TUGAS AKHIR
PELAYANAN PRIMA SEKRETARIS PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
OLEH
SURYANINGSIH RAMBE 122103081
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SURYANINGSIH RAMBE
NIM : 122103081
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAYANAN PRIMA SEKRETARIS PADA
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III
(PERSERO) MEDAN
Tanggal: Juni 2015 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
NIP. 19741012 200003 2 003
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
Tanggal: Juni 2015 DEKAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
(
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SURYANINGSIH RAMBE
NIM : 122103081
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAYANAN PRIMA SEKRETARIS PADA
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III
(PERSERO) MEDAN
Medan, Juni 2015
Menyetujui
Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT karena hanya dengan rahmat dan nikmat-Nya Penulis dapat menelesaikan Tugas Akhir ini. Juga pada suri tauladan kita Baginda Rasululloh Muhammad SAW, marilah kita panjatkan shalawat atas beliau dan semoga kita mendapatkan syafaatnya di akhirat kelak. Serta berkat bantuan yang tulus dari berbagai pihak akhirnya Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma Tiga (D-III) Program Studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PELAYANAN PRIMA SEKRETARIS PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III ( PERSERO) MEDAN”
Selama dalam tahap pertama hingga penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini, Penulis menemui banyak hambatan, namun itu bukan penghalang bagi Penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis juga banyak menerima bantuan moril, spiritual, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak, baik itu langsung maupun tidak langsung. Penulis juga menyadari tanpa bantuan dan dorongan dari semua pihak usaha dan kerja keras penulis tidak akan berjalan dengan sukses.
ii
dan Ibunda Zuniar Ritonga, yang dengan penuh kasih sayang dan yang telah mengasuh, membimbing, memberikan dukungan moril maupun materil, serta berdoa dan berkorban untuk Penulis dan juga kepada banyak pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D sekalu Plt Rektor Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena. L. L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, M.Si selaku dosen pembimbing dan dosen wali yang dengan sabar telah membimbing Penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Kepada seluruh Dosen Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis, untuk semua jasa dalam memberikan ilmu dan bantuan selama perkuliahan.
iii
8. Kepada Alm. Amang Boru Jhon Fafbu Ritonga dan Bou Nurhayati Siregar yang telah memberikan semangat, dan dukungan, kepada Penulis baik material maupun nonmaterial sehingga studi dan laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan, serta kepada sanak saudara. Terima kasih atas doa dan dukungannya--selama-- ini.
9. Kepada sahabat-sahabat tercinta: Della, Inur, Cindy, Christin dan lain-lain yang tidak bisa tertulis satu persatu. Terima kasih banyak atas semua doa dan semangatnya. Semoga kita semua mampu mencapai cita-cita masing-masing.
10.Kepada seluruh teman-teman program Diploma III Kesekretariatan, khususnya grup B. Terima kasih yang sedikit banyak telah membantu Penulis dalam meyelesaikan Tugas Akhir ini
Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan semoga Allah Swt membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu penyelesaian Tugas Akhir ini. Aamin ya Rabbal ‘alamin.
Medan, Juni 2015 Penulis
iv
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... iv
Daftar Tabel ... v
Daftar Gambar ... vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah ... 1
1.2Perumusan Masalah ... 4
1.3Tujuan Penelitian ... 4
1.4Manfaat Penelitian ... 4
1.5Sistematika Penelitian ... 5
1.6Sistematika Pembahasan ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI 2.1Sejarah Singkat PT.Perkebunan Nusantara III ... 8
2.2Makna Logo Perusahaan... 12
2.3Jeinis Usaha dan Kegiatan perusahaan... 13
2.4Struktur Organisasi ... 15
2.5Struktur Organisasi Bagian Sekretariat ... 22
2.6Job Description ... 24
BAB III PEMBAHASAN 3.1Sekretaris ... 32
3.2 Pelayanan Prima ... 44
3.3 Pelayanan Prima Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III ... 53
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1Kesimpulan ... 71
4.2Saran ... 72
DAFTAR PUSTAKA... 73
v
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian ... 6
Tabel 3.1 Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ... 60
Tabel 3.2 Karakteristik Responden Berdasarkan Umur ... 61
Tabel 3.3 Karakteristik Responden Berdasarkan Pendidikan ... 62
Tabel 3.4 Karakteristik Responden Berdasarkan Pekerjaan ... 62
Tabel 3.5 Penilaiaan Responden Terhadap Pelayanan Sekretaris ... 63
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Logo PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ... 12
Gambar 2.2 Hasil Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara III ... 14
Gambar 2.3 Hasil Karet PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ... 14
Gambar 2.4 Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III ... 19
1
1. Latar Belakang Masalah
Pada umumnya perusahaan baik milik pemerintah maupun milik swasta bertujuan untuk mencapai tujuan dan meningkatkan profit bagi perusahaan dengan memberikan manfaat dan imbalan hasil yang terbaik bagi kolega perusahaan. Sebagai salah satu perusahaan milik negara yang memiliki visi dan misi untuk memperbaiki perekonomian negara, perusahaan tersebuh harus memiliki citra yang baik dimata mitra bisnis perusahaan. Di samping itu, perusahaan juga harus mampu menerapkan manajemen dengan efektif dan efisien.
Menurut (Mee dalam Rahmayanty, 2010 :14) Manajemen adalah seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal demikian pula mencapai kesejahtraan dan kebahagiaan maksimal bagi pimpinan maupun pekerja serta memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada masyarakat. Artinya, dalam manajemen ada suatu usaha dengan efektivitas dan efisiensi untuk mencapai tujuan dengan hasil yang maksimal.
menghindari kesalahan dalam pengambilan keputusan, sedangkan bagi pihak-pihak di luar perusahaan informasi yang demikian berguna untuk menghindari image yang buruk terhadap perusahaan. Untuk melaksanakan fungsi itu di dalam perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut Bagian Sekretariat Perusahaan (Corporate Secretary).
Dalam Achmad (2007 :19) sekretariat adalah bagian dan suatu organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanann di bidang ketatausahaan dan bidang lainnya yang menjadi tanggung jawab sekretaris.
Menurut (Rahmayanty, 2010 :12) Pelayanan prima adalah pelayanan yang memiliki ciri khas kualitas (quality nice). Ciri khas kualitas yang baik meliputi kemudahan, kecepatan, ketepatan, kehandalan, dan empaty dari petugas pelayanan dalam memberikan dan menyampaikan pelayanan kepada kolega dan tamu perusahaan yang berkesan kuat yang dapat langsung dirasakan kolega dan tamu perusahaan waktu itu dan saat itu juga.
Pelayannan prima yang diberikan sekretaris perusahaan akan berdampak baik bagi pihak perusahaan. Di samping itu mampu mempertahankan para investor yang ada untuk terus berinvestasi pada perusahaan, serta mampu untuk menarik calon investor baru. Pelayanan yang optimal pada akhirnya juga akan mampu meningkatkan image perusahaan di mata investor,mitra bisnis, dan anak perusahaan. Dengan memiliki citra yang baik, segala yang dilakukan perusahaan akan dianggap baik pula oleh investor, mitra bisnis dan anak perusahaan.
Memang sudah seharusnya dan diwajibkan kepada semua orang dan semua bagian pekerjaan di perusahaan terutama sekretaris yang merupakan duta perusahaan untuk menyenangi pekerjaan melayani orang lain karena semua orang harus mampu berinteraksi, berkomunikasi dan menghadapi berbagai karakter investor, mitra bisnis dan anak perusahaan yang meliputi rekan kerja, pimpinan dan bawahan maupun di luar perusahaan yang berkunjung ke perusahaan meliputi makhluk sosial yang selalu membutuhkan bantuan orang lain.
sekreatis perusahaan diantaranya adalah pelayanan prima dalam menerima tamu atau kolega perusahaan.
