Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan

(1)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

MEDAN

INKONSISTENSI PENGELOLAAN ARSIP

PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (Persero)

MEDAN

SKRIPSI MINOR

DIAJUKAN O L E

H

LENNI MARLINA MARPAUNG

NIM. O 5 2 1 0 3 0 4 1

JURUSAN : KESEKRETARIATAN

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK

MENYELESAIKAN

PENDIDIKAN PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI

(2)

6

TANDA PENGESAHAN SKRIPSI MINOR

NAMA : LENNI MARLINA MARPAUNG NIM : 0 5 2 1 0 3 0 4 1

JUDUL : INKONSISTENSI PENGELOLAAN ARSIP

PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

Tanggal………. Pembimbing/Penanggung Jawab

Marhayanie, S. E, M. Si

Tanggal……… Ketua Jurusan

Dr. Endang Sulistiyarini, S. E, M. Si

Tanggal……… Dekan

(3)

7

Pengharapan yang hampir putus

Air mata yang terasa kering,

Bibir yang enggan tersenyum

Kepala yang tak sanggup tegak

Demikianlah jauhnya angan dari kesanggupan kita

Tapi saat ini Yesus telah mematahkan kemustahilan harap

kita,

membuka mata kita,

Tiada yang mustahil bagi Dia

Doamu mama dan bapak,

Dukamu dan tangismu

Bahkan tulangmu yang serasa berserakan

Tak satu pun menjadi sia-sia di hadapan Tuhan

Dan saat ini

Terimalah mama dan bapak …….

karya pertamaku

Jawaban doa kita

Kiranya ini menyenangkan hatimu,

Menyejukkan dahagamu

Dan meneguhkan iman kita pada Allah Tuhan kita

(4)

8

Kata Pengantar

Terpujilah Allah Bapa Yang Maha Kuasa yang selalu melimpahkan kasih

karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi Minor ini tepat pada

waktunya sebagai salah satu syarat menyelesaikan studi pada jurusan Kesekretariatan

Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam penyusunan skripsi minor ini penulis telah mengusahakan yang terbaik

untuk memperoleh hasil yang benar –benar bermanfaat. Namun, penulis menyadari

sepenuhnya bahwa skripsi minor ini masih jauh dari kesempurnaan

Dalam mengerjakan skripsi minor ini penulis tidak terlepas dari dukungan dan

dan kerja sama dari berbagai pihak. Maka dengan rendah hati penulis mengucapkan

terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dr. Endang Sulistiyarini, S.E, M.Si selaku Ketua Jurusan Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Arlina Nurbakti Lubis, S.E, MBA selaku Sekretaris Jurusan

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Ibu Dra. Marhayanie, S. E, M. Si selaku dosen pembimbing skripsi minor

(5)

9

5. ibu Yulinda, M.Si selaku dosen wali serta segenap dosen dan staf pengajar di

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis

selama masa perkuliahan

6. seluruh staf dan karyawan kantor Direksi PT Perkebunan Nusantara III

(persero) Medan yang telah memberi izin kepada penulis dalam melaksanakan

penelitian dan telah banyak membantu dan memberikan masukan selama

pengerjaan skripsi

7. Kedua orang tuaku di Porsea Narumonda yang tetap setia berdoa untukku dan

buat seluruh saudaraku ( Kel. Bang Monang yang setia mendampingi, Kel.

Kak Murny yang tetap perhatian, Kel. Bang Hotman yang banyak membantu

dana, Kel. Bang Oloan sebagai sahabat dalam susah senang, Kel. Kak Lasma

yang memberi suasana berbeda)

8. teman-temamn koordinasi UP FEDITA periode 2007/2008 : K’Echi (ibu

Negara), Emi dan Yanti (satu tim awak), Febri yang manjawapi dan Uli yang

caldis abizzzzz, Sri Ulina dan Ester yang dewasa bangat dan satu lagi kawan

awak yang paling lucu Kristina. Sungguh kesempatan yang sangat berharaga

bisa bekerja sama dengan kalian, merasakan suka duka dalam pelayanan.

Tetap semangat dan andalkan Dia selalu

9. ‘B. Binsar dan K’. Ida Solfa Rona yang telah membrikan banyak sekali

bimbingan dalam pembentukan karakter penulis. Teman-teman satu

kelompok: K’Kity, K. Kiky, Hermina, Grace, Mira dan Friska, terima kasih

(6)

10

10.adik-adik kelompokku yang tersayang: Debby, Desy, Iving, Lora, Yohana dan

Wenny. Tetap berikan yang terbaik dari yang kita punya untuk membuat

semuanya lebih baik.

11.buat sahabat doaku: Menda dan Panda nan jauh di mata……terima kasih buat

semua waktu yang terbaik dan termanis, dukungan dan doa-doanya.

12.Teman-teman di D-III Kesekretariatan : Nurnelly, K’Margaret, Lisda, Fitri,

Nurialam dan teman-teman yag tidak dapat disebutkan satu per satu, tetaplah

menjadi teladan setelah di dunia profesi. Cemangat……….!!!!!!!

Inilah karya pertama yang sarat dengan kekurangan, oleh karena itu penulis sangat

membutuhkan saran yang membangun.

Akhir kata penulis berharap semoga penelitian ini bermanfaat bagi setiap pembaca

skripsi

Terima Kasih

Medan, 22 Mei 2008

Penulis

(7)

11

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1

A. Latar Belakang Pemilihan Judul ………... 1

B. Perumusan Masalah ……… 2

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ……….. 3

D. Metodologi Penulisan Tugas Akhir………. 3

1. Lokasi Penelitian……….. 3

2. Sumber Data………. 3

3. Teknik Pengambilan Data………. 3

4. Metode Analisis Data……… 4

BAB II PENGELOLAAN ARSIP PADA PTPN III MEDAN .. 5

A. Profil Perusahaan... 5

1. Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan... 5

2 Struktur Organisasi Dan Uraian Tugas ... 7

B. Pengertian Arsip dan Kearsipan... 13

(8)

12

D. Sistem Penggolongan dan Azas Pengorganisasian Arsip... 16

E. Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar……… 20

F. Pola Klasifikasi Arsip……… 29

G. Sistem Penataan Berkas Dan Penemuan Arsip……….. 33

H. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip... 37

I. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip... 39

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI... 48

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 61

A. Kesimpulan ... 62

B. Saran... 63

DAFTAR PUSTAKA

(9)

13

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata

usaha yang dilakukan di setiap badan usaha pemerintah maupun swasta yang

menyangkut penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen kantor lainnya.

Mengingat fungsinya sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi

organisasi maka sangat penting untuk melakukan pengelolaan arsip dengan konsisten

agar mudah ditemukan saat dibutuhkan sekalipun sudah lama diarsipkan .

Setiap bagian dalam kegiatan oraganisasi membutuhkan arsip. Semakin besar

suatu organisasi, maka semakin banyak pula dokumen yang harus ditemukan kembali,

sehingga membutuhkan tenaga kerja yang lebih banyak, biaya yang lebih tinggi, dan

perlengkapan dan peralatan yang semakin lengkap dan canggih serta membutuhkan

sistem pengarsipan yang konsisten.

