auditor tidak dapat dicetak secara mendadak (instant).
c. Teknik audit
Melaksanakan audit mutu adalah kegiatan seni dan ilmu, seni diperlukan karena auditor tidak boleh memaksakan kehendaknya dalam menemukan ―ketidaksesuaian‖ dari bagian yang diaudit. Caranya adalah dilakukan dengan teknik-teknik audit yang dimiliki yang pada akhirnya dapat menemukan bukti-bukti dari ketidaksesuaian dengan persyaratan-persyaratan dari standar sistem mutu yang digunakan.
d. Temuan audit
Untuk mengaudit organisasi dengan menggunakan ISO 9001:2008 secara efektif, auditor diharuskan untuk memahami cara memantau dan mengukur informasi sedemikian rupa sehingga informasi tersebut, dapat diketahui sejauh mana audit bisa memberikan kontribusi peningkatan berkesinambungan terhadap SMM organisasi. Temuan audit bisa menunjukkan kesesuaian/ketidaksesuaian dengan persyaratan. Temuan audit bisa dibuat dalam bentuk kegiatan kegiatan sesuai rencana audit.
28 Bukti objektif ini diperlukan sebagai bukti penerapan sistem mutu yang ada.
e. Diskusi auditor
Selesai melakukan audit maka diadakan pertemuan tim untuk membahas temuan-temuan yang diperoleh dan menentukan apakah ada dari hasil pengamatan yang dikategorikan sebagai ketidaksesuaian berdasarkan kriteria yang telah ditentukan pada prosedur audit mutu internal mereka, serta mengategorisasikan ketidaksesuaian untuk menarik kesimpulan sehubungan dengan temuan tersebut.
f. Pertemuan penutup
Dalam pertemuan penutup sesudah audit dilaksanakan, akan dipaparkan hasil-hasil audit yang diperoleh, baik temuan positif maupun yang berupa ketidaksesuaian selama audit. Pertemuan penutup dihadiri oleh seluruh personel yang sama pada waktu pertemuan pembukaan.
3) Pelaporan hasil audit
Laporan audit mutu internal adalah hasil kerja seorang auditor mutu, yang disampaikan kepada auditee untuk ditindaklanjuti. Laporan hasil audit mutu memuat informasi faktual, signifikan dan relevan yang disusun secara sistematis dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Laporan hasil audit mutu internal biasanya disajikan dalam format yang telah dirancang terlebih dahulu.
29 4) Tindak lanjut hasil audit
a. Memastikan tindak lanjut audit
Tindak lanjut audit adalah melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan rekomendasi auditor yang disusun dalam laporan audit berdasarkan data hasil pemeriksaan. Atas dasar kesepakatan auditor dan auditee untuk menyelesaikan ketidaksesuaian, auditor akan melakukan verifikasi tindakan koreksi. Verifikasi tindakan koreksi didasarkan bukti objektif perbaikan, untuk memverifikasi apakah tindak koreksi yang dilakukan sudah sesuai dan mampu mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian yang sama, maka auditor kepala melakukan tindak lanjut sesuai jadwal waktu yang telah disepakati dan dituliskan dalam lembar permintaan tindak koreksi/CAR (corrective action request).
b. Tahapan dalam proses tindak lanjut 1. Membuat rencana perbaikan
Proses ini memerlukan komunikasi internal agar mekanisme audit mutu internal dipahami oleh seluruh personil dan menjadi bagian tugas dan tanggung jawab setiap personil yang ada dalam satu bagian.
30 2. Melaksanakan perbaikan dan pencegahan
Tanggung jawab perbaikan dan pencegahan selanjutnya berada pada personil yang telah ditugaskan untuk menyelesaikan permasalahan. Namun akuntanbilitas permasalahan secara keseluruhan tetap ada pada pimpinan unit yang diaudit.
3. Melakukan evaluasi hasil perbaikan dan pencegahan
Evaluasi perlu dilakukan oleh pimpinan unit setelah tindak koreksi dan pencegahan dilaksanakan untuk menilai apakah tindakan yang diambil telah efektif dan sesuai dengan dampak permasalahan yang ditemukan.
