PT. BHANDA GHARA REKSA
C. Analisis dan Pembahasan
1. Implementasi Sistem Manajemen Mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa Sesuai Dengan Standar Internasional ISO 9001:2008
Saat ini sistem manajemen mutu di PT. Bhanda Ghara Reksa (BGR) dalam pelaksanaannya berpacu pada standar ISO 9001:2008. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti dengan Pak agus Supangat selaku Manager Mutu, PT. Bhanda Ghara Reksa telah mendapatkan sertifikasi ISO sejak tahun 1998. Dalam melaksanakan sistem manajemen mutunya, perusahaan memiliki pedoman mutu, yang berisikan tentang pokok (garis-Unit Ringkasan Fungsi Kegiatan Spesifikasi ISO
9001 Kegiatan ISO 9001:2008 Berlaku di Semua Unit 2. keuangan/permodalan, pengetahuan,
manajemen, serta daya saing mitra binaannya. Memberikan bantuan kepada masyarakat sekitar kantor atau sekitar wilayah operasional BGR.
4. PKBL.
Memonitoring,
pembinaan, evaluasi kerja bawahan maupun kepada mitra binaannya.
83 garis besar) sistem manajemen mutu PT. BGR dan merupakan referensi atau acuan pengelolaan perusahaan. Pedoman mutu ini bernomor BGR/PM-BGR/01 berlaku di PT. Bhanda Ghara Reksa. Pedoman mutu ini memuat kebijakan mutu perusahaan, penjelasan umum mengenai sistem manajemen mutu yang diterapkan perusahaan, dan daftar dokumen sistem mutu yang berupa prosedur-prosedur kerja yang membuktikan implementasinya.
Struktur organisasi dan prosedur-prosedur yang dimuat tersebut adalah yang berlaku sampai dengan saat pedoman mutu ini dibuat, dimana apabila terjadi perubahan (penambahan atau pengurangan) akan diterbitkan dokumen setara yang menjelaskan perubahan tersebut. Adapun ruang lingkup penerapan ISO 9001:2008 di perusahaan PT. Bhanda Ghara Reksa adalah dengan pengecualian penerapan pada pasal 7.3 dari ISO 9001:2008 karena kegiatan desain dan pengembangan tidak diterapkan di perusahaan.
Pedoman mutu ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana persyaratan-persyaratan yang ditetapkan baik berupa undang-undang maupun peraturan lain dan harus dipenuhi oleh PT. BGR yang selanjutnya disebut perusahaan. Pedoman mutu ini digunakan untuk memberikan informasi kepada pelanggan, calon pelanggan, dan pemasok tentang sistem manajemen mutu beserta penerapannya. Pedoman mutu ini juga dipergunakan sebagai alat untuk memberikan pelatihan kepada pegawai perusahaan agar mereka dapat memahami komitmen perusahaan terhadap
84 mutu dan memahami peranannya dalam penerapan sistem manajemen mutu tersebut di atas.
Pedoman mutu ini disiapkan oleh General Manager (GM) Manajemen Mutu dan TI, diperiksa oleh Direktur P2, Direktur Operasi dan Pemasaran, Direktur Administrasi dan Keuangan dan disahkan oleh Direktur Utama kemudian didelegasikan kepada General Manager Manajemen Mutu dan TI selaku Management Representative (MR) atau Wakil Manajemen. Pedoman ini termasuk dokumen yang dikendalikan. Tata cara pengendaliannya mengikuti ketentuan sebagaimana tertuang dalam prosedur pengendalian dokumen No. BGR/PK-PD/02. Pedoman ini akan ditinjau ulang sesuai kebutuhan untuk peningkatan perbaikan / penyesuaian.