Melihat pentingnya pelayanan prima yang diberikan sekretaris untuk menjalankan suatu perusahaan, maka penulis melakukan penelitian “PELAYANAN PRIMA SEKRETARIS PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN” dalam penyusunan Tugas Akhir.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka terdapat permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini, yakni Bagaimana Pelayanan Prima Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ?
3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
Untuk mengetahui bagai mana pelayanan prima sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah: 1.Bagi Penulis
b. Agar Penulis lebih memahami pentingnya pelayanan prima yang diberikan sekretaris.
2. Bagi Instansi
a. Sebagai bahan referensi bagi perusahaan tentang pelayanan prima yang diberikan sekretaris di perusahaan tersebut.
b. Sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan untuk senantiasa terus meningkatkan pelayanan yang diberikan sekretaris perusahaan.
3. Bagi Peneliti yang akan Datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap kualitas pelayanana yang diberikan sekretaris dalam menghadapi ketatnya persaingan secara global bagi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
5. Sistematika Penelitian
Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, Penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut:
5.1 Lokasi dan Waktu Penelitian
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO Kegiatan
Februari Maret
IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan persiapan Tugas Akhir ini dilakukan pada minggu ke empat pada bulan Februari. Pada kegiatan pengumpulan data di lakukan penelitian selama tiga minggu, di mulai dari minggu pertama pada bulan Maret di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Setelah pengumpulan data selesai, dilakukan penulisan Tugas Akhir yang di mulai pada awal minggu ke empat bulan Maret sampai dengan selesai, sesuai dengan pedoman penulisan Tugas Akhir yang diberikan oleh Ketua Program Studi D III Kesekretariatan.
6. Sistematika Penulisan
BAB I: PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan Metode Penelitian, serta Sistematika Penulisan.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini Penulis mencoba untuk menguraikan mengenai Pengertian Sekretaris, Pengertian Pelayanan Prima dan Pengukuran Kualitas Pelayanan Sekretaris PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
8
2.1 Sejarah Singkat Instansi/Perusahaan
PT.Perkebunan Nusantara III disingkat dengan PT.Perkebunan Nusantara III (Persero), merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan. Kegiatan usaha perseroaan mencakup usaha budidaya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan karet. Produk utama perseroan adalah minyak sawit (CPO) dan inti sawit (Kernel) dan produk hilir karet.
Sejarah perseroan diawali dengan proses pengambil alihan perusahaan-perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal sebagai proses nasionalisasi perusahaan perkebunan asing menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN).
Tahun 1968, PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT. Perkebunan (Persero).
PT.Perkebunan III (Persero), PT.Perkebunan IV (Persero) disatukan pengelolaanya kedalam manajemen PT.Perkebunan Nusantara (Persero).
Selanjutnya melalui peraturan Pemerintah No.8 Tahun 1996 tangggal 14 februari 1996, ketiga Perseroan tersebut digabung dan di beri nama PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) yang berkedudukan di Medan dan perkebunan-perkebunan PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) tersebar di Sumatera Utara sampai ke perbatasan Riau dan Aceh .
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan menghasilkan komoditi karet dan sawit. Hasil komoditi tersebut dipasarkan di dalam dan luar negeri. Kemudian Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah badan tertinggi dalam organisasi Perusahaan. Dewan Komisaris (Dekom) berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas untuk para pemegang saham pengelolaan usaha sepenuhnya dikendalikan oleh para Direksi.
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH. No.36 Tanggal 11 Maret 1996 dan telah di sahkan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusan No.C2-8331.HT.01.01.TH.96 Tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat didalam Berita Negara Republik Indonesia No.81 tahun 1996 Tambahan Berita Negara No.8674 Tahun 1996.
Nomor: KEP – 183/MBU/2008. Susunan anggota-anggota direksi ditetapkan dalam keputusan pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO) PT. Perkebunan Nusantara III, Nomor: SK – 88/MBU/2012.
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang berkantor pusat di Medan mempunyai wilayah kerja di 5 daerah tingkat II di Provinsi Sumatera Utara, yakni:
a. Kabupaten Deli Serdang, terbagi atas: 1. Deli Serdang I
2. Deli Serdang II b. Kabupaten Asahan. c. Kabupaten Simalungun.
d. Kabupaten Labuhan Batu, terbagi atas: 1. Labuhan Batu Utara
2. Labuhan Batu Induk 3. Labuhan Batu Selatan e. Kabupaten Tapanuli Selatan.
Visi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Misi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Misi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah sebagai berikut : 1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinabungan. 2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.
3. Memperlakukan karyawan sebagai asset yang strategis dan mengembangkan secara optimal.
4. Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang member imbal hasil terbaik bagi investor.
5. Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk menjadi mitra bisnis.
6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam mengembangkan komunitas.
7. Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan : a. Meningkatkan keuntungan bagi pemegang saham.
2.2 Makna Logo Perusahaan
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015)
Gambar 2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.
1. Gambar 12 helai daun Kelapa Sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7 urat pada daun karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia,melambangkan bahwa PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) memiliki 12 Paradigma Baru dan 7 Strategi Bisnis yang saling mendukung agar tercapai tujuan PT.Perkebunan Nusantara III (Persero), yaitu selalu menjadi Perusahaan Perkebunan terbaik dengan Team Work yang Solid dan Inovatif, serta ditunjang dengan Green Technology, Green Business dan ramah lingkungan. 2. Gambar 5 garis lintang horizontal dan vertikal yang berwarna biru,
3. Gambar 2 Meteor yang mengelilingi bumi sehingga membentuk angka 3, melambangkan PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar global.
Meteor yang berwarna putih bermakna produksi Lateks dan Produk turunannya sedangkan yang berwarna Orange adalah produksi CPO beserta turunannya, yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.
Secara keseluruhan logo baru ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personal PT.Perkebunan Nusantara III (Persero), untuk mewujudkan VISI dan MISI PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) yang telah dicanangkan bersama, dengan ditunjang dengan 5 TATA NILAI, 12 PARADIGMA BARU dan 7 STRATEGIS BISNIS yang dimiliki PTPNIII.
2.3 Jenis Usaha atau Kegiatan
KELAPA SAWIT
Sumber: PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).
Gambar 2.2 Hasil Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
KARET
Sumber: PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan (2015).
Gambar 2.3 Hasil Karet PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
bersinar dan seiring dengan semakin terbatasnya jumlah cadangan minyak bumi dan semakin meningkatnya harga minyak di pasar internasional.
2.4 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinir secara formal. Struktur organisasi adalah suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang berhubungan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok.
Struktur organisasi perusahaan merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggung jawab fungsional yang berperan dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Melalui struktur organisasi yang jelas, akan diketahui wewenang dan tanggung jawab yang diberikan pada setiap pegawai serta hubungan kerja antar pegawai, sehingga tidak terjadi tumpang tindih dari fungsi masing-masing bagian.
Dengan adanya struktur organisasi ini diharapkan setiap pegawai mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakann serta dapat mempertanggung jawabkannya pada atasan dan atasan akan mengetahui bagaimana mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, sehingga setiap aktivitas perusahaan dapat terselenggara dengan baik dan terkoordinasi.
1. Dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan.
2. Dapat memperlihatkan gambaran perkerjaan dan hubungan-hubungan yang ada didalam perusahaan.
3. Dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan.
Didalam perusahaan pada umumnya mengadakan klasifikasi jabatan, sehingga setiap jabatan mempunyai nomor kode klasifikasi menurut pentingnya kedudukan dalam organisasi.
Pada struktur organisasi ada tiga bagian kelompok, antara lain :
1. Lapisan Puncak, lapisan ini disediakan untuk pemegang pimpinan tertinggi atau Presiden Direktur dengan tugas mengembangkan organisasi,
mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan system manajemen.
2. Lapisan Menengah, Lapisan ini disediakan untuk semua pimpinan puncak, dengan tugas mengembangkan organisasi, mengembangkan system
organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen secara terbatas.