Mengingat begitu pentingnya arsip dalam kegiatan perusahaan maka

perusahaan harus mengetahui, dan melaksanakan tata cara dalam mengarsip, sebab

jika tidak ditangani dengan baik maka akan menimbulkan hal-hal yang merugikan

perusahaan. Oleh karena itu pada kesempatan penulisan skripsi minor ini, penulis

meneliti beberapa hal mengenai proses pengarsipan yang belum dilaksanakan dengan

(10)

14 B. Rumusan Masalah

Masalah dapat diartikan sebagai adanya kesenjangan antara harapan dengan

kenyataan. Setiap perusahaan memiliki masalah dan setiap masalah memerlukan suatu

penyelesaian yang tepat, dan mengingat masalah kearsipan merupakan masalah yang

sangat kompleks maka penulis merumuskan masalah: apakah pengelolaan arsip

telah dilakukan dengan tepat dan konsisten pada PTP Nusantara III (persero)

Medan?

C.1. 1 Tujuan penulisan

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah :

1. mendeskripsikan pengelolaan arsip di PTP Nusantara III (persero) Medan

2. untuk mengetahui apakah pengelolaan arsip pada PTP Nusantara III telah

konsisten

1. 2 Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan laporan ini adalah :

1. Bagi Penulis

Sebagai bahan membandingkan teori pengelolaan arsip dengan praktik yang

didapat selama PKL ( Praktik Kerja Lapangan ) pada PTP Nusantara III Medan

2. Bagi Perusahaan

Masukan bagi perusahaan/organisasi untuk kelancaran aktivitas di perusahaan

dalam pengelolaan arsip

3. Bagi Pembaca

Dapat dijadikan bahan informasi bagi pembaca dalam pelaksanaan pengelolaan

(11)

15 D. Metodologi Penelitian

1. Lokasi

Perusahaan PTP Nusantara III yang menjadi objek penelitian terletak di JLN.

Seibatanghari No.2 Medan.

Waktu pelaksanaan penelitian dilakukan pada bulan Februari hingga bulan April 2008

2. Sumber Data A. Primer

Yang dimaksud dengan data primer adalah data mentah yang diperoleh dari

hasil penelitian langsung dan harus diolah kembali menjadi informasi yang dapat

dimengerti oleh pengguna informasi

B. Skunder

Yang dimaksud dengan data skunder adalah data yang diperoleh dari studi

kepustakaan yaitu penelahaan buku-buku, arsip-arsip dan catatan-catatan tertulis yang

berkenaan dengan masalah yang diteliti dari perpustakaan dan dokumen yang

diperoleh dari tempat penelitian.

3. Teknik Pengambilan Data

Adapun teknik pengambilan data dilakukan dengan cara :

i. Praktek Kerja Lapangan (PKL) yaitu dengan ikut praktek langsung dalam

setiap proses teknis pengarsipan

ii. Observasi, yaitu mengumpulkan data yang dilakukan penulis berupa

pengamatan langsung terhadap aktivitas yang berkaitan dengan arsip

iii. Studi dokumentasi, yaitu mengadakan pencatatan langsung terhadap

(12)

16

iv. Wawancara, yaitu dengan menanyakan langsung kepada pihak yang

berwewenang untuk memberikan keterangan yang diperlukan

4. Metode Analisis Data a. Metode Analisis Deskriptif

Yang dimaksud dengan metode analisis deskriptif yaitu analisis yang dilakukan

dengan gambaran jelas mengenai masalah- masalah yang akan diteliti dan menarik

kesimpulan yang bersifat khusus kemudian membandingkannya dengan teori yang

menyajikan dan menganalisis data sehingga diperoleh gambaran yang jelas mengenai

masalah yang diteliti

b. Metode Deduktif

Yang dimaksud dengan metode deduktif yaitu metode yang dilakukan untuk

mengambil kesimpulan khusus yang berlaku umum di perusahaan berdasarkan teoti

(13)

17

BAB II

PENGELOLAAN ARSIP

PADA PTPN III(PERSERO) MEDAN

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pembentukan perusahaan diawali dengan proses pengambilan perusahaan-

perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958yang

dikenal dengan proses nasionalisasi. Perusahaan perkebunan asing hasil nasionalisasi

selanjutnya berubah menjadi perseroan Perkebunan Negara (PPN), embrio yang turut

membentuk perusahaan berasal dari NV. Rubber Cultuur Maatschappij Amsterdam

(RCMA) dan NV. Cultuur Mij’de Oeskust (CMO) merupakan perusahaan perkebunan

Belanda yang beroperasi di Indonesia sejak zaman Kolonial Hindia Belanda

Salah satu perusahaan yang terbentuk diberi nama Perusahaan Perkebunan Negara

baru cabang Sumatera Utara (PPN baru). Setelah beberapa kali mengalami perubahan

bentuk sesuai dengan peraturan perundang-undangan Pemerintah RI. Kemudian pada

tahun 1968 PPN oleh pemerintah di restrukturisasi menjadi beberapa kesatuan

perusahaan Negara Perkebunan(PNP). Selanjutnya pada tahun 1974 status hukum

PNP diubah menjadi PERSEROAN TERBATAS (PT) dan diberi nama PT.

PERKEBUNAN (PERSERO)

Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha, perusahaan –

(14)

18

kegiatan usaha berdasarkaan wilayah eksploitasi, selain itu dilakukan perampingan

struktur organisasi dari program restrukturisasi tersebut telah dilakukan

penggabungan 27 ( dua puluh tujuh ) BUMN perkebunan yaitu PT. Perkebunan I

sampai dengan PT. Perkebunan XXXII dan satu BUMN Peternakan yaitu PT. Bina

Mulia Ternak menjadi 14 BUMN perkebunan baru yang diberi nama PT. Perkebunsn

Nusantara I sampai dengan PT. Perkebunan Nusantara XIV

Kemudian pada tahun 1994 dilakukan proses penggabungan manajemen, 3

BUMN perkebunan terdiri dari PT. Perkebunan III ( persero) , PT. Perkebunan IV

(persero), dan PT. Perkebunan V (persero). Selanjutnya melalui peraturan- peraturan

RI NO. 8 TAHUN 1996 TANGGAL 14 Februari 1996, ketiga perusahaan tersebut

yang wilayah kerjanya di Propinsi Sumatera Utara dilebur menjadi satu yang diberi

nama PT, Perkebunan III ( persero) yang berkedudukan di Medan Sumatera Utara.

PT. Perkebunan III (persero) didirikan dengan Akte Notaris Hanum Kamil . SH No.

36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan Mentri Kehakiman Republik Indonesia

dengan Surat Keputusan No. C2-8331. HT.01.01 Th. 96 tanggal 8 Agustus 1996 yang

dimuat dalam berita Negara Republik Indonesia No. 81 tahun 1996. dan tambahan

Berita Negara No. 8674 tahun 1996

Seiring dengan perubahan pola bisnis paradigma baru PT. Perkebunan Nusantara

III (persero) telah merancang program Transformasi Bisnis sejak bulan Agustus 2003

sebagai kata kunci dari “kinerja” PTPN III (PERSERO) sedang melakukan perubahan

terhadap pola target of business as usual menjadi pola targetof strategic of business.