Berikut ini adalah pembahasan mengenai sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008 yang diterapkan oleh PT. Bhanda Ghara Reksa:
Seperti diketahui sebelumnya bahwa terdapat proses sistem manajemen mutu yang dimuat di dalam standar internasional ISO 9001:2008. Proses sistem manajemen mutu tersebut dapat digambarkan melalui model gambar yang terdapat di bawah ini:
85 Gambar 4.1
Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Sumber: Standar ISO 9001:2008
Untuk menganalisa kesesuaian antara sistem manajemen mutu yang diterapkan PT. Bhanda Ghara Reksa (BGR) Kantor Pusat dengan standar internasional yang berlaku yakni ISO 9001:2008, maka penulis membandingkan antara model proses sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan model proses sistem manajemen mutu yang diimplementasikan PT. BGR. Penjabaran dari model proses sistem manajemen mutu yang diadaptasi oleh PT. BGR adalah sebagai berikut:
1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu a. Persyaratan Standar Internasional
Sistem manajemen mutu PT. BGR dibuat berdasarkan persyaratan standar ISO 9001:2008. Seluruh kegiatan operasional dikendalikan dan diatur sesuai sistem manajemen mutu ini. Sumber daya atau informasi
86 yang diperlukan untuk menjalankan sistem manajemen mutu dipastikan dipenuhi, termasuk sumber daya untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang ingin dicapai. Manajemen memantau, mengukur, menganalisa setiap proses atau kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan. Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen berdasarkan siklus Deming oleh W. Edwards Deming yakni
Plan – Do – Check – Action dan pengendalian proses dilakukan sejak
awal.
Prinsip manajemen ini didasarkan teori Kaizen. Kaizen merupakan istilah Jepang yang berarti “perbaikan terus-menerus” dengan melakukan hal-hal kecil yang lebih baik dan menetapkan dan mencapai standar yang semakin tinggi.Terjemahan yang tepat adalah: Kai = perubahan, Zen = lebih baik. Ini adalah filosofi Jepang yang awalnya berasal dari budaya Jepang dan praktek manajemen Jepang. Kaizen berfokus pada kualitas yang adalah tujuan dari setiap hari, kualitas hidup yang memerlukan perbaikan secara bertahap dan tak terbatas dan mengejar kesempurnaan. Terdapat 10 (sepuluh) Prinsip Kaizen (Pendekatan Tradisional) yakni:
1. Katakan tidak untuk status quo, menerapkan metode baru dan menganggap mereka akan bekerja.
2. Jika ada sesuatu yang salah, memperbaikinya.
3. Tidak menerima alasan dan membuat sesuatu terjadi. 4. Meningkatkan segalanya terus menerus.
87 5. Memusnahkan yang tua.
6. Jadilah ekonomis. Simpan uang melalui perbaikan kecil dan menghabiskan uang yang disimpan pada perbaikan lebih lanjut. 7. Memberdayakan semua orang untuk mengambil bagian dalam
pemecahan masalah.
8. Sebelum membuat keputusan, tanyakan “mengapa” lima kali untuk sampai ke akar penyebab.
9. Dapatkan informasi dan opini dari beberapa orang.
10. Ingat bahwa perbaikan tidak memiliki batas. Jangan pernah berhenti berusaha untuk meningkatkan.
b. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Dalam proses dokumentasi sistem manajemen mutu, perusahaan dalam hal ini menetapkan, mendokumentasikan, dan menerapkan sistem manajemen mutu guna terciptanya tertib administrasi, tertib lapangan, serta memberikan kepuasan kepada pelanggan. Secara umum, sistem manajemen mutu perusahaan didokumentasikan dalam pedoman mutu ini dimana penyusunannya akan menyesuaikan dengan perkembangan bisnis. Uraian secara terperinci dari sistem manajemen mutu akan dituangkan dalam prosedur kerja atau dokumen lain yang terkait yang sesuai dengan ketentuan standar ISO 9001:2008. Di dalam Pedoman mutu ini hanya dicantumkan nomor dan judul prosedurnya. Sistem Manajemen Mutu PT BGR didokumentasikan dalam bentuk :
88 1. Pedoman mutu merupakan garis besar kebijakan dalam menerapkan
sistem manajemen mutu standar ISO 9001:2008 di perusahaan. 2. Prosedur kerja merupakan peraturan-peraturan perusahaan yang
menjelaskan secara jelas bagaimana dan oleh siapa garis-garis besar kebijakan penerapan standar ISO 9001:2008 yang diuraikan dalam pedoman mutu.
