9
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut O.Brien dan Marakas (2008 : 24), sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut Hall (2011 : 5), sistem adalah sekumpulan dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan sama.
Dari pendapat – pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau komponen yang saling berhubungan dan saling mendukung mengubah input menjadi output dalam proses transformasi untuk mencapai tujuan bersama.
2.1.2 Pengertian Data
Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 46), data adalah aliran fakta – fakta mentah yang merupakan peristiwa yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik sebelum mereka terorganisir dan disusun menjadi bentuk yang orang – orang dapat memahami dan menggunakannya.
Data dapat didefinisikan juga sebagai fakta mentah atau hasil observasi yang bisanya berupa fenomena fisik atau transaksi bisnis (O.Brien dan Marakas (2008 : 32)).
Fakta – fakta mentah tersebut seperti jumlah karyawan, total jam kerja dalam seminggu, persediaan bagian nomor, order penjualan (Stair dan Reynolds (2012 : 5)).
Sehingga dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta mentah yang berupa fenomena fisik atau transaksi bisnis yang akan diorganisir dan disusun menjadi bentuk yang dapat dipahami dan digunakan.
2.1.3 Pengertian Informasi
Menurut O.Brien dan Marakas (2008 : 32), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.
Menurut Gelinas dan Dull (2010 : 17), informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang bermanfaat dalam aktivitas pengambilaan keputusan.
Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 31), informasi adalah data yang telah dirubah menjadi bentuk yang memiliki makna dan berguna bagi manusia.
Stair dan Reynolds (2012 : 5) mendefinisikan informasi sebagai kumpulan fakta yang terorganisir sehingga mereka memiliki nilai tambahan selain nilai fakta individu.
1. Reliability
Berhubungan dengan penyediaan informasi – informasi yang sesuai dengan pihak manajemen untuk menjalankan entitasnya dan mempraktekan tanggung jawab pemerintahannya.
2. Integrity
Berhubungan dengan ketepatan dan kelengkapan dari suatu informasi serta keabsahan informasi tersebut dalam hubungannya dengan nilai-nilai bisnis dan harapan-harapannya.
3. Availibility
Berhubungan dengan ketersediaan informasi ketika dibutuhkan oleh proses bisnis sekarang dan di masa yang akan datang. Hal ini juga mencakup pengamanan terhadap sumber daya dan kemampuan yang terkait.
4. Efficiency
Berhubungan dengan penyediaan informasi melalui penggunaan sumber daya yang optimal (paling produktif dan ekonomis).
5. Effectiveness
Berhubungan dengan informasi yang relevan dan berhubungan dengan proses bisnis, yang disampaikan dalam waktu yang tepat, benar, konsisten, dan dapat digunakan.
Jadi dapat disimpulkan informasi merupakan hasil pengolahan data yang memiliki nilai tambah, diolah dan diorganisir sehingga memiliki makna berguna bagi penggunanya.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2008 : 4), sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 46) sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah, dan visualisasi dalam sebuah organisasi.
Menurut John W. Satzinger (2010 : 6) sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bisnis.
Stair dan Reynolds (2012 : 8) mendefinisikan sistem informasi sebagai seperangkat elemen atau komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data dan informasi dan memberikan reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi seperangkat komponen yang terdiri dari orang, hardware,
software, jaringan telekomunikasi dan data yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, pengendalian, analisis masalah, dan visualisasi dalam sebuah organisasi .
Aktifitas dasar dari sistem informasi menurut Laundon dan Laudon (2010 : 46-47) adalah sebagai berikut :
1. Input
Melibatkan penangkapan atau pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi.
2. Process
Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna.
3. Output
Mentransfer proses informasi kepada orang atau aktifitas yang akan menggunakannya.
4. Feedback
Output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.
2.1.4.1 Manfaat Sistem Informasi
Manfaat dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008 : 23) yaitu :
1. Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan yang mencakup bagian keuangan, akuntansi, operasional, pemasaran dan sumber daya manusia. 2. Untuk meningkatkan efesiensi dari proses produksi,
meningkatkan produktivitas pekerja, memberikan pelayanan, dan kepuasan pelanggan.
3. Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif yang diambil oleh manajer dan profesional bisnis.
4. Untuk mengembangkan produk dan jasa yang
kompetitif dan sebagai sebuah keuntungan strategic dalam menghadapi persaingan global.
5. Sebagai komponen utama dalam sumber daya
infrastruktur dan kehandalan jaringan bisnis masa kini.
2.1.5 Pengertian Sistem informasi Akuntansi
Menurut Gelinas dan Dull (2010 : 667), sistem informasi akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi yang berhubungan dengan aspek keuangan dari kejadian bisnis.
Menurut Hall (2011 : 773), sistem informasi akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang memproses transaksi keuangan.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntasi adalah interaksi komponen – komponen yang terdiri dari manusia, prosedur, software dan teknologi informasi yang bertugas mengubah data menjadi informasi akuntansi melalui tahap pengumpulan data dari sumber data internal dan eksternal, pemrosesan data dan pelaporan informasi, dimana informasi akuntansi ini dapat berguna dalam pengambilan keputusan bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan.
2.1.5.1 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
Kegunaan sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2008 : 7-8) adalah :
1. Menghasilkan laporan eksternal
Yaitu menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkepentingan seperti investor, kreditor dan petugas pajak.
2. Mendukung aktivitas rutin
Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk menangani masalah-masalah dalam siklus operasi perusahaan. Contohnya : pemesanan barang, pengiriman barang, penagihan dan penerimaan kas. 3. Pengambilan keputusan
Sebagai alat untuk mengambil keputusan disemua level organisasi.
