Bagi perusahaan perdagangan R. Soemita Adikusumah (2001 : 177) mengemukakan bahwa penjualan merupakan kegiatan utama, oleh karena itu, sistem pengumpulan biaya produksi yang diterapkan oleh perusahaan ditetapkan sedemikian rupa sehingga dapat terperinci, sebagai berikut :
1. Semua biaya-biaya selama dalam proses produksi harus teliti dan dikumpulan untuk dilakukan pencatatan.
2. Semua pengeluaran biaya-biaya harus selama proses produksi dianggap sebagai termasuk keperluan lain harus diperiksa sedemikian rupa sehingga kemungkinan pemboson biaya produksi dikurangi sampai semimimun mungkin.
3. Pencatatan dan pengelompokan harus diklasifikasikan biaya, agar kelak perhitungan dalam proses produksi dapat diketahui melalui pembukuan dengan tepat.
4. Biaya administrasi dan penjualan masih termasuk biaya produksi.
5. Dengan meminimumkan biaya dalam proses produksi agar harga pokok penjualan seminimum, sehingga penjualan barang hasil produksi dapat bersaing.
6. Pengendalian biaya yang sesuai dengan tujuan harus dilakukan terhadap unsur-unsur biaya, sehingga biaya yang telah dianggarkan digunakan seefisien mungkin, karena efisien yang dapat meningkatkan keuntungan.
Untuk mencapai adanya di atas maka perlu organisasi yang baik didalam sistem pengumpulan biaya produksi barang agar terdapat pengendalian intern yang baik dalam proses produksi sebaiknya diadakan pemisahan fungsi antara lain 1. Bagian pesanan
Pelaksanaan bahan baku bagi perusahaan kecil dipegang satu orang saja, sedangkan bagi perusahaan besar dipegang oleh satu bagian produksi yang melibatkan beberapa personal fungsi dari bagian adalah :
a. Mengawasi semua pesanan yang diterima
b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan dan melengkapi yang masih kurang.
c. Jika pesanan barang, harus diminta persetujuan dari bagian gudang.
d. Menentukan tanggal pengiriman, membuat surat perintah pengiriman serta tembusan-tembusannya.
e. Membuat catatan pesanan yang dikirim dan pesanan yang sudah diperhitungkan.
f. Melakukan hubungan dengan pembelian, apakah barang yang diterima sudah cocok dengan pesanan masih ada yang perlu dikemukakan.
2. Bagian gudang
Bagian gudang ini kredit berarti melibatkan bagian pesanan di mana setiap pengiriman barang yang dijual dengan pesanan harus mendapat persetujuan dari bagian gudang membuat catatan atau kartu piutang setiap langganan tentang identitas pembeli, jumlah order dan jangka waktu pembayaran. Faktur penjualan yang dibuat oleh bagian pesanan dan surat perintah pengiriman
atau di kirim ke bagian pesanan untuk mendapat persetujuan atau penolakan dan surat perintah pengiriman. Jika ada persetujuan maka faktur penjualan dan surat perintah pengiriman diberikan kepada bagian pengiriman, kemudian barang tersebut di kirim kepada yang bersangkutan.
3. Pengklasifikasian biaya-biaya
Bagian pengumpulan biaya bertugas sebagai berikut :
a. Mencatat sejumlah pengeluaran yang biasanya harus dilengkapi dengan data, pos-pos pengeluaran, misalnya pembelian barang dan jenis-jenis biaya lainnya.
b. Mencantumkan data biaya pengiriman dan pihak pertam bahan nilai yang dibebankan kepada pembeli.
c. Biaya-biaya yang telah dicatat itu dikirim pada bagian-bagian memerlukan
terlebih dahulu diperiksa kebenaran tulisan dan perhitungannya.
Kemudian untuk mengadakan pemisahan wewenang tersebut di atas tergantung dan besarnya perusahaan dan jumlah pegawai yang ada. Apabila organisasi sudah memisahkan fungsi-fungsi yang perlu ditetapkan adanya wewenang bahwa iniatif untuk menjadi barang datangnya dari satu inisiatif yang ditentukan semula misalnya bagian pesanan atau bagian-bagian lain yang memerlukan. Selain itu dimaksudkan pula agar semua pengeluaran-pengeluaran barang dari gudang baik melalui penjualan maupun untuk keperluan lainnya mendapat pengawasan sedemikian rupa, sehingga kemungkinan terjadinya kecurangan penyalagunaan dapat dihindarkan atau dikurangi sedapat mungkin.