3. Sasaran mutu merupakan kebijakan manajemen perusahaan untuk mencapai sasaran dan diturunkan sampai ke level bawah.
4. Instruksi kerja meupakan standar teknik yang meliputi langkah demi langkah yang harus dilakukan oleh suatu unit kerja atau pegawai yang melaksanakan pekerjaan tersebut.
5. Struktur organisasi merupakan skema hubungan tata kerja antar unit dalam perusahaan.
6. Dokumen rujukan (dokumen eksternal terkait) seperti peraturan-peraturan ektern yang terkait dengan produk jasa dan proses BGR. 7. Sistem kearsipan.
c. Sistem Pengendalian Dokumen
Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu. Pengendalian dokumen dilakukan agar sistem manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar. Pengendalian dokumen di PT BGR dilakukan melalui Pusat Pengendalian Dokumen (PPD).
Dokumen-89 dokumen yang dikendalikan oleh PPD kantor pusat mencakup pedoman mutu, prosedur kerja termasuk instruksi kerja yang dibuat atau dikeluarkan oleh kantor pusat dan dokumen-dokumen eksternal (referensi) dari pedoman dan prosedur kerja tersebut, sedangkan PPD kantor cabang mengendalikan pedoman mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja salinan terkendali dari PPD Pusat yang dijadikan sebagai dokumen asli kantor cabang, rencana mutu, dan instruksi kerja produk kantor cabang serta dokumen eksternal (referensi) dari pada instruksi kerja.
Melalui mekanisme PPD, dokumen dikendalikan, ditinjau ulang, disetujui dan didistribusikan ke berbagai unit kerja yang memerlukannya sebagai pedoman pelaksanaan kerja. Cara pengendalian dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami oleh semua pihak terkait yang isinya antara lain mengatur hal-hal sebagai berikut:
a) Cara pembuatan dokumen
b) Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan c) Peninjauan ulang dan revisi dokumen
d) Penempatan penggunaan dokumen identifikasi dan telusur dokumen e) Penanganan dokumen eksternal
f) Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku
g) Semua dokumen asli atau dokumen yang direvisi ditinjau ulang dan disetujui oleh pegawai yang berwenang sebelum ditertibkan.
90 h) Selain itu ditetapkan juga metode penomoran, pendistribusian, pendokumentasian, penarikan dan pemusnahan setiap dokumen untuk menjamin bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak berada dalam peredaran.
Data yang dihasilkan dari pelaksanaan isi dokumen yang terikat disetujui oleh atasan yang bertanggung jawab. Segala perubahan pada data telah dianggap sah apabila disahkan oleh pejabat berwenang. d. Sistem Kearsipan / Pengendalian Rekaman
Sistem manajemen mutu perusahaan menetapkan metode atau sistem untuk mengendalikan rekaman mutu (catatan-catatan) untuk membuktikan bahwa produk dan sistem yang digunakan sesuai dengan ketentuannya. Rekaman mutu di atas akan digunakan sebagai masukan (informasi) untuk meningkatkan mutu produk dan sistem mutu perusahaan, antara lain dengan cara mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang ada. Semua catatan dan arsip dikelola dengan baik. Tujuan pengendalian arsip adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal serta untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan.
Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas, dan ditata dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan. Perusahaan menetapkan metode identifikasi, pengumpulan, pengindekan dan penanganan lanjut terhadap rekaman mutu yang telah habis masa berlakunya. Catatan dan rekaman mutu disimpan dan
91 dikelola sendiri oleh masing-masing bagian atau departemen yang menghasilkan rekaman tersebut. Ketentuan mengenai hal tersebut dijelaskan pada prosedur kerja pengendalian rekaman mutu. Pelaksanaan kegiatan ini akan diatur melalui prosedur kerja No. BGR/PK-PD/02 tentang prosedur pengendalian dokumen (Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 4.2.3. tentang pengendalian dokumen).
Prosedur pengendalian dokumen ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini:
Tabel 4.2
Diagram Alir Proses Pengendalian Dokumen
No. PROSEDUR Unit Kerja MR KP/
Cabang
Mgr PM/
Kasie PM Dir/GM
A. Pengendalian Dokumen Internal
1 Menyusun dokumen yang dibutuhkan
2 Mengkaji dokumen yang disusun
3 Mengesahkan dokumen
4 Menerima dokumen yang sudah disahkan untuk diterbitkan.
5 Mendaftar dokumen dalam Daftar Induk Dokumen dan
memperbanyak sesuai keperluan
6 Memberi stempel pengendalian dan mendistribusikannya.
7 Menerima distribusi dokumen dan menerapkannya. Mengusulkan perubahan bila dokumen sudah tidak sesuai.
8 Mengkaji usulan perubahan dokumen
9 Merevisi dokumen dan meminta pengesahan dokumen 10 Mengesahkan revisi dokumen
11 Mengupdate Daftar Induk Dokumen dan memperbanyak dokumen serta memberi stempel pengendaliannya.
12 Mendistribusikan dokumen baru dan menarik dokumen yang
kadaluarsa.
B. Pengendalian Dokumen Eksternal
1 Mengkaji dokumen eksternal yang sesuai 2 Menyusun daftar induk dokumen eksternal
3 Memantau revisi dokumen eksternal 4 Mengudate daftar dokumen eksternal
C. Pengendalian Dokumen Data Digital
1 Mengidentifikasi data digital yang penting 2 Menyusun Daftar Indulk Back Up 3 Melaksanakan back up data digital
1 5 4 2 3 10 6 7 8 11 1 3 4 1 2 3 2 9 12
92 2. Tanggung Jawab Manajemen
a. Komitmen Manajemen
Manajemen bertekad untuk menjalankan sistem manajemen mutu secara konsekuen dan konsisten untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang diinginkan. Untuk itu, perusahaan mewajibkan semua pimpinan unit kerja untuk :
1. Memahami sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara konsisten.
2. Mengomunikasikan kepada karyawan yang menjadi tanggung jawabnya tentang pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan.
3. Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai.
4. Melakukan evaluasi untuk melihat efektivitas sistem manajemen mutu.
5. Memastikan tersedianya sumber daya untuk mendukung pelaksanaan sistem.
6. Memastikan bahwa perbaikan terus-menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan.
b. Fokus Pelanggan
Karyawan dan pimpinan khususnya fungsi-fungsi yang terkait dengan pelanggan berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik tentang pelanggan perusahaan. Pemasaran membuat data pelanggan
93 untuk memungkinkan personil memahami profil setiap pelanggan. Bagian pemasaran juga bertanggung jawab untuk :
1. Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta pelanggan.
2. Informasi mengenai persyaratan pelanggan disampaikan kepada unit-unit terkait secara tercatat.
Kegiatan tersebut diatur melalui Prosedur Kerja No. BGR/PK-PMS/03 tentang Prosedur Pemasaran (Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Klausul 7.2, 8.2.1).
Prosedur pemasaran ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini:
Tabel 4.3
Diagram Alir Prosedur Pemasaran
No. PROSEDUR Bid Pms Unit Terkait Pelanggan Pejabat
Berwenang
I PENERIMAAN ORDER
1 Menyusun proposal penawaran ke pelanggan sesuai
hasil diskusi atau informasi dengan Bagian terkait (Operasional).