4. Perencanaan dan pengendalian
Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas dalam organisasi secara baik. Contohnya rencana dan pengendalian anggaran dalam suatu organisasi.
5. Implementasi internal control
Sistem informasi akuntansi kebijakan dan prosedur digunakan untuk melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian yang mungkin terjadi.
2.1.5.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney (2006 : 6-7), sistem informasi akuntansi mempunyai lima komponen, yaitu :
1. “The people who operate the system and perform various functions” yang artinya orang – orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai tugas. 2. “The procedures, both manual and automated, involved
in collecting, processing and storing data about organization’s activities” yang artinya prosedur – prosedur, baik manual dan otomatis, terlibat dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.
3. “The software used to process the organization’s data” yang artinya software digunakan untuk memproses data organisasi.
4. “The data about the organization’s business process” yang artinya data mengenai proses bisnis organisasi. 5. “The information technology infrastructure, including
computers, peripheral devices, and network
communications devices” yang artinya infrastruktur teknologi informasi, termasuk didalamnya komputer, peralatan periperal, dan peralatan komunikasi jaringan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa komponen sistem informasi akuntansi adalah orang, prosedur, data, software dan hardware.
2.1.5.3 Siklus Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2008 : 12), proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan untuk memperoleh, memproduksi, dan menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat dilihat melalui siklus proses bisnis tersebut dan dapat dikelompokkan kedalam tiga siklus transaksi utama. Tiga siklus transaksi utama, yaitu :
1. Siklus perolehan atau pembelian (Acquisition Cycle) Meliputi proses perolehan / pembelian dan pembayaran atas barang atau jasa.
2. Siklus konversi (Convertion Cycle)
Meliputi proses mengubah sumber daya yang telah disediakan menjadi barang atau jasa.
3. Siklus pendapatan (Revenue Cycle)
Meliputi proses menyediakan barang dan jasa ke pelanggan dan mengumpulkan uang kas.
Menurut Romney dan Steinbart (2011 : 31), siklus pemrosesan transaksi pada sistem adalah suatu rangkaian aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam melakukan bisnisnya, mulai dari proses pembelian, produksi, hingga penjualan barang dan jasa. Siklus transaksi pada perusahaan dibagi menjadi 5 subsistem yaitu :
1. Revenue Cycle
Siklus yang terjadi dari transaksi penjualan barang dan jasa serta penerimaan kas.
2. Expenditure Cycle
Siklus yang terjadi dari transaksi pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas.
3. Human Resources / Payroll Cycle
Siklus yang terjadi dari proses perekrutan dan pembayaran atas tenaga kerja yang dilakukan perusahaan.
Siklus yang terjadi dari proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan.
5. Financing
Siklus yang terjadi dari kegiatan penerimaan modal yang dilakukan oleh perusahaan.
2.1.6 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Stair dan Reynolds (2010 : 497), analisis sistem adalah fase pengembangan sistem yang menentukan sistem informasi apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah yang sudah ada dengan mempelajari sistem dan proses bekerja untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan.
Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 515), analisis sistem terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus memenuhi dengan solusi sistem.
Menurut John W. Satzinger (2012 : 5), analisis sistem adalah proses memahami dan menentukan secara rinci apa yang sistem informasi harus capai.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang mengurai dan mempelajari sistem dan proses kerja untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan dengan cara mendefinisi masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusi dan
mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus memenuhi dengan solusi sistem.
2.1.6.1 Langkah-Langkah dalam Analisis Sistem
Menurut Bodnar (2004 : 499) terdapat empat tahap dalam analisis sistem yaitu:
1. Survei terhadap sistem yang ada
Yaitu melakukan evaluasi terhadap sistem yang ada. Dalam tahap ini penting bagi system’s analyst untuk memahami sistem yang ada sebelum melakukan perubahan atau modifikasi sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna.
2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna
Yaitu mengidentifikasi kebutuhan informasi dari pengguna. System’s analyst harus mempelajari keputusan yang akan dibuat oleh pengguna tentang informasi yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu. Tahap ini cukup sulit karena pengguna seringkali merasa tidak yakin terhadap kebutuhan informasi mereka.
3. Mengidentifikasi sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna
Yaitu mengidentifikasi kebutuhan sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari
pengguna. Kebutuhan sistem tersebut biasanya mengenai input dan output.
4. Penyusunan laporan analisis sistem
Yaitu menyiapkan laporan analisis sistem. Laporan ini berisi spesifikasi pengguna untuk sistem yang diusulkan dan keseluruhan rancangan konseptual dari sistem yang diusulkan.
2.1.7 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Whitten dan Bentley (2009 : 160), perancangan sistem adalah teknik pemecahan masalah komplementer (untuk analisis sistem) yang mengumpulkan kembali potongan komponen sistem ke dalam sistem yang lengkap yang sudah ditingkatkan. Ini mungkin melibatkan menambah, menghapus, dan mengubah potongan relatif terhadap sistem yang asli.
Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010 : 497), perancangan sistem adalah fase pengembangan sistem yang mendefinisikan bagaimana sistem informasi akan melakukan apa yag harus dilakukan untuk mendapatkan solusi masalah.
Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 517), perancangan sistem merupakan keseluruhan rencanan atau model untuk sistem yang terdiri dari semua spesifikasi sistem yang memberikan bentuk dan struktur. Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah keseluruhan rencana atau model sistem yang mendefinisikan
bagaimana sistem informasi akan melakukan apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan solusi masalah dengan menambahkan, menghapus dan mengubah sistem yang asli sehingga akan menghasilkan spesifikasi sistem yang memberikan bentuk dan struktur.
2.1.8 Pengertian Perancangan Berbasis Object Oriented
Menurut Whitten (2009 : 25), analisis dan perancangan berorientasi objek adalah kumpulan dari alat-alat dan teknik-teknik untuk pengembangan sistem yang memfasilitasi teknologi objek untuk membangun sebuah sistem dan perangkat lunaknya.
2.1.9 Pengertian Rich Picture
Menurut Mathiassen (2000 : 334), rich picture adalah gambaran umum tentang user/actor, benda, proses, struktur dan masalah di dalam sistem dan domain aplikasi.
2.1.10 Pengertian Unified Modelling Language ( UML)
Menurut Whitten & Bentley (2009 : 371), unified modelling language(UML) adalah satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek.
Menurut Jones dan Rama (2008 : 78), UML (unified Modelling Language) adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sistem
informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain beorientasi objek.
Berdasarkan pendapat ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain beorientasi objek.
2.1.11 Pengertian Event
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012 : 71), event adalah sesuatu yang terjadi pada waktu dan tempat tertentu, dapat diidentifikasi secara langsung dan harus diingat oleh sistem.
2.1.11.1 Identifikasi Event
Menurut Jones dan Rama (2008 : 21), ada beberapa cara dalam mengindentifikasi event yaitu :
1. Kenali event pertama di dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau suatu departemen bertanggung jawab dalam suatu proses bisnis.
2. Abaikan suatu kegiatan yang tidak memerlukan partisipasi dari internal agent.
3. Kenali sebuah event baru pada saat tanggung jawab berpindah dari satu internal agent ke yang internal agent lainnya.
4. Kenali sebuah event baru ketika suatu proses terganggu dan dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama.
5. Menggunakan nama dan gambaran event yang
merefleksikan secara menyeluruh dari event tersebut.
2.1.12 Pengertian Workflow Table
Menurut Jones dan Rama (2008 : 84), “Workflow table is a two column that identifies the actors and actions in a process” yang dapat diartikan bahwa workflow table adalah sebuah tabel dua kolom yang mengidentifikasikan beberapa aktor dan tindakan dalam sebuah proses.
Workflow Table digunakan agar illustrator dapat memahami pembagian tugas dalam rangkaian event di dalam proses bisnis tersebut.
2.1.13 UML Class Diagram 2.1.13.1 Pengertian Class
Menurut Whitten, et al (2009 : 410) diterjemahkan oleh Tim Penerjemah Andi, class adalah suatu objek yang memiliki atribut dan behavior yang sama.
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012 : 101), class adalah kategori atau klasifikasi dari sebuah objek atau benda.
Berdasarkan pendapat – pendapat diatas, class adalah
mengidentifikasikan semua objek dan event yang ada, lalu kita sertakan dalam model problem domain. Setelah itu kita kelompokkan beberapa objek dan event ke dalam class.
2.1.13.2 Pengertian Attributes
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2009 : 431), atribut adalah data yang mewakili karakteristik terkait tentang sebuah objek.
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012 : 95), atribut adalah deskripsi dari sebuah informasi tentang benda atau objek.
Dapat disimpulkan bahwa dalam pendekatan analisa object oriented, atribut adalah deskripsi terkait objek.
2.1.13.3 Pengertian Behaviour
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2009 : 432) “Behaviour is the set things that an object can do and that act the object’s data (or attributes)” diterjemahkan oleh Tim Penerjemah Andi, behaviour adalah kumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan terkait dengan fungsi – fungsi yang bertindak pada atribut.
Konsep behavior adalah :
a. Event trace, “ A sequence of events involving a specific object.” Yang artinya sekumpulan dari event yang melibatkan object yang spesifik.
b. Behaviour pattern, “A description of possible event traces for all object in a class.” Yang artinya deskripsi dari event trace yang mungkin untuk semua object pada class.
c. Attribute, “A description property of a class or an event.” Yang artinya deskripsi dari class atau event.
2.1.13.4 Pengertian UML Class Diagram
Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2012 : 57) class diagram adalah diagram yang terdiri dari kelas dan hubungan antar kelas.
Menurut Jones dan Rama (2008 : 172) menyatakan UML class diagram menyediakan sebuah pendekatan sistematis untuk merancang data dan mendokumentasikan rancangan tersebut.
Empat aktivitas utama dalam membuat UML class diagram, yaitu :
1. Menempatkan transaction table yang diperlukan pada UML class diagram.
2. Menempatkan master table yang diperlukan pada UML class diagram
3. Menentukan hubungan yang diperlukan antar tabel (transaction dan master)
4. Menentukan atribut yang diperlukan dalam UML class diagram
Jadi dapat ditarik kesimpulan class diagram adalah kumpulan dari class – class beserta hubungannya
yang digunakan untuk merancang data dan
mendokumentasikan rancangan data tersebut.
2.1.13.5 Hubungan-Hubungan dalam Class Diagram
Menurut Jones dan Rama (2008 : 205-206), hubungan dalam class diagram, yaitu :
1. One to One Relationships
Hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti one to many, tetapi dapat terjadi dalam sistem informasi akuntansi.
2. One to Many atau Many to One Relationships
Hubungan one to many atau hubungan many to one sangat umum di dalam sistem akuntansi.