3. Lapisan Bawah, lapisan ini terdiri dari para pekerja pelaksana perintah yang diterapkan oleh atasannya.
Dari bagian organisasi diatas dapat dilihat bahwa PT.Perkebunan Nusantara III dipimpin oleh direksi yang terdiri dari:
1. Seorang Direktur Utama
2. Seorang Direktur Produksi
3. Seorang Direktur Keuangan
4. Seorang Direktur Pemasaran
5. Seorang Direktur SDM dan Umum
Berikut adalah uraian fungsi, tugas dan wewenang,serta tanggung jawab dari masing-masing bagian diatas, yaitu :
1. Direktur Utama
a. Fungsi
Direktur Utama adalah pimpinan utama didalam perusahaan yang mengambil keputusan dan tanggung jawab utama atas jalannya dan tercapainya pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan terpadu.
b. Tugas dan Wewenang
2. Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan perusahaaan di bidang produksi, tekhnik, pengolahan, tenaga manusia, keuangan dan pemasaran .
3. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas para anggota Direksi, dan mengawasi pengelolahan perusahaan secara umum .
4. Didalam melaksanakan tugasnya Direktur Utama dibantu oleh : i. Anggota Direksi lainnya
ii. Kepala Biro Direksi
iii. Kepala Biro Pengawasan Interen iv. Distrik Manajer
v. Kepala Bagian lainnya
c. Tanggung Jawab
Direktur Utama bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris
2. Direktur Produksi
a. Fungsi
Direktur Produksi adalah anggota Direksi yang mengelola bidang tanaman, produksi, tekhnik, pengolahan dan industri hilir serta sarana lainnya yang berkaitan dengan fungsi diatas termasuk plasma .
b. Tugas dan Wewenang
2. Melaksanakan rencana rehabilitas dan investasi dibidang tanaman maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit yang telah ada . 3. Merencanakan dan melaksanakan proyek-proyek yang termasuk
didalam penanaman Modal Dalam Negeri (PMDM) dan proyek-proyek dengan bantuan dana luar negeri.
3. Direktur Keuangan
a. Fungsi
Direktur Keuangan adalah anggota Direksi yang mengelola khusus dibidang keuangan perusahaan .
b. Tugas dan Wewenang
1. Menyusun perencanaan di bidang keuangan .
2. Menetapkan ketentuan-ketentuan di bidang keuangan .
3. Mengelola administrasi keuangan secara umum pada bidang keuangan dan perkantoran serta segala sesuatunya yang berkaitan dengan itu . Melaksanakan pengendalian dan pengawsan terhadap bidang-bidangnya
c. Tanggung jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Keuangan, kedalam bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan keluar kepada Rapat Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
4. Direktur Pemasaran
a. Fungsi
b. Tugas dan Wewenang
1. Menyusun perencanaan di bidang pemasaran .
2. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan dibidang keuangan, pemasaran .
3. Memonitoring dan mengawasi perkembangan harga-harga baik untuk hasil produksi maupun untuk bahan-bahan kebutuhan perusahaan .
c. Tanggung jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Pemasaran bertanggung jawab kedalam kepada Kepala Direktur Utama dan keluar kepada Kepala Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris .
5. Direktur Sumber Daya manusia dan umum
a. Fungsi
Direktur SDM/Umum adalah anggota Direksiyang mengelola bidang ketenaga kerjaan dan umum serta pembinaan usaha kecil dan koperasi .
b. Tugas dan Wewenang
1. Menyusun perencanaan di bidang ketenagakerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan .
2. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kegiatan di bidang yang di kelolanya .
3. Mengelola Sumber Daya Manusia yang ada secara umum .
c. Tanggung Jawa
Dalam melaksanakan tugasnya Direktur SDM/umum bertanggung jawab kedalam Direktur Utama dan keluar kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris
6. Biro Satuan Pengawasan Intern
a. Fungsi
Berfungsi membantu direksi melakukan fungsi-fungsi manajemen dalam mengadakan pengawasan dan penilaian ata system pengendalian pelaksanaan pengelolaan dari seluruh bidang kegiatan perusahaan.
b. Tugas dan Wewenang
1. Menyusun norma-norma prestasi dan norma-norma kerja dari seluruh kegiatan perusahaan .
2. Mengadakan pengawasan fisik maupun financial terhadap kegiatan perusahaan .
3. Mengadakan evaluasi dan analisa dalam rangka peningkatan efisiensi terhadap pelaksanaan norma-norma kerja, pemakaian alat-alat pertanian maupun instalasi dan penggunaan tenaga kerja
c. Tanggung Jawab
Kepala Biro satuan pengawasan Intern dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
2. 5 Struktur Organisasi Sekretariat Perusahaan
A. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang terdiri dari :
1. Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan
Tugas Pokok Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan adalah:
a. Mengevaluasi rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) /rencana kegiatan operasional (RKO) dan rencana jangka panjang (RJP) agar target kinerja yang ditentukan dapat dicapai.
b. Menjamin dan mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja.
c. Bagian Sekretariat Perusahaan, Kantor Penghubung Jakarta termasuk uang kerja Dewan komisaris agar tercipta cost efectiveness.
d. Menjamin terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif dan hubungan baik dengan stakeholder agar citra perusahaan dapat meningkat.
e. Mengevaluasi pelayanan pada stakeholder atas setiap informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan agar diperoleh informasi yang benar dan akurat.
g. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (3K) dengan Bagian Distrik Manajer, Kebun / Unit terkait sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik. h. Menjadi penghubung atau contact person antara perusahaan dengan
lembaga keuangan dan stakeholder.
i. Menjamin penyelenggaraan proses penerimaan calon rekanan baru dan perpanjangan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) sesuai dengan garis kebijaksanaan Direksi berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku serta melaksanakan evaluasi penerimaan calon rekanan baru. j. Menjamin dan mengevaluasi alur surat menyurat dan pendistribusiannya
ke bagian terkait.
k. Menjamin dan mengawasi pengelolaan dan melayani kebutuhan informasi kesekretariatan kepada Direksi dan organ perusahaan.
l. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).
m.Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
n. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
o. Melaksanakan tugas sesuai intruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.
2. Kepala Urusan Kesekretariatan
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Kesekretariatan terbagi atas tiga staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Sekretariat dan Pelayanan Organ Perusahaan, Staf Urusan Admin Dokumen dan Staf Urusan Pengelolaan Arsip atau Perpustakaan. Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Kesekretariatan yaitu:
a. Mengkoordinir penyelenggaraan rapat Direksi dengan menyiapkan segala sesuatunya dan berhubungan dengan Bagian terkait sehingga rapat dapat berjalan sesuai tujuan.
b. Mengelola seluruh surat menyurat yang masuk ke perusahaan melalui registrasi agenda sehingga dipastikan bahwa seluruh surat sudah ditanggapi dan ditindaklanjuti.
c. Mengelola pendaftaran calon rekanan baru dan perpanjangan daftar rekanan terpilih dengan cara melakukan proses seleksi sesuai dengan peraturan ditetapkan agar semua rekanan yang terpilih dipastikan sesuatu dengan kualifikasinya.
d. Melakukan pendokumentasian dan pengarsipan surat surat perusahaan sesuai dengan instruksi kerja agar mudah dicari bila diperlukan.
f. Mengevaluasi penggunaan anggaran Bagian 3.00 dengan cara melakukan koordinasi dengan bagian terkait sehingga pemakaian biaya sesuai anggaran.
g. Pengevaluasian dan regristrasi surat perjalanan dinas dari kebun / unit ke Kantor Direksi sesuai undangan, email yang tercantum di Surat Perjalanan Dinas untuk ditandatangani kepala Bagian/Kepala Urusan. h. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero).
i. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
j. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
k. Melaksanakan tugas sesuai intruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.
l. Melaksanakan dan mematuhi good corporate goverment (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek pekerjaan.
3. Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja
a. Mengelola notulen rapat dari hasil keputusan rapat Direksi untuk segera didistribusikan ke bagian terkait.
b. Memonitoring dan mengevaluasi hasil keputusan rapat Direksi dengan cara membuat memorandum ke bagian terkait agar hasil rapat dapat dilaksanakan dengan efektif oleh pihak-pihak yang berkepentingan. c. Memonitoring dan mengevaluasi data produksi, keuangan, SDM dan
pengembangan.
d. Memeriksa data perusahaan dengan cara bekerja sama dengan bagian terkait agar diperoleh data yang valid dan akurat.
e. Memeriksa Annual Report dan Company Profile melalui kerja sama dengan bagian dan konsultan sehingga memenuhi prinsip-prinsip good corporate goverment (GCG).
f. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).
g. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajaranya.
h. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerpkan Menajemen Resiko. i. Melaksanakan tugas sesuai intruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan
perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.
4. Kepala Urusan Hubungan Masyarakat
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Hubungan Masyarakat terbagi atas tiga staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Protokol, Staf Urusan Hubungan Masyarakat dan Staf Urusan corporate social responsibility (CSR). Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Hubungan Masyarakat yaitu:
a. Mengidentifikasi permasalahan komunikasi perusahaan dan member masukan kepada manajemen dengan cara berkoordinasi dengan Bagian/DM/GM/Kebun/Unit sehingga corporate image tidak menjadi negatif.
b. Melakukan koordinasi dengan pihak berkompeten dalam pelaksanaan program komunikasi internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan citra perusahaan dengan cara menjalin hubungan baik yang harmonis dan sinergis sehingga tercipta peningkatan citra perusahaan.
c. Memonitor pemberitaan di media massa lokal dan nasional.
d. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan dikantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara sehingga pelaksanaannya berjalan lancar.
e. Mewakili perusahaan dan membangun networking dengan asosiasi, baik asosiasi profesi maupun asosiasi industri dengan cara menghadiri pertemuan dan undangan sehingga terjadi hubungan yang harmonis demi meningkatnya citra perusahaan.
g. Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan komunikasi perusahaan serta memberi pengarahan kepada setiap fungsi yang dibawahi dalam menjalankan program kerja dengan cara memonitor secara kontinyu sehingga sasaran yang dituju dapat tercapai. h. Mengevaluasi kegiatan pameran yang diadakan oleh perusahaan maupun
anak perusahaan dan mitra binaan baik ditingkat lokal, nasional maupun internasional dengan cara berhubungan dengan bagian terkait, institusi terkait dan pelaksana pameran sehingga terlaksananya pameran dengan baik.
i. Mengevaluasi pembuatan video perusahaan, leaflet, brosur, agenda, kalender dan majalah Media Nusatiga dengan cara berkoordinasi dengan bagian terkait sehingga hasil yang diperoleh sesuai tujuan perusahaan. j. Menyusun dan mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta
tamu-tamu perusahaan melalui media komunikasi agar diperoleh minimal complain.
k. Menyelenggarakan dan menyiapkan pers release, pers conference, pers gathering dan stop pers.
l. Merealisasikan dan mengevaluasi permohonan bantuan proposal dari stakeholder.
n. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebuna Nusantara III (Persero).
o. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
p. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
32
3.1 SEKRETARIS
3.1.1 Pengertian Sekretaris
Bagi manajemen perusahaan, informasi yang tepat, akurat dan objektif sangat diperlukan agar dapat menghindari terjadinya kesalahan dalam mengambil keputusan, sedangkan bagi pihak-pihak di luar perusahaan informasi yang demikian sangat berguna untuk menghindari image yang buruk terhadap perusahaan. Keinginan untuk memperoleh informasi yang tepat, akurat dan objektif oleh berbagai pihak menjadi perhatian manajemen perusahaan, sehingga diperlukan suatu unit kerja tersendiri mengelola informasi dan penghubung antara perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan tersebut. Untuk melaksanakan fungsi itu di dalam perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut Bagian Sekretariat Perusahaan (Corporate Secretary).
Dalam Ratnawati dan Sunarto (2006) Sekretariat merupakan suatu unit atau bagian kerja yang bertujuan memperlancar kerja, dan kegiatan perusahaan, organisasi, lembaga, baik secara keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuannya. Sedangakan menurut Achmad (2007 :19) sekretariat adalah bagian dan suatu organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanann di bidang ketatausahaan dan bidang lainnya yang menjadi tanggung jawab sekretaris.
rahsia disebut dengan seceretum atau secretarius, dalam bahasa Prancis disebut
secretarie, dalam bahasa Belanda disebut secretares, dalam bahasa Inggris
disebut secretery. Berdasarkan arti katanya maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu seorang yang bisa menyimpan rahasia.
Sedangkan secara defenisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa defenisi menurut ahli, sebagai berikut:
1. Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman(2002 :24)
Adli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiketean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memerikas atau mengingatkan kepala atau pimpinanya mengenai kewajibanya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan, mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.
2. Menurut Wursanto dalam Saiman(2002 :25)
Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas memebantu pimpinan kantor dalam menyelesiakan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
yang dilakukan oleh seorang sekretaris termasuk menyiapkan informasi yang dibutuhkan pimpinan, mengatur dan menjadwalkan pertemuan (meeting), mengelompokkan dan menyiapkan data-data atau dokumen perusahaan dalam keragaman bentuk dokumen baik berupa kertas maupun elektronik, membuat rancangan dan menanggani tugas-tugas yang diberiikan oleh pimpinan, mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, melakukan survey atas permintaan pimpinan dan mendistribusikan informasi baik melalui telepon, surat, maupun e-mail, serta tugas-tugs pendukung lainnya yang memudahkan pimpinan dalam melakukan pekerjaan.
Adapun pengertian sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persro) Medan adalah seorang pembantu pimpinan atau dirktur dalam menjalankan tugas-tugas perusahaan karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pimpinan dan perusahaan.
3.1.2 Jenis-jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Adakalanya pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat. Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen: merencanakan, mengorganisasikan, mengurus, dan mengatur.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi (private/personal secretary) adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menanggani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya.
c. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan melaksanakan tugas dalam hal-hal yang bersifat kedinasan.
d. Sekretaris Yunior
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang secara relatif belum lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi, atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki cukup pengetahuan tentang seluk-beluk kesekretarisan.
e. Sekretaris Senior
Kata senior dari kata Latin senex yang berarti tua. Kata senior berarti lebih tua. Sekretaris senior adalah yang dianggap memiliki masa, pengalaman, dan kemampuan kerja sebagai sekretaris secara memadai.
f. Sekretaris Bidang
3.1.3 Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas pokok seorang sekretaris adalah membantu pipminan dalam memberikan pelayanan kepada manajemen berupa penyajiaan informasi dan komunikasi. Tugas-tugas sekretaris menurut (Mill dan Oliver dalam Achmad 2007 :22) antara lain:
1. Menerima tamu, dan bila perlu melolak mereka dengan sopan
2. Menerima dan memberi pesan secara lisan atau lewat telepon dengan pengertian akan makna pesan tersebut
3. Menyusun jadwal rutin untuk surat dan memorandum atau warkat lainnya 4. Memberi tanda baca dan memperbaiki gramatik sewaktu mendikte
5. Mengurus sistem arsip
6. Membuat agenda, janji temu dan memastikan bahwa perjanjian tersebut dipenuhi atau ada tindakan lain yang sesuai
7. Mengoperasikan sistem peringatan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang penting dilaksanakan pada waktu yang semestinya
8. Mengatur perjalanan bisnis / dinas membuat reservasi, mendapatkan tiket dan menyiapkan rencana perjalanan
9. Mengatur rapat dengan menghubungi sejumlah eksekitif dan sekretaris mereka untuk menentukan tanggal yang cocok untuk mereka semua.