4. Sistem Manajemen Mutu a. Pengertian
1) Pengertian Sistem
Menurut Azhar Susanto sebagai berikut:
―Sistem adalah kumpulan/group dari subsistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.‖
Dengan definisi di atas dapat bisa menggambarkan sistem dengan menentukan bagian-bagiannya, bagaimana bagian-bagian tersebut berhubungan dan bagaimana ciri-ciri dari tujuan yang harus dicapai.
2) Pengertian Manajemen
Pengertian manajemen menurut Robert N. Anthony dan Vijay Govindarajan, yang dikutip oleh F.X Kurniawan Tjakrawala adalah:
31 ―Sebuah organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu bersama yaitu dalam sebuah organisasi bisnis tujuannya adalah mencapai tingkatan profit yang memuaskan.‖ (2000; 3)
3) Pengertian Manajemen Mutu
Menurut Syahrul dan Muhammad Afdi Nizar (2000:684) adalah: 1. Prosedur untuk meningkatkan tingkat optimal kinerja
pemeriksaan oleh para praktisi. Termasuk di dalamnya pengawasan terhadap bidang tugas yang tepat, evaluasi kontrol internal dan penggunaan standar pemeriksaan yang diterima secara umum.
2. Kebijakan-kebijakan dan teknik yang digunakan untuk memastikan bahwa beberapa tingkat kinerja telah tercapai. Termasuk di dalamnya control dalam rancangan atau inspeksi. Berdasarkan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen mutu adalah kegiatan terkoordisasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Dengan ini setiap kebijakan mutu dan teknik yang benar dapat memastikan bahwa tingkat kinerja dapat dicapai.
4) Pengertian Sistem Manajemen Mutu
Suatu sistem manajemen mutu (SMM) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktik-praktik standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau
32 persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.
Menurut Vincent Gaspersz adalah:
―Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur-prosedur, proses-proses, dan sumber-sumber daya untuk penerapan manajemen mutu. Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.‖ (2005:10)
5) Pengertian Mutu
Menurut Badan Standarisasi Nasional (BSN) adalah:
―Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi kebutuhan atau harapan yang dinyatakan biasanya tersirat atau wajib.‖
Berarti dapat diuraikan bahwa istilah mutu dapat dipakai dengan kata sifat seperti buruk, baik atau baik sekali. Sedangkan inheren adalah lawan dari ―diberikan‖, berarti ada pada sesuatu, terutama sebagai karakteristik yang tetap.
5. International Organization for Standardization (ISO) a. Sekilas tentang ISO
The International Organization for Standardization (ISO) menurut
Iskandar Indranata adalah:
―Suatu federasi badan standar nasional seluruh dunia yang berasal lebih dari 100 negara, satu dari tiap negara. ISO adalah organisasi non-pemerintah yang didirikan pada tahun 1947. ISO mempunyai misi meningkatkan standarisasi dan aktivitas yang terkait di dunia dengan pandangan mempermudah pertukaran internasional dari barang dan jasa, dan untuk mengembangkan kerjasama dalam bidang aktivitas intelektual, sains, teknik dan ekonomi. Hasil pekerjaan ISO dalam persetujuan internasional yang mana dipubikasikan sebagai standar internasional.‖ (2006:6)
33 Manakala berdasarkan SNI 19-9000:2001 adalah:
―The International Organization for Standardization (ISO) adalah federasi dunia badan-badan standar nasional (badan anggota ISO). Pekerjaan penyiapan standar nasional biasanya dilakukan melalui komite teknik ISO. Tiap badan anggota yang berminat dalam suatu subyek, yang komite teknik telah ditetapkan, berhak diwakili pada komite itu. Organisasi internasional, pemerintah dan bukan pemerintah, bersama ISO, juga ikut serta dalam pekerjaan itu. ISO bekerja sama erat dengan Komisi Elektroteknik Internasional (IEC) dalam semua masalah standardisasi elektroteknik.‖ (2001:III)
b. Pengertian
1) Pengertian ISO 9000-2000
Berdasarkan SNI 19-9000:2001 adalah sebagai berikut:
―Menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan merincikan istilah bagi sistem manajemen mutu.‖ (2001:1)
2) Pengertian ISO 9001:2000
Menurut Iskandar Indranata menjelaskan pengertian ISO 9001:2000 bahwa:
―Persyaratan sistem manajemen mutu. Berisi persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai.‖(2006:9)
Sedangkan berdasarkan SNI 19-9000:2001 dalam buku Sistem Manajemen Mutu—Dasar-Dasar dan Kosakata menjelaskan bahwa: ―ISO 9001 merinci persyaratan dalam sistem manajemen mutu, bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku serta meningkatkan kepuasan pelanggan.‖ (2001:V)
Dari kedua pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa ISO 9001:2000 adalah persyaratan sistem manajemen mutu generik dan
34 berlaku bagi organisasi dalam industri atau sektor ekonomi manapun tidak bergantung pada kategori produk yang ditawarkan. Persyaratan produk dapat diperinci oleh pelanggan atau oleh organisasi sebagai antisipasi persyaratan pelanggan, atau oleh regulasi. Persyaratan produk dan dalam beberapa hal proses terkait dapat dituangkan dalam, misalnya, spesifikasi teknik, standar produk, standar proses, kesepakatan dengan kontrak dan persyaratan peraturan.