2 Melaksanakan negosiasi dan menerima konfirmasi
persetujuan dari pelanggan.
3 Menyusun draft kontrak, bila diperlukan, dengan
pelanggan bersama Unit Terkait (Operasional, Hukum, Keuangan).
4 Menyetujui kontrak dengan pelanggan
5 Mendistribusikan copy kontrak ke Unit Terkait
(Operasional, Keuangan, Hukum) dan menerbitkan
SPMP ke Cabang/Subcabang dengan tembusan ke
Bidang Operasional Kantor Pusat.
6 Menerima perubahan pekerjaan yang diajukan oleh
pelanggan.
7 Melakukan koordinasi dengan Bagian Terkait
(Operasional) untuk mengkaji perubahan pekerjaan.
8 Menindaklanjuti kajian sesuai langkah nomor 2 hingga nomor 5. 1 2 4 3 5 6 7 8
94
No. PROSEDUR GM Pms Mgr An.Lyn
/Kabag Pms Unit
Terkait Pelanggan Dir/MR II SURVEY KEPUASAN PELANGGAN
1 Menyusun kuesioner survey kepuasan pelanggan
2 Mengkaji dan menyetujui kuesioner survey kepuasan pelanggan.
3 Mengirimkan kuesioner ke cabang untuk diteruskan pelanggan dan memantau pengembaliannya.
4 Melaksanakan analisis terhadap kuesioner kepuasan pelanggan.
5 Mengkaji hasil analisis dan merekomendasikan tindaklanjutnya ke Cabang.
6 Menyampaikan hasil analisis kepuasan pelanggan dan tindak lanjutnya ke Direksi dan MR.
7 Memantau tindaklanjut yang telah ditetapkan dan menyusun laporannya untuk dibawa ke rapat tinjauan manajemen.
III KELUHAN PELANGGAN
1 Menerima keluhan pelanggan dan mencatatnya
2 Mendisposisikan keluhan pelanggan melalui PTKP kepada Bagian Terkait untuk ditindaklanjuti dan melaporkannya ke MR.
3 Mendaftar PTKP dan memonitor tindak lanjutnya.
4 Menindaklanjuti PTKP dan melaporkan hasil tindaklanjutnya. 5 Melaksanakan verifikasi PTKP
6 Melaporkan hasil tindakan perbaikan hasil keluhan pelanggan kepada pelanggan, jika diperlukan.
IV LAPORAN KEGIATAN PEMASARAN
1 Mengirimkan laporan kegiatan pemasaran yang telah dilakukannya setiap bulan ke Bidang Pemasaran.
2 Merekap dan menyusun laporan kegiatan pemasaran, termasuk kegiatan pemasaran di kantor pusat.
3 Melaporkan kegiatan pemasaran ke Diropsar.
1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 1 2 3 Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa
95 c. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi perusahaan yang memuat komitmen mutu dan keperdulian terhadap kepuasan pelanggan. Isi kebijakan mutu ini sesuai dengan visi – misi perusahaan. Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu, mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan perbaikan. Kebijakan mutu perusahaan yang berlaku di PT. Bhanda Ghara Reksa berbunyi sebagai berikut : “Kepuasan pelanggan merupakan sasaran utama perusahaan, yang harus didukung dengan SDM yang profesional dan sarana prasarana yang memadai, serta penerapan sistem manajemen mutu secara konsisten dan konsekuen.”
Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh jajaran perusahaan. Mekanisme penjelasan atau pemahamannya dapat dilakukan dengan lisan dan atau tertulis secara berjenjang dari
Top Management kepada bawahannya dan seterusnya oleh
masing-masing kepala unit kerja kepada bawahannya hingga keseluruh jajaran perusahaan dan harus ditinjau ulang pemahamnya minimal 1 (satu) kali dalam setahun. Pemahaman kebijakan mutu dapat juga dilakukan secara bersamaan dalam suatu wilayah dengan menunjuk seorang wakil (sebagai instruktur) yang sudah benar-benar memahami kebijakan mutu itu.
d. Sasaran Mutu
Sasaran Mutu perusahaan ditetapkan oleh Top Management dan dapat dalam bentuk KPI (Key Performance Indicator) yang mengacu
96 kepada RKAP dan dituangkan dalam kontrak manajemen. Sasaran mutu dibuat secara SMART (Specific Measurable Achievable Realible
Timely).