Untuk mendukung keberhasilan program tersebut PTPN III (persero) secara

sistematis dan kesinambungan melakukan upaya untuk mensosialisasikan program

(15)

19

transformasi Bisnis unit –unit usaha, melalui instrusi langsung dari distrik

manager/general manager setempat kepada jajarannya, dan menginformasikan melalui

Majalah Nusa Tiga milik PT Perkebunan Nusantara III ( persero). Disamping itu

melalui Malcom Bakdride PTPN III ( persero) telah dan sedang melakukan pelatihan

terhadap sejumlah karyawan, pimpinan yang telah diunjuk untuk memberikan

pemahaman yang lebih komperhensif sebelum mengadakan assessment terhadap

jalannya proses program Strategic initiative (CBHRM, OPEX, TQM, CRM, & QFI)

sebagai upaya dalam meningkatkan “kinerja” perusahaan.

2. Struktur Organisasi PTP N III (persero)

Struktur organisasi adalah susunan atau kesatuan yang terdiri atas bagian-

bagian

( orang) yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama

Struktur organisasi PTPN III berbentuk lini (garis), dan staff. Dalam hal ini

pendelegasian wewenang dilakukan secara vertikal melalui garis terpendek dari

seorang atasan kepada bawahannya. Pelaporan tanggung jawab dari bawahan kepada

atasannya juga dilakukan melalui garis vertikal yang terpendek . Perintah- perintah

hanya diberikan seorang atasan dan pelaporan tanggung jawab kepada atasan

bersangkutan

(Lihat lampiran 1)

Berdasarkan gambar struktur organisasi pada PTPN III Persero Medan dapat

dijelaskan uraian tugas dan tanggung jawab masing- masing bagian sebagai berikut:

(16)

20

RUPS adalah bagian tertinggi dalam organisasi perusahaan yang berfungsi

sebagai pengambil keputusan tertiggi pada PTPNIII (persero) Medan dan sebagi pusat

pengawasan terhadap jalannya kegiatan perusahaan.

2. Dewan Komisaris

Dewan komisaris berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas untuk

kepentingan para pemegang saham. pengolah usaha sepenuhnya dilaksanakan oleh

para Direksi. Adapun Dewan Direksi bertugas antara lain:

a) melakukan pengawasan atas jalannya pengurusan perusahaan

b) melakukan tugas-tugas yang secara khusus diberikan kepadanya menurut anggaran

dasar

c) melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan

dan kebijaksanaan pemerintah terutama di bidang yang berhubungan dengan tujuan

dan lapangan usaha perseroan.

Pada struktur organisasi PTPNIII (persero) Medan terdapat juga beberapa

Direktur dan bagian-bagian yang secara langsung terlibat dalam daaan perusahaan

yaitu sebagai berikut:

1. Direktur Utama

Tugas dan wewenangnya adalah :

1. membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis agribisnis

2. Melakukan prinsip tata kelola perusahaan yang baik di semua jajaran

3. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Bussiness Succes

4. mewujudkan fortofolio bisnis perusahaan yang memberi keuntungan dan nilai

(17)

21

5. mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000 dan

SMK3

6. menetapkan ssistem sarana dan prasarana informasi (TI) yang terintegrasi dan

berbasis data base serta memberdayagunakannya secara maksimal

7. mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya dan

tercapainya tujuan perusahaan serta memelihara dan menjaga harta

perusahaaan

8. memimpin dan mengendalikan seluruh operasi perusahaan

2. Direktur Produksi

Tugas dan wewenangnya adalah:

1. mengawasi kelancaran proses produksi

2. menyusun rencana kerja yang sesuai dengan target produksi

3. membuat rencana penelitian bahan baku

4. menetapkan dan mewujudkan susunan strategi di bidang produksi

5. menetapkan upaya strategis di bidang produksi

6. menetapkan sistem kerja ( work system) di bidang produksi

7. menterjemahkan kebutuhan pasar menjadi pelaksanaan operasional bidang

produksi

8. melaksanakan ISO 9000, ISO 14000, dan SMK3

9. mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien

10.mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000. ISO 14000 dan

(18)

22

11.menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui Teknologi

Informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base serta mendayagunakan

secara maksimal

3. Direktur Keuangan

1. merencanakan sumber-sumber dana yang diperoleh

2. mencari dan memanfaatkan dana

3. menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai

posisi keuangan yang baik

4. menjaga keseimbangan antara pertumbuhan dan profitabilitas perusahaan

5. melakukan asssets Assessment secara berkesinambungan untuk

memberdayakan asset potensial

6. memonitor dan mengevaluasi biaya produksi ( harga pokok FOB ) melalui

pemanfaatan Actifity Based Costing (ABC )

7. memelihara Cash Reserve Requirement Minimum 2 (dua) bulan kebutuhan

dana operasional

8. mengkoordinasi dan memberikan pengarahan dalam penyusunan RKAP/RKO

dan RJP

9. menjalin hubungan yang harmonis dengan Steke Holder

10.membangun sarana dan prasarana informasi manajemen keuangan melalui

Teknologi Informasi (TI) yang berintegrasi dan berbasis data base serta

memberdayagunakan secara maksimal

11.mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000, dan

(19)

23 4. Direktur Pemasaran

1. melakukan hubungan dengan perusahaan lain serta menerima pesanan dari

perusahaan lain

2. melakukan riset pasar dan mengumpulkan informasi pasar

3. mengembangkan pemasaran produksi baik dalam dan luar

4. menetapkan dan mengevaluasi upaya strategic dan kebijakan pemasaran serta

pengadaan barang dan jasa

5. menetapkan sistem pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan baku

dan pelengkap

6. menetapkan pedoman harga

7. menetapkan kebijakaan dalam menyiasati perkembangan pasar dan prilaku

pesaing (market intelegence)

8. menginformasikan kebutuhan pasar serta berkesinambungan kepada Direktur

Prouksi

9. merancang proses bisnis dan work system bidang pemasaran dan bidang

pengadaan barang dan jasa untuk mewujudkan operational excellence

10.memasarkan produk dengan biaya penjualan yang efisien, nilai penjualan yang

optimal sehingga tercapainya kepuasan pelanggan

11.mengendalikan biaya penjualan dan biaya pengadaan pada tingkat yang lebih

efisien

12.menerapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui Teknologi

informasi ( TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

(20)

24

13.mensukseskan pelaksanaan sistem manajenen ISO 9000, ISO 14000, dan

SMK3

5. Direktur Sumber Daya Manusia Tugas dan wewenangnya adalah:

1. menyusun rencana, mengarahkan, mengkoordinir bidang pengembangan SDM

dan mengadakan pengkajian SDM

2. melaksanakan pengendalian, pengawasan penyelesaian hukum, agraria,

kesepakatan, kesehatan, keamanan, serta sosial umum

3. melaksanakan mapping personal secara periodik

4. menetapkan program peningkatan kesejahteraan (quqlity of life)