3. Many to Many
Hubungan many to many dapat diubah kedalam dua hubungan dengan menambahkan satu table detail didalamnya.
2.1.14 Pengertian Use Case Diagram
Menurut Jones dan Rama (2008 : 355), use case diagram adalah suatu daftar use case yang terdapat dalam suatu aplikasi dan
yang mengidentifikasikan actor yang bertanggung jawab terhadap masing – masing use case.
Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2012 : 69), use case adalah aktivitas yang dilakukan oleh sistem, biasanya dalam menanggapi permintaan oleh pengguna sistem.
Actor dan use case adalah sebagai elemen utama dalam use case diagram. Mereka dihubungkan satu sama lain dengan sistem. Tiap use case menunjukkan beberapa sequence yang memungkinkan dalam interaksi actor dengan sistem.
2.1.14.1 Simbol Use Case Diagram
Tabel 2.1 Simbol – Simbol Use Case Diagram Bentuk Simbol Nama
System Boundary
Actor
Use Case
Relationship
a. Use case
Digunakan untuk menggambarkan interaksi atau interface yang terjadi antara actor dengan sistem. b. Actor
Simbol ini digunakan sebagai penggambaran subjek yang berhubungan langsung dengan sistem . Dimana mereka haruslah internal agent dalam sistem dan memiliki pola interaksi dengan sistem.
c. Relationship
Simbol ini digunakan untuk menghubungkan antara actor dan use case yang saling berhubungan di dalam sistem tersebut.
d. System Boundary
Simbol ini digunakan untuk membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dati sistem atau subsistem itu sendiri.
2.1.15 Pengertian Activity Diagram
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2009 : 390) activity diagram merupakan diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan langkah – langkah secara grafis aliran proses bisnis.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2008 : 79), activity diagram berperan sebagai ‘peta’ dalam memahami proses bisnis dengan menampilkan urutan aktivitas dalam proses.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa activity diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis suatu perusahaan yang terdiri dari gambaran umum maupun detailnya.
2.1.15.1 Overview Activity Diagram
Pendapat dari Jones dan Rama (2008 : 110),
overview activity diagram adalah diagram yang
menggambarkan tampilan level tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event – event yang penting, urutannya, dan informasi yang menyertai event tersebut.
Dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah- langkah sebagai berikut :
1. Membaca narasi dan mengidentifikasi event – event yang penting.
2. Mencatat narasi yang jelas untuk mengidentifikasi event yang terlibat didalamnya.
3. Menggambarkan agent atau actor yang terlibat dalam proses bisnis.
4. Membuat diagram masing-masing event dan
5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.
2.1.15.2 Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2008 : 110) detailed activity diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview activity diagram.
Menurut Jones dan Rama dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah – langkah sebagai berikut :
1. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas. 2. Menyiapkan workflow table.
3. Mengidentifikasi detailed activity diagram yang dibutuhkan.
2.1.15.3 Simbol Activity Diagram
Tabel 2.2 Simbol – Simbol Activity Diagram
Bentuk Simbol Nama Keterangan
Solid Circle Start of process in an activity diagram Rounded
Rectangle
Event, activity on trigger
Continous Line Sequence from one event or activity to the next
Dofted Line Flow of informasi
between events
Document Represents a source
document or report
Diamond A Branch
Table A computer file from
which data may be
read from or
recorded during
business events
Bull’s Eye End of process
Note Refers the reader to
another diagram or document for details
Sumber : Accounting Information System (Jones dan Rama(2008 : 111))
2.1.16 Pengertian Database
Menurut John W. Satzinger (2010 : 11), database adalah koleksi terpusat data yang dapat diakses oleh banyak pengguna dan sistem pada saat yang sama.
Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2009 : 518), database adalah kumpulan file yang saling terkait, dimana file adalah kumpulan record yang serupa. Dua macam file dalam database : master file yaitu file yang akan terus ada selama hidup dari sistem informasi yang record nya relatif statis, jarang berubah nilainya, transaction file yaitu file yang merekam data dari hasil suatu transaksi yang terjadi, record nya tidak akan sama untuk setiap transaksi yang berbeda.
Dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan data yang dapat diakses oleh pengguna sistem.
2.1.17 Pengertian Perancangan Database
Menurut Connolly dan Begg (2005 : 291), perancangan database adalah proses perancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan perusahaan.
Perancangan database dapat dibagi menjadi tiga tahapan utama:
1. Conceptual Database Design
Proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan fisik.
2. Logical Database Design
Proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus tetapi bebas dari hal yang berkaitan dengam DBMS dan pertimbangan fisik lainnya.
3. Physical Database Design
Proses pembuatan gambaran suatu implementasi database pada media penyimpanan kedua.
2.1.18 Pengertian Formulir
Formulir menurut Mulyadi (2008 : 3) adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Manfaat formulir menurut Mulyadi (2008 : 78) adalah :
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam organisasi lain.
Menurut Jones dan Rama (2008 : 354), formulir adalah susunan dokumen yangberisikan kolom kosong dimana pengguna dapat mengisi dengan data ketika formulir ditampilkan di layar komputer, data yang dimasukkan dalam kolom kosong disimpan pada satu tabel atau lebih.
Jadi formulir adalah suatu dokumen yang diisi oleh pengguna sehingga memberikan informasi dari transaksi tertentu.
Menurut Jones dan Rama (2008 : 355) ada beberapa tipe input formulir yang digunakan, antara lain :
1. Single Record Entry Form
Menampilkan hanya satu record pada satu saat. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data dalam record tunggal dalam tabel tertentu.