3) Pengertian ISO 19-9004:2000
Berdasarkan SNI 19-9004:2002 bahwa:
―ISO 9004 memberikan sasaran pada sistem manajemen mutu yang lebih luas untuk dibandingkan dengan ISO 9001, terutama untuk perbaikan berkesinambungan kinerja dan efisiensi menyeluruh organisasi, serta juga keefektifannya. ISO 9004 disarankan sebagai panduan bagi organisasi yang pimpinan puncaknya ingin bergerak melampaui persyaratan ISO 9001, dalam usahanya untuk perbaikan kesinambungan.‖ (2002:VIII)
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa standar ini memberikan panduan dalam mempertimbangkan keefektifan dan efisiensi manajemen mutu, yang berarti potensi perbaikan kinerja sebuah organisasi. Standar ini dapat diaplikasikan pada proses organisasi, sehingga prinsip manajemen mutu yang dipakai sebagai dasar, dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan diseluruh organisasi. Fokus standar ini adalah pencapaian perbaikan terus-menerus, yang diukur melalui kepuasan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan.
35 4) Pengertian ISO 19011:2002
Berdasarkan SNI 19-19011:2005 bahwa:
―Standar ini memberikan panduan untuk pengelolaan program audit, pelaksanaan audit internal atau eksternal terhadap sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan, serta kompetensi dan evaluasi auditor.‖ (2005:III)
Dari pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa standar ini memberikan panduan tentang prinsip audit, pengolahan program audit, pelaksanaan audit sistem manajemen mutu dan/atau audit sistem manajemen lingkungan, serta panduan tentang kompentensi auditor sistem manajemen mutu dan/atau sistem manajemen lingkungan. Standar ini dapat diterapkan oleh semua organisasi yang memerlukan pelaksanaan audit internal atau eksternal terhadap sistem manajemen mutu, atau mengelola program audit. Penerapan standar ini pada prinsipnya dapat digunakan untuk jenis audit lainnya namun pertimbangan khusus perlu diberikan untuk mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan oleh anggota tim audit.
5) Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Manfaat dari penerapan ISO 9001:2008 telah diperoleh banyak organisasi. Beberapa manfaat yang dapat dicatat menurut Vincent Gaspersz adalah:
1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik.
2. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem
36 manajemen mutu dari perusahaan telah diakui secara internasional.
3. Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh registrari dari lembaga registrasi.
4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi.
5. Meningkatkan mutu dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik.
6. Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.
7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi.
8. Terjadi perubahan positif dalam hal dan kultur mutu dari organisasi.
c. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Menurut Vincent Gaspersz (2005:26) terdapat beberapa persyaratan sistem manajemen mutu yaitu:
1. Sistem manajemen mutu Persyaratan dokumentasi 2. Tanggung jawab manajemen
a. Komitmen manajemen b. Fokus pelanggan c. Kebijakan mutu
37 d. Perencanaan
e. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi f. Peninjauan ulang manajemen
3. Manajemen sumber daya a. Penyediaan sumber daya b. Sumber daya manusia c. Infrastruktur
d. Lingkungan kerja 4. Realisasi Produk
a. Perencanaan realisasi produk
b. Proses yang terkait dengan pelanggan c. Desain dan pengembangan
d. Ketentuan produksi dan pelayanan
e. Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan 5. Pengukuran, analisis dan peningkatan
a. Umum
b. Pengukuran dan pemantauan
c. Pengendalian produk nonkonformans d. Analisis data
38 Gambar 2.1
Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Sumber: Standar ISO 9001:2008
Penjelasan dari beberapa persyaratan sistem manajemen mutu adalah sebagai berikut:
1. Sistem manajemen mutu Persyaratan dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:
1) Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu.
