a. Definisi Sistem Pengendalian Internal
Pengendalian intern menurut Mardi, meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang di koordinasikan dalam perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mengajukan kebijakan manajemen yang telah diterapkan. (Mardi, 2011)
b. Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal, antara lain:
a. Menjaga keamanan harta suatu organisasi sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat guna merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi c. Mengajukan efisiensi dalam operasi
d. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijakan manajemen yang telah diterapkan
c. Elemen-elemen (Komponen) Pengendaliuan Internal
Komponen pengendalian internal sangat dipengaruhi oleh kejadian atau hubungan antar masing-masing komponen dalam sistem pengendalian internal.
Terdapat lima komponen sistem pengendalian intenal menurut Mardi, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian ini merupakan persepsi perorangan dalam perusahaan tentang pentingnya pengendalian internal. Pimpinan perusahaan harus menunjukkan komitmennya terhadap pelaksanaan kontrol yang ketat dan kebijakannya secara sadar dan langsung diikuti oleh para bawahan. Suasana seperti ini merupakan lingkungan pengendalian yang efektif ditetapkan dalam perusahaan.
2. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan sekumpulan peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan dan digariskan untuk tujuan keberhasilan pengendalian dalam perusahaan. Aktivitas pengendalian pada dasarnya berbentuk pengendalian yang menggunakan pendekatan berbasis teknologi informasi dan pengendalian yang menggunakan pendekatan manual.
Pengendalian berdasarkan teknologi informasi secara khusus berkaitan dengan lingkungan teknologi dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum meliputi kegiatan yang berhubungan dengan audit teknologi informasi, yang ditujukan melindungi lingkungan agar dikelola secara baik, sehingga proses pengendalian mendapatakan dukungan lebih efektif. Berkaitan dengan pengendalian aplikasi lebih ditujukan untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan pada pengolahan data sistem komputer.
3. Penilaian Risiko
Pendekatan strategi manajemen risiko merupakann instrumen penting dalam mengontrol bisnis perusahaan. Sistem pengendalian harus dievaluasi secara berkala efektivitasnya. Organisasi harus melakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan. Dampak dari perencanaan strategis dan operasional serta keuangan dan informasi akan menimbulkan risiko bisnis, beberapa kebijakan bisa berakibat yang lebih besar serta kemungkinan muncul lebih besar. Oleh karena itu, segala sesuatu yang terkait dengtan biaya dan manfaat pengendalian harus direncanakan dan diperhitungkan secara cermat sehingga kegagalan dan risiko dapat diminimalisir dampaknya.
4. Kualitas Informasi dan Komunikasi
Kualitas informasi yang dihasilkan memberi dukungan penuh keberhasilan pimpinan membuat keputusan bisnis, informasi yang dihasilkan sistem informasi akuntansi membantu pimpinan membuat keputusan terkait dengan operasi perusahaan serta bagaimana informasi keuangan yang dibuat dikomunikasikan secara cepat dan akurat. Informasi keuangan yang dihasilkan harus akurat, didukung data dan fakta sehingga memiliki nilai penting untuk dijadikan sebagai pengambilan keputusan.
5. Pengawasan
Tingginya kinerja yang diraih tidak lepas dari penerapan teknik pengawasan yang menunjukkan bahwa “seseorang dalam pengawasan, namun merasa tidak diawasi”. Pengawasan yang efktif dilakukan untuk
meningkatkan kinerja bukan untuk menghilangkan kinerja dan prestasi perusahaan. Pengawasan yang dilakukan, antara lain sebagai berikut:
a. Supervisi yang efektif. Supervisi bertindak sebagai model pengembangan maksimum pegawai menjadi seseorang yang profesional dan efisien menurut kemampuannya. Kegiatan supervisi bukan mengukur kinerja atau mencari kesalahan, namun hal ini sebagai upaya membantu pihak lain mengatasi kesulitan dan meningkatkan motivasi kerja secara mandiri dan berkelanjutan.