2. Tabular Entry Form
Menyediakan rancangan seperti spreadsheet untuk memasukkan beberapa record dalam satu tabel.
3. Multi Tabel Entry Form
Digunakan untuk menambah data ke lebih dari satu tabel. Ketika data dimasukkan ke record yang memiliki hubungan one – to – many, formulir utama digunakan. Formulir utama memiliki dua bagian – bagian utama yang digunakan untuk menambah data ke dalam satu tabel dan subformulir yang digunakan untuk menambah data ke beberapa tabel.
2.1.18.2 Elemen Penting Formulir
Menurut Jones dan Rama(2008 : 358-360) ada lima elemen penting dari formulir, yaitu :
1. Atribut yang disimpan dalam table 2. Atribut yang ditampilkan dari table 3. Fields yang dihitung
4. Foreign key
5. Queries
2.1.19 Pengertian Rancangan Laporan
Menurut Whitten & Bentley (2009 : 550), report atau output menggambarkan informasi bagi pengguna sistem. Output adalah komponen yang dapat dilihat dari sistem informasi yang bekerja dan berfungsi.
Menurut Jones dan Rama(2008 : 250), laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan teorganisasi dengan baik. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu ringkasan informasi untuk masing-masing transaksi yang terjadi di perusahaan dan bisasanya diperlukan bagi management tingkat atas.
2.1.19.1Elemen Rancangan Laporan
Menurut Jones dan Rama (2008 : 267), rancangan laporan dapat dibagi menjadi :
1. Label boxes dan text boxes
Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access , elemen-elemen ini ditunjukkan oleh label boxes dan text boxes.
Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu.
3. Group header
Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada kelompok.
4. Group detail
Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan dalam kelompok secara rinci dan lengkap
5. Group footer
Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam laporan yang berkelompok.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Pengertian Penjualan
Menurut Mulyadi (2008 : 160), penjualan adalah suatu kegiatan yang terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Sedangkan dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
Menurut Reeve et al. (2009 : 225), penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang yang dijual, baik penjualan tunai maupun penjualan kredit.
Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah total yang dibebankan kepada pelanggan pada penjualan barang dagang, meliputi penjualan tunai dan penjualan kredit.
2.2.2 Pengertian Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2008 : 210), penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
2.2.2.1 Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2008 : 219), jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit, yaitu :
1. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan
fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur penagihan
Dalam proses ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkan barang kepada pembeli.
Dalam metode tertentu faktur penjualan
sebagaitembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
4. Prosedur distribusi penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2.2.2.2 Fungsi – Fungsi Terkait dalam Penjualan Kredit 1. Fungsi penjualan
Bertanggung jawab untuk surat order dari pembeli , mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut , meminta otorisasi kredit , menentukan tanggal
pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim , serta mengisi surat order pengiriman.
2. Fungsi kredit
Bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit , maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi , harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
3. Fungsi gudang
Bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan , serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi pengiriman
Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
5. Fungsi penagihan
Bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
Bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur , serta membuat laporan penjualan.
2.2.2.3 Prinsip Pemberian Kredit
Ada beberapa prinsip – prinsip pemberian kredit yang sering dilakukan yaitu dengan analisis 5C. Menurut Kasmir (2008:108), prinsip – prinsip kredit terdiri dari 5C yaitu :
1. Character
Suatu keyakinan bahwa, sifat atau watak dari orang-orang yang akan diberikan kredit benar-benar dapat dipercaya,hal ini tercermin dari latar belakang si nasabah baik yang berlatar belakang pekerjaan maupun yang bersifat pribadi seperti : cara hidup atau gaya hidup yang di anutnya, keadaan keluarga, hoby dan sosial standingnya. Ini semua merupakan ukuran “kemauan” membayar.
2. Capacity
Untuk melihat nasabah dalam kemampuannya dalam bidang bisnis yang di hubungkan dengan pendidikannya, kemampuan bisnis juga di ukur dengan kemammpuannya dalam memahami tentang ketentuan-ketentuan pemerintah. Begitu pula dengan kemampuannya dalam menjalankan usahanya selama
ini. Pada akhirnya akan terlihat “kemampuannya” dalam mengembalikan kredit yang disalurkan.
3. Capital
Untuk melihat penggunaan modal apakah efektif, dilihat laporan keuangan (neraca dan laporan laba rugi) dengan melakukan pengukuran seperti dari segi likuiditas, solvabilitas, rentabilitas dan ukuran lainnya. Capital juga harus dilihat dari sumber saja modal yang ada sekarang ini.
4. Collateral
Merupakan jaminan yang di berikan calon nasabah baik yang bersifat fisik maupun non fisik. Jaminan hendaknya melebihi jumlah kredit yang diberikan. Jaminan juga harus diteliti keabsahannya sehingga jika terjadi suatu masalah, maka jaminan yang di titipkan akan dapat dipergunakan secepat mungkin.
5. Condition
Dalam menilai kredit hendaknya juga di nilai kondisi ekonomi dan politik sekarang dan di masa yang akan datang sesuai dengan sektor masing-masing, serta prosfek usaha dari sektor yang ia jalankan. Penilaian prospek bidang usaha yang di biayai hendaknya benar-benar memiliki prosfek yang baik sehingga kemungkinan kredit tersebut bermasalah relatif kecil.
