A. Job Description
4. Kepala Urusan Hubungan Masyarakat
3.1.3 Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas pokok seorang sekretaris adalah membantu pipminan dalam memberikan pelayanan kepada manajemen berupa penyajiaan informasi dan komunikasi. Tugas-tugas sekretaris menurut (Mill dan Oliver dalam Achmad 2007 :22) antara lain:
1. Menerima tamu, dan bila perlu melolak mereka dengan sopan
2. Menerima dan memberi pesan secara lisan atau lewat telepon dengan pengertian akan makna pesan tersebut
3. Menyusun jadwal rutin untuk surat dan memorandum atau warkat lainnya 4. Memberi tanda baca dan memperbaiki gramatik sewaktu mendikte
5. Mengurus sistem arsip
6. Membuat agenda, janji temu dan memastikan bahwa perjanjian tersebut dipenuhi atau ada tindakan lain yang sesuai
7. Mengoperasikan sistem peringatan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang penting dilaksanakan pada waktu yang semestinya
8. Mengatur perjalanan bisnis / dinas membuat reservasi, mendapatkan tiket dan menyiapkan rencana perjalanan
9. Mengatur rapat dengan menghubungi sejumlah eksekitif dan sekretaris mereka untuk menentukan tanggal yang cocok untuk mereka semua.
Dalam Lawalata (2012 :10) menyatakan bahwa untuk menjalankan tugas dan pekerjaan, seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa aspek-aspek, yaitu sebagai berikut :
1. Terorganisis dan Teliti
Sekretaris harus menjalankan pekerjaan secara sempurna (follow through), tuntas, tidak setengah-setengah ataupun sebagian. Untuk dapat bersikap follow through maka sekretaris harus mengerjakan pekerjaan dengan detail minded, yaitu mau memperhatikan, mengingat-ingat, dan melaksanakan unit-unit yang sekecil-kecilnya dari suatu pekerjaan atau masalah.
2. Melaksanakan Tugas dengan Cepat dan Efisien
Dalam menyelesaikan tugas yang dipercayakan kepadanya, sekretaris dituntut untuk dapat mengelola waktu dengan baik. Bukan hanya ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan saja yang harus diperhatikan, tetapi sekretaris juga harus memastikan bahwa ia dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pimpinan. Tuga yang dikerjakan dengan tergesa-gesa tidak akan memberikan hasil yang baik, tidak rapi, dan tidak maksimal. Sekretaris yang baik sudah seharusnya mengetahui bagaimana mencoptakan keseimbangan antara kecepatan (speed) dan hasil pekerjaan yang baik (good work).
3. Menampilkan Citra Positip bagi Perusahaan
Sekretaris kerap kali menjadi orang pertama yang harus menemui klien, rekan kerja, ataupun tamu pimpinan yang datang mengunjungi kantor sebelum bertemu pimpinan. Kesan pertama yang ditampilkan oleh sekretaris haruslah mewakili pimpinan dan perusahaan. Sekretaris dihaparkan memiliki kemampuan untuk membantu dan melayani klien, rekan kerja, dan
tamu pimpinan dengan sebaik-baiknya walau dalam keadaan sibuk sekalipun. Sekretaris juga berfungsi sebagai agen of information dari layanan yang disedikan perusahaan.
4. Berfokus pada Solusi
Apabila dihadapkan pada suatu permasalahan, sekretaris harus mencari akar permasalahan dan cara untuk menyelesaikan masalah tersebut, bukan hanya memikirkan dan melihat hanya pada masalah yang sudah terjadi. Sekretaris harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab akibat setiap kali menghadapi masalah dan mencari solusi dengan tepat. 5. Mempelajari Keahlian Baru atau Mengembangkan Keahlian
Seiring dengan perkembangan teknologi dan dunia usahan yang selalu mengalami perubahan, seorang sekretaris secara konstan harus mencari cara untuk terus belajar dan mengikuti perkembangan industri dan dunia di mana dia bekerja. Sekretaris harus terus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga mampu mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
6. Menjalin Hubungan yang Baik dengan Pihak di Dalam dan di Luar Perusahaan.
Seorang sekretaris sangat penting untuk dapat menjalin hubungan yang baik, bukan saja dengan orang-orang di dalam (internal) perusahaan tetapi juga dengan orang-orang di luar (eksternal) perusahaan. Hubungan
yang baik ini akan membangun suatu jaringan (networking). Karena dengan adanya networking suatu perusahaan akan berjalan dengan baik.