Setiap unit menetapkan sasaran-sasaran unit secara spesifik dan terukur termasuk sasaran mutu kegiatan yang dihasilkan oleh unit tersebut. Pimpinan unit kerja bertanggung jawab untuk memastikan unit yang dipimpinnya membuat perencanaan kerja untuk memastikan sasaran-sasaran unit kerjanya tercapai. Sasaran mutu harus dibuat secara spesifik dan terukur sesuai dengan kebijakan mutu. Sasaran-sasaran setiap unit dipastikan disosialisasikan dan terdokumentasi. e. Perencanaan
Setiap unit kerja di PT. BGR berkewajiban membuat perencanaan kerja untuk unit kerjanya termasuk:
1. Merencanakan sistem manajemen mutu untuk unit kerjanya.
2. Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan secara efektif.
3. Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan dicapai.
4. Memelihara atau mempertahankan sistem manajemen mutu pada unitnya.
5. Melakukan perbaikan atau penyempurnaan sistem manajemen mutu. 6. Merencanakan peningkatan hasil kerja (objectives & targets).
97 f. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
Pimpinan perusahaan telah menetapkan kebijakan, tujuan dan tanggung jawab serta kewenangan yang terkait dengan mutu untuk setiap tingkatan manajemen perusahaan, sebagai salah satu bentuk tanggung jawab pimpinan dalam penerapan sistem manajemen. Pada prinsipnya tanggung jawab terhadap mutu berada pada pimpinan perusahaan yaitu Direktur Utama. Pimpinan perusahaan selain telah menetapkan kebijakan, juga harus menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin bahwa produk jasa yang dilaksanakan sesuai dengan persyaratan dan harapan pelanggan serta setiap masalah yang terkait dengan mutu akan diidentifikasikan, dianalisa, dan diselesaikan secara pro-aktif.
g. Tinjauan Manajemen
Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi sistem manajemen mutu. Mekanisme dari tinjauan manajemen ini meliputi:
1. Direktur utama beserta tim manajemen inti perusahaan melaksanakan tinjauan manajemen sekurang-kurangnya satu kali dalam 6 (enam) bulan. Pada rapat tinjauan manajemen membahas: a. Permasalahan manajemen mutu yang ditemukan oleh intern (baik
98 b. Pelaporan pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan / kinerja
proses kegiatan dan kesesuaian hasil pekerjaan. c. Umpan balik pelanggan.
d. Keluhan pelanggan.
e. Status tindakan koreksi dan pencegahan.
f. Evaluasi dan tindak lanjut tinjauan manajemen terdahulu. g. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. h. Rekomendasi untuk peningkatan secara berkesinambungan. 2. Hasil tinjauan manajemen dibuatkan notulen dan rekaman-rekaman
yang terkait diarsip dengan baik. Tinjauan manajemen juga dilaksanakan di kantor cabang atau subcab. masing-masing dengan dipimpin oleh general manager, jika di subcabang dipimpin oleh manajer sub cabang.
3. Direktur utama bertanggung jawab untuk menjamin penerapan kebijakan mutu dan sistem manajemen mutu diseluruh unit kerja perusahaan. Direktur utama menjamin bahwa struktur organisasi berjalan efektif agar produk dan jasa yang diserahkan dapat sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan.
4. Apabila terjadi penyimpangan produk maka akan selalu dilakukan perbaikan dan pencegahan terulangnya kembali masalah yang sama.