2.2.3 Pengertian Piutang Dagang
Menurut Mulyadi (2008 : 257), prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit penerimaan kas dari debitur, retur penjualan dan penghapusan piutang. Menurut Warren (2011 : 403) mengemukakan bahwa transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang atau jasa secara kredit, piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha. Piutang semacam ini mormalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relative pendek seperti 30 atau 60 hari yang diklasifikasikan sebagai aktiva lancar.
Berdasarkan kedua definisi diatas maka dapat disimpulkan pengertian piutang adalah transaksi yang timbul dari penjualan bang atau jasa secara kredit dimana piutang dicatat dengan mendebet akun piutang dagang.
2.2.3.1 Metode Pencatatan Piutang
Menurut Mulyadi (2008 : 261), pencatatan piutang dapat dilakukan dengan slah satu dari metode berikut ini : a. Metode konvensional
b. Metode posting langsung kedalam kartu piutang atau pernyataan piutang.
c. Metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkepping)
Menurut Mulyadi (2008 : 257), informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah :
a. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur. b. Riwayat penulasan piutang yang dilakukan setiap
debitur.
c. Umur piutang kepada setiap debitur pada saar tertentu.
2.2.3.2 Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Transaksi Piutang Dagang
Menurut Mulyadi (2008 : 260) catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi piutang dagang adalah :
a. Jurnal Penjualan
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit .
b. Jurnal Retur Penjualan
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurang piutang dari transaksi retur penjualan.
c. Jurnal Umum
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat kurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak dapat lagi ditagih.
d. Jurnal Penerimaan Kas
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
e. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.
2.2.4 Pengertian Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2008 : 455-456) penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
Jadi penerimaan kas adalah penerimaan atas uang atau cek atau instrument lain yang dapat diterima sebagai alat pembayaran atas kewajiban yang sesuai dengan nominalnya, baik dari penjualan tunai , pelunasan piutang maupun penerimaan lainnya.
2.2.4.1 Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2008 :456) sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur penerimaan kas dari Over – The counter sales Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli lalu melakukan pembayaran ke kasir
dan kemudian menerima barang yang dibeli. dalam prosedur ini perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi atau pembayaran langsung dari pembeli dengan kartu kredit sebelum barang diserahkan kepada pembeli.
b. Prosedur penerimaan kas dari Cash on delivery sales (COD sales)
Prosedur ini merupakan transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan, COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual. c. Prosedur penerimaan kas dari Credit Card sales
Credit card merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over the counter maupun COD sales. Pembeli memberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan penjual melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit.
2.2.4.2 Dokumen Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2008 : 463) dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan menejemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai berfungsi sebagai penghantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen untuk pencatatan transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan.
b. Pita register kas
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas yang merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank, bukti setor dibuat 3 lembar. Lembar 1 diserahkan ke Bank bersama uang tunai, lembar 2 diserahkan ke bagian akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip permanen oleh bagian kas. d. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan (HPP)
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
2.2.4.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2008 : 469) prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
a. Prosedur order penjualan b. Prosedur penerimaan kas c. Prosedur penyerahan barang
d. Prosedur pencatatan penjualan tunai e. Prosedur penyetoran kas ke bank f. Prosedur pencatatan penerimaan kas g. Prosedur pencatatan HPP
2.2.5 Pengertian Jurnal
Menurut Pratiwi (2012 : 61), jurnal merupakan media pertama yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan sesuai dengan urutan terjadinya dengan mendebit dan mengkredit jumlah rupiah transaksi.
Jurnal Umum
Halaman : …………..
Tanggal Keterangan REF Debit Kredit
Dalam jurnal, transaksi dicatat secara kronologis, sesuai dengan urutan terjadinya dan diberikan uraian atas transaksi yang dicatat beserta jumlah pendebitan dan pengkreditan. Pembuatan jurnal harus disertai dengan judul jurnal agar dapat diketahui jurnal yang dibuat. Sebelum membukukan transaksi keuangan dalam jurnal, maka selain mencantumkan judul jurnal juga harus diberikan nomor kode yang nantinya digunakan untuk keperluan posting ke buku besar. Berikut kolom dalam jurnal dan fungsinya (Pratiwi : 62) :
Tabel 2.3 Fungsi Jurnal
Kolom Fungsi
Tanggal Untuk mencatat tanggal terjadinya transaksi. Pencatatan tanggal transaksi dilakukan sesuai urutan waktu
terjadinya. Transaksi yang terjadi lebih dulu, dicatat terlebih dahulu baru kemudian diikuti dengan transaksi berikunya. Jika periode akuntansinya masi sama maka pencantuman tahun di jurnal cukup sekali saja, demikian pula dengan bulan terjadinya transaksi.
Keterangan Kolom ini digunakan untuk mencatat nama akun yang di debit dan di kredit. Akun yang di debit ditulis merapat dengan kolom “Tanggal”, sedangkan akun di kredit ditulis lebih menjorok ke kanan jika dibandingkan dengan rekening yang di debit.
REF Ref merupakan kependekan dari referensi pempostingan
(posting references). Referensi pemostingan akan diisi dengan nomor akun ketka transaksi keuangan dicatat pada
jurnal dipindahkan ke buku besar.
Debit Diisi dengan jumlah rupiah akun yang didebit
sebagaimana yang tercantum pada kolom “Keterangan”. Kredit Diisi dengan jumlah rupiah akun yang dikredit
sebagaimana yang tercantum pada kolom “Keterangan”.
