BAB IV Panduan Kebijakan Perusahaan
E. Sistem Pengendalian Internal dan Audit Oleh SPI
Direksi harus menetapkan suatu sistem pengendalian internal yang efektif untuk mengamankan investasi dan aset Perusahaan. Komisaris memberikan perhatian terhadap struktur pengendalian internal yang dilaksanakan oleh manajemen serta memantau kepatuhan manajemen dalam menjalankan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Sistem Pengendalian Intern yang efektif bertujuan: a. Keakuratan data dan informasi keuangan.
b. Mengamankan data, informasi, dan aset perusahaan.
Pedoman GCG PT (Persero) Pengerukan Indonesia 36
d. Menjaga ketaatan atas peraturan perundang-undangan yang berlaku dan dipatuhinya kebijakan manajemen Perusahaan.
e. Mencegah terjadinya penyimpangan termasuk kecurangan/fraud dan pelanggaran lainnya.
Direksi bertanggung jawab menetapkan dan memelihara sistem pengendalian internal perusahaan yang efektif dan memastikan bahwa sistem tersebut bekerja secara aman dan sehat sesuai tujuan pengendalian internal yang ditetapkan Perusahaan. Dewan Komisaris dan/atau melalaui Komite Audit mengawasi kebijakan Direksi berkaitan pengendalian intern dan pelaksanaannya.
2. Lingkup Pengendalian Intern
Sistem Pengendalian Internal mencakup:
a. Lingkungan pengendalian yang disiplin dan terstruktur meliputi: integritas dan nilai etika, kompetensi pegawai, filosofi dan gaya manajemen, cara yang ditempuh manajemen dalam melaksanakan fungsi, tugas, tanggung jawab dan kewenangannya, pengorganisasian, dan pengembangan sumber daya manusia.
b. Penaksiran risiko, yaitu suatu proses untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menilai risiko, serta pengelolaan risiko.
c. Aktivitas pengendalian yaitu tindakan-tindakan yang dilakukan dalam suatu proses pengendalian terhadap kegiatan perusahaan pada setiap unit kerja dalam struktur organisasi Perusahaan.
d. Sistem informasi dan komunikasi, yaitu proses penyajian laporan mengenai kegiatan operasional, finansial, dan ketaatan atas ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
e. Monitoring yaitu proses penilaian terhadap kualitas pengendalian internal termasuk fungsi SPI pada setiap unit kerja organisasi perusahaan.
3. Kegiatan Pengendalian Intern
Prosedur pengendalian adalah kegiatan yang dilakukan dalam suatu proses pengendalian kegiatan perusahaan pada setiap unit kerja perusahaan.
Pedoman GCG PT (Persero) Pengerukan Indonesia 37
Kegiatan pengendalian secara formal didokumentasikan dalam sistem dan prosedur (sispro). Kegiatan pengendalian perusahaan antara lain, tapi tidak terbatas pada:
a. Mengadakan dan memelihara administrasi Perusahaan sesuai dengan ketentuan serta kelaziman yang berlaku.
b. Menyusun sistem akuntansi dan pencatatan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum dan berdasarkan prinsip-prinsip pengendalian intern. Catatan yang akurat dan andal harus dipelihara setiap waktu. Setiap pembayaran uang, pengalihan kepemilikan, penyelesaian pemberian layanan dan transaksi lainnya harus tergambarkan secara penuh dalam sistem akuntansi dan pencatatan perusahaan.
c. Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan harus menggunakan cek dan/atau giro, kecuali untuk pengeluaran rutin dengan menggunakan dana kas kecil atau harian. Otorisasi pengeluaran dilakukan oleh General Manager, Direktur Keuangan, dan Direktur Utama sesuai dengan tingkat kewenangan yang berlaku di Perusahaan.
d. Verifikasi yaitu kegiatan pengujian kebenaran angka, kegiatan dan kelengkapan dokumen dilakukan untuk setiap kegiatan oleh semua unit kerja sesuai dengan jenjangnya.
e. Pemisahan fungsi dimaksudkan agar setiap orang dalam jabatannya tidak memiliki peluang untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan tugasnya. Pemisahan fungsi antara fungsi pencatatan, penyimpanan, operasi, dan otorisator.
f. Penjagaan fisik aset yang dimiliki (
asset safeguarding
).g. Penjagaan akses terhadap sistem, program dan informasi tertentu untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi penting perusahaan.