1. Terorganisis dan Teliti
Sekretaris harus menjalankan pekerjaan secara sempurna (follow through), tuntas, tidak setengah-setengah ataupun sebagian. Untuk dapat bersikap follow through maka sekretaris harus mengerjakan pekerjaan dengan detail minded, yaitu mau memperhatikan, mengingat-ingat, dan melaksanakan unit-unit yang sekecil-kecilnya dari suatu pekerjaan atau masalah.
2. Melaksanakan Tugas dengan Cepat dan Efisien
Dalam menyelesaikan tugas yang dipercayakan kepadanya, sekretaris dituntut untuk dapat mengelola waktu dengan baik. Bukan hanya ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan saja yang harus diperhatikan, tetapi sekretaris juga harus memastikan bahwa ia dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pimpinan. Tuga yang dikerjakan dengan tergesa-gesa tidak akan memberikan hasil yang baik, tidak rapi, dan tidak maksimal. Sekretaris yang baik sudah seharusnya mengetahui bagaimana mencoptakan keseimbangan antara kecepatan (speed) dan hasil pekerjaan yang baik (good work).
3. Menampilkan Citra Positip bagi Perusahaan
tamu pimpinan dengan sebaik-baiknya walau dalam keadaan sibuk sekalipun. Sekretaris juga berfungsi sebagai agen of information dari layanan yang disedikan perusahaan.
4. Berfokus pada Solusi
Apabila dihadapkan pada suatu permasalahan, sekretaris harus mencari akar permasalahan dan cara untuk menyelesaikan masalah tersebut, bukan hanya memikirkan dan melihat hanya pada masalah yang sudah terjadi. Sekretaris harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab akibat setiap kali menghadapi masalah dan mencari solusi dengan tepat. 5. Mempelajari Keahlian Baru atau Mengembangkan Keahlian
Seiring dengan perkembangan teknologi dan dunia usahan yang selalu mengalami perubahan, seorang sekretaris secara konstan harus mencari cara untuk terus belajar dan mengikuti perkembangan industri dan dunia di mana dia bekerja. Sekretaris harus terus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga mampu mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
6. Menjalin Hubungan yang Baik dengan Pihak di Dalam dan di Luar Perusahaan.
yang baik ini akan membangun suatu jaringan (networking). Karena dengan adanya networking suatu perusahaan akan berjalan dengan baik.
7. Memahami Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja menunjuk pada hal-hal yang berada di sekeliling pekerja dan dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. Untuk memahami lingkunag kerjanya maka pertama-tama sekretaris harus mengetahui budaya perusahaan, mempelajari peraturan-peraturan yang tidak tertulis namun dipraktekkan oleh semua orang di sekelilingnya. Sekretaris juga harus mampu berbaur dengan staf lainnya, membuka diri, berbicara dengan rekan-rekan kerja lainnya untuk memahami berbagai proses dan prosedur yang ada.
8. Kemampuan Melakukan Beberapa Kegiatan secara Bersamaan
Mengerjakan banyak tugas sekaligus (multitasking) menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan sekretaris. Bekerja multitasking pasa dasarnya bekerja dengan kuantitas yang lebih banyak tetapi dengan tuntutan hasil kerja yang relatif sama. Sebagai seorang sekretaris haruslah memiliki kemampuan mengerjakan pekerjaan banyak pekerjaan dalam waktu yang sama, sekretaris tidak boleh menolak pekerjaan yang diberikan pimpinan atau malah mengesampingkan pekerjaan yang telah dibebankan terdahulu sehingga pekerjaannya tidak ada yang selesai. Sekretaris harus sebaik mungkin membagi waktunya untuk melaukan tugas dan pekerjaannya.
tersebut diterapkan dalam pekerjaan mereka. Dibawah ini merupakan tugas sekretaris PT.Perkenunan Nusantara III (Persero) Medan yaitu:
m.Mengkoordinir penyelenggaraan rapat Direksi dengan menyiapkan segala sesuatunya dan berhubungan dengan Bagian terkait sehingga rapat dapat berjalan sesuai tujuan.
n. Mengelola seluruh surat menyurat yang masuk ke perusahaan melalui registrasi agenda sehingga dipastikan bahwa seluruh surat sudah ditanggapi dan ditindaklanjuti.
o. Mengelola pendaftaran calon rekanan baru dan perpanjangan daftar rekanan terpilih dengan cara melakukan proses seleksi sesuai dengan peraturan ditetapkan agar semua rekanan yang terpilih dipastikan sesuatu dengan kualifikasinya.
p. Melakukan pendokumentasian dan pengarsipan surat surat perusahaan sesuai dengan instruksi kerja agar mudah dicari bila diperlukan.
q. Meregristrasi surat perjalanan dinas dari Bagian /DM/ GM/Kebun /Unit sesuai memo permintaan dan undangan agar biaya perjalanan dinas dapat terkendali sesuai anggaran.
r. Mengevaluasi penggunaan anggaran Bagian 3.00 dengan cara melakukan koordinasi dengan bagian terkait sehingga pemakaian biaya sesuai anggaran.
t. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).
u. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
v. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko . w.Melaksanakan tugas sesuai intruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan
perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.
x. Melaksanakan dan mematuhi good corporate goverment (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek pekerjaan
Sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menerapkan disiplin kantor dengan baik, sekretaris memiliki buku harian untuk mencatat hal-hal penting seperti agenda rapar, dan lain-lain.
3.1.4 Sikap Sekretaris dalam Memberikan Pelayanan
1. Rasa Percaya Diri (Self Confidence)
Rasa percaya diri merupakan aspek pribadi yang berkaitan dengan kebiasaan berfikir positif, kematangan mental, pengalaman masa lalu yang baik yang membentuknya dipengaruhi oleh budaya. Rasa percaya diri ini sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan aktivitas sekretaris.
2. Motivasi (Motivation)
Motive yang berarti dorongan atau kekuatan yang menggerakkan
individu untuk mencapai suatu tujuan. Motive yang memberikan kekuatan bagi sekretaris untuk bertindak dan bertingkah laku. Seorang sekretaris pimpinan harus mampu membangkitkan motif pribadi untuk berprestasi. 3. Kreativitas (Creativity)
Kreativitas adalah aspek pribadi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mencetuskan ide-ide baru, kemampuan untuk melihat peluang, rasa ingin tahu yang besar, pemilikan sifat-sifat fleksibel dan dinamis.
4. Sensitivitas (Sensitivity)
Sensitivitas atau kepekaan merupakan aspek pribadi yang berhubunan dengan temperamen, yaitu cepat atau lambatnya seseorang di dalam merspon suatu rangsangan. Rangsangan bisa berasal dari situasi, kondisi, orang, atau objek, maupun masalah yang ada di sekitarnya.
5. Minat (Interest)
6. Ketahanan Terhadap Stres (Stres Tolerance)
Ketahanan terhadap stres ini berkaitan dengan kemampuan bekerja di bawah tekanan (banyak tugas, batas waktu, iklim kerja yang buruk), penyesuaian diri secara memadai dengan berbagai masalah yang beragam dan mengendalikan emosi.
7. Jiwa Wiraswasta (Entrepreneurship)
Jiwa wiraswasta merupakan aspek pribadi seorang sekretaris pimpinan yang berkaitan dengan kemampuan: a. Menghadapi tantangan; b.Mengambil resiko; c. Mengambil keputusan secara cepat dan tepat; d. Memiliki ide yang strategis; e. Berpikir dan berbuat secara positif. Dan juga jiwa wiraswasta perlu dimiliki oleh sekretaris pimpinan antara lain dalam: a. Mempromosikan perusahaan; b.Menjalin kerja sama dengan berbagai pihak; c. Mengembangkan sistem komunikasi; d. Mengem- bangkan jiwa wiraswasta pada para staf dan pegawai.