b. Akuntansi pertanggungjawaban. Pengawasan terhadap sistem akuntansi pertanggungjawaban menunjukkan informasi yang terkait dengan anggaran, kuota, jadwal, biaya standar, dan standar kualitas;
kemudian apabila ada ditemukan hal-hal berbeda antara perencanaan kinerja dengan hasil yang diperoleh, maka harus segera dilakukan tindakan.
c. Audit internal. Pengawasan kegiatan melakukan peninjauan ulang terhadap keefektifan pengendalian internal merupakan peranan yang selalu dilakukan seorang auditor internal. Motivasi pegawai dalam menjalankan tugasnya dan fungsinya sesuai peraturan yang berlaku serta efektivitas dan efisiensi manajemen tidak luput dalam tindakan evaluasi dilakukan auditor internal.
d. Unsur-unsur Pengendalian Internal Dalam Sistem Penggajian
Agar suatu sistem pengendalian intenal dapat berjalan secara efektif seperti yang diharapkan, harus memiliki unsur pokok yang dapat mendukung prosesnya.
Adapun unsur pokok sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut:
1. Organisasi harus adanya pemisahan fungsional secara tepat.
Contoh: Fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. Fungsi personalia bertanggungjawab atas tersedianya berbagai informasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif dan upah dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi ini digunakan untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam daftar gaji dan upah yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasi. Fungsi ini digunakan sebagai salah satu dasar dalam perhitungan gaji dan upah karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji karyawan.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik.
Contoh: Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditanda tangani oleh Direktur Utama. Pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah, maka perlu
dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang masuk kedalam daftar gaji dan upah. Untuk menghindari pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji dan upah harus mendapat otorisasi pihak yang berwenang.
a) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu.
Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang.
b) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambah keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan. Dasar penambahan gaji dan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (direktur utama dan direktur keuangan) agar data gaji dan upah yang tercantum dapat diandalkan.
c) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu kartu jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar sah sebagai dasar perhitungan gaji dan upah dan untuk keperluan lain.
d) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen oleh yang bersangkutan. Upah lembur dibayarkan di luar jam regular,
karena tarifnya lebih tinggi dari jam regular. Jam kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen bersangkutan.
e) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
Merupakan dokumen yang dipakai sebagai pembayaran gaji dan upah, maka harus diotorisasi fungsi personalia yang menunjukkan bahwa;
- Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat setempat.
- Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji dan upah adalah tarif dari surat keputusan pejabat berwenang.
- Data yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji dan upah karyawan telah diotorisasi oleh pihak berwenang.
- Perkalian dan penjumlahan daftar gaji dan upah telah di cek ketelitiannya.
f) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Berisi perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang sesuai dengan dokumen tersebut. Dokumen ini berisi oleh fungsi akuntansi (bagian utang) dan otorisasi oleh kepala departemen akuntansi keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.
i. Adanya prosedur pencatatan. Contoh: Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh pembuat daftar gaji dan upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masing-masing karyawan selama setahun.
ii. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitian oleh fungsi akuntansi dan bertanggungjawab atas distribusi upah langsung kedalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja.
iii. Praktek yang Sehat dalam Penggajian. Contoh: Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Kartu jam hadir digunakan untuk merekam jumlah jam setiap karyawan berada di perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan. Untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu jam kerja, fungsi pembuat daftar gaji harus membandingkan data jam tercantum dalam kartu jam hadir dengan data yang tercantum dalam kartu jam kerja.
iv. Pemasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Untuk menjamin data jam hadir yang direkam dalam kartu jam hadir harus dilaksanakan pengawasan terhadap pemasaran kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu. Dengan diawasinya perekam jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat dihindari perekaman jam hadir oleh karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.
v. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Dengan demikian unsur sistem pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang handal.
vi. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan penghasilan yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh karyawan yang berhak.