BAB II TINJAUAN PUSTAKA
3. Sistem Penggajian Karyawan
a. Pengertian Gaji dan Penggajian Karyawan
Gaji merupakan bentuk kontraprestasi atau balas jasa yang diberikan kepada tenaga kerja atau karyawan perusahaan. Tenaga kerja atau karyawan yang dimaksud adalah individu-individu yang bekerja, menjual tenaganya (fisik dan
pikiran), kepada suatu entitas atau perusahaan sebagai bentuk kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan. Gaji diberikan sesuai dengan tugas atau pekerjaan yang telah dilakukan dan harus sesuai pula dengan dengan peraturan/kebijakan perusahaan dan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya jika ada.
Dalam sebuah pendapat dikatakan bahwa gaji adalah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dari pimpinan yang jumlah biasanya tetap secara bulanan atau tahunan (Soemarso, 2003). Sedangkan pengertian lain dari gaji adalah balas jasa yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi (Hariandja, 2002). Dari uraian sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa gaji adalah bentuk kontraprestasi atau balas jasa yang diberikan kepada tenaga kerja atau karyawan perusahaan yang telah berkontribusi dalam pencapaian tujuan perusahaan, yang didistribusikan dalam tiap periode tertentu sesuai kebijakan perusahaan.
Istilah penggajian (payroll) kurang lebih dapat diartikan sebagai suatu cara dan proses pengalokasian sejumlah nominal uang yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode tertentu kepada perusahaan atau lembaga tempat mereka bekerja. Sejumlah nominal uang yang dimaksud di sini adalah gaji itu sendiri.
b. Prosedur Penentuan Gaji
Suatu organisasi dapat melakukan beberapa langkah dalam menentukan gaji, yaitu Analisis Jabatan/Tugas, Evaluasi Jabatan/Tugas, Survei Gaji, dan Penentuan Tingkat Gaji (Sagala, 2010). Hal ini akan dijelaskan sebagai berikut:
1) Analisis Jabatan/Tugas
Analisis jabatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari informasi tentang jabatan/tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas agar berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan standar kerja. Hal ini diperlukan sebagai landasan dalam mengevaluasi tugas.
2) Evaluasi Jabatan/Tugas
Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain. Penilaian pekerjaan secara umum dilakukan dengan mempertimbangkan isi pekerjaan atau faktor-faktor seperti tanggung jawab, keterampilan atau kemampuan, tingkat usaha yang dilakukan dalam pekerjaan, dan lingkungan kerja.
3) Survei Gaji
Survei gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat gaji yang berlaku secara umum dalam perusahaan yang mempunyai jabatan sejenis. Hal ini dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan penentuan gaji.
4) Penentuan Tingkat Gaji
Setelah evaluasi jabatan dan survei gaji dilakukan, maka selanjutnya adalah penentuan gaji dimana akan menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan,. Penentuan jumlah nominal gaji atau tingkat gaji dilakukan berdasarkan peraturan/kebijakan perusahaan yang mengatur tentang
penggajian dimana tentu mengikuti peraturan pemerintah yang terkait dengan penggajian karyawan.
c. Dokumen dalam Sistem Pembayaran Gaji
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi, 2008):
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah 2) Kartu Jam Hadir
3) Kartu Jam Kerja
4) Daftar Gaji dan Daftar Upah
5) Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah 6) Surat Pernyataan Gaji dan Upah
7) Amplop Gaji dan Upah 8) Bukti Kas Keluar
Dokumen-dokumen di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.
2) Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3) Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
4) Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.
5) Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah tiap departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6) Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
7) Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan
ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian
Selain dokumen, perusahaan juga menggunakan catatan akuntansi untuk mencatat setiap transaksi atau perkiraan sehubungan dengan penggajian. Catatan yang dimaksud adalah jurnal umum, kartu harga pokok produk, buku pembantu biaya, dan kartu penghasilan karyawan (Mulyadi, 2008). Catatan-catatan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2) Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3) Buku Pembantu Biaya
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja (selain biaya tenaga kerja langsung) setiap departemen dalam perusahaan.
4) Kartu Penghasilan Karyawan
Kartu ini merupakan catatan atas penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu ini dapat dipakai sebagai dasar perhitungan PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
e. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian karyawan adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan (Mulyadi, 2008). Fungsi-fungsi tersebut dijelaskan sebagai berikut:
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru; menyeleksi calon karyawan; memutuskan penempatan karyawan baru; dan membuat surat keputusan penetapan tarif gaji, kenaikan pangkat/golongan, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form), dan formulir otorisasi tarif (rate authorization form).
2) Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Dokumen yang digunakan pada fungsi ini adalah kartu absen (time card) dan tiket waktu kerja (job time ticket).
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Dokumen yang digunakan pada fungsi ini adalah cek gaji (payroll check).
4) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya hutang gaji, hutang pajak, atau hutang dana pensiun). Bagian fungsi akuntansi yang menangani penggajian adalah:
a) Bagian Hutang
Bagian ini merupakan fungsi pencatatan hutang yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab memroses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar dan memberikan otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut.
b) Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja. c) Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan kartu jam kerja.
5) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji kepada karyawan.
f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Secara umum, sistem penggajian terbentuk dari jaringan prosedur, antara lain: prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji (Mulyadi, 2008), yang akan dijelaskan sebagai berikut:
1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam prosedur ini, yang berperan adalah fungsi pembuatan daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan ke departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
4) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi berperan untuk membuat bukti kas keluar yang telah diotorisasi dan dikirim ke fungsi keuangan.
5) Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menggunakan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Prosedur ini dapat berbeda antarperusahaan sesuai peraturan/kebijakan perusahaan yang bersangkutan.
g. Tata Cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu secara tunai, dengan cek, atau disetorkan langsung ke rekening pegawai (Sagala, 2010). Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Gaji Dibayar dengan Uang Tunai
Jika gaji dibayar dengan tunai, maka daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan mengambil uang tunai dari rekening khusus gaji di bank dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukkan gaji berupa uang tunai tersebut ke dalam amplop gaji dan melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait lalu kemudian membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta tanda tangan masing-masing pada kolom yang telah disediakan.
2) Gaji Dibayar dengan Cek Atas Nama Karyawan yang Bersangkutan
Jika gaji dibayar dengan cek, maka bagian Pengolahan Data Elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian Pengolahan Data Elektronik bersama-sama dengan pencetakan daftar gaji dan catatan untuk karyawan. Nilai cek harus sama dengan nilai neto gaji untuk masing-masing karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek, dan kumpulan catatan karyawan akan diserahkan ke kasir. Kemudian kasir akan melakukan verifikasi, yaitu membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan, maka kasir akan menandatangani daftar gaji dan mebagikan cek gaji kepada karyawan.
3) Gaji Disetorkan Langsung ke Rekening Pegawai
Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, bagian Pengolahan Data Elektronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan pemindahbukuan berikut Daftar Gaji Tambahan yang harus diserahkan ke bank. Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk masing-masing karyawan sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang bersangkutan sudah tersimpan di rekening yang diinginkan. Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di rekening tabungan telah bertambah secara otomatis. Bank akan menyampaikan slip setoran ke Satuan Pengawas Internal dan juga akan menyerahkan rekening koran periodik atas rekening khusus gaji sebagai bahan untuk penyusunan rekonsiliasi. Metode setoran langsung pada rekening pegawai ini adalah salah satu bentuk usaha
peningkatan efektivitas dan juga efisiensi sistem penggajian karyawan karena dapat menghemat waktu dan biaya pemrosesan penggajian.
h. Prosedur Penggajian Karyawan yang Terkomputerisasi
Pada sistem penggajian karyawan yang berbasis komputer, seluruh perhitungan gaji dilakukan oleh sistem. Berikut ini akan dijelaskan prosedur penggajian yang terkomputerisasi, antara lain (Sagala, 2010):
1) Perubahan data personalia seperti penerimaan karyawan baru, pemberhentian karyawan, promosi jabatan, mutasi, dan lain-lain dimasukkan oleh bagian personalia melalui sistem ke dalam file perubahan gaji.
2) Dengan adanya perubahan dalam gaji, master file harus segera di-update atau diperbarui. Hasil updating tersebut dapat digunakan untuk memproses perhitungan gaji serta membuat daftar gaji dan dokumen lainnya.
3) Kartu Jam Kerja dan Kartu Absensi yang ada dicocokkan antara satu dengan lainnya (verifikasi). Setelah cocok, data tersebut diinput ke sistem pada bagian Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data Processing).
4) Sebagaimana pada prosedur pembayaran gaji manual, pembayaran gaji berbasis komputer juga dapat dilakukan dengan menggunakan cek, atau menyetorkan langsung ke rekening masing-masing karyawan/pegawai.
5) Setelah selesai menyerahkan gaji kepada karyawan, maka bagian akuntansi harus membuat jurnal yang berkaitan dengan pembayaran gaji.
6) Selanjutnya, bank menyampaikan slip setoran ke satuan pengawas internal sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi bank.
4. Sistem Penggajian Karyawan Harus Mendukung Pengendalian Internal Perusahaan
Dalam operasionalnya, sistem penggajian karyawan yang tidaklah luput dari berbagai kecurangan. Berikut ini adalah beberapa jenis kecurangan yang dapat terjadi dalam komputerisasi sistem penggajian, antara lain (Lestari, 2009): a. terdapat pegawai (karyawan) fiktif yang mana mengakibatkan penerbitan cek
gaji bukan kepada orang yang benar atau tepat, atau dengan kata lain kepada orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keberlanjutan penerbitan cek gaji setelah pegawai berhenti atau diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya);
b. penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali;
c. penguangan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan;
d. pembuatan kesalahan dalam perhitungan gaji, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya; e. adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan
lain;
f. pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran;
g. pencatatan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah, dan lain-lain.
Melihat berbagai kemungkinan kecurangan diatas, maka sangatlah diperlukan sistem pengendalian internal terhadap gaji dan upah.
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. COSO (Committee of Sponsoring Organization) memberikan defenisi pengendalian internal sebagai berikut (Romney dan Steinbart, 2006):
Pengendalian Intern (internal control) adalah suatu proses, yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan sebagai berikut: a. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi
b. Keandalan pelaporan keuangan
c. Kesesuaian dengan hukum yang berlaku
Sistem penggajian karyawan yang baik dan memadai, selain harus mencapai prinsip keandalan, haruslah juga mendukung pengendalian internal perusahaan. Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008):
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga, dan lain-lain harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Sistem penggajian yang andal tentunya sistem yang juga harus mendukung pengendalian internal perusahaan. Salah satu hal terpenting agar tercipta pengendalian internal penggajian dan pengupahan yang baik dan ideal adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional yang berkaitan dengan penggajian secara tegas, yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Hal ini mendukung pengendalian utama atas keamanan dalam pengujian keandalan sistem penggajian. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian internal yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar. Hal inilah yang tentunya akan terdapat apabila sistem dapat memenuhi prinsip-prinsip keandalan, terutama prinsip keamanan dalam sistem penggajian yang akan dianalisis dan dievaluasi pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.