Biaya pada umumnya dilaksanakan oleh bagian pesanan dan organisasi administrasi serta dipengaruhi oleh sistem penjualan yang dilakukan misalnya sistem penjualan kredit, tunai dan sebagainya.
Selanjutnya cara-cara yang biasa dipakai di dalam sistem pengumpulan biaya, sebagai berikut :
1. Pemisahan antara
a. Mencatat pengaluaran
Pencatatan pertama-tama dilakukan oleh petugas bagian pengeluaran yang membuat faktur penjualan. Faktur ini sedikitnyas dibuat rangkap 4 (empat) yang pertama (asli) untuk pembelian, lembar ke 2 dikirim ke bagian penyerahan barang, lembar ke 3 dikirim ke pemegang buku tambahan piutang dan lembar ke 4 ditahan untuk arsip.
Jika pembeli akan mengambil sendiri barang yang dibeli nya, maka faktur dibawa ke kasir dan jumlah uang yang tertera di situ dibayar. Kasir akan menghitung uang memutar register kas, mencap faktur pengembalikannya pada pembeli jika ditambah kwitansi. Faktur yang telah dicap oleh si pembeli dibawa ke bagian penyerahan barang dan
dikeluarkan dengan barang yang telah diserahkan lembaran kedua.
Kalau pembeli tidak mengambil sendiri barang yang dibeli, maka sesudah ia membayar kepada kasir diberi kwitansi si pembeli akan mendapat surat perintah pengeluaran atau delivery order. Satu tembusan DO dikirim kepada seksi gudang dan menerima barang-barang yang dinyatakan dalam DO tersebut.
b. Penyerahkan barang Bagian ini bertanggungjawab terhadap kehancuran distribusi barang kepada langganan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh bagian pengeluaran. Penyerahan barang sering terjadi secara langsung dari gudang dengan memakai DO dan biasa juga secara tidak langsung yaitu dengan pengiriman barang ke rumah langganan dimana karena adanya penyerahan barang secara tunai dan penyerahan barang secara kredit.
c. Menerima uang
Barang ini berada di bawah koordinasi bagian keuangan, atas
persetuajun pimpinan perusahaan dan bertugas sebagai berikut : 1) Mencatat semua penerimaan uang, baik tunai, cek,
maupun bilyet giro dalam suatu daftar.
2) Daftar penerimaan diserahkan kepada pemegang buku harian dan pemegang buku tambahan piutang.
3) Uang tunai, cek dan giro yang diterima diserahkan kepada kasir dan disetor ke bank seluruhnya, selambat-lambatnya ke esokan harinya.
4) Harus ada pemisahan antara kasir dan petugas yang memegang buku tambahan piutang dan hutang.
2. Penjualan secara kredit
Pada penjualan kredit ini maka setiap kali nilai kredit, pembeli harus dinilai.
Buku piutang harus setiap bulan dibandingkan dengan perkiraan piutang di buku besar.
Pengawasan intern atas piutang meliputi :
a. Pembagian tugas antara lain : 1) Penerimaan pesanan
2) Petugas yang harus menyetujui penjualan kredit 3) Petugas yang harus mengirim barang
4) Petugas yang mencatat buku tambahan piutang 5) Petugas yang menerima uang.
6) Petugas yang bagian arsip.
b. Pembayaran mengenai faktur-faktur yang tertentu.
c. Setiap bulan secara periodik dikirim daftar saldo pada para piutang.
D. Pengertian Biaya Overhead Pabrik dan Departemen Pembantu 1. Pengertian Biaya Overhead Pabrik
Semua biaya produksi selain biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung. Atau lebih tepatnya semua biaya produksi yang termasuk ke dalam biaya bahan tak langsung, biaya tenaga kerja tak langsung, dan biaya-biaya produksi lainnya yang tidak secara mudah di identifikasikan atau dibedakan langsung pada suatu proses produksi. Sehingga BOP ini sering juga disebut sebagai biaya produksi tidak langsung.
Biaya overhead pabrik (BOP) adalah biaya produksi yang tidak langsung terhadap produk. BOP merupakan biaya produksi yang tidak masuk dalam biaya bahan baku maupun biaya tenaga kerja. contoh biaya BOP adalah biaya yang timbul dari pemakaian bahan penolong, pengawas mesin produksi, mandor,sewa,pajak, asuransi, dan depresiasi.