8. Pemecahan Masalah (Problem Sulving)
9. Tanggung Jawab
Tanggung jawab merupakan aspek yang berkaitan dengan kewenangan dan pelaksanaan tugas. Suatu kewenangan yang tidak diikuti dengan suatu pertanggungjawaban akan mengakibatkan penyalahgunaan wewenang.
3.2 PELAYANAN PRIMA
3.2.1 Pengertian Pelayanan Prima
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Pelayanan adalah suatu upaya untuk menyiapkan (mengatur) apa yang diharapkan oleh orang lain. Pada dasarnya pelayanan adalah tindaka atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain dan bersifat tidak kasat mata (intangibel) serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu.
Dalam Rahmayanty (2010:12) Pelayanan prima adalah pelayanan yang memiliki ciri khas kualitas (quality nice). Ciri khas kualitas yang baik meliputi kemudahan, kecepatan, ketepatan, kehandalan, dan empaty dari petugas pelayanan dalam memberikan dan menyampaikan pelayanan kepada stakeholders yang berkesan kuat yang dapat langsung dirasakan stakeholders waktu itu dan saat itu juga.
3.2.2 Urgensi dan Manfaat Pelayanan Prima bagi Perusahaan
1. Urgensi Pelayanan Prima
perusahaan tersebut, di mana ada beberapa faktor yang mendorong pentingnya pelayanan prima yang di berikan perusahaan untuk meningkatkan profit perusahaan. Dalam Diklat Prajabatan Golongan 3 (2012:8) ada beberapa alasan urgensi atau semakin pentingnya pelayanan prima dalam era globalisasi, yaitu sebagai berikut:
a. Persainan semakan ketat
Masyarakat yang berurusan dengan instansi pemerintah maupun swasta akan semakin menuntut pelayanan yang cepat dan akurat.
b. Kebutuhan mitra bisnis semakin meningkat
Seiring dengan perkembangan, kemajuan, dan taraf hidup masyarakat yang cenderung meningkat, baik kualitas maupun kuantitas. Keadaan seperti ini menuntut kemempuan organisasi atau perusahaan milik pemerintah maupun milik swasta untuk memenuhi keperluan mereka.
c. Pertumbuha industri jasa
Dimana pada masa sekarang ini banyaknya perusahaan pesaing yang menawarkan pelayanan yang lebih menuaskan bagi mitra bisnis perusahaan. d. Nilai ekonomis dan citra baik
2. Manfaat Pelayanan Prima
Dalam Diklat Prajabatan Golongan 3 (2012) Pelayanan prima akan membawa manfaat bagi semua pihak, baik bagi staf atau pegawai yang memberikan pelayanan, bagi mitra bisnis atau tamu perusahaan maupun bagi perusahaan tersebut, diantaranya yaitu:
A.Bagi staf atau pegawai yang melayani a. Semakin percaya diri
b. Ada kebanggaan atau kepuasan pribadi c. Menambah ketenangan kerja
d. Menumbuhkan semangat kerja
e. Terbukanya pintu untuk karir yang lebih baik B. Bagi mitra bisnis perusahaan atau tamu perusahaan
a. Kebutuhan terpenuhi
b. Mendapat kepuasan yang lebih baik
c. Merasa dihargai atau diperhatikan kepentingannya d. Merasa mendapat layanan profesional
C.Bagi perusahaan
a. Citra perusahaan semakin meningkat
b. Citra staf atau pegawai semaikin lebih profesional c. Sebagai mitra kerja yang saling menguntungkan d. Memiliki peluang untuk berkembang semakin pesat e. Memiliki daya saing
3.2.3 Prinsip-Prinsip Pelayanan Prima
Menurut Komar (2008 :22)ada tiga unsur pokok pelayanan prima atau lebih dikenal dengan konsep A3, yaitu sebaga berikut:
A.Pelayanan Prima Berdasarkan Sikap (Attitude)
Pelayanan prima berdasarkan sikap adalah pemberian pelayanan kepada para mitra bisnis atau tamu perusahaan dengan berfokus pada pemberian sikap (attitude) tenaga pelayanan. Pelayanan prima berdasarkan sikap ini meliputi pelayanan dengan penampilan serasi, pelayanan dengan pikiran positif, dan pelayanan dengan sikap menghargai. Ketiga hal tersebut dapat dijelaskan seperti berikut ini.
1. Pelayanan dengan penampilan serasi
Menurut Komar penampilan serasi merupakan suatu hal yang penting bagi setiap orang, baik di tempat pekerjaan maupun di luar tempat kerja . Dengan selalu berpenampilan serasi dan menarik maka sekretaris akan dihormati, disegani, dan dipercayai oleh orang lain. Orang dapat dikatakan berpenampilan serasi apa bila memenuhi persyaratan berikut ini.
a. Model, corak dan warna bahan pakaian yang dikenakan sesuai dengan warna kulit si pemakai
b. Model pakaian yang digunakan haruslah sesuai dengan usia si pemakai c. Memilih busana yang sesuai dengan waktu pemakaian
d. Berbusana sesuai dengan tempat dan keadaan cuaca
Berpenampilan serasi dengan cara berhias adalah menjadi keharusan bagi setiap orang dalam suatu organisasi atau perusahaan, terlebih lagi bagi sekretaris perusahaan yang berhubungan langsung dengan mitra bisnis atau tamu perusahaan. Seorang sekretaris yang berpenampilan serasi dengan cara berhias diharapkan dapat menarik simpatik dari para mitra bisnis atau tamu perusahaan.
Agar dapat berbusana yang rapi maka seseorang sekretaris harus memperhatikan mode, warna, corak, jenis pakaian, dan perlengkapan pakaian yang dikenakan. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah mengenakan perlengkapan busana, karena perlengkapan busana ini berfungsi memperindah atau menambah keindahan. Perlengkapan busana tersebut diantaranya adalah sepatu, kaos kaki, topi, tas, dasi, ikat pinggang, sarung tangan dan lain-lain.
Penampilan serasi dengan ekspresi wajah. Berpenampilan serasi akan bertambah indah dan menarik apabila disertai dengan ekspresi wajah yang simpatik, sopan, ramah murah senyum dan sebagainya. Oleh karena itu menurut Komar (2008), berhubungan dengan mitra bisnis seorang sekretaris sebaiknya melakukan hal-hal berikut ini:
a. Melakukan kontak mata langsung dengan disertai senyum agar menun-jukkan kesiapan dan keseriusan dalam melayani mitra bisnis atau tamu perusahaan.
c. Menghindari ekspresi wajah dengan mata yang berkerut atau menyipit, karena hal itu menunjukkan sikap yang tidak bersahabat serta terkesan tidak memperhatikan.
d. Menampilkan senyuman manis dengan menghindari bibir yang rapat dan kaku atau digigit-gigit.
e. Menengakkan posisi wajah atau kepala agar menunjukkan kesiapan dan keseriusan dalam melayani mitra bisnis atau tamu peusahaan.
2. Melayani mitra bisnis atau tamu dengan berpikiran posistif
Kenyataan menunjukkan bahwa dengan selalu berpikiran positif (positive
thinking) maka segala permaslahan hidup akan dapat diatasi dan dipecahkan
secara adil dan bijaksana. Demikian pula dalam melayani mitra bisnis dan tamu sekretaris harus selalu berpikiran positif, logis, dan tidak emosional. sekretaris yang selalu berpikiran positif akan mampu menjalin hubunhan interpersonal yang baik antara mitra bisnis atau tamu perusahaan.Melayani mitra bisnis atau tamu dengan berpikiran positif merupakan proses pelayanan yang dilakukan berdasarkan akal pikiran yang sehat dan logis.
Menurut Komar (2008) melayani mitra bisnis atau tamu perusahaan dengan berpikiran positif terdiri dari:
a. Melayani mitra bisnis atau tamu perusahaan secara terhormat
Melayani mitra bisnis atau tamu perusahaan dengan sikap terhormat, artinya setiap mitra bisnis diperlakukan sebagi tamu istimewa yang harus diterima, dilayani, dihormati, dan dipuaskan harapan dan kebutuhannya. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam melayani mitra bisnis secara terhormat, adalah sebagai berikut.
