2.2 Teori Khusus
2.2.6 Sistem Pengendalian Internal
Menurut Warren(2008 : 235), pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
Tujuan pengendalian internal Warren(2008 : 236) memberikan jaminan yang wajar bahwa :
Akun Transaksi Jurnal
Penjualan tunai Kas
Penjualan
Penjualan kredit Piutang
Penjualan Penerimaan kas secara periode Kas
Piutang
Penerimaan kas tunai Kas
Penjualan
Setoran Bank Bank
1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha.
2. Informasi bisnis akurat.
3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.
Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran paling serius terhadap pengendalian internal yaitu penggelapan oleh karyawan (employee fraud). Penggelapan oleh karyawan adalah tindakan disengaja untuk menipu majikan demi keuntungan pribadi.
Informasi bisnis yang akurat diperlukan demi keberhasilan usaha. Penjagaan aktiva dan informasi yang akurat sering berjalan dengan standar peraturan yang berlaku, contohnya ketentuan lingkungan hidup, syarat-syarat kontrak, peraturan keselamatan, dan prinsip akuntansi yang berlaku umum (generally accepted accounting principles-GAAP).
Unsur-unsur pengendalian internal Warren (2008 : 237-242) :
Menejemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal (elements of internal control) untuk mencapai tiga tujuan pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut : 1. Lingkungan pengendalian (control enviroment)
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalain orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.
2. Penilaian resiko (risk assessment)
Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penilaian risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum.
3. Prosedur pengendalian (control activities)
Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian intern. Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian dapat diterapkan pada suatu jenis transaksi seperti transaksi
penjualan. Prosedur pengendalian juga dapat diterapkan secara luas dan dapat diintegrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.Pemantauan (monitoring)
4. Pemantauan (monitoring)
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.
5. Informasi dan komunikasi (information and communication) Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatubentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
Unsur-unsur pengendalian internal membentuk suatu payung untuk melindungi perusahaan dari ancaman-ancaman. Penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan merupakan jaminan yang membuat payung tersebut tidak akan bocor. Informasi dan komunikasi menghubungkan payung tersebut dengan menejemen. Berikut adalah beberapa contoh utama yang memerlukan pengendalian internal secara baik (Hery (2012 :173)) :
1. Pemesanan dan pembelian barang : pengendalian internal dijalankan dengan tujuan untuk memastikan bahwa pemesanan dan pembelian barang memang telah dilakukan sesuai prosedur. Barang yang dipesan dan dibeli sesuai dengan spesifikasi kebutuhan perusahaan serta telah mendapat persetujuan yang layak dari pejabat wewenang.
2. Penjualan barang dagangan, pengendalian internal dijalankan dengan tujuan untuk memastikan bahwa pengiriman dan penjualan barang dagangan telah dilakukan sesuai prosedur. Barang yang dikirim dan dijual sampai ke pelanggan dan mendapat otorisasi dan tersedia dokumen pendukung transaksi. 3. Penerimaan dan pembayaran kas, pengendalian internal dijalankan dengan tujuan bahwa kas yang telah diterima dengan baik dan semestinya oleh perusahaan, pembayaran kas dilakukan untuk membayar perusahaan serta menghindari pembayaran ganda.
Perusahaan biasanya akan menerapkan lima prinsip pengendalian internal. Ukuran luas pengendalian internal disesuaikan dengan besar kecilnya bisnis perusahaan. Prinsip pengendalian internal (Hery (2012 : 176)) :
1. Penetapan tanggung jawab
Sesungguhnya, karakteristik yang paling utama yaitu penetapan tanggung jawab ke masing-masing karyawan agar supaya karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugas-tugas tertentu secara spesifik yang telah dipercayakan kepadanya. Pengendalian atas pekerjaan tentu akan menjadi lebih efektif jika hanya satu orang saja yang bertanggung jawab atas sebuah tugas/pekerjaan.
2. Pemisahan tugas
Ada dua bentuk yang paling umum dari penetapan prinsip pemisahan tugas yaitu :
a. Pekerjaan yang berbeda harusnya dikerjakan oleh karyawan yang berbeda pula
b. Harusnya ada pemisahan tugas antara karyawan yang menangani langsung aktiva secara fisik dan pekerjaan pencatatan active.
3. Dokumentasi
Dokumen memberikan bukti bahwa transaksi bisnis atau peristiwa ekonomi telah terjadi. Dengan memberikan tanda tangan kedalam dokumen, orang yang bertanggung jawab atas terjadinya sebuah transaksi dapat diidentifikasi dengan mudah.
4. Pengendalian fisik, mekanik dan eketronik
Penggunaan pengendalian fisik, mekanik dan elektronik sangatlah penting karena terkait dengan pengamanan aktiva. Berikut beberapa pengendalian fisik, mekanik dan elektronik: a. Uang kas dan surat-surat berharga sebaiknya disimpan
dalam filling cabinet terkunci b. Catatan akuntansi penting disimpan
c. Tidak semua karyawan boleh keluar masuk gedung persediaan barang
d. Adanya penggunaan kamera monitor e. Penggunaan password system
5. Pengecekan independen atau verifikasi internal
Kebanyakan verifikasi internal meliputi peninjauan ulang, perbandingan, dan pencocokan data yang telah disiapkan oleh karyawan berbeda.