Sistem Perpustakaan

DESKRIPSI PROYEK

II.2. Tinjauan Proyek

II.2.8. Sistem Perpustakaan

Sistem sering diartikan dengan cara atau metode. Sistem sebenarnya merupakan perangkat unsur yang secara teratur saling terkait sehingga membentuk totalitas (Depdikbbud, 1994:950). Dalam arti lain, sistem diartikan sekumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan melalui berbagai bentuk interaksi dan kerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang berguna (Gazparez, 1992). Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa suatu sistem akan dapat berjalan baik apabila didukung oleh elemen-elemen yang dapat bekerja sama saling mendukung satu sama lain untuk mencapai tujuan dan menghasilkan sesuatu. Oleh karena itu, dalam pelaksanaan suatu sistem harus ada aktvitas masing-masing elemen yang terkoordinir dengan baik untuk melaksanakan tugas masing-masing. Berkaitan dengan aktivitas inilah, Wilkinson (1992) memberikan defenisi tentang sistem, yakni suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Suatu sistem akan mengkoordinasi sumber daya yang diperlukan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran.

Sementara itu, Custing (1989) menyatakan bahwa sistem dalam arti luas dan abstrak adalah suatu satuan (entity) yang terdiri dari dua komponen atau lebih maupun subsistem yang terjalin satu sama lain untuk mencapai tujuan.

Perpustakaan sebenarnya juga suatu sistem informasi dan bukan sekedar ruang/gedung atau koleksi yang di dalamya terdapat elemen-elemen yang dapat dikoordinasikan dengan baik untuk mencapai tujuan. Sistem kegiatan itu mencakup

pengadaan, pencatatan, katalogisasi, klasifikasi, pelabelan, penyusunan dalam rak, pelayanan, dan lainnya yang dapat dipadukan dengan baik untuk mendukung keberhasilan perpustakaan. Kegiatan-kegiatan tersebut tidak dapat berdiri sendiri, tetapi saling terkait dan saling mendukung. Demikian pula unsur-unsur yang dimiliki perpustakaan, meliputi sumberdaya manusia, koleksi, anggaran, ruangan, dan sarana prasarana, dapat dikoordinasi dengan baik untuk secara bersama-sama menfungsikan diri untuk mencapai keberhasilan perpustakaan.

Sebagai suatu sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki beberapa sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi, dan tujuan perpustakaan. Sistem ini berupa serangkaian pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan dalam menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini dapat berupa pengadaan bahan informasi, pencatatan, pengkatalogisasi, klasifikasi, dan pelayanan informasi :

 Sistem Pengadaan

Sistem pengadaan ini disebut pula dengan akuisisi, yakni suatu tugas, pekerjaan, bagian, atau seksi di perpustakaan yang memiliki kewenangan dan bertugas untuk mengadakan bahan informasi yang berupa bahan cetak maupun non cetak.

Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara :

 Pembelian

Dalam sistem pembelian perlu dipertimbangkan faktor-faktor anggaran, jenis perpustakaan, kebutuhan pemakai, kerjasama dengan penerbit, pengetahuan tentang impor, pengetahuan tentang pemesanan buku, dan lainnya.

 Sumbangan

Perpustakaan dapat memperoleh bahan informasi dari beberapa pihak, misalnya dari para lulusan lembaga pendidikan yang bersangkutan, penerbit, yayasan, departemen, perkumpulan, dan dari perorangan. Untuk itu perpustakaan harus aktif menghubungi lembaga-lembaga terkait.

 Tukar-menukar Publikasi

Tukar menukar dapat dilakukan dengan cara memberikan buku atau majalah yang tidak relevan atau jumlah eksemplarnya terlalu banyak ke perpustakaan lain yang relevan. Cara ini akan meningkatkan kerja sama antar perpustakaan.

 Membuat Sendiri

Koleksi perpustakaan dapat diusahakan oleh lembaga sendiri, misalnya dengan menulis diktat, buku ajar, hand out, kliping, majalah, atau kumpulan karya tulis/dosen.