Tabel 2.4 Chart Account
Nomor Akun Akun
11 Kas
12 Piutang Usaha
41 Pendapatan
2.2.5.1 Jurnal Khusus
Menurut Pratiwi (2012 : 63), jurnal khusus seringkali digunakan disamping jurnal umum. Pembuatan jurnal khusus ini bukan merupakan keharusan, namun bersifat opsional. Umumnya, jurnal khusus dibuat ketika transaksi tertentu sering terjadi. Perusahaan dapat membuat jurnal khusus untuk penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian. Pembuatan jurnal khusus bertujuan untuk mengurangi pekerjaan dalam membuat jurnal di umum dan akan memudahkan dalam membukukan ke akun-akun.
Menurut Warren(2008 : 245), jurnal khusus adalah metode yang mengumpulkan transaksi. Salah satu cara memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansi manual adalah dengan memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom. Jurnal multikolom mungkin sudah memadai bagi perusahaan kecil yang memiliki banyak transaksi yang sifatnya sama. Akan tetapi, terlalu banyak jurnal dengan terlalu banyak kolom untuk mencatat banyak transaksi tidak praktis bagi perusahaan besar. Karena itu,sistem akuntasi dapat diperluas dengan mengganti jurnal multikolom tersebut dengan beberapa jurnal khusus (special journal).
Transaksi yang lazim terjadi pada perusahaan serta jurnal khusus yang bisa digunakan untuk mencatat transaksi tersebut sebagai berikut :
1. Pemberian jasa secara kredit dicatat pada jurnal pendapatan.
2. Penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas. 3. Pembelian barang secara kredit dicatat pada Jurnal
pembelian.
4. Pembayaran kas dicatat pada jurnal pembayaran kas.
Menurut Warren (2008 : 247), jurnal pendapatan (revenue journal) digunakan hanya untuk mencatat pendapatan secara kredit (fees earned on account). Pendapatan secara tunai
dicatat pada jurnal penerimaan kas. Penjualan produk dicatat pada jurnal penjualan (sales journal) yang mirip dengan jurnal pendapatan.
Tabel 2.5 Jurnal Khusus
2.2.6 Sistem Pengendalian Internal
Menurut Warren(2008 : 235), pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
Tujuan pengendalian internal Warren(2008 : 236) memberikan jaminan yang wajar bahwa :
Akun Transaksi Jurnal
Penjualan tunai Kas
Penjualan
Penjualan kredit Piutang
Penjualan Penerimaan kas secara periode Kas
Piutang
Penerimaan kas tunai Kas
Penjualan
Setoran Bank Bank
1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha.
2. Informasi bisnis akurat.
3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.
Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran paling serius terhadap pengendalian internal yaitu penggelapan oleh karyawan (employee fraud). Penggelapan oleh karyawan adalah tindakan disengaja untuk menipu majikan demi keuntungan pribadi.
Informasi bisnis yang akurat diperlukan demi keberhasilan usaha. Penjagaan aktiva dan informasi yang akurat sering berjalan dengan standar peraturan yang berlaku, contohnya ketentuan lingkungan hidup, syarat-syarat kontrak, peraturan keselamatan, dan prinsip akuntansi yang berlaku umum (generally accepted accounting principles-GAAP).
Unsur-unsur pengendalian internal Warren (2008 : 237-242) :
Menejemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal (elements of internal control) untuk mencapai tiga tujuan pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut : 1. Lingkungan pengendalian (control enviroment)
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalain orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.
2. Penilaian resiko (risk assessment)
Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penilaian risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum.
3. Prosedur pengendalian (control activities)
Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian intern. Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian dapat diterapkan pada suatu jenis transaksi seperti transaksi
penjualan. Prosedur pengendalian juga dapat diterapkan secara luas dan dapat diintegrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.Pemantauan (monitoring)
4. Pemantauan (monitoring)
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.
5. Informasi dan komunikasi (information and communication) Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatubentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
Unsur-unsur pengendalian internal membentuk suatu payung untuk melindungi perusahaan dari ancaman-ancaman. Penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan merupakan jaminan yang membuat payung tersebut tidak akan bocor. Informasi dan komunikasi menghubungkan payung tersebut dengan menejemen. Berikut adalah beberapa contoh utama yang memerlukan pengendalian internal secara baik (Hery (2012 :173)) :
1. Pemesanan dan pembelian barang : pengendalian internal dijalankan dengan tujuan untuk memastikan bahwa pemesanan dan pembelian barang memang telah dilakukan sesuai prosedur. Barang yang dipesan dan dibeli sesuai dengan spesifikasi kebutuhan perusahaan serta telah mendapat persetujuan yang layak dari pejabat wewenang.
2. Penjualan barang dagangan, pengendalian internal dijalankan dengan tujuan untuk memastikan bahwa pengiriman dan penjualan barang dagangan telah dilakukan sesuai prosedur. Barang yang dikirim dan dijual sampai ke pelanggan dan mendapat otorisasi dan tersedia dokumen pendukung transaksi. 3. Penerimaan dan pembayaran kas, pengendalian internal dijalankan dengan tujuan bahwa kas yang telah diterima dengan baik dan semestinya oleh perusahaan, pembayaran kas dilakukan untuk membayar perusahaan serta menghindari pembayaran ganda.
Perusahaan biasanya akan menerapkan lima prinsip pengendalian internal. Ukuran luas pengendalian internal disesuaikan dengan besar kecilnya bisnis perusahaan. Prinsip pengendalian internal (Hery (2012 : 176)) :
1. Penetapan tanggung jawab
Sesungguhnya, karakteristik yang paling utama yaitu penetapan tanggung jawab ke masing-masing karyawan agar supaya karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugas-tugas tertentu secara spesifik yang telah dipercayakan kepadanya. Pengendalian atas pekerjaan tentu akan menjadi lebih efektif jika hanya satu orang saja yang bertanggung jawab atas sebuah tugas/pekerjaan.
