F. Penjaminan mutu akademik dan manajemen akademik.
VII. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
7.1 Sistem Penjaminan Mutu Internal
Berdasarkan Pasal 52 ayat (1) UU No.12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi disebutkan bahwa penjaminan mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan sistemik, untuk meningkatkan mutu Pendidikan Tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Dalam ayat (2) disebutkan penjaminan mutu sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1) dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar Pendidikan Tinggi. Selanjutnya dalam Pasal 53 disebutkan sistem penjaminan mutu Pendidikan Tinggi, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2), terdiri atas sistem penjaminan mutu internal yang dikembangkan oleh Perguruan Tinggi dan sistem penjaminan mutu eksternal melalui akreditasi.
Dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi pada bab ketiga tentang Penjaminan Mutu Pendidikan, menekankan pentingnya sistem dan keserasian pengelolaan. Dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan tinggi terencana dan berkelanjutan. Secara operasional melalui upaya standar yang meliputi penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan.
Dalam struktur organisasi di Untirta, Penjaminan Mutu Internal merupakan Tupoksi dari Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) yang dibentuk pada Juni 2012 oleh Rektor Untirta berdasarkan Permendikbud Nomor 29 Tahun 2012 tentang Organisasi Tata Kerja (OTK) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta). Sebelumnya Untirta telah membentuk Unit Penjaminan Mutu (UPM) pada tahun 2009, berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor: 331/H43/KP/SK/2009.
Sistem penjaminan mutu yang dilaksanakan di Untirta dimaksudkan untuk memastikan semua proses dan produk yang dihasilkan dapat sesuai dengan standar yang telah ditetapakan melalui ketersediaan dokumen penjaminan mutu yang terdiri dari: kebijakan akademik, kebijakan mutu, manual mutu, prosedur kerja/ instruksi kerja serta perangkat penjaminan mutu (organisasi, pernyataan mutu, manual mutu, standar mutu), pelaksanaan penjaminan mutu, serta monitoring dan evaluasi.
Pelaksanaan budaya mutu di Untirta berpedoman pada Buku Pedoman SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) Untirta. Tahapan yang dilakukan diawali dengan membuat dokumen mutu, disesuaikan dan diselaraskan dengan cita-cita Untirta, peraturan pemerintah berlaku, serta kebutuhan masyarakat pengguna. Hasil rumusan dokumen mutu tim LP3M, dibahas lebih lanjut dengan melibatkan Unit Mutu pada tingkat Fakultas/Pascasarjana, dan Tim Mutu pada tingkat Jurusan/Program Studi/Bidang di lingkungan Untirta. Selanjutnya masukan perbaikan draf dokumen mutu tersebut dibahas oleh tim LP3M, sehingga menjadi kompilasi dokumen mutu dan Buku Pedoman Spmi (Sistem Penjaminan Mutu Internal) Untirta, disahkan dengan Surat Keputusan (SK) Rektor Universitas Sultan Ageng Tirtayasa melalui mekanisme Rapat Senat Universitas. Buku Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tentang garis besar pelaksanaan manual mutu, mencakup informasi tentang kebijakan, pernyataan, unit pelaksana, manual SPMI, standar mutu meliputi (13 standar SPMI), prosedur, SOP, dan pentahapan sasaran mutu
SPMI di Universitas Sultan Ageng Tirtayasa, dapat menjamin mutu setiap kegiatan sesuai standar ditetapkan. Tujuan dari kebijakan SPMI Untirta adalah :
1) Menjamin bahwa setiap unit di lingkungan Untirta dapat menjalankan tugas pelayanan dan fungsinya sesuai dengan standar mutu ditetapkan;
2) Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas Untirta kepada stakeholders;
3) Memacu peran aktif semua pihak di lingkungan Untirta untuk bekerja dengan baik dalam rangka mencapai tujuan. Berpatokan pada standar mutu dan sistem perbaikan, serta peningkatan mutu secara terus menurus dan berkesinambungan (continuos improvement)
7.1.1 Sistem Penjaminan Mutu yang dapat menjamin terselenggaranya proses pembelajaran
Gambar Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu Pengajaran
Monitoring dan evaluasi bidang pengajaran terkait proses pembelajaran, dilakukan secara berjenjang dari program studi, jurusan, bidang, fakultas dan tingkat Universitas. Pada tingkat program studi/jurusan/bidang, monitoring dilakukan terhadap rencana pembelajaran dan keterlaksanaan perkuliahan. Monitoring rencana pembelajaran dilakukan oleh Tim Mutu program studi/jurusan/bidang. Kemudian disampaikan ke tingkat fakultas/Unit Mutu Fakultas. Sedangkan monitoring keterlaksanaan dan kehadiran, pelaksanaannya oleh Tim Mutu program studi/jurusan/bidang. Kemudian hasilnya dikirim ke tingkat universitas dalam hal ini Wakil Rektor Bidang Akademik / LP3M. Hasil monitoring dan evaluasi kemudian ditindaklanjuti secara kombinasi top-down dan bottom-up, baik untuk perbaikan maupun teguran/sanksi bagi yang kurang kinerjanya.