2) Manual (buku panduan) mutu. Manual mutu merupakan dokumen yang menspesifikasikan sistem manajemen mutu dari suatu organisasi.
3) Spesifikasi di sini didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan persyaratan-persyaratan.
4) Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2008. Beberapa prosedur tertulis standar yang dibutuhkan oleh ISO 9001:2008 adalah pengendalian dokumen, pengendalian
39 catatan mutu, audit internal, pengendalian produk nonkonformans, tindakan korektif, dan tindakan preventif.
5) Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses di luar organisasi (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu produk sesuai persyaratan yang ditetapkan.
6) Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2008. Catatan didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti dari aktivitas yang dilakukan.
2. Tanggung jawab manajemen a. Komitmen manajemen
Menekankan pada komitmen manajemen puncak (top management commitment). Manajemen komitmen harus memberikan
komitmen menuju pengembangan dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 melalui hal-hal berikut:
1) Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan.
2) Memulai atau mengajukan tindakan/ukuran-ukuran serta mengkomunikasikannya ke seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan.
40 3) Menerapkan kebijakan mutu (quality policy) dan tujuan mutu
(quality objectives).
4) Meninjau ulang persyaratan-persyaratan sumber daya, memiliki ukuran-ukuran dan data serta pada saat yang sama menyediakan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan-tujuan mutu.
5) Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008 yang perlu diperhatikan, akan dibahas kemudian. 6) Melakukan peninjauan-ulang manajemen (management review)
pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. b. Fokus Pelanggan
Memaksa (menguatkan) keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen organisasi harus memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebutuhan-kebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah ditetapkan melalui sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan dikonversikan ke dalam persyaratan-persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan.
c. Kebijakan mutu
Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut agar memenuhi persyaratan dalam kebijakan mutu adalah:
41 2) Kebijakan mutu itu ditandatangani oleh manajemen puncak.
3) Kebijakan mutu itu sesuai dengan tujuan dari organisasi.
4) Kebijakan mutu itu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan, kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus.
5) Kebijakan mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai. 6) Menetapkan mekanisme untuk meninjau-ulang kesesuaian kebijakan
mutu.
7) Mengendalikan kebijakan mutu. d. Perencanaan
1) Manajemen organisasi harus menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Tujuan-tujuan mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu untuk peningkatan terus menerus.
2) Perencanaan sistem manajemen mutu untuk kejelasan dan menjamin bahwa manajemen perubahan telah dimasukkan dalam perencanaan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan yaitu tujuan-tujuan mutu dan integritas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 tetap terpelihara apabila
42 perubahan-perubahan pada sistem manajemen mutu itu direncanakan dan dilaksanakan.
e. Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi
Tanggung jawab dan wewenang bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut:
1) Mengidentifikasikan fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektivitas sistem manajemen mutu. 2) Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi.
3) Membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional.
4) Mendefinisikan tanggung jawab dan wewenang serta mengomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
Komunikasi internal menyatakan bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. f. Peninjauan-ulang manajemen
Manajemen puncak harus meninjau-ulang sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 serta menetapkan dan merencanakan periode waktu peninjauan-ulang manajemen agar menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
43 3. Manajemen sumber daya
a. Penyediaan sumber daya
Suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 serta meningkatkan efektivitas terus-menerus, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
b. Sumber daya manusia
Menyatakan bahwa personel yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 serta memiliki kompentensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. c. Infrakstruktur
Manajemen organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup adalah:
1) Bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai.
2) Peralatan proses (perangkat keras dan perangkat lunak). 3) Pelayanan pendukung (transportasi dan komunikasi). d. Lingkungan kerja
Menyatakan bahwa organisasi harus mendefinisikan lingkungan kerja yang sesuai serta menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.