5. menetapkan kebijakan dan mengevaluasi pelaksanaan bina lingkungan

6. menetapkan kebijakan untuk memenuhi aspek legal perusahaan

7. menetapkan sistem kerja ( work system) bidang SDM untuk mewujudkan

operational excellence

8. menetapkan dan melaksanakan sistem pendidikan dan pelatihan

9. menetapkan siistem kompensasi dan renumerasi

10.menetapkan jenjang karir karyawan

11.menjalin hubugan yang harmonis dengan stake holder

12.mengendalikan biaya pembinaan SDM dan Umum secara efisien

13.mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000 , ISO 14000, dan

SMK3

14. menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi

informasi (TI) yang berintegrasi dan berbasis data base, serta

(21)

25 B. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Menurut Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-

surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat

dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:

- surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga ,

organisasi, instansi, perorangan ) baik untuk masa kini maupun untuk

masa yang akan datang, dan

- surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus

disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga

dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu- waktu

diperlukan kembali

Pengertian arsip di Negara kita (Indonesia), diatur dalam Undang- Undang

Nomor 7 tahun 1971 tentang : Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1 sebagai

berikut:

a. Naskah –naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-

Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah

b. Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan- badan Swasta

dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan

(22)

26

“arsip ialah kumpulan dari surat- menyurat yang terjadi karena suatu

pekerjaan aksi, transaksi yang disimpan, dan bila dibutuhkan dapat dipersiapkan

untuk pelaksanaan tugas (tindakan) selanjutnya. Arsip juga berarti suatu gedung

dimana diadakan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan surat-surat”

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata

usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah

maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan

penyimpanan warkat atau surat- surat atau dokumen – dokumen kantor lainnya.

Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat- surat dan

dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan

C. Fungsi Dan Peranan Arsip 1. Fungsi Arsip

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 macam,

yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

a. arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari- hari. Berdasarkan kegunaannya dapat dibedakan

menjadi 3 macam , yaitu

- Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja - Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun - Arsip Inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan

sehari- hari

b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari- hari.

(23)

27

a. arsip aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 (satu) tahun

b. arsip in-aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 s/d 5 tahun (arsip

yang sudah berjalan 1 tahun)

c. arsip permanen : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 s/d 5 tahun atau 30

tahun ( akte pendirian perusahaan, HGU, Personil Map)

2.

Peranan kearsipan bagi lembaga

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningakatkan dalam

rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh

sebab itu menurut Sedarmayanti (2003: 19 ) peranan arsip adalah:

a. sebagai alat utama ingatan bagi perusahaan

b. sebagai bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

c. sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

d. sebagai barometer kegiatan, mengenai setiap kegiatan pada umumnya

menghasilkan arsip

e. sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya

Pada PTPNIII (persero) arsip sangat berperan aktif dalam melakukan setiap

gerak kerja dalam perusahaan.

Peralatan dan bahan:

1 ruangan yang representative

2 lemari/rak

3 map order

4 alat tulis kantor

(24)

28

1. UU no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan

2. PP no. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan

dokumenperusahaan

3. standar SMM ISO 9001: 2000 & SML ISO 14001:2004

D. Sistem Penggolongan dan Azas pengorganisasian Arsip

Arsip dapat digolongkan menjadi beeberapa macam tergantung dari segi

peninjauannya, yaitu :

1. Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya, dapat dibedakan menjadi

beberapa macam yaitu:

- arsip keuangan, misalnya laporan keuangan, Daftar Gaji,dll

- arsip kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalh kepegawian, misalnya Daftar Riwayat Hidup Pegawai, Surat Lamaran, dll

- arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran , misalnya: Surat Penawaran , Surat Pesanan, dll

- Arsip Pendidikan, adalah arsip yang berhubungan dengan masala- masalah pendidikan, misalnya: Garis-garis Besar Program Pengajaran

(GBPP), Satuan Pelajaran, dll

2. Pengolongan arsip menurut Bentuk atau wujudnya ada beberapa macam, misalnya

- surat, antara lain: Naskah Perjanjian/kontrak, akte pendirian perudahaan

/organisasi, Notulen Rapat, Laporan- laporan, Kuitansi, Naskah Berita

Acara, Bon Penjualan, Kartu Pegawai, Tabel-tabel , Gambar atau Bagan,

Grafik

(25)

29 - Piringan Hitam

- Mikrofilm

3. Penggolongan Arsip menurut nilai atau kegunaannya, menurut Milton Reitzfeld

mengemukakan 7 ( tujuh ) nilai arsip yaitu:

a. Nilai kegunaan administrasi ( values for administrative use)

b. nilai- nilai kegunaan hukum (values for legal use)

c. nilai- nilai kegunaan uang (values for fiscal use)

d. nilai –nilai kegunaan untuk kebijaksanaan (values for policy use)

e. nilai- nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan (values for operating

use)

f. nilai- nilai kegunaan untuk sejarah (values for historical use)

g. nilai –nilai kegunaan untuk penelitian (values for research)

4. Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingannya dapat dibedakan menjadi 4

(empat) macam, yaitu:

a. Arsip Nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunayai hubungan dengan hal-hal ang penting sehingga

tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama

b. Arsip yang diperlakukan , arsip yang masih mempunayi nilai kegunaan , tetapi sifatnya sementara dan kadang –kadang masih

dipergunakan atau dibutuhkan

c. Arsip penting ( important archives), yaitu arsip mempunayai nilai hukum, pendidikan, keuangann , dokumentasi, sejarah, dan sebagainya

(26)

30

5. Penggolongan Arsip menurut keseringan penggunaannya, dapat dibedakan

menjadi 3 (tiga ) macam yaitu:

a. Arsif yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja

b. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang-jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapai kadang masih diperlukandalam proses

penyelenggaraan pekerjaan

c. Arsip Pribadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya 6. Penggolongan Arsip Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya, dapat

dibedakan atas:

a. Arsip Nasional di IbukotaRI, sebagai inti disebut Arsip Nasional Pusat

b. Arsip Nasional di tiap- tiap ibukota taingkat I, termasuk daerah-daerah yang setinngkat dengan Daerah Tingkat I

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharannya dapat pula

dibedakan menjadi dua macam, yaitu arsip sentral dan arsip unit

- Arsip Sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau asip yang

dipusatkan penyimpanannya. Disebut juga arsip makro atau arsip

umum , karena merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai

arsip unit

- Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit

dalam suatu organisasi. Disebut juaga arsip mikro atau arsip khusus,

(27)

31

7. Penggolongan Arsip menurut Keasliannya dapat dibedakan menjadi 4 (empat)

(28)

32 a. arsip asli

b. arsip tembusan

c. arsip salinan

d. arsip berupa petikan

Pada PTPN III (persero) penggolongan secara subjek dilakukan dengan membagi

tugas pada tiap bagian. Maksudnya dari struktur organisasi dapat dilihat terdapat 16

(enam belas ) bagian yang menangani tugas masing-masing misalnya bagian sekretariat

menangani arsip-arsip sentral, Bagian Akuntansi menyimpan arsip akuntansi perusahaan,

Bagian Administrasi menyimpan arsip-arsip administrasi perusahaan, dll

Sedangkan penggolongan menurut nilai kegunaan, sifat kepentingan, keseringan

penggunaan menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan, dan penggolongan arsip

arsip menurut keasliannya telah dilakukan sesuai dengan teori di atas.