Direksi, manajemen, dan pegawai perusahaan wajib memahami dan melaksanakan sistem dan prosedur sebagai alat pengendalian dalam pelaksanaan kegiatan.
Pedoman GCG PT (Persero) Pengerukan Indonesia 38
Direksi dan manajemen Perusahaan, melalui SPI, melakukan pemantauan secara berkelanjutan terhadap efektivitas pengendalian intern pada seluruh unit kerja berkaitan dengan perubahan kondisi internal dan eksternal Perusahaan. Setiap hasil pemantauan dikaji ulang untuk dapat memberikan umpan balik (
feedback
) bagi penyempurnaan sistem pengendalian internal secara terintegrasi.Direksi menjaga kepatuhan dengan mencegah terjadinya penyimpangan yang dilakukan oleh manajemen dan pegawai dan menindaklanjuti kelemahan pengendalian intern yang dilaporkan oleh SPI dan Auditor Eksternal. Direksi memberikan sanksi dengan cara bijaksana kepada pegawai perusahaan yang terbukti telah melakukan tindak kecurangan ataupun penyimpangan yang secara material merugikan perusahaan.
4. Peran SPI
SPI mengevaluasi dan berperan aktif sebagai konsultan dan katalisator dalam meningkatkan efektivitas sistem pengendalian intern secara berkesinambungan berkaitan dengan pelaksanaan operasional perusahaan dengan melakukan identifikasi terhadap lemahnya pengendalian yang berpotensi menimbulkan kerugian dan tidak tercapainya sasaran kegiatan serta memberi masukan kepada Direksi dan manajemen bila terjadi suatu kelemahan pengendalian atau masalah di perusahaan.
SPI dalam melaksanakan tugasnya dapat bekerja sama dengan Komite Audit untuk memastikan dan meningkatkan terselenggaranya sistem pengendalian internal yang efektif sesuai kebutuhan Perusahaan. Kerja sama antara SPI dengan Komite Audit diatur dalam Piagam (
charter
) masing-masing.Fungsi audit menjalankan fungsi
assurance
bagi perusahaan bahwa perusahaan telah dikelola dengan efisien dan efektif, mematuhi peraturan perundangan yang berlaku serta meyakinkan bahwa pelaporan keuangan perusahaan sudah dapat diandalkan baik kualitas keterbukaannya maupun terbebas dari praktik kecurangan.Pedoman GCG PT (Persero) Pengerukan Indonesia 39
SPI melakukan audit dengan ruang lingkup:
a. Audit atas keandalan dan kebenaran informasi, SPI harus meyakinkan bahwa catatan dan dokumentasi telah lengkap dan memadai dan persetujuan yang layak atas transaksi, serta sistem informasi telah menghasilkan data yang akurat.
b. Audit atas kepatuhan terhadap peraturan perundangan yang berlaku, kebijakan, serta sistem dan prosedur yang ditetapkan Perusahaan.
c. Audit atas efisiensi dan efektivitas atas pengelolaan sumber daya dan kegiatan perusahaan. SPI mengidentifikasi sistem dan prosedur yang ada di Perusahaan dan menilai kesesuaiannya dengan tujuan dan sasaran Perusahaan, serta mengidentifikasi adanya penyimpangan serta penggunaaan sumber daya dan kegiatan yang tidak efisien.
d. Audit atas program kerja. SPI menilai program unit kerja dan kesesuaian dengan tujuan perusahaan, menilai capaian progran kerja dan efektivitasnya dengan pertimbangan biaya-manfaat.