Mekanisme tinjauan manajemen dijelaskan secara rinci dalam dokumen Nomor : BGR/PK-TM/11 tentang tinjauan manajemen (Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 5.6).
99 Prosedur tinjauan manajemen ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini:
Tabel 4.4
Diagram Alir Prosedur Tinjauan Manajemen
1 Menyusun undangan rapat tinjauan manajemen beserta agendanya.
2 Menyetujui undangan dan agenda rapat. Khusus di Cabang persetujuan undangan dilakukan oleh GM.
3 Mendistribusikan undangan rapat kepada Direksi, Unit dan Bagian terkait.
4 Menyiapkan materi rapat sesuai agenda rapat tinjauan manajemen, 7 hari sebelum rapat.
5 Menerima materi rapat dari Unit Kerja terkait. 6 Mendistribusikan materi rapat kepada peserta rapat 7 Memimpin pelaksanaan rapat.
8 Mencatat semua hasil pembahasan dalam rapat.
9 Mengkaji dan meminta persetujuan notulen rapat kepada pemimpin rapat.
10 Mendistribusikan notulen rapat.
11 Melaksanakan tindak lanjut sesuai hasil rapat dan melaporkannya ke MR
12 Memantau hasil tindak lanjut paling tidak 2 minggu sekali untuk melihat efektifitasnya.
13 Menyusun laporan hasil tindak lanjut dan melaporkannya ke Direksi (KP).
Unit/Bagian Terkait
Dirut/GM Cab
No. PROSEDUR MR Mgr PM/Kasie
PM Cab 1 3 2 4 5 6 8 7 9 10 11 12 13
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa 3. Pengelolaan Sumber Daya
a. Penyediaan Sumber Daya
Sesuai dengan peraturan PT. BGR, maka akan disediakan sumber daya dan personil-personil yang bertanggung jawab dalam menjamin
100 bahwa aktivitas operasional atau manajemen, dilaksanakan secara efektif agar jasa yang diserahkan kepada pelanggan dapat memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah disepakati bersama. Setiap pegawai perusahaan akan mengikuti pelatihan pengembangan dasar antara lain mengenai sistem manajemen mutu yang terkait dengan bidang tugasnya termasuk kebijakan mutu perusahaan. Hal itu dimaksudkan agar setiap pegawai perusahaan dapat memahami maksud dan tujuan kebijakan mutu dan penerapan sistem manajemen mutu. Setiap pegawai perusahaan diupayakan dan selalu didorong untuk berpartisipasi aktif dalam upaya peningkatan mutu dibidang kerjanya masing-masing. b. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus dipenuhi. Seluruh pimpinan unit kerja PT. BGR bertanggung jawab untuk:
1. Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya. 2. Memastikan pelatihan dilaksanakan.
3. Mengambil tindakan lainnya kecuali pelatihan yang sesuai dengan permasalahan.
101 5. Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran
Quality Cost Delivery dan kepuasan pelanggan.
6. Mengelola database karyawan yang memuat informasi mengenai pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja karyawan.
Kegiatan poin a dan b diatur melalui dokumen prosedur kerja No. BGR/PK-SDM/06 tentang prosedur SDM (Standar Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 6.2.2).
Prosedur SDM ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini:
Tabel 4.5
Diagram Alir Prosedur SDM
No. PROSEDUR HRU/SDM Dir U.Kerja/Cab Pan.RKAP Karyawan I KOMPETENSI
1 Menyusun standar kompetensi dan meminta pengesahan kepada Direksi / Direktur Utama, diutamakan untuk jabatan pekerja.
2 Menyetujui dan menandatangani Standar kompetensi jabatan.
3 Mendistribusikan standar kompetensi yang telah disahkan. 4 Melakukan assessment (evaluasi) kompetensi individu dan
mendata gap hasil analisisnya.
5 Menyusun program pengembangan SDM untuk memenuhi standar kompetensi bagi yang terdapat gap antara standar