1. Menyapa dengan sikap ramah dan penuh rasa hormat. 2. Mempersilakan untuk menunggu atau duduk.
3. Bertanya. Mendengarkan, dan mencatat semua kebutuhan mitra bisnis atau tamu perusahaan secara ramah, sopan, dan menggunakan tata bahasa yang baik agar tidak menyinggung perasaan mitra bisnis atau tamu perusahaan. b. Melayani mitra bisnis atau tamu dengan menghindari sikap apriori.
Sekretaris yang melayani mitra bisnis atau tamu perusahaan dengan sikap apriori menunjukkan bahwa ia tidak menggunakan cara berpikiran yang positif. Sikap seperti acuh tak acuh, masa bodoh, atau tidak perhatian dapat menyebabkan mitra bisnis atau tamu menjadi tersinggung, kecewa atau merasa jengkel. Oleh karena merasa tidak dihargai maka mitra bisnis tidak mau datang lagi. Menurut Komar (2008) sikap apriori yang perlu dihindari sekretaris dalam melayani mitra bisnis atau tamu perusahaan adalah sebagai berikut:
2. Sikap angkuh dan tidak sabar dalam melayani mitra bisnis atau tamu perusahaan.
3. Sikap membiarkan mitra bisnis atau tamu menunggu lama tanpa menyapa sedikitpun.
4. Sikap mendahulukan mitra bisnis atau tamu yang dianggap menguntungkan dan mempunyai status sosial yang lebih tinggi.
5. Sikap meremehkan mitra bisnis atau tamu yang dianggap kurang menguntungkan.
Sikap-sikap apriori tersebut harus dihindari oleh sekretaris perusahaan apabila tidak ingin ditinggalkan oleh mitra bisnis atau tamu perusahaan. Mutu pelayanan yang rendah akan menimbulkan image dan opini publik yang bersifat negatif.
3. Melayani mitra bisnis atau tamu dengan sikap menghargai.
a. Menyapa mitra bisnis atau tamu yang baru datang dengan sikap dan tutur bahasa yang baik, ramah, sopan dan bersahabat.
b. Menciptakan suasana yang menyenangkan dengan sikap simpatik, sopan santun dan ramah tamah.
c. Melayani mitra bisnis atau tamu dengan sikap yang bijaksana tanpa memperhatikan latar belakang dan status sosial.
d. Melayani mitra bisnis atau tamu dengan tetap berpikiran positif dan tidak mudah marah.
B. Pelayanan Prima Berdasarkan Perhatian (Attention)
Menurut Komar (2008) pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian mencakup tiga prinsip pokok, yaitu:
1. Mendengarkan dan memahami secara sungguh-sungguh kebutuhan para mitra bisnis atau tamu perusahaan
2. Mengamati dan mendengar perilaku para mitra bisnis atau tamu perusahaan
3. Mencurahkan perhatian penuh pada mitra bisnis dan pelanggan
C. Pelayanan Prima Berdasarkan Tindakan (Action)
Menrut Komar (2008) melaksanakan pelayanan prima berdasarkan konsep tindakan terdiri dari:
1. Mencatat keinginan dan kebutuhan mitra bisnis atau tamu perusahaan 2. Menegaskan kembali keinginan dan kebutuhan mitra bisnis atau tamu
perusahaan
3.3 PENGUKURAN PELAYANAN PRIMA (SERVQUAL)
Menurut (Zaithaml, Parasuraman & Berry dalam Tjiptono, 2012:198) mengatakan ada lima kualitas layanan yang berpotensi menjadi sumber masalah kualitas layanan, yaitu sebagai berikut:
1. Bukti Fisik
Bukti fisik meliputi penampilan fasilitas fisik, peralatan, personil (staf), dab bahan-bahan komunikasi perusahaan (seperti kartu bisnis, kop surat, dan lain-lain.
2. Realibilitas
Realibilitas mencakup dua aspek utama, yaitu konsistensi kerja (performance) dan sifat terpercaya (dependability). Hal ini berarti perusahaan mampu menyampaikan layanannya secara benar sejak awal (right the first time), memenuhi janji secara akurat dan andal ( misalnya memberikan layanan sesuai dengan jadwal yang disepakati), menyimpan data (record) secara tepat, dan memberikan informasi secara akurat. 3. Daya Tanggap
Berupaya memahami keinginan spesifik mereka, memberi perhatian individual, dan mengingat nama-nama mereka.
4. Jaminan
5. Empati
Kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang baik, memberikan perhatian penuh kepada tamu atau mitra bisnis perusahaan dan selalu mengutamakan kepentingan tamu.
3.3.1 Metode Penelitian
A. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Kuesioner (Angket)
Teknik pengumpulan data yang berisi rangkaian pertanyaan tertulis mengenai pelayanan yang diberikan sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan .
2. Observasi (Pengamatan)
Yaitu pengamatan secara langsung yang dilakukan penulis terhadap objek penelitian.
3. Interview (Wawancara)
Yaitu dengan mengadakan wawancara dengan salah satu sekretaris PT.Perkebunan Nusantara III yang berkaitan dengan penelitian.
B. Populasi dan Sampel
1. Populasi
2. Sampel
Menurut Sugiyono (2004:55) “Sampel adalah bagian dari jumlah dan kaakteristik yang dimiliki oleh popolasi tersebut. Teknik pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah “convenience
sampling” yaitu teknik pengambilan sampel berdasarkan anggota populasi
yang kebetulan ditemui dan bersedia menjadi responden. Dalam penelitian ini, penulis mengambil sampel sebanyak 30 responden, dihitung dari jumlah tamu atau kolega perusahaan yang datang dalam satu hari.
C. Pengukuran Penelitian
Untuk menjawab rumusan masalah yang dikemukakan oleh penulis, maka analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Skala Likert
Sebelum mengetahui teknik analisis pada penelitian ini kita juga harus mengetahui terlebih dahulu cara pengukuran jawaban dari responden. Untuk pengukuran jawaban responden, penulis akan menggunakan skala likert. Cara pengukurannya adalah menghadapkan seorang responden dengan sebuah pertanyaan dan kemudian diminta untuk memberikan jawaban. Data yang berhasil dikumpulkan dari kuisioner selanjutnya akan diukur dengan bobot hitung 1 sampai 5, dengan kategori, yaitu :
a. Sangat Setuju bobot 5 b. Setuju dengan bobot 4
c. Kurang Setuju dengan bobot 3 d. Tidak Setuju dengan
3.3.1 Tingkat Kepuasan Tamu atau Stakeholders Perusahaan Terhadap
Pelayanan Prima Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan.
A. Karakteristik Responden
Sesuai dengan usulan penelitian ini, jumlah responden penelitian ini adalah 30 orang tamu PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang langsung berinteraksi dengan sekretaris PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan . Melalui observasi yang telah dilakukan di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan mengenai tamu yang selalu datang untuk menggunakan jasa sekretaris PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Untuk memberi gambaran secara umum keseluruhan tamu dari yang menggunakan jasa sekretaris PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah sebagai berikut:
1. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin
Tabel3.1
Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin
Jenis Kelamin Jumlah Responden (Orang)
Presentase (%)
Laki-Laki 22 73,3
Peremuan 8 26,7
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer Setelah Diolah, 2015
Berdasarkan Tabel3.1, dapat diketahui bahwa tamu atau stakeholder PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan terdiri dari laki – laki sebanyak 22 orang dan perempuan sebanyak 8 orang, dengan presentase 73,3% untuk laki- laki dan 26,7 % untuk perempuan.