Azas pengorganisasian Pengelolaan arsip

Dalam penyimpanan arsip dikenal tiga azas pengorganisasian yaitu:

1. Azas Sentralisasi

Adalah pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus,

yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan

penyimpan arsip. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar,

dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat spesifik

2. Azas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit

(29)

33

/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah

informasi yang khusus

3. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas

Sentralisasi dan Desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang

terdapat pada azas sentralisasi atau azas Desentralisasi. Misanya : untuk arsip yang

bersifat umum (dibutuhkan oleh setiap unit), disimpan di pusat arsip organisasi,

sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit

Dalam hal ini PTPN III (persero) menggunakan azas gabungan Sentraisasi dan

Desentralisasi yaitu menyimpan arsip-arsip umum secara sentral dan arsip juga dilakukan

di setiap Bagian/ Unit yang bersangkutan masing-masing

E. Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Seperti yang telah diutarakan, yang dimaksud arsip dinamis adalah arsip yang masih

digunakan untuk menyelenggarakan administrasi organisasi. Sumber arsip dinamis aktif

adalah dari surat masuk dan surata keluar. Ada lima langkah pengurusan dan

pengendalian surat (Wursanto, 2000 : 110-117) yaitu

(30)

34

Organisasi pengelolaan surat masuk adalah unit-unit yang terlibat dalam proses

pengelolaan surat masuk, yang terdiri dari unit penerima, unit penyortir, unit

pencatat, unit pengarah, unit pengolah, dan unit penata arsip Uraian tugas masing-masing unit dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. penerima surat memiliki tugas:

- menerima surat

surat dapat diterima melalui kurir dengan menggunakan buku ekspedisi atau

lembar pengantar. Surat masuk dapat juga dikirim dengan alamat kotak pos

atau PO. BOX di kantor pos

- memeriksa jumlah dan alamat surat

- memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau pada lembar

pengantar surat

- mengantarkan surat pada unit penyortir

b. penyortir surat bertugas :

- menerima surat yang diserahkan oleh unit penerima

- mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi

- menyortir surat berdasarakan klasifikasi surat

Menurut sifatnya surat dapat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat

rahasia, surat penting dan surat biasa.

(31)

35

tidak bertanggung jawab, maka akan dapat membahayakan keamanan organisasi/

perusahaan

Surat rahasia adalah surat yang dapat metugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi /perusahaan yanag bersangkutam apabila jatuh kepada orang yang tidak

bertanggung jawab

Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat , dan sutar tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat

diperlukan organisasi dalam jangka waktu yang lama

Surat biasa adalah : surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting

Menurut derajatnya surat dibedakan atas surat kilat atau kilat khusus, surat sangat

segera, surat segera. Surat kilat harus diproses pada saat itu juga dan harus segera disampaikan kepada pimpinan. Surat sangat segera harus diproses pada saat itu juga dan

harus segera disampaikan kepada pimpinan pada hari itu juga (hari atau tanggal surat

diterima). Surat segera adalah surat yang harus doproses dan disampaikan paling lambat

1 x 24 jam

- membuka surat

surat- surat penting , surat sangat rahasia dan surat rahasia tidak boleh dibuka ,

sedangkan surat biasa boleh dibuka

- meneliti suarat berikut lampirannya

(32)

36

- mengirim surat dalam keadaan terbuka (untuk surat penting dan biasa) dan surat

yang masih tertutup ( sangat rahasia dan rahasia) kepada unit pencatat berikut

sampul suratnya

c. pembukaan surat

pembukaan amplop surat dapat dilakukan dengan cara:

- menyobek bagian pinggiran dari sampul surat

- dengan menggunakan alat pembuka amplop , misalya:

pisau biasa, pisau silet, mesin pembuka amplop manual

atau mesin pembula amplop listrik

-d. pencatat surat bertugas :

- menerima dan menghitung secara teliti surat- surat yang dikirim oleh unit

penyortir

- mencatat surat- surat tersebut pada lembar pengantar surat dan kartu kendali

- menyampaikan surat- surat tersebut dengan dilampiri lembar pangantar dan

kartu kendali ke unit pengarah

e. Pengarah surat bertugas:

- menerima dan meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar dan kartu

kendali untuk diarahkan kepada unit pengolah

- menyampaikan surat- surat tersebut kepada unit pengolah menggunakan buku

pengiriman surat, melalui petugas yang ada pada unit pengarah

(33)

37 f. Pengolah surat bertugas

- menerima surat

- memproses atau mengolah lebih lanjut surat- surat yang diterima

- memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia

- mengendalikan surat- surat yang telah diproses kepada unit pengarah melalui

petugas pada unit pengolah, berikut tindakan pengendalian surat dan lembar-

lembar pengantar surat

untuk surat-surat sangat rahasia dan rahasia, yang dikembalikan hanya lembar

pengantarnya saja

g. penata arsip bertugas:

- menerima surat dari unit pengolah

- menyimpan surat-surat yang telah selesai diolah dengan menggunakan sistem

kearsipan yang telah dibakukan oleh organisasi atau perusahaan yang

bersangkutan

- menerima kartu kendali untuk kemudian disimpan pada tempatnya

- mengirim kartu kendali lainnya kepada unit pengolah, sebagai bukti bahwa

surat- surat tersebut sudah disimpan di unit kearsipan

Perlu diketahui bahwa unit penerima, unit pencatat, unit pengarah, serta unit

kearsipan merupakan satu kesatuan kerja tata usaha pada organisasi atau perusahaan.

(34)

38

dilakukan seperti ketentuan diatas, akan tetapi perusahaan tidak menggunakan kartu

kendali. Secara umum tugas tiap bagian dalam penanganan surat masuk di atas hanya

dilakukan oleh dua bagian yaitu:

1 unit penerima surat yang bertanggung jawab seperti uraian di atas

2. unit pengolah yang menangani tugas-tugas pembukaan surat, penyortiran,

pencatatan surat, dan pengarahan surat serta melakukan penataan arsip sendiri. Jadi

tidak ada karyawan yang khusus menangani arsip-arsip perusahaaan, karena

karyawan menangani arsip sesuai bagiannya masing-masing.

A. Proses penggelolaan Surat Masuk

Pengurusan surat masuk dibedakan menjadi 3 ( tiga ) macam, yaitu pengurusan surat

penting, pengurusan surat rahasia dan pengurusan surat biasa

1. pengurusan surat penting

Surat penting adalah surat yang memuat informasi tentang permasalahan pokokk

yang baik secara langsung ataupun tidak langsung akan mempengaruhi

keberhasilan organisasi atau perusahaan. Surat- surat penting memilikii kegunaan

cukup lama tidak hanya sekali pakai, tetapi berlaku sampai kurun waktu tertentu

hingga permasalahannya selesai dikerjakan

surat penting misalnya:

a. semua surat yang berkaitan dengan kebijaksanaan organisasi atau

perusahaan, misalnya surat perjanjian kerja sama, surat pemesanan barang,

(35)

39

b. semua surat yang isinya berhubungan dengan kebijaksanaan pelayanan

dalam bidang kepegawaian, keuangan, peralatan pekerjaan. Misalnya surat

pengangkatan pegawai, surat bukti pembayaran, faktur, daftar perincian

penerimaan barang dan lain-lain

c. semua surat yang akan menimbulkan kerugian bagi perusahan apabila

informasinya tidak sampai kepada yang bersangkutan, misalnya surat

pemberitahuan tender.

