Dalam menjalankan suatu proses produksi, perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk memastikan proses tersebut berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku dan mencegah terjadinya penyimpangan. Pada sub-sub bab berikut ini akan dibahas mengenai pengertian, tujuan, dan komponen-komponen terkait pengendalian internal yang ada.
2.8.1 Pengertian Pengendalian Internal
Gelinas dan Dull (2008: 216) dalam Committee of Sponsoring Organization (COSO) mendefinisikan pengendalian internal sebagai suatu proses yang dipengaruh oleh dewan direksi, manajemen, dan pihak personal lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan jaminan atau keyakinan yang memadai terkait dengan pencapaian tujuan seperti efektivitas dana efisiensi operasi, kehandalan laporan keuangan, dan ketaatan dengan peraturan yang berlaku.
2.8.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Adapun tujuan dari pengendalian internal menurut Romney dan Steinbart (2006: 96) adalah sebagai berikut:
1. Menjaga asset, termasuk mencegah atau mendeteksi, secara regular, perolehan, penggunaan, atau pembuangan material yang tidak terotorisasi dari asset perubahan.
2. Memelihara catatan dalam detil yang cukup untuk secara akurat dan sesuai menggambarkan asset perusahaan.
3. Menyediakan informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
4. Menyediakan kepastian bahwa laporan keuangan dipersiapkan sesuai dengan GAAP.
5. Meningkatkan efisiensi operasional termasuk memastikan penerimaan dan pengeluaran perusahaan dibuat sesuai dengan otorisasi manajer dan direktur.
6. Meningkatkan kedisiplinan terhadap kebijakan manjerial yang telah ditetapkan.
2.8.3 Komponen-komponen Pengendalian Internal
Terdapat lima komponen yang berhubungan dengan pengendalian internal menurut Jones dan Rama (2008: 134) yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Berkaitan dengan faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan memengaruhi kesadaran karyawannya terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai etika, filosofi manajemen, dan gaya operasi manajemen. Juga meliputi cara manajemen memberikan wewenang dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan karyawannya, serta perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi.
2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Merupakan proses identifikasi dan analisis terhadap resiko yang dapat mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Merupakan kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko-resiko yang mungkin terjadi. Adapun aktivitas pengendalian meliputi:
a. Penelaahan kinerja (Performance review)
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan analisis terhadap kinerja, dengan cara membandingkan hasil yang didapat dengan anggaran, standar perhitungan, dan data pada periode sebelumnya.
b. Pemisahan tugas (Segregation of duties)
Mencakup pembebanan tanggung jawab untuk melakukan otorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi, mencatat transaksi, dan pemeliharaan aset kepada karyawan yang berbeda-beda
c. Pengendalian aplikasi (Application control)
Berhubungan dengan pengendalian yang diterapkan dalam aplikasi sistem informasi akuntansi.
Adalah pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi. Sebagai contoh, pengendalian yang membatasi akses ke komputer, peranti lunak, dan data perusahaan. Pengendalian umum juga mencakup pengendalian atas proses pengembangan dan pemeliharaan peranti lunak aplikasi.
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Sistem informasi yang dimiliki perusahaan merupakan kumpulan dari prosedur (baik otomatis maupun manual) dan pencatatan yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian atas proses-proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu.
5. Pengawasan (Monitoring)
Manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahawa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.
2.8.4 Pengendalian pada proses produksi
Sebuah siklus produksi perlu dilakukan adanya pengendalian. Van Der Bij, Hans & Jeroen H.W. Van Ekert (2010 : 676) mengungkapkan bahwa “Production control system comprises a system of tasks, methods, and means, which an organisation uses to agree and maintain the availability of products to the expectations of the internal or external customer with respect to time, quantity, and place.”, dimana perusahaan mengelola produk terbaik yang dihasilkan demi pelanggannya melalui sistem pengendalian produksi yang memiliki metode, sistem kerja, dan batasan terkait produksi tersebut.
