Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa
2. Peran Audit Internal dalam Implementasi Sistem Manajemen Mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa
Analisa dari peran audit internal dalam implementasi sistem manajemen mutu menggunakan laporan audit mutu internal serta hasil diskusi dengan pihak terkait yakni departemen Perencanaan dan Pengembangan khususnya bagian manajemen mutu. Sistem manajemen mutu yang baik memerlukan adanya penerapan fungsi audit internal dalam perusahaan. Tugas audit internal melakukan pemeriksaan, penilaian, serta memastikan bahwa sistem manajemen mutu telah berjalan dengan baik. Posisi audit internal di PT. Bhanda Ghara Reksa berada di bawah naungan Direktur Utama. Audit internal dikoordinir oleh seorang Kepala
131 Sistem Pengendalian Internal (SPI). Di dalam struktur organsisasi bisa dilihat Kepala SPI menaungi Koordinator Auditor I dan Koordinator Auditor II. Seperti yang tercantum di dalam fungsi dan tanggung jawab unit berdasarkan ISO 9001:2008 disebutkan bahwa SPI yang terdiri dari Kepala SPI dan Koordinator Auditor memiliki fungsi:
1. Koordinator pelaksanaan internal audit terhadap efektivitas implementasi atas seluruh sistem dan prosedur bagi seluruh proses kegiatan perusahaan, termasuk aspek tertib administrasi keuangan, agar berjalan efektif dan sehat sesuai kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, dan prinsip-prinsip akuntansi Indonesia.
2. Mengawasi dan memastikan seluruh sistem dan prosedur yang diperlukan mendukung kegiatan perusahaan dijalankan secara benar, konsisten, dan tidak terjadi penyimpangan yang berpotensi merugikan perusahaan.
Kegiatan Spesifikasi SPI berdasarkan ISO 9001: 1. Pemeriksan rutin berkala.
2. Melakukan stock opname dan pemeriksaan dokumen transaksi komprehensif secara periodik.
3. Penyediaan Prosedur Kerja SPI.
Di dalam standar internasional ISO 9001:2008 disebutkan bahwa dalam melaksanakan sistem manajemen mutu diharuskan adanya audit mutu internal. Salah satu prosedur kerja dari ISO 9001:2008 adalah audit mutu internal. Audit mutu merupakan pengujian sistematis dan independen
132 dalam menilai apakah sistem manajemen mutu dan hasil yang terkait dengan mutu memenuhi aturan yang direncanakan dan apakah aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. PT. BGR mengatur tentang pelaksanaan audit mutu internal dalam prosedur kerja BGR/PK-AMI/12.
Audit mutu internal PT. BGR dilakukan setiap 6 (enam) bulan sekali. Dalam laporan audit mutu internal PT. BGR dicantumkan tujuan dari audit itu sendiri, yakni:
1. Untuk mengevaluasi efektivitas, efisiensi, penerapan sistem manajemen mutu, dan agar dapat menentukan titik permasalahan yang menjadi kendala efektivitas penerapan sistem manajemen mutu serta upaya perbaikan dan peningkatannya.
2. Untuk menjadi bahan peningkatan yang berkesinambungan (continual
improvement) terhadap penerapan sistem manajemen mutu di
perusahaan.
Sebelum melakukan audit mutu internal dibuat suatu rencana audit yang memuat tentang:
1. Tujuan dan ruang lingkup audit 2. Identifikasi partisipan audit
3. Identifikasi dari dokumen referensi seperti standar sistem manajemen mutu yang berlaku
4. Bahasa audit
133 6. Unit organisasi yang diaudit
7. Waktu yang diharapkan dan durasi audit serta aktivitas audit 8. Jadwal pertemuan manajemen
9. Persyaratan kerahasiaan
10. Distribusi laporan dan tanggal penerbitan yang diharapkan
Dalam melaksanakan audit mutu internal-nya PT. BGR membuat suatu prosedur kerja. Prosedur kerja audit mutu internal PT. BGR terdiri dari proses-proses berikut:
1. Manager/Kasie PM (pengendali mutu) menyusun Program Audit Mutu Internal berdasarkan besar kecilnya pengaruh Unit Kerja terhadap Sistem Manajemen Mutu dan hasil audit sebelumnya.
2. MR (management representative) Kantor Pusat mengkaji dan menyetujui Program Audit.
3. Manager/Kasie PM menyusun jadwal audit sesuai dengan program audit tahunan dan mendistribusikannya kepada Auditor dan Auditee. 4. Auditor menerima jadwal audit dan mengonfirmasikannya kepada
Auditee tentang pelaksanaan audit. Apabila jadwal tidak sesuai maka dibuat kesepakatan bersama untuk pelaksanaannya. Auditor kemudian menyusun checklist audit sesuai dengan lingkup audit dan pembagian tugas dalam tim audit. Auditee menyiapkan dokumen dan rekaman kerjanya sesuai dengan lingkup audit.
5. Auditor melaksanakan audit sesuai jadwal yang telah disepakati dan menuliskan semua hasil temuan auditnya dalam form PTPP
134 (Permintaan Tindakan perbaikan dan Pencegahan) (satu temuan atau lebih dan kategori yang sama satu form PTPP) dan meminta Auditee mencatat rencana tindakan perbaikan dan menetapkan target waktu perbaikannya serta segera menyerahkannya kepada Lead auditor / Manager/Kasie PM.
