Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip A. Sistem Penyusutan Arsip

B. Sistem Pengamanan Arsip

I. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip A. Sistem Penyusutan Arsip

Mengingat warkat yang dihasilkan organisaisi tidak semua memiliki nilai, maka perlu usaha penyusutan dan pemusnahan untuk warkat-warkat yang tidak diperlukan lagi. Tata cara penyusutan arsip sebagai bagian dari sistem pengolaan arsip dimaksudkan sebagai usaha untuk mencegah pemborosan dan juga untuk menghindari terjadinya kemacetan di dalam administrasi. Penyusutan arsip dimaksudkan sebagai usaha untuk mencegah

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

kesalahan dalam pemusnahan arsip. Jangan sampai warkat yang masih bernilai guna yang seharusnya tetap disimpan justru dimusnahkan.

Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan :

1. penyusutan dari arsip aktif ke arsip in-aktif, caranya adalah: a. memindahkan arsip dari file akktif ke file in-aktif

b. membuat daftar serah terima arsip dari unit arsip pengolah ke unit arsip pusat 2 pemusnahan, caranya adalah :

a. instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan

b. daftar tersebut perlu mendapat pengesahan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut arsip nasional

c. buat berita acara pemusnahan asip

d. mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diingainkan

3. penyusutan dari instansi ke arsip nasional, cara adalah:

1. instansi membuat daftar arsip yag disusutkan dalam rangkap dua

2. mendatangkan daftar tersebut kepada pihak arsip nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan

3. daftar arsip yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi yang menyerahkan arsip sebagai bukti

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif, dan dari arsip dinamis inaktif ke arsip statis. Pemindahan arsip-a. 1 Pemindahan Arsip

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

arsip trsebut dilakukan karena ada arsip-arsip yang tidak lagi digunakan atau jarang digunakan dalam kegiatan administrsi sehari-hari. Arsip-arsip yang akan dipindahkan memiliki nilai kegunaan yang tidak sama. Ada yang memiliki nilai sementara dan ada pula arsip yan memiliki nilai permanen

Arsip sementara adalah arsip yang diangap kurang penting atau tidak penting baik ditinjau dari segi kepentingan organisasi atau perusahaan maupun dari kepentingan lainnya. Arsip-arsip yang tergolong arsip tidak penting hanya memiliki nilai simpan sementara dan setelah sampai pada batas tertentu, maka arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan.

Arsip permanen adalah warkat-warkat yang dinilai memiliki nilai primer dan nilai skunder. Suatu arsip dikatakan memiliki nilai primer apabila arsip tersebut dianggap penting dan memiliki kegunaan untuk organisasi pencipta arsip sendiri. Arsip dikatakan memiliki nilai skunder jika arsip itu dianggap penting serta memiliki kegunaan untuk kepentingan lain, misalnya untuk kegunaan penelitian ilmiah, kepentingan perorangan atau instansi lainnya. Arsip-arsip penting yang bersifat permanen untuk selanjutnya harus dipindahkan ke asrsip nasional Republik Indonesia

1. pemindahan secara berkala (periodically transfer), yang dibagi menjadi tiga yaitu: a. 2 Cara Pemindahan Arsip

Setelah ditentukan lama penyimpanan dan nilai kegunaannya, yang terwujud dalam Jadwal Retensi Arsip, langkah berikutnya dalam penyusutan dan pemusnahan arsip adalah mengadakan pemindahan (transferring )arsip

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

57 a. pemindahan dua kali dalam waktu tertentu

dalam cara ini, pemindahan dilakukan secara bertahap. Tahap pertama, warkat dinamis in aktif dipisahkan dari warkat aktif, tetapi masih tetap ditempatkan di satuan kerja yang bersangkutan. Pada tahap kedua, dalam waktu yang telah ditentukan, warkat dinamis inaktif tersebut diatas dipindahkan ke arsip pusat organisasi atauperusahaan

b. pemindahan atas dasar waktu minimum/maksimum

rencana pemindahan asip ditentukan waktu minimal dan maksimal. Setelah mencapai waktu maka arsip tersebut dipindahkan dari penyimpanan asip di setiap satuan kerja ke arsip piusat organisasi

2. pemindahan secara terus-menerus

dalam pemindahan arsip secara terusmenerus (perpectually transfer), pemindahan dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif tidak didasarkan pada jangka awaktu trertentu ( yang telah ditentukan), tetapai dilakukan secara terus menerus . dalam cara ini, pemindahan arsip hanya boleh dilakukan apabila persoalan yang terkandung dalam arsip itu sudah selsai dipeoses seluruhnya

1. penentuan jangka waktu berlakunya arsip, yang berkaitan dengan penentuan tentang:

a. 3 Masa Berlaku Arsip

Dalam penentuan masa berlaku arsip , ada dua hal yang perlu mendapat perhatian , yaitu:

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

58 b. arsip mana yang dianggap penting

c. arsip mana yang dianggap sebagai asip biasa

d. arsip mana yang dianggap tidak penting , yang harus segera dimusnahkan Penentuan klasifikasi tersebut , sangat ditetukan oleh:

1. tingkat perkembangan organisasi atau perusahaan 2. tujuan ataupun biadang operasi suatu organisasi 3. kegunaan arsip bagiorganisasasi

4. pertimbangan dari segi hukum

5. pertimbangan ruang, tempat, peralatan, atau fasilitas yang diberlakukan dalam penataan arsip

Pada PTPN III (persero) telah melakukan sistem penyusutan arsip seperti uraian di atas. B. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunan. Penghancuran berarti membuat arsip-arsip tidak dapat dimanfaatkan lagi, baik informasi maupun bentuk fisiknya ( lembar-lembar kertasnya). Pemusnahan dapat dilakukan dengan berbagai cara , misalnya:

1. dengan melebur lembaran-lembaran arsip mengguanakan mesin pelebur kertas, misalnya dengan pabrik-pabrik kertas

2. dengan membakar sampai tuntas hingga menjadi abu. Apabila jumlah arsip yang dimusnahkan cukup banyak , cara ini kurang efektif

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

4. dengan menyobek atau secara manual menjadi sobekan-sobekan kecil sehingga tidak dapat dimanfaatkan . Apabila arsip yang dimusanhkan dalam jumlah besar, cara ini juga tidak efektif

5. dalam kemajuan teknologi saat ini cara yang pealing efektif dan tepat untuk memusnahkan arsip ialah dengan menggunakan mesin penghancur kertas/ dokumen (paper shredder machine), karena dapat melindungi kerahasiaan informasi. Berkas –berkas atau dokumen berbentuk lembaran atau continues form dalam berbagai ukuran dapat diahancurkan dapat dihancurkan seketika menjadi bentuk racikan kecil-kecil secara otomatis

Proses pemusnahan arsip dilakukan melalui proses sebagai berikut : 1. Pembentukan Panitia

Proses pemusnahan arsip didahului dengan pembentukan panitia pemusnahan arsip dengan melibatkan berbagai unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam organisasi . Anggota panitia pemusnahan arsip terdiri dari para pejabat yang banyak berhibungan dengan penggunaan arsip.

Unsur-unsur yang tersdapat dala panitia pemusnahan arsip adalah sebagai berikut: a. unsur pimpinan operasional organisasi, misalnya Direktur/ Kepala Bagian

Produksi, Direktur/Kepala Bagian Pemasaran, Direktur/ Kepala Bagian Pemeliharaan (maintenance)

b. unsur pimpinan satuan penunjamg, misalnya Direktur/ Kepala Bagian Personalia (kepegawaian), Direktur/Kepala Bagian Keuangan, Direktur/Kepala Bagian Perencanaan dan Pengawasan (Planning and Control)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

c. unsur pelaksana, misalnya panata arsip dari masing-masing satuan kerja dan petugas unit kearsipan pusat organisasi

2. inve ntarisasi Data

inventarisasi data arsip bertujuan membuat daftar lengkap atas isi arsip dengan dikelompokkan menurut persamaan masalah utama

3. penilaian kegunaan arsip

dalam penilaian kegunaan arsip perlu diperhatikan hal-hal berikut: a. informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut

b. penilaian hendaknya dilakukan atas dasar pengetahuan seluruh satuan kerja yang ada di organisasi atau perusahaan yang bersangkutan

c. penilaian suatu arsip hendaknya dikaiatkan dengan berkas-berkas arsip lainnya

d. nilai kegunaan arsip dibedakan menjadi: 1) nilai keguanaan administrasi

2) nilai guna hukum 3) nilai guna keuangan 4) nilai guna ilmiah/teknologi 5) nilai guna perorangan

Penilaian kegunaan arsip dilakukan dengan menilai masing-masing arsip dalam kaitannya dengan penyelenggaraan pekerjaan organisasi atau perusahaan

a. nilai guna administrasi

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

1) struktur organisasi (pembentikan sampai dengan perubahannya) 2) pedoman kerja

3) perubahan kebijaksanaan 4) program kerja

5) visi dan misi organisasi atau perusahaan, dll

b. Nilai guna hukum atas hal dan kewajiban seorang sebagai pegawai pada suatu organisasi .

Arsip memiliki nilai guna hukum (legal value), misalnaya: 1) keputusan

2) perjanjian 3) ketetapan 4) kotrak

5) akte pendirian organisasi atriu perusahaan

6) surat kuasa

7) surat pernyataan, dll c. nilai kegunaan keuangan

nilai keguanan keuangan (finance value) adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seseorang atauperusahann .

arsip yan memiliki guna keuanan, misalnya: 1) buku kas

2) buku bank 3) piutang dagang 4) laporan keuanan

5) anggran pendapatan dan belanja oraganisasi atau perusahaan

6) daftar isian proyek 7) daftar isian kegiatan , dll

d. Nilai guna ilmiah / teknologi

e. Arsip yang memiliki kegunaan ilmiah/ teknoogi (research value) adalah arsip-arsip yang memiliki nilai kegunaan bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, misalnya : Laporan Hasil penelitian .

Diasamping itu arsip juga memiliki fungsi lain, seperti: a. perencanaan b. pengambilan keputusan c. penentua kebijaksanaan d. pemeriksaan e. pengendalian f. penelitian

g. sebagai sumber sejarah

Berdasarkan hasil penilaian tersebut, maka selanjutnya akan dapat ditentukan : a. arsip-arsip penting, arsip tidak penting dan arsip biasa

b. kelompok arsip yang dapat disimpan secara permanent

c. arsip yang perludisimpan dalam jangka waktu tertentu untuk selanjutnya dimusnahkan

4. daftar Usulan Pemusnahan

daftar usaulan pemusnahan arsip diusulkan oleh pimpinan yang berwenang atau pejabat lain yang berhak untuk mengusulkan pengesahan daftar usulan pemusnahan 5. pembuatan Berita Acara

arsip yang akan dimusnahkan dicataat dalam suatu daftar pemusnahan arsip dan harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan.

Pada PTPN III (persero) sistem pemusnahan arsip telah dilakukan sesuai dengan ketentuan uraian di atas.

BAB III

Dalam dokumen Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan (Halaman 50-59)