2. Karakteristik Responden Berdasarkan Umur
Tabel3.2
Karakteristik Responden Berdasarkan Umur
Umur Jumlah Responden
(Orang)
Presentase (%)
20-30 tahun 12 40,0
31-40 tahun 4 13,3
41-50 tahun 8 26,7
51-60 tahun 6 20,0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer Setelah Diolah, 2015
3. Karakteristik Responden Berdasarkan Pendidikan
Keseluruhan responden dapat kita ketahui mayoritas latar belakang pendidikan responden adalah Sarjana persentase sebesar 46,7 % dengan jumlah responden 12 orang. Sedangkan persentase dengan latar belakang pendidikan diploma sebesar 33,3 % yaitu sebanyak 10 orang. Responden yang berlatar belakang pendidikan SMA sebesar 13,3 % sebanyak 4 orang dan sedangkan responden yang berlatar belakang pendidikan SMP sebesar 3,3 % sebanyak 1 orang dan SD sebesar 3,3% sebanyak 1 orang.
Tabel3.3
Karakteristik Responden Berdasarkan Pendidikan
Pendidikan
Jumlah Responden (Orang)
Presentase (%)
Sarjana 14 33,3
Diploma 10 20,0
SMA 4 13,3
SMP 1 3,3
SD 1 3,3
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer Setelah Diolah, 2015
4. Karakteristik Responden Berdasarkan Pekerjaan
Keseluruhan responden dapat diketahui bahwa mayoritas pekerjannya adalah wiraswasta dengan persentase 43,3 % dengan jumlah responden 13 orang. Responden dengan pekerjaan pegawai swasta dengan persenatse sebesar 23,3 % yaitu sebanyak 7 orang. Responden dengan pekerjaan pegawai negeri dengan persenatse sebesar 10,0 % yaitu sebanyak 3 orang. Dan Responden dengan pekerjaan lainnya dengan persenatse sebesar 23,3 % yaitu sebanyak 7 orang. Berdasarkan hal tersebut dapat di simpulkan bahwa tamu atau stakeholder yang datang umumnya wiraswasta . Hal ini dapat dilihat pada Tabel3.4.
Tabel3.4
Karakteristik Responden Berdasarkan Pekerjaan
Pekerjaan Jumlah Responden (Orang)
Presentase (%)
PNS 3 10,0
Pegawai Swasta 7 23,3
Wiraswasta 13 43,3
Dll 7 23,3
Total 30 100,0
3.3.2 Tingkat Kepuasan Tamu atau Stakeholder Perusahaan Terhadap
Pelayanan Prima Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan
Data ini diperoleh dari hasil penyebaran kuesioner yang berjumlah 30 responden yang berkunjung kebagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III, dengan kriteria jawaban sebagai berikut :
5 = Sangat Setuju 4 = Setuju 3 = Kurang Setuju 2 = Tidak Setuju 1 = Sangat Tidak Setuju.
Tabel3.5
Penerapan Pelayanan Prima Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan
Pernyataan
Persepsi Harapan
1 % 2 % 3 % 4 % 5 % 1 % 2 % 3 % 4 % 5 %
1. PTPN III memiliki peralatan yang berpenampilan moderen
- 3,3 3,3 30,0 63,3 - - 26,7 56,7 17,7 2. Fasilitas fisik PTPN III
berdaya tarik visual -
- 6,7 36,7 56,7 - 3,3 40,0 36,7 20,0 3. Informasi berkaitan
dengan layanan PTPN III berdaya tarik visual
- - 13,3 26,7 60,0 - 6,7 36,7 43,3 13,3 4. Penampilan staf atau
karyawan bersih dan rapi
- 6,7 3,3 16,7 73,3 - 6,7 30,0 43,3 20,0 5. Sekretaris tepat waktu
dalam memberi berjanji
- 6,7 10,0 20,0 63,3 - - 50,0 36,7 13,7 6. Sekretaris membantu
memecahkan masalah
- 3,3 6,7 36,7 53,3 - 3,3 26,7 53,3 16,7 7. Memberikan layanan
secara tepat sejak awal
- - 16,7 20,0 63,3 - 3,3 36,7 43,3 16,7 8. Menyediakan layanan
sesuai dengan waktu yang mereka janjikan
- 3,3 10,3 30,0 56,7 - -
9. Mengupayakan catatan
(records) yang bebas
dari kesalahan
- 3,3 10,3 16,7 70,0 - 3,3 26,7 46,7 23,3 10.Memberitahu Anda
kapan persisnya layanan akan di berikan
- 3,3 10,0 33,3 53,3 - - 33,3 50,0 16,7 11.Melayani Anda dengan
cepat
- 6,7 3,3 30,0 60,0 - - 43,3 40,0 16,7 12. Selalu bersedia
membantu anda
- 3,3 6,7 40,0 50,0 - - 46,7 36,7 16,7 13.Tidak pernah terlalu
sibuk untuk merespon permintaan Anda
- - 13,3 30,0 56,7 - - 40,0 40,0 20,0 14.Perilaku sekretaris
mampu membuat Anda mempercayai mereka
- 3,3 6,7 13,3 76,7 - 3,3 43,3 36,7 16,7 15. Anda merasa aman
dalam bertransaksi
- - 6,7 33,3 60,0 - 3,3 40,0 36,7 20,0 16. Secara konsisten
bersikap sopan terhadap Anda
- 3,3 6,7 10,0 80,0 - - 40,0 43,3 16,7 17.Sekretaris PTPN III
mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan
Anda
- - 10,0 16,7 73,3 - - 40,0 40,0 20,0
18. Memberikan perhatian individual kepada Anda
- - 10,0 16,7 73,3 - 3,3 36,7 43,3 16,7 19. PTPN III memiliki jam
beroperasi yang nyaman bagi semua tamu
- - 10,0 6,7 83,3 - - 40,0 40,0 20,0 20.PTPN III memiliki
sekretaris yang memberikan perhatian personal kepada Anda
- 3,3 3,3 20,0 73,3 - 3,3 36,7 43,3 16,7
21. Sekretaris PTPN III selalu mengutamakan kepentingan Anda
- - 10,0 6,7 83,3 - 3,3 36,7 43,3 16,7
22.Sekretaris PTPN III memahami kebutuhan spesipik Anda
Berdasarkan data pada Tabel 3.5 ,maka dapat ditarik kesimpulan mengenai berapa hal yang berhubungan dengan pelayanan prima pada sekretaris PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
1. Memiliki peralatan yang berpenampilan modern
Dalam hal ini perusahaan memiliki sarana dan prasaranan yang mengikut perkembangan zaman. Hal ini dapat dilihat dari hasil penilaian responden, dimana data diatas menunjukkan bahwa persepsi 19 responden (63,3%) yang mengatakan sangat setuju, 9 responden (30,0%) yang mengatakan setuju, 1 responden (3,3%) yang mengatakan kurang setuju, dan ada 1 responden (3,3%) yang mengatakan tidak setuju bahwa peralatan yang ada di PT.Perkebunan Nusantara III sudah dikatakan baik, karena sebagian besar responden mengatakan sangat setuju yaitu terbukti presentase sebesar 56,7 %, walaupun masih ada 6,7% (2 responden) yang mengatakan bahwa peralatan yang di miliki PT.Perkebunan Nusantara III masih biasa saja.
2. Fasilitas fisik berdaya tarik visual
3. Informasi yang berkaitan dengan layanan berdaya tarik visual
Dari Tabel 3.5 dapat dilihat 18 responden (60,0%) merasa sangat setuju, 8 responden (26,7%) merasa setuju, dan 4 responden (13,3%) merasa kurang setuju dengan informasi yang berkaitan dengan layanan berdaya tarik visual.
4. Kebersihan dan Kerapian Sekretaris
Dalam melayani tamu, hendaknya sekretaris berpenampilan yang layak, rapi dan bersih, hal tersebut dimaksudkan agar citra dari pada perusahaan tersebut tetap baik, dan yang lebih penting agar tamu tidak merasa terganggu saat pelayanan berlangsung. Perusahaan staf mempunyai seragam yang dit
