5. Tidak adanya akses ke dalam Oracle Netsuite
1.4 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Kendala yang timbul selama praktik kerja magang selama ±15 minggu harus dihadapi dengan alternatif solusi. Dalam mencari solusi, penulis selalu bertanya kepada pembimbing agar mengetahui solusi tersebut tepat atau tidak. Solusi dari beberapa kedala yang dihadapi antara lain :
1. Sistem yang masih baru
Sistem yang baru diterapkan tidak hanya menjadi kendala bagi penulis sebagai karyawan magang, namun juga menjadi kendala bagi seluruh team Account Payable dan juga divisi Finance. Pekerjaan yang tidak terselesaikan dengan cepat maka akan menyebabkan masalah dalam closing per bulan, karena closing tidak dapat dilakukan jika seluruh transaksi dimasukkan ke dalam Oracle Netsuite. Bapak Wahyu sebagai Finance Manager mengambil inisiatif untuk melakukan meeting dengan divisi Finance termasuk AP team yang membicarakan mengenai kendala-kendala yang dialami. Setelah itu Bapak Wahyu melakukan koordinasi ulang atau menyamaka pola kerja dengan setiap anggota di divisi Finance agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Setelah itu Bapak Wahyu mengusulkan untuk dilakukannya overtime pada hari Sabtu untuk
sebelumnya. Setelah dua bulan praktik kerja magang dilakukan oleh penulis, sistem sudah teratur dan tidak ada pekerjaan yang menumpuk.
2. Purchase order yang tidak sesuai dengan invoice
Pada saat melakukan praktik kerja magang penulis menemukan purchase order yang tidak sesuai dengan invoice, sehingga penulis menyerahkan purchase order yang tidak sesuai kepada supplier team untuk diperbaiki.
Penulis juga melaporkan kejadian ini kepada Bapak Sonny selaku Head of AP, kemudian Bapak Sonny melakukan meeting dengan supply team dikarenakan banyak sekali error yang dilakukan. Pada akhirnya supply team yang bertanggung jawab dalam melakukan penginputan update stock bill, sehingga AP team hanya melakukan “make payment” dimana lebih mempercepat AP team yang berdampak pada efisiensi melakukan closing laporan keuangan per bulannya.
3. Kode barang yang tidak sesuai dengan invoice
Dalam kendala ini penulis melaporkan kejadian ini kepada Bapak Sonny selaku Head of AP dan menunjukkan kode barang yang tidak sesuai dengan invoice tersebut kepada supply team untuk diperbaiki, kemudian supply team kembali mengirimkan invoice yang sudah diperbaiki. Pada kendala ini Bapak Sonny turun tangan untuk melakukan koordinasi dengan supply team agar supply team yang melakukan penginputan kode barang sekaligus melakukan billing ke dalam sistem Oracle Netsuite, sehingga AP team lebih mudah dalam melakukan payment dan tidak adanya miss communication dengan supply team dan warehouse team.
4. Terdapat purchase order yang closed dan rejected
Pada saat melakukan prakik kerja magang, penulis menemukan purchase order yang closed dan rejected dimana purchase order tersebut tidak bisa
kendala tersebut kepada Ibu Anniisa selaku Finance Staff. Akhirnya penulis menemukan solusi bahwa purchase order tersebut dapat di input ke dalam sistem dengan melakukan journal entry.
5. Tidak adanya akses ke dalam Oracle Netsuite
Keterbatasan dalam melakukan login ke dalam sistem Oracle Netsuite merupakan kendala yang harus diperhatikan, karena jika tidak bisa mengakses sistem Oracle Netsuite maka tidak bisa melakukan billing maupun closing laporan keuangan bahkan tidak bisa mengakses data-data transaksi lainnya. Maka dari itu Bapak Wahyu selaku Finance Manager dan Bapak Eka selaku Vice President of Finance melakukan meeting dengan pihak Oracle Netsuite untuk melakukan pembukaan akun baru yang diperuntukkan untuk setiap karyawan. Dengan dibukakannya akun baru proses melakukan billing dan payment lebih cepat dari yang sebelumnya sehingga pekerjaan cepat terselesaikan dan tidak menumpuk.