2. Pemisahan tugas
Ada dua bentuk yang paling umum dari penetapan prinsip pemisahan tugas yaitu :
a. Pekerjaan yang berbeda harusnya dikerjakan oleh karyawan yang berbeda pula
b. Harusnya ada pemisahan tugas antara karyawan yang menangani langsung aktiva secara fisik dan pekerjaan pencatatan active.
3. Dokumentasi
Dokumen memberikan bukti bahwa transaksi bisnis atau peristiwa ekonomi telah terjadi. Dengan memberikan tanda tangan kedalam dokumen, orang yang bertanggung jawab atas terjadinya sebuah transaksi dapat diidentifikasi dengan mudah.
4. Pengendalian fisik, mekanik dan eketronik
Penggunaan pengendalian fisik, mekanik dan elektronik sangatlah penting karena terkait dengan pengamanan aktiva. Berikut beberapa pengendalian fisik, mekanik dan elektronik: a. Uang kas dan surat-surat berharga sebaiknya disimpan
dalam filling cabinet terkunci b. Catatan akuntansi penting disimpan
c. Tidak semua karyawan boleh keluar masuk gedung persediaan barang
d. Adanya penggunaan kamera monitor e. Penggunaan password system
5. Pengecekan independen atau verifikasi internal
Kebanyakan verifikasi internal meliputi peninjauan ulang, perbandingan, dan pencocokan data yang telah disiapkan oleh karyawan berbeda.
2.2.7 Pengertian Koperasi
Berbeda dengan perusahaan komersial, khususnya perseroan terbatas dan firma yang didirikan oleh orang-orang yang memiliki modal cukup besar untuk memulai usaha, koperasi biasanya didirikan oleh sekumpulan orang dengan modal kurang.
Menurut Rudianto (2010:3) secara umum koperasi diartikan sebagai perkumpulan orang yang secara sukarela mempersatukan diri untuk berjuang meningkatkan kesejahteraan ekonomi mereka melalui pembentukan sebuah badan usaha yang dikelola secara demokratis.
Sedangkan menurut pasal 1 UU No.25/1992 yang dimaksud dengan koperasi di Indonesia adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan
kegiatannya pada prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan.
Sebagai salah satu pelaku ekonomi, koperasi merupakan organisasi ekonomi yang berusaha menggerakkan potensi sumber daya ekonomi demi memajukan kesejahteraan anggota. Karena sumber daya ekonomi tersebut terbatas dan dalam mengembangkan koperasi harus mengutamakan kepentingan anggota, maka koperasi harus mampu bekerja seefisien mungkin dan mengikuti prinsipprinsip koperasi dan kaidah-kaidah ekonomi.
2.2.7.1 Modal Koperasi
Modal merupakan dana yang akan digunakan untuk melaksanakan usaha-usaha koperasi.Modal terdiri dari modal jangka panjang & modal jangka pendek.
Sumber - sumber modal koperasi :
a. Sumber Modal Koperasi (UU No.12/1967)
1. Simpanan Pokok
2. Simpanan Wajib
3. Simpanan Sukarela 4. Modal sendiri
1. Modal Sendiri (equity capital)
1.1 Simpanan pokok adalah sejumlah uang yang wajib dibayarkan oleh anggota kepada koperasi pada saat masuk menjadi anggota. Simpanan pokok tidak dapat diambil kembali selama yang bersangkutan masih menjadi anggota koperasi. Simpanan pokok jumlahnya sama untuk setiap anggota.
1.2 Simpanan wajib adalah jumlah simpanan tertentu yang harus dibayarkan oleh anggota kepada koperasi dalam waktu dan kesempatan tertentu, misalnya tiap bulan dengan jumlah simpanan yang sama untuk setiap bulannya. Simpanan wajib tidak dapat diambil kembali selama yang bersangkutan masih menjadi anggota koperasi.
1.3 Dana cadangan adalah sejumlah uang yang diperoleh dari penyisihan Sisa Hasil usaha, yang dimaksudkan untuk pemupukan modal sendiri, pembagian kepada anggota yang keluar dari keanggotaan koperasi, dan
untuk menutup kerugian koperasi bila diperlukan.
1.4 Donasi / hibah adalah sejumlah uang atau barang modal yang dapat dinilai dengan uang yang diterima dari pihak lain yang bersifat hibah/pemberian dan tidak mengikat.
2. Modal pinjaman ( debt capital)
a. Anggota
b. Koperasi lainnya dan/atau anggotanya yang didasari dengan perjanjian kerjasama antarkoperasi.
c. Bank dan lembaga keuangan lainnya yang dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan perudang-undangan yang berlaku.
d. Penerbitan obligasi dan surat utang lainnya yang dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Distribusi cadangan koperasi
Cadangan Koperasi (UU No.25/1992) adalah sejumlah uang yang diperoleh dari penyisihan SHU yang dimasukkan untuk memupuk modal sendiri dan
untuk menutup kerugian koperasi bila diperlukan. Besarnya dana ini tergantung dari kebijaksanaan
masing - masing koperasi.
Manfaat distribusi cadangan :
a. Memenuhi kewajiban tertentu.
b. Meningkatkan jumlah operating capital.
c. Sebagai jaminan untuk kemungkinan rugi di kemudian hari.