2. proses pengurusan surat penting

a. semua surat masuk termasuk surat penting diterima oleh unit penerima

b. unit penerima meneruskan kepada unit penyortir

c. unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat

lampiran dan sampul surat

d. unit pencatat menyiapkan kartu kendali rangkap tiga, dan mengisi

kolom-kolomnya berdasarkan data-data yang ada pada surat tersebut. Unit pencatat

kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali

rangkap tiga yang telah diisi beserta lembar disposisinya

e. unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah berikut kartu

kendali dengan memperhatikan :

1. lembar pertama kartu kendali ditinggal pada unit pengarah

2. lembara kedua dan ketiga kartu kendali berikut surat dan lampirannya

(36)

40

f. unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat penting tersebut dengan

memperhatikan :

1. lembar ketiga kartu kendali tetap tinggal di unit pengolah surat

2. lembar kedua kartu kendali dikembalikan kepada unit pengarah untuk

kemudian diteruskan kepada unit penata arsip

3. batas waktu penyelesaian surat penting

Batas waktu penyelesaian surat yang ditetapkan oleh setiap instansi berbeda-beda.

Sampai saat ini belum ada peraturan yang baku. Namun, di luar negeri ada

ketentuan bahwa setiap surat harus dapat diselesaikan dalam jangka wakrtu 3

(tiga) hari. Penggunaan aturan 3 hari memungkinkan surat yang tidak dapat

dibalas dalam waktu tersebut, karena memerlukan data- ata atau informasi yang

cukup banyak, bisa dibalas terlebih dahulu disertai pernyataan bahwa penjelasan

lebih lanjut secara terinci akan disampaikan dalam waktu yang tidak terlalu lama.

3. Pengurusan Surat Rahasia

Adapun prosesnya adalah sebagi berikut:

a. semua surat masuk termasuk surat rahasia, sangat rahasia, atau surat

tertutup diterima oleh unit penerima surat

b. unit penerima meneruskan surat tersebut kepada unit penyortir berikut

surat-surat yang lain

(37)

41

d. unit pencatat meneruskan surat tersebut kepada unit pengarah dengan

menggunakan lembar pengantar surat rahasia

dalam lembar pengantar yang perlu diisi adalah :

1) nomor surat yang tercantum pada sampul luar ( sampul yang

pertama)

2) asal surat , dapat dilihat dari kop sampul surat atau alamat si

pengirim suarat

3) tanggal penerimaan surat

4) jumlah surat yang diterima

5) nama terang dan tanda tangan penerima surat

e. unit pengarah meneruskan surat rahasia tersebut masih dalam keadaan

tetutup berikut lembar pengantarnya

f. unit pengolah menerima surat rahasia tersebut masih dalam keadaan

tertutup berikut lembar pengantarnya

g. unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikan

kepada unit pengarah sebagai arsip

h. unit pengolah membuka sampul suat, membaca, serat memproses lebih

lanjut sampai selesai

4. pengurusan surat biasa

Pada dasarnya pengurusan surat biasa sama dengan pengurusan surat rahasia .

perbedaannya terletak pada pengantar yang dipergunakan. Proses pengurusan

(38)

42

yang digunakan untuk mengurus surat biasa disebut lembar pengnatar surat biasa.

Kolom-kolom isian pada lembar pengantar surat biasa pada prinsipnya tidak

berbeda dengan lembar pengantar surat rahasia

5. pengurusan surat pribadi

surat pribadi tidak diproses seperti surat- surat lain, tetapi dapat langsung

disampaikan kepada pribadi penerima surat sesuai dengan alamat tujuan surat.

Apabila telah dibuka ternyata suarat dinas, maka harus ditentukan apakah surat

tersebut surat penting, maka surat tersebut dikembalikan kepada unit pengarah

untuk diproses seperti memproses surat penting dengan menggunakan kartu

kendali. Apabila termasuk surat biasa, surat tersebut dikembalikan kepada unit

pengarah untuk diproses seperti memproses surat biasa dengan menggunakan

lembar pengantara surat biasa

Pada PTPN III(persero) pengurusan surat penting, surat rahasia surat biasa dan surat

pribai telah sesuai dengan uraian di atas. Jangka penanganan balasan surat paling lambat

adalah 1 (satu) minggu setelah surat diterima, dan tembusannya harus diberikan ke

bagian sekretariat paling lambat dua hari setelahnya.

B. Proses Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi yang

ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi perusahaan. Dalam bagian ini, pembahasan

pengelolaan suarat keluar hanya terbatas pada surat dinas. Surat dinas adalah surat yang

(39)

43

Pada pengetikan surat dinas apabila surat tersebut tidak hanya terdiri dari satu lembar

atau satu halaman saja, maka lembar pertama menggunakan kertas berkepala, sedangkan

halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala. Pemotongan kalimat untuk

dipindahkan ke halaman berikutnya harus diusahakan agar tidak hanya bagian kaki

suratnya saja.

Pengelolaan surat keluar tidak jauh berbeda dengan pengeloan suart masuk.

Perbedaannya terletak pada pengelolaannya. Pengelolaan surat penting dapat

mengguankan kartu kendali, sedangkan surat rahasia dan surat biasa menggunakan

lembar pengantar masing-masing.

Proses pengelolaan surat keluar :

1. semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah adalah

pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengolah penyelesaian

surat-surat

2. konsep surat-surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah.

Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha atau

sekretariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut

3. surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau sekretariat

dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan untuk

ditandatangani

4. setelah surat dirtandatangani, surat dinas tersebut dikembalikan kepada satuan

(40)

44

untuk surat penting), atau lembar pengantar ( untuk surat rahasia dan surat iasa),

yang telah diisi secara lengkap kolom-kolomnya.

5. surat dinas yang telah ditandatangani diberi nomor, diberi cap dinas, lembar asli

berikut lampirannya ( bila ada), dan tembusan surat, dikirim ke alamat tujuan

sesuai dengan derajat surat dinas ( penting, rahasia, biasa)

kartu kendali lembar I disimpan ditempat satuan kerja tata usaha atau

sekretariat, yang bertindak sebagai pengarah surat. Sementar itu, lembar II dan

lembar III dikirim kepada satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip.

6. oleh satuan kerja penggelolah, kartu kendali lembar II, III ditandatangani sebagi

bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai diproses dan telah dikirim oleh

satuan kerja tata usaha atau secretariat

7. selanjutnya, kartu kendali lembar II dikirim kembali oleh satuan kerja pengolah

kepada penata arsip pada satuan kerja tata usaha atau sekretariat

8. kartu kendali lembar III bersama konsep surat arsipnya disimpan di satuan kerja

pengolah sebagai arsip

pada PTPN III (pesero)penanganan surat keluar telah dilakukan dengan ketentuan

yang tepat. Pengetikan surat telah sesuai uraian yaitu lembar I menggunakan kertas

berkepala selanjutnya tidak.