 Sistem Pencatatan

Pada prinsipnya semua bahan informasi yang diterima perpustakaan harus dicatat. Untuk itu perlu direncanakan bentuk catatan, pencatatan terhadap bahan informasi ini dapat berupa buku, kartu, atau software tertentu. Sistem pencatatan dapat menggunakan sistem penomoran terus-menerus atau sistem yang menganti nomor setiap tahunnya.

 Sistem Pengkatalogan

Pengkatalogan adalah salah satu tugas, pekerjaan, unit atau bagian diperpustakaan yang bertugas dan bertanggung jawab atas proses pembuatan daftar koleksi suatu perpustakaan. Perlunya tiap koleksi dibuatkan katalog adalah untuk mencatat koleksi yang dimiliki, mempercepat temu kembali, dan mengembangkan standar bibliografi internasional.

Jenis-jenis katalog yang digunakan pada perpustakaan :

 Katalog Cetak (Printed Catalog)

 Katalog Berkas (Sheaf Catalog)

 Katalog Kartu (Card Katalog)

 Katalog yang menggunakan software tertentu.

Katalog berbentuk software telah banyak digunakan oleh perpustakaan, baik perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan khusus, perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, maupun perpustakaan instansi. Katalog jenis ini sering disebut dengan katalog terpasang (Online Public Acces Catalog/ OPAC).

 Sistem Klasifikasi

Bahan informasi yang telah dicatat perlu dikelompokan agar memudahkan proses temu kembali. Sistem Pengelompokan ini banyak macamnya dan selalu mengalami perubahan. Namun hal yang perlu diperhatikan adalah sistem pengelompokan ini ada yang didasarkan pada bentuk fisik dan ada pula yang didasarkan pada isi/ subjek.

 Sistem Penempatan Lokasi

Bahan informasi yang terdiri dari kertas ditempatkan sesuai jenisnya, misalnya buku teks, koleksi rujukan, hasil penelitian, makalah seminar, karya akademik, terbitan berkala, dll. Begitu pula bahan informasi yang terdiri dari bahan nonkertas ditempatkan sesuai jenisnya, misalnya film, pita, kaset, CD, piringan hitam, dll. Penempatan koleksi bahan kertas ke dalam rak ini disebut dengan pengerakan (shelving). Sistem penyusunan koleksi (terutama buku) di rak perlu direncanakan dan

diatur sedemikian rupa agar rapi dan mudah ditemukan kembali. Cara pengerakan ini adalah :

 Dimulai dari angak desimal kecil ke angka desimal besar pada sandi pustaka (call number) yang ditempel pada punggung buku.

 Disusun dari kiri ke kanan dalam satu kotak lemari dari atas ke bawah.

 Diikuti penyusunan urutan huruf, yaitu tiga huruf pertama nama pengarang secara alfabetis.

 Kemudian diikuti pengurutan huruf pertama judul pustaka disusun alfabetis, lalu uruan volume, bagian (part), dan eksemplar (copy).

 Pemeliharaan Bahan Pustaka

Pelestarian bahan pustaka adalah sistem pengelolaan dan perlindungan pada bahan pustaka, arsip, maupun bahan informasi lain. Dalam arti luas, pelestarian adalah tugas dan pekerjaan yang mencakup memperbaiki, memugar, melindungi, dan merawat bahan pustaka, dokumen, bahan informasi, serta bangunan perpustakaan.

 Sistem Pemanfaatan

Koleksi yang dikelola perpustakaan kiranya tidak ada gunanya apabila tidak dimanfaatkan oleh pemakai. Oleh karena itu perlu perencanaan yang tepat agar koleksi yang bernilai itu bermanfaat bagi pembaca. Penentuan sistem pemanfaatan ini disesuaikan dengan kondisi perpustakaan. Adapun sistem pemanfaatan koleksi itu antara lain :

 Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi ini sering dikenal dengan bagian peminjaman dan pengembalian. Namun, sebenarnya pengertian sirkulasi ini mencakup pengertian yang lebih luas, yakni semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, dan pemakaian koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai jasa perpustakaan.

Adapun sistem sirkulasi yang dikenal ada 2 macam yaitu : - Sistem Sirkulasi Terbuka (Open Access)

Yakni suatu sistem yang memungkinkan pemakai untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang mereka inginkan.

- Sistem Sirkulasi Tertutup (Closed Access)

Yakni suatu sistem peminjaman yang tidak memungkinkan pemakai untuk memilih dan mengambil koleksi sendiri.

Sebagian besar pemakai ingin meminjam koleksi untuk dibawa pulang. Untuk itu diperlukan sistem pencatat yang bisa dilakukan secara manual atau dengan bantuan komputer. Sistem yang kini telah banyak digunakan adalah sistem barcode. Dalam sistem ini seluruh koleksi yang dimiliki perpustakaan dan identitas anggota perpustakaan dimasukan ke dalam pangkalan data. Semua koleksi dan kartu anggota itu diberi label barcode.

 Pelayanan Referensi

Pelayanan ini memberikan informasi singkat tentang nama orang, peristiwa, subjek, geografi, ukuran, kata, pustaka, lambang, dan lainya yang terdapat dalam sumber rujukan. Mengingat koleksi ini banyak yang diperlukan sewaktu-waktu, maka pada umumnya tidak boleh dipinjam pulang.

 Baca di Tempat

Dalam hal pelayanan baca ditempat ini, diperlukan ruang yang nyaman, memadai, dan mebeler yang sesuai. Oleh karena itu, dalam pengadaan ruang baca ini perlu memperhatikan kebutuhan manusia, prinsip tata ruang (design principles), dan segi lingkungan (activity component) perlu diperhatikan.

 Fotokopi

Apabila memungkinkan, perpustakaan dapat menyediakan pelayanan fotokopi. Fasilitas ini akan membantu pemakai dan pihak perpustakaan. Pemakai tidak perlu keluar dari perpustakaan apabila ingin memfotokopi suatu buku. Dengan demikian akan dihemat waktu, biaya tenaga, dan mudah dilakukan pengawasan.

 Pelayanan Internet

Pelayanan ini merupakan bentuk penyajian informasi dengan menggunakan media teknologi muktahir (komputer) dengan segala perangkat dan pengembangannya, antara lain internet dengan menyajikan data, fakta, maupun informasi yang tepat.

 Pelayanan Khusus

Pelayanan ini ditujukan kepada kelompok masyarakat yang karena faktor tertentu mereka tidak dapt datang ke perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. Faktor ini mungkin kesehatan, status hukum, lokasi, maupun keadaan jasmani.

Penyajian informasi baru (Current Awarreness Services) merupakan sistem penyajian informasi dengan menyiagakan informasi segar, dan menyampaikan kepada peminat secepat mungkin.

 Bimbingan pemakai

Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang juga telah dimanfaatkan dalam sistem perpustakaan, bimbingan pemakai pun diperlukan. Bimbingan pemakai diselengarakan dengan tujuan :

 Memanfaatkan jasa informasi yang tersedia.

 Mengoptimalkan sarana dan fasilitas.

 Mencapai terwujudnya masyarakat infomasi.

 Ikut berperan dalam proses pendidikan.

 Jasa Terjemahan

Untuk membantu pemakai dalam usaha mereka memahami isi, koleksi, kiranya lebih baik apabila juga disediakan jasa terjemahan pada perpustakaan tertentu.

 Meja informasi

Yakni suatu meja atau bagian khusus yang siap menerima permintaan informasi dari pemakai.

 Pelayanan Audio Visual

Koleksi pandang dengar ini akan melengkapi koleksi bahan buku. Informasi yang dikandung koleksi ini bernilai tinggi, sehingga perlu penanganan khusus.

 Sistem Promosi dan Pemasaran

Jasa, koleksi, dan fasilitas yang dikelola perpustakaan masih perlu dipromosikan mengingat masyarakat kita belum menpunyai pemikiran yang berorientasi pada perpustakaan. Kemudian dalam hal pemasaran, pustakawan harus mampu mengkomunikasikan pelayanan kepada pemakai dan mempengaruhinya agar tertarik.