6. Manager/Kasie PM merekap semua temuan audit ( PTPP ) tersebut termasuk target waktu perbaikannya dalam Daftar PTPP dan memantau tindakan perbaikan oleh Auditee sesuai batas waktu yang dijanjikan / disepakati atau laporan tindakan perbaikan oleh Auditee.
7. Manager/Kasie PM atau Lead auditor menyusun laporan hasil audit mutu internal disampaikan ke MR.
8. MR menyetujui laporan audit mutu internal dan melaksanakan evaluasi terhadap auditor berdasarkan masukan dari Lead Auditor atau Manager/Kasie PM.
9. Manager/Kasie PM mendistribusikan laporan audit dan menyusun bahan materi internal dalam rapat tinjauan manajemen.
10. Auditee segera melaksanakan tindakan perbaikan sesuai temuan/hasil audit dengan tepat waktu.
11. Berdasarkan batas waktu yang dijanjikan auditee maka Manager/Kasie PM meminta Auditor untuk melaksanakan verifikasi audit sesuai batas waktu tersebut.
Prosedur Audit Mutu Internal tersebut dapat digambarkan dalam diagram alir seperti di bawah ini:
135 Tabel 4.12
Diagram Alir Prosedur Audit Mutu Internal
No. PROSEDUR Mgr PM/ Kasie PM MR Tim Audit/ Auditor Auditee/ Unit Kerja 1 Menyusun Program Audit Tahunan
2 Menyetujui Program Audit Tahunan, khusus untuk Cabang persetujuan oleh GM.
3 Menyusun Jadual Audit berdasar program audit tahunan dan mendistribusikannya.
4 Menerima Jadual Audit dan mempersiapkan pelaksanaan audit dan Auditor menyusun checklist audit.
5 Melaksanakan audit dan menuliskan semua temuan audit dalam form PTPP dan meminta auditee mencatat rencana tindakan perbaikan.
6 Mencatat penyebab ketidaksesuaian, RTP dan tanggal waktu tindak lanjut dalam form PTPP dan diserahkan kembali kepada auditor / Lead auditor / Manager PM / Kasie PM.
7 Merekap semua temuan audit, termasuk target tindakan perbaikan dan menyusun laporan hasil AMI disampaikan ke MR .
8 Memeriksa dan menyetujui laporan serta mengevaluasi auditor.
9 Mendistribusikan hasil AMI dan menyusun bahan materi hasil AMI untuk rapat tinjauan manajemen
10 Melaksanakan tindakan perbaikan terhadap temuan audit dengan tepat waktu dan melaporkan atas tindakan perbakan.
11 Meminta kepada auditor untuk melakukan verifikasi sesuai batas waktu yang dijanjikan auditee
12 Melaksanakan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan menuliskan hasilnya pada form PTPP.
1 3 2 4 4 5 7 8 9 6 10 11 12 Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa
Dalam laporan audit mutu internal terdapat form PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang memuat penjelasan dari temuan. Penyajian temuan audit dari hasil pelaksanaan audit mutu internal telah dilakukan dengan baik. Temuan audit disampaikan dasar fakta yang
136 akurat, jelas, ringkas, dan dapat dimengerti oleh pihak terkait. Dalam form PTPP disajikan temuan audit lengkap dengan penjelasan mengenai analisa penyebab, potensi masalah, serta rekomendasi (rencana tindakan perbaikan dan pencegahan/RKP).
Selain itu juga tercantum batas waktu penyelesaian yang dijanjikan auditee dalam laporan audit mutu internal. Batas waktu tersebut merupakan batas waktu atas tindak lanjut auditee. Tindak lanjut merupakan tindakan yang dilaksanakan auditee atas rekomendasi yang diberikan internal audit dalam laporan audir mutu internal. Tindak lanjut ini dalam PT. BGR sering disebut dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Biasanya di PT. BGR tindakan perbaikan memiliki batas waktu 3 (tiga) bulan untuk dapat melakukan verifikasi atau pembuktian. Apabila dalam jangka waktu tersebut auditee dapat melakukan tindakan perbaikan yang direkomendasikan maka dinyatakan closing. Jika lebih dari batas waktu yang ditentukan, maka temuan audit tersebut dinyatakan masih open dan perlu dilakukan tindakan perbaikan segera.
Setelah auditee melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan, maka manajer PM meminta auditor untuk melakukan verifikasi audit. Auditor melaksanakan verifikasi audit terhadap hasil tindakan perbaikan termasuk penerapannya setelah audit. Hasil verifikasi dicatat dalam kolom verifikasi pada form PTPP yang sama dan diserahkan kepada Manager/Kasie PM.
137 Audit internal di PT. BGR memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan atau monitoring terhadap tindak lanjut atau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan auditee. Kegiatan monitoring ini dilakukan untuk memastikan atau membuktikan bahwa tindakan perbaikan telah dilaksanakan dan efektif.
Maka dari itu, perusahaan akan menerapkan sistem manajemen mutu yang semakin baik di waktu-waktu yang akan datang karena penilaian dan tindakan perbaikan atas kelemahan dan penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan akan selalu dilaksanakan. Sehingga penulis dapat menyimpulkan bahwa peran audit internal dalam implementasi sistem manajemen mutu pada PT. BGR telah cukup baik.
D. Permasalahan dan Kendala yang Dihadapi oleh PT. Bhanda Ghara