Usaha melancarkan aktifitas pelaksanaan pembelajaran, setiap tahun akademik diberikan Buku Pedoman Akademik ke para mahasiswa diberikan oleh BAKP ke setiap fakultas. Buku Pedoman tersebut memuat kegiatan yang dilakukan oleh setiap level: universitas, fakultas, jurusan/bidang, dosen pembimbing akademik, dosen matakuliah, dan mahasiswa dalam pelaksanaan pembelajaran dari minggu ke minggu. Buku Pedoman tersebut memuat kegiatan registrasi/pembayaran SPP/pengisian KRS secara online. Pelaksanaan pembelajaran, pelaksanaan penilaian/evaluasi, dan pelaksanaan pelaporan nilai hasil belajar secara online, terintegrasi dalam SIAKAD Untirta, dikelola oleh UPT PUSDAINFO sebagai Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Untirta.
7.1.2 Struktur organisasi unit pengawasan dan penjaminan mutu internal
Gambar Kelembagaan Mutu di Untirta
Secara kelembagaan di tingkat universitas, pemegang kepentingan Sistem Penjaminan Mutu Internal Untirta terdiri atas: Senat Universitas, Pimpinan Universitas, dan Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M). Di tingkat Fakultas/ Pascasarjana/ Lembaga pemegang kepentingan sistem penjaminan mutu internal terdiri atas : Senat Fakultas, Pimpinan Fakultas/Pascasarjana/Lembaga dan Unit Mutu (UM) Fakultas/ Pascasarjana /Lembaga/Biro/UPT (UMF/UMP/UML/UMB/UMU) di tingkat universitas. Sedangkan di tingkat Jurusan/Program Studi/Bidang, sistem penjaminan mutu internal ditangani oleh Tim Mutu (TM).
7.1.3 Manual Mutu
Setelah terbentuk Unit dan Tim Mutu di tingkat jurusan maka selanjutnya LP3M menyusun dokumen mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Pada Bulan Mei 2013 telah tersusun dokumen mutu yang berisi, antara lain Kebijakan Mutu, Standar Mutu, dan Manual Mutu. Dokumen tersebut disusun dengan melibatkan perwakilan tim mutu di tingkat jurusan/prodi/bagian/lembaga/UPT dan perwakilan unit
REKTOR SENAT AKADEMIK
DEKAN / DIREKTUR
PASCASARJANA SENAT AKADEMIK FAKULTAS
KETUA JURUSAN/ PRODI (Unit Pelaksana Akademik)
UNIT MUTU
TIM MUTU
Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik
Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M)
mutu di tingkat fakultas/pascasarjana serta melibatkan pimpinan Universitas. Dokumen mutu tersebut tentunya berorientasi pada prinsip-prinsip sebagai berikut :
1. Quality first: semua pikiran dan tindakan harus memprioritaskan mutu; yang tercermin dalam pernyataan kebijakan mutu SPMI UNTIRTA.
2. Stakeholders-in: semua pikiran dan tindakan harus ditujukan pada kepuasan pemangku kepentingan;
3. The next process is our stakeholders: setiap pelaku yang melaksanakan tugas harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai stakeholder-nya yang harus dipuaskan; yang tercermin dalam 13 standar mutu SPMI UNTIRTA.
4. Speak with data: setiap pelaku harus melaksanakan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya terlebih dulu, bukan berdasarkan pengandaian atau rekayasa; yang tercermin dalam manual penetapan standar SPMI, manual pelaksanaan standar SPMI, manual pengendalian standar SPMI, dan manual pengembangan standar SPMI di lingkungan Untirta.
5. Upstream management: semua pengambilan keputusan dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif, hal ini tercermin pada pernyataan dalam kebijakan mutu, standar mutu, dan manual mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Untirta.
7.1.4 Implementasi Penjaminan Mutu
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Untirta dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan merujuk model PDCA ( Plan, Do, Check, Action ), sebagaimana gambar berikut:
Gambar Model PDCA
Implementasi dalam penjaminan mutu di Untirta pada setiap bagian dari model tersebut adalah sebagai berikut:
2. PLAN, pada tahap ini, implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Untirta diawali