Untuk pengolahan setiap jenis surat yaitu surat rahasia, surat penting dan surat biasa

sama saja yaitu menggunakan lembarpengantar masing-masing.

(41)

45

Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas bedasarkan

masalah.

Klasifikasi arsip adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis

berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi

Guna klasifikasi arsip

- untuk mengelompokkan arsip yang urusannya sama ke dalam satu berkas

- untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis

- untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kemebali arsip, sehingga dapat

dicapai efisiensi kerja

Jenis klasifikasi arsip,

Ada dua jenis klasifikasi arsip, yaitu:

a. Fisik (kebendaan): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada bentuk

fisik arsip, missal:

-surat keputusan

-Formulir

-Majalah

-Peta,dll

b. Masalah (subjek): yaitu: klasifikasi arsip yang didasarkan pada isi atau

pokok masalah yang terdapat di dalam suatu berkas, misalnya:

-kepegawaian

-keuangan

-pendidikan dan latihan, dll

Unsur-unsur klasifikasi arsip

Dalam menyusun klasifikasi asip, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan

(42)

46

a. unsur fungsi : penyusuanan pola klasififikasi arsip berdasarkan

inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu

organisasi

b. unsur struktur organisasi: yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip

berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada

c. unsur masalah yaitu penyusaunan pola klasifikasi arsip brdasarkan

masalah yang terdapat di kantor organsasi bersangkutan

Dewasa ini dikenal lima jenis sistem penataan arsip yaitu:

1. Sistem Abjad /Alphabetical Filling System

yaitu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas

berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman kepada peraturan mengindeks

Keuntunggan penggolongan ini :

1. mudah menggolongakan surat- surat

2. penyimpanan cepat, tanpa indeks

3. sederhana dan mudah dimengerti

2. Sistem Masalah /Perihal/Subject Filling System

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan yang

berkenaan dengan masalah-masalaah yang berhubungan dengan perusahaan yang

menggunakan sistem ini. Jadi harus ditentukan lebih dahulu masalah-masalah yang

pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya, kemudian dikelompokkan

(43)

47

Daftar indek yaitu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di

dalam kantor sebagai pedoman penataan asip berdasarkan masalah.

3. Sistem Nomor/ Numerical Filling System

Yaitu salah satu sistem penataan bekas berdasarkan kelompok permasalahan yang

kemudian masing-masing masalah diberi nomor tertentu

4. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu/Chronological Filling system

Yaitu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal yang dijadikan pedoman

termasuk diperhatikan dari datangnya surat . Surat atau berkas yang datang paling

akhir maka ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah

surat atau berkas tersebut . akhirnya , surat atau berkas yang defile tersebut dapat

dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya

Keuntungan penggolongan ini:

1. berguna apabila tanggal-tangal telah diketahui

2. baik untuk penggolongan secara keseluruhan , misalnya surat- surat dalam

waktu yang terpisah

5. Sistem Wilayah/Regional/Geographical Filling System

Yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau

wilaya tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini , maka dapat dipergunakan

nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan yang kemudian dikembangkan

menjadi masalah-masalah , yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang

(44)

48

Selanjutnya dapat dikembangkan untuk nama-nama dari para langganan atau nasabah

yang berada di masing-masing tempat (lokasi) tersebut dan seterusnya (tergantung

sesuai kebutuhan)

Keuntungan pengggolongan ini:

1. mudah menggunakan bila tempat telah diketahui

2. merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung

Pola kelola arsip pada PTPN III (persero) yaitu secara masalah (pokok) dan secara

fisik(kebendaan) sedangkan penataan arsipnya menggunakan sistem tanggal dan

pengkodean(kodering).

G. Sistem Penataan Berkas

Kata sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan

metode penyusunan atau penggolongan, tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan

yang dipergunakan, organisasi penyusutan tenaga kerja dan metode-metode yang

dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat (warkat-warkat atau

arsip)

Sistem kerasipan yang baik adalah:

a. kepadatan : tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruang lantai

b. hal dapat didekati : lemari – lemari arsip harus di tempatkan sedemikian rupa,

sehingga mudah menyimpan surat- surat atau mengambilnya

c. kesederhanaan : sistem (khususnya sistem penggolongan)harus mudah dimengerti

(45)

49

d. keamanan : kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang

dapat sesuai dengan kepentingannya

e. kehematan : sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang , tenaga kerja dan

baiya lainnya

f. elastis: bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas

g. warkat-warkat harus diproduksi dengan penangguhan seminimum mungkin

h. keterangan – keterangan harus diberikan bilamana diperlukan, sehinggga

dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala

i. warkat-warkat harus selalu disusun secara up-to-date, meskipun hal demikian itu

dapat bergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan

j. harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat

A. Metode Kearsipan

Pada pokoknya kita mengenal dua macam metode kearsipan yaitu:

a. metode kearsipan mendatar, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu diatas

yang lain dalam laci-laci, dan lain-lain. Metode ini mungkin mengandung

kesulitan dalam mendapatka dokumen-dokumen yang diperlukan

b. metode kearsipan vertikal, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu di

belakang yang lain menurut urutan penggolongan yang dipandang baik . Metode

ini sekarang banyak digunakan, meskipun metode kearsipan mendatar

mempunyai keuntungn-keuntungan untuk tujuan-tujuan tertentu.

(46)

50 B. Sistem Penemuan Arsip

Prosedur penemuan arsip kembali dilakukan dengan prosedur sebagi berikut:

1. memeriksa formulir peminjaman arsip

setiap orang yang meminjam arsip harus diberi formulir peminjaman arsip untuk diisi

sebagai bukti peminjaman arsip. Formulir peminaman arsip dibuat rangkap tiga,

masing-masing untuk : (1) disertakan pada arsip yang dipinjam, (2) tinggal di penata

arsip sebagai arsip pengganti sementar, (3) disimpan pada berkas (folder)

2. mengetahui pokok masalahnya

pokok masalah arsip yang akan dikeluarkan (dipinjam) dapat diketahui melalui kartu

lembar pinjam arsip. Dalam lembar pinjam arsip sudah dijelaskan beberapa

keterangan tentang arsip yang akan dipinjam. Oleh karena itu, setiap peminjaman

arsip harus menggunakan lembar pinjam arsip

3. mengetahui kode arsip

jika kode diketahui, maka dapat diketahui di dalam laci mana, di belakang guide apa,

dan di dalam folder kode apa arsip tersebur disimpan

4. pengambilan arsip

arsip dapat diambil dengan cepat karena sudah diketahui tempat arsip itu disimpan

5. penyimpanan arsip

setelah arsip ditemukan , arsip diambil , diganti dengan formulir peminjaman.arsip

tersebut. Formulir inilah yang akan memberikan jawaban apabla dikemudian hari ada

(47)

51

apeminjam berikut formulir peminjaman arsip untuk ditandatagani ayau paraf sebagai

bukti bahwa arsip yang diinginkan sudah diterima

6. pengembalian

setiap orang yang meminjam harus mengembalikan tepat pada waktunya , yaitu pada

hari , dan tanggal yang tercantum pada forulir peminjaman arsip

Apabila arsip belum dapa tdikembalikan karena suatu hal, maka peminjam harus

memberitahukan kepada petugas arsip agar arsip jangan sampai hilang atau lepas dari

pengendalian dan pengawasan

7. penyimpanan kembali

seteh arsip yang dipinjam telah dikembalikan maka dikembalikan ke tempat semula

dan formulir peminjaman dikeluarkan dengan dibubuhi catatan “telah dikembalikan”

PTPN III (persero) tidak menggunakan formulir meminjaman arsip untuk interen

perusahaan, sebab hanya berdasarkan kepercayaan saja, tetapi untuk peminjaman arsip ke

pihak eksteren memiliki proses peminjaman.

H. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip A. Sistem Pemeliharaan Arsip

Usaha pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan langkah:

1.mengatur ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus diatur sebagia berikut:

(48)

52

b. ruangan harus terang. Sebaiknya menggunakan sianar matahari karena disamping

dapat memberi penerangan juga dapat membesmi musuh-musuh kertas

c. ruangan harus diberi fentilasi yang cukup untuk mengatur udara dalam ruangann

agar tidah terlalu lembab

d. sebaiknya ruangan terhindar dari kemungkinan serangan api

e. ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangann air(banjir)

f. ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangn hama

g. lokasi ruangan arsip hendaknya jauh dari sumber polusi karena sangat berbahaya

bagi kertas arsip

h. ruangan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lainnya dengan maksud:

1) menjaga kerahasian arsip agar tetap terjamin

2) mengurangi lalulintas (keluar masuk pegawai lainnya)

3) menghindari kehilangan arsip

i. ruangan arsip hendaknya disesuaikan dengan arsip yang akan disimpan

j. kebersihan

untuk menjaga kebersihan arsip, dapat dilakukan cara berikut:

1. dibersihkan dengan mengginakan vaccum cleaner

2. arsip yan rusak karena rayap dipisahkan

3. arsip yang rusak bukan karena rayap segera diperbaiki

4. arsip-arsip harus bersi9h dari karat

2. pemeliharaan tempat pemyimpanan arsip

(49)

53

- rak arsip sebaiknya dibuat dari logam yang dilengkapi dengan papan-papan rak

- untuk memudahkan sirkulasi udara , jarak antar rak yang terbawah dengan lantai

kurang lebih enam inci

- rak arsip yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan deildrin

b. lemari arsip

Untuk menjaga arsip-arsip di dalam lemari arsip , dapat dilakukan berbagai cara

antara lain

1. lemari arsip harus sering dibuka untuk menjaga agar udara dalam almari tidak

terlalu lembab

2. arsip-arsip dalam lemari harus disususun secara renggang

3. lemari yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin

4. berikan kapur barus (kamper) dalam lemari arsip untuk mengurangi kelembaban

dalm almari

Pemeliharaan ruangan dan tempat penyimpanan arsip telah dilakukan dengan

ketentuan dia atas, akan tetapi sampai penelitian ini selesai, PTPN III(persero) masih

kekurangan ruangan arsip untuk menyimpan setiap arsip dari setiap bagian.

B.Sistem Pengamanan Arsip

Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :

(50)

54

Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, yang sulit digunakan kembali,

sehingga arsip tersebut dapat digunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat

digunakan dan disimpna dala jangka lama

2. Laminasi Arsip

Adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindung

dan aman dari bahaya air, udara dan serangga

3. Mikrofilmasi Arsip

Arsip – arsip yang sudah rusak dan rapuh sehingga tidak dapat direstorasi apalagi

dilamiminasi, tetapi masih meiliki nilai, perlu dimikrofilmkan. Arsip itu dipotret dengan

film kecil sehingga bila ingin diketahui isinya, filim tersebut dapat dipasang pada suatu

alat yang dilengkapi dengan lampu sorot untuk memperbesar tampilan film tersebut,

sering disebut dengan projector.

Pada PTPN III (persero) telah melakukan sistem pengamanan arsip seperti uraian di atas.

I. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip A. Sistem Penyusutan Arsip

Mengingat warkat yang dihasilkan organisaisi tidak semua memiliki nilai, maka perlu

usaha penyusutan dan pemusnahan untuk warkat-warkat yang tidak diperlukan lagi. Tata

cara penyusutan arsip sebagai bagian dari sistem pengolaan arsip dimaksudkan sebagai

usaha untuk mencegah pemborosan dan juga untuk menghindari terjadinya kemacetan di

(51)

55

kesalahan dalam pemusnahan arsip. Jangan sampai warkat yang masih bernilai guna yang

seharusnya tetap disimpan justru dimusnahkan.

Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan :

1. penyusutan dari arsip aktif ke arsip in-aktif, caranya adalah:

a. memindahkan arsip dari file akktif ke file in-aktif

b. membuat daftar serah terima arsip dari unit arsip pengolah ke unit arsip pusat

2 pemusnahan, caranya adalah :

a. instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan

b. daftar tersebut perlu mendapat pengesahan dari Arsip Nasional, untuk mencegah

musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut arsip nasional

c. buat berita acara pemusnahan asip

d. mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal

yang tidak diingainkan

3. penyusutan dari instansi ke arsip nasional, cara adalah:

1. instansi membuat daftar arsip yag disusutkan dalam rangkap dua

2. mendatangkan daftar tersebut kepada pihak arsip nasional sebagai tanda

penyerahan arsip yang disusutkan

3. daftar arsip yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi yang

menyerahkan arsip sebagai bukti

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip dari arsip dinamis aktif ke

(52)

56

arsip trsebut dilakukan karena ada arsip-arsip yang tidak lagi digunakan atau jarang

digunakan dalam kegiatan administrsi sehari-hari. Arsip-arsip yang akan dipindahkan

memiliki nilai kegunaan yang tidak sama. Ada yang memiliki nilai sementara dan ada

pula arsip yan memiliki nilai permanen

Arsip sementara adalah arsip yang diangap kurang penting atau tidak penting baik

ditinjau dari segi kepentingan organisasi atau perusahaan maupun dari kepentingan

lainnya. Arsip-arsip yang tergolong arsip tidak penting hanya memiliki nilai simpan

sementara dan setelah sampai pada batas tertentu, maka arsip-arsip tersebut dapat

dimusnahkan.

Arsip permanen adalah warkat-warkat yang dinilai memiliki nilai primer dan nilai

skunder. Suatu arsip dikatakan memiliki nilai primer apabila arsip tersebut dianggap

penting dan memiliki kegunaan untuk organisasi pencipta arsip sendiri. Arsip dikatakan

memiliki nilai skunder jika arsip itu dianggap penting serta memiliki kegunaan untuk

kepentingan lain, misalnya untuk kegunaan penelitian ilmiah, kepentingan perorangan

atau instansi lainnya. Arsip-arsip penting yang bersifat permanen untuk selanjutnya harus

dipindahkan ke asrsip nasional Republik Indonesia

1. pemindahan secara berkala (periodically transfer), yang dibagi menjadi tiga yaitu: a. 2 Cara Pemindahan Arsip