7. Memahami Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja menunjuk pada hal-hal yang berada di sekeliling pekerja dan dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. Untuk memahami lingkunag kerjanya maka pertama-tama sekretaris harus mengetahui budaya perusahaan, mempelajari peraturan-peraturan yang tidak tertulis namun dipraktekkan oleh semua orang di sekelilingnya. Sekretaris juga harus mampu berbaur dengan staf lainnya, membuka diri, berbicara dengan rekan-rekan kerja lainnya untuk memahami berbagai proses dan prosedur yang ada.
8. Kemampuan Melakukan Beberapa Kegiatan secara Bersamaan
Mengerjakan banyak tugas sekaligus (multitasking) menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan sekretaris. Bekerja multitasking pasa dasarnya bekerja dengan kuantitas yang lebih banyak tetapi dengan tuntutan hasil kerja yang relatif sama. Sebagai seorang sekretaris haruslah memiliki kemampuan mengerjakan pekerjaan banyak pekerjaan dalam waktu yang sama, sekretaris tidak boleh menolak pekerjaan yang diberikan pimpinan atau malah mengesampingkan pekerjaan yang telah dibebankan terdahulu sehingga pekerjaannya tidak ada yang selesai. Sekretaris harus sebaik mungkin membagi waktunya untuk melaukan tugas dan pekerjaannya.
Sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III mempunyai kemampuan sekretaris hal tersebut diatas, akan tetapi tidak semua hal keahlian-keahlian
tersebut diterapkan dalam pekerjaan mereka. Dibawah ini merupakan tugas sekretaris PT.Perkenunan Nusantara III (Persero) Medan yaitu:
m.Mengkoordinir penyelenggaraan rapat Direksi dengan menyiapkan segala sesuatunya dan berhubungan dengan Bagian terkait sehingga rapat dapat berjalan sesuai tujuan.
n. Mengelola seluruh surat menyurat yang masuk ke perusahaan melalui registrasi agenda sehingga dipastikan bahwa seluruh surat sudah ditanggapi dan ditindaklanjuti.
o. Mengelola pendaftaran calon rekanan baru dan perpanjangan daftar rekanan terpilih dengan cara melakukan proses seleksi sesuai dengan peraturan ditetapkan agar semua rekanan yang terpilih dipastikan sesuatu dengan kualifikasinya.
p. Melakukan pendokumentasian dan pengarsipan surat surat perusahaan sesuai dengan instruksi kerja agar mudah dicari bila diperlukan.
q. Meregristrasi surat perjalanan dinas dari Bagian /DM/ GM/Kebun /Unit sesuai memo permintaan dan undangan agar biaya perjalanan dinas dapat terkendali sesuai anggaran.
r. Mengevaluasi penggunaan anggaran Bagian 3.00 dengan cara melakukan koordinasi dengan bagian terkait sehingga pemakaian biaya sesuai anggaran.
s. Pengevaluasian dan regristrasi surat perjalanan dinas dari kebun / unit ke Kantor Direksi sesuai undangan, email yang tercantum di Surat Perjalanan Dinas untuk ditandatangani kepala Bagian/Kepala Urusan.
t. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).
u. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
v. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko . w.Melaksanakan tugas sesuai intruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan
perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.
x. Melaksanakan dan mematuhi good corporate goverment (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek pekerjaan
Sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menerapkan disiplin kantor dengan baik, sekretaris memiliki buku harian untuk mencatat hal-hal penting seperti agenda rapar, dan lain-lain.