Sebagaimana diketahui bahwa masalah biaya sangat di perlukan untuk kelangsungan hidup suatu perusahaan. Tanpa biaya, maka perusahaan tidak akan dapat menjalankan kegiatan-kegiatan usahanya dengan baik, bahkan dapat menghambat pada perusahaan untuk memperoleh suatu produk jadi, guna dipasar kan kepada konsumen dengan sasaran laba yang malsimal.
Untuk mengatasi agar perusahaan dapat memperoleh suatu barang tidak mengalami hambatan dan bahkan dapat mempengeruhi pula kelangsungan hidup suatu perusahaan, maka diperlukan biaya produk yang digunakan untuk memperoduksi suatu produk jadi. Namun pada dasarnya biaya yang dikeluar kan perusahaan dalam memproduksi suatu produksi jadi dengan laba yang semaksimal mungkin juga seringkali mengalami kekurangan dan kelebihan terhadap biaya prroduksi yang digunakan dalam memproses produk.
Dengan demikian, maka diperlukan suatu standar cost dalam memperoduksi suatu produk dengan sasaran laba yang maksimal. Di mana standar cost adalah merupakan suatu alat pengendalian biaya dalam proses produksi barang jadi.
Sebab kita ketahui dalam memproduksi suatu produk dengan mengeluarkan biaya produksi yang relatif besar nilainya. Agar lebih menguntungkan
perusahaan maka diperlukan standar cost sehingga biaya yang dikeluarkan dapat lebih efisien.
Perkembangan produksi yang sangat pesat dengan sendirinya mempunyai peranan yang cukup besar sebagai penunjang terhadap kegiatan perusahaan bahkan dapat dikatakan bahwa sistem produksi produksi yang tepat akan memberikan dampak positif perkembangan serta kemajuan perusahaan sebagaimana kita ketahui bahwa tujuan dan setiap perusahaan adalah untuk merupakan produk guna dipasarkan kepada konsumen dengan sasaran laba yang semaksimal mungkin Dalam hubungannya dengan uraian tersebut di atas, maka masalah produksi dapat dikatakan masalah utama di dalam perusahaan industri yang hendaknya diperhatikan oleh setiap pimpinan perusahaan sebab kegagalan di dalam memproduksi bahan baku menjadi produk jadi akan mengakibatkan perusahaan tidak memperoleh sejumlah dana untuk membiayai operasinya sehingga menghambat masalah pemasaran pembelanjaan di dalam perusahaan yang bersangkutan dan selanjutnya masalah personil di dalam perusahaan.
Untuk menunjang pelaksanaan produksi dalam suatu perusahaan sehingga dapat menunjang kelangsungan hidup, maka diperlukan biaya produksi, mana merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengelolah bahan baku menjadi prodduk. Salah satu biaya yang menjadi titik pokok dalam pembahasan adalah biaya overhead pokok pabrik yang dikemukakan oleh Mulyadi (2003 : 12) yaitu semua produksi selain bahan baku dan biaya tenaga
kerja langsung. Biaya overad pabrik terdiri dari bahan penolong biaya tenaga kerja tak langsung dan biaya produksi tak langsung lainnya.
Definisi tersebut di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa biaya overhead adalah semua biaya produksi selain bahan baku tak langsung dan biaya tenaga kerja tak langsung Biaya overhead pabrik terdiri dari biaya bahan penolong dan biaya tenaga kerja tak langsung serta biaya produksi tak langsung lainnya.
Selanjutnya, menurut Riyanto,Bambang (2003: 31) yang memberikan pengertian biaya overhead pabrik adalah biaya overhead pabrik adalah seluruh biaya yang digunakan untuk membuat suatu barang jadi selain bahan dasar langsung dan upah tenaga kerja langsung. Dalam artian ini biaya overhead pabrik termasuk biaya bahan dasar tak langsung dan biaya tenaga kerja tak langsung.
2. Deprtemen Pembantu
Pada umumnya tarif biaya overhead pabrik hanya dihitung untuk departemen-departemen produksi saja karena pengolahan bahan baku menjadi produk biasanya hanya terjadi di departemen produksi. Oleh karena biaya overhead pabrik tidak hanya terdiri dari di Departemen produksi selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung saja, tetapi juga meliputi semua biaya yang terjadi di separtemen-departemen pembantu.
Dalam rangka penentuan tarif, biaya overhead departemen pembantu dialokasikan ke departemen produksi.