Hall (2013: 313) juga menjabarkan pengendalian yang berkaitan dengan siklus produksi meliputi:
1. Transaksi yang Terotorisasi (Transaction Authorization) Transaksi yang terotorisasi pada siklus produksi meliputi:
a. Pada perusahaan manufaktur, perencanaan dan pengendalian produksi (production planning and control) mengotorisasi kegiatan produksi dengan mengeluarkan surat permintaan kerja (work order). Dokumen ini berisi berapa banyak produksi yang akan dilakukan dimana merupakan selisih dari banyaknya produk yang diminta berdasarkan ramalan penjualan dengan jumlah finished good yang ada.
b. Kartu perpindahan (Move tiket) ditandatangani oleh setiap supervisor dari setiap departemen untuk setiap aktivitas dan perpindahan dari produk.
c. Permintaan bahan baku (material requisition) diotorisasi oleh bagian penyimpanan untuk dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan dikirimkan ke tempat produksi.
2. Pemisahan Tugas (Segregation of Duties)
Salah satu tujuan dari prosedur pengendalian ini adalah untuk memisahkan tugas dari transaksi yang terotorisasi dan proses transaksi. Tujuan lain adalah untuk memisahkan pencatatan dan yang memegang asset.
3. Supervisi (Supervision)
Prosedur supervise berikut terkait dengan siklus produksi:
a. Supervisor yang berasa di tempat produksi mengawasi pemakaian bahan baku yang digunakan di proses produksi. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua bahan baku yang dikeluarkan dari gudang digunakan dalam produksi dan meminimalisir pemborosan bahan baku. Kartu jam kerja (time cards) karyawan dan kartu kerja (job tickets) juga harus diperiksa untuk akurasi.
4. Kontrol Akses (Access Control)
Siklus produksi memungkinkan akses secara langsung maupun tidak langsung.
a. Akses secara langsung ke asset
1) Perusahaan cenderung membatasi hak akses ke dalam area sensitif seperti gudang, tempak produksi, dan gudang penyimpanan finished good. Cara mengontrolnya seperti adanya identifikasi tanda pengenal, petugas keamanan, alat pengintaian, dan berbagai sensor elektronik dan alarm.
2) Pemakaian standard cost menyediakan sebuah akses kontrol. Dengan menspesifikasikan jumlah bahan baku dan tenaga kerja untuk setiap produk, perusahaan membatasi akses yang tidak terotorisasi
b. Akses tidak langsung ke aset
Di dalam siklus produksi, dokumen-dokumen penting termasuk permintaan bahan baku, kartu jam kerja karyawan. Metode
pengendalian ini juga mendukung adanya audit untuk pemakaian dokumen secara berurutan.
5. Pencatatan Akuntansi (Accounting Records)
Tujuan dari teknik pengendalian ini adalah untuk menghasilkan rekam jejak audit untuk setiap transaksi, termasuk pemakaian surat permintaan kerja (work order), cost sheet, kartu perpindahan (move tickets), kartu kerja (job tickets), permintaan bahan baku (material requisition), work in process file, dan finished good inventory file. Dengan menggunakan penomoran dokumen secara berurutan dan mereferensikannya dengan pencatatan work in process, perusahaan dapat melacak setiap finished good yang di produksi ke bahan baku yang digunakannya.
6. Verifikasi secara Independen (Independent Verification) Langkah verifikasi dalam siklus produksi meliputi:
a. Akuntansi biaya merekonsiliasi pemakaian bahan baku dan tenaga kerja yang dilihat dari permintaan bahan baku (material requisition dan kartu kerja (job tickets).
b. Departemen general ledger juga mempunyai fungsi verifikasi penting dengan memeriksa total perpindahan produk dari work in process menjadi finished goods. Ini dilakukan dengan merekonsiliasi jurnal voucher dari akuntansi biaya dengan merangkum buku besar pembantu persediaan.
c. Internal dan external auditor secara periodik memverifikasi bahan baku dan finished goods yang ada di tangan dengan perhitungan secara fisik. Membandingkan kuantitas aktual persediaan dengan pencatatan persediaan dan membuat penyesuaian (adjustments) atas pencatatan.
Gambar 2.19: Summary of Conversion Cycle Controls Sumber: Hall (2013: 314)