3.4.1 Analisis Laporan Laba Rugi
Peningkatan overhead expense yang dikarenakan oleh renovation cost dan showroom rental yang berakibat pada penurunan pertumbuhan Net Profit Margin dan penurunan Net Profit, tidak bisa dihindari karena di salah satu sisi perusahaan ingin melebarkan bisnis atau market share untuk menjangkau konsumen sehingga diperlukannya showroom baru. Solusi yang dapat digunakan dalam memperbaiki Laporan Laba Rugi perusahaan adalah dengan dilakukannya efisiensi pada biaya-biaya yang timbul seperti biaya reimbursement untuk entertainment, accommodation, dan lain sebagainya, juga dilakukannya alokasi beban-beban yang tidak produktif ke dalam beban yang produktif, dengan begitu overhead expense akan dapat ditekan. Kemudian selain itu dengan asumsi meningkatkan sales perusahaan minimal 52% dari kuartal sebelumnya dengan asumsi biaya sama. Berikut contoh asumsi jika kuartal tiga 2019 mengalami
Tabel 3.3
Tabel Laporan Laba Rugi Asumsi 2018 - 2019
2018
Q1 Q2 Q3
Sales Rp14,279,616,223 Rp15,858,458,024 Rp21,514,531,897 Purchases Rp12,017,504,175 Rp12,664,513,955 Rp18,852,796,336 Gross Profit Rp2,262,112,048 Rp3,193,944,069 Rp2,661,735,561 Overheads Rp13,949,942,517 Rp22,973,290,490 Rp15,777,936,285 Operating Profit -Rp11,687,830,469 -Rp19,779,346,421 -Rp13,116,200,724 Other Income Rp23,641,026 Rp126,899,600 Rp2,199,148 Other Expenses -Rp631,680,863 -Rp705,691,341 -Rp484,135,841 Net Profit/(Loss) -Rp12,295,870,306 -Rp20,358,138,162 -Rp13,598,137,417 Net Profit
Margin -86% -128% -63%
2019
Q1 Q2 Q3
Sales Rp36,510,311,568 Rp40,763,044,996 Rp61,937,767,295 Purchases Rp31,900,280,343 Rp31,002,844,299 Rp50,490,837,692 Gross Profit Rp4,610,031,225 Rp9,760,200,697 Rp11,446,929,603.3 Overheads Rp12,877,852,446 Rp14,213,603,962 Rp24,415,050,040 Operating
Profit -Rp8,267,821,221 -Rp4,453,403,265 -Rp12,968,120,436.7 Other Income Rp6,589,268 Rp3,977,413 Rp37,415,991 Other Expenses -Rp12,949,250 -Rp473,076,804 -Rp233,100,328 Net
Profit/(Loss) -Rp8,274,181,203 -Rp4,922,502,656 -Rp13,163,804,773.7 Net Profit
Margin -23% -12% -21%
Growth 2018-2019
Q1 Q2 Q3
Sales 155.68% 157.04% 187.89%
Purchases 165.45% 144.80% 167.82%
Gross Profit 103.79% 205.58% 198.34%
Overheads -7.69% -38.13% 54.74%
Operating Profit 29.26% 77.48% -25.60%
Other Income -72.13% -96.87% 1601.39%
Other Expenses 97.95% 32.96% 51.85%
Net Profit/(Loss) 32.71% 75.82% 3.19%
Net Profit Margin 74% 91% 66%
(sumber : data diolah, PT Tiga Elora Nusantara)
Dengan meningkatnya sales pada kuartal tiga 2019 sebesar minimal 52% dari kuartal dua 2019, maka hal ini akan berdampak baik pada pertumbuhan Net Profit dan Net Profit Margin kuartal tiga 2018-2019 karena dengan kenaikan minimal 52% dari sales mampu membawa pertumbuhan Net Profit dan Net Profit Margin kuartal tiga 2018-2019 ke presentase yang positif. Hal ini akan lebih baik lagi jika dilakukannya efisiensi pada overhead expense.
3.4.2 Analisis Account Payable pada Balance Sheet
Dari kendala yang ditemukan yaitu terjadinya kejanggalan atau kesalahan dalam melakukan penggolongan pembiayaan fixed asset (equipment) dengan menggunakan account payable khususnya account payable non trade, penulis memiliki solusi untuk diterapkan perusahaan.
Menurut Ross et al., (2012) dalam melakukan pembiayaan sebaiknya current asset dipasangkan dengan current liabilities karena current asset dan current liabilities memiliki umur yang sama (kurang dari satu tahun) yang memiliki arti bahwa current liabilities dapat dibayar dengan menggunakan current asset perusahaan, begitu juga dengan fixed asset perusahaan yang dipasangkan dengan long term liabilities karena
memiliki nilai umur yang panjang dan tidak likuid. Dengan dilakukan penggolongan pembiayaan secara tepat berdasarkan karakteristik masing-masing akun, diharapkan perusahaan tidak mengalami pembengkakan pada account payable (current liabilities) yang mana akan mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam membayar utang-utang